Tracciamento degli ordini d'acquisto: date, follow-up e sollecito
Segui le righe d'ordine aperte attraverso le loro quattro date e fai follow-up con una cadenza fissa. Sollecita per prime le righe che finiscono la scorta prima della consegna.
Monitorare un ordine d'acquisto significa due lavori diversi. Nel software procure-to-pay vuol dire seguire un ordine attraverso approvazione, fatturazione e pagamento dentro la tua azienda. Per un buyer o un pianificatore vuol dire seguire un ordine inviato fino alla tua banchina: conferma, data confermata, ogni slittamento e ricevimento. Questa lezione tratta il secondo lavoro, quello che decide se la tua produzione riceve i suoi articoli.
Che cos'è il monitoraggio degli ordini d'acquisto?
Il monitoraggio degli ordini d'acquisto è il controllo, su ogni riga d'ordine aperta, di che cosa è successo: il fornitore ha confermato la riga, ha confermato una data, ha spedito gli articoli, e la tua banchina li ha ricevuti. Il monitoraggio registra a quale di questi punti è arrivata una riga, quali prove lo sostengono e quando qualcuno ha parlato l'ultima volta con il fornitore.
Se segni «aperta» ogni riga non ricevuta, una riga con una data confermata sembra uguale a una di cui nessuno ha notizie da tre settimane. Dividi quello stato negli stati qui sotto e vedi quali righe richiedono una telefonata oggi e quali aspettano la propria data.
Il monitoraggio degli ordini riguarda le approvazioni o le consegne?
Il monitoraggio delle approvazioni è controllo della spesa: chi ha richiesto l'ordine, chi ha approvato l'ordine e se la fattura corrisponde all'ordine e al ricevimento merce prima di pagare. Il monitoraggio delle consegne inizia quando l'ordine esce dalla tua azienda. Lo fai per sapere se gli articoli arriveranno quando la tua produzione ne ha bisogno.
Il monitoraggio delle approvazioni e quello delle consegne richiedono dati diversi. Il monitoraggio delle approvazioni gira nel tuo flusso acquisti e finisce con un three-way match tra ordine, ricevimento e fattura. Il monitoraggio delle consegne richiede le date del fornitore, ogni loro modifica e la scorta che hai mentre aspetti. Un componente in ritardo ferma la tua produzione comunque sia stato approvato il suo ordine, perciò i buyer nelle aziende manifatturiere passano la maggior parte del tempo di follow-up sul lato consegne.
Che cosa serve a una vista di monitoraggio per ogni riga?
Una vista di monitoraggio ha bisogno di quattro cose su ogni riga: lo stato attuale, le date collegate a quello stato, la data e il canale dell'ultimo contatto con il fornitore e le prove a sostegno dello stato. Senza prove, la tua vista mostra ciò che i fornitori hanno detto, e alcune di quelle risposte possono avere settimane.
- Metti per primo lo stato attuale della riga, che sia ricezione confermata, data confermata, spedita o ricevuta, così vedi a colpo d'occhio quanta strada ha fatto.
- Tieni quattro date su ogni riga: la data che hai richiesto, la data a cui il fornitore si è impegnato per prima, ogni data rivista da allora e la data in cui hai ricevuto gli articoli. Un solo campo «data di consegna» non le contiene tutte.
- Registra chi ha raggiunto per ultimo il fornitore, quando e con quale canale, così la persona successiva non ripete una chiamata già fatta.
- Allega le prove alla riga: la conferma, la risposta con la data confermata, l'avviso di spedizione anticipato o il numero di tracking del vettore e il documento di ricevimento. La persona successiva li vede senza aprire un thread di e-mail.
Quali sono i quattro stati di una riga d'ordine aperta?
Ogni riga d'ordine aperta si trova in uno di quattro stati: ricezione confermata, data confermata, spedita o ricevuta. Ogni stato richiede una prova propria: una risposta, un documento di spedizione o una scansione al ricevimento. La figura mostra che cosa porta una riga in ciascuno stato e la domanda da farsi finché ci resta.
I quattro stati di una riga d'ordine aperta
Un flusso di quattro nodi, da sinistra a destra, che mostra gli stati di una riga d'ordine aperta: ricezione confermata, data confermata, spedita e ricevuta. Ogni nodo elenca la prova che porta una riga in quello stato. Elenca anche la domanda successiva che un pianificatore dovrebbe farsi finché la riga resta lì. Mostra inoltre dove una riga si blocca di frequente in quello stato.
- 1
Ricezione confermata
- Prova che porta una riga qui
- Il fornitore conferma la ricezione dell'ordine
- Domanda successiva in questo stato
- Il fornitore si è già impegnato su quantità, prezzo e data per ogni riga?
- Dove si blocca di frequente
- Ricezione confermata, ma nessuna data per riga a seguire
- 2
Data confermata
- Prova che porta una riga qui
- Il fornitore indica quantità, prezzo e data di consegna per ogni riga, e ogni modifica viene approvata
- Domanda successiva in questo stato
- Questa data è ancora valida o è vecchia rispetto al tempo di consegna?
- Dove si blocca di frequente
- Una data concordata settimane fa che nessuno ha riconfermato
- 3
Spedita
- Prova che porta una riga qui
- Un avviso di spedizione anticipato (X12 856 o EDIFACT DESADV) o un numero di tracking del vettore collegato alla riga
- Domanda successiva in questo stato
- La quantità spedita coincide con quella confermata e arriva entro la data di fabbisogno?
- Dove si blocca di frequente
- Una data confermata senza avviso di spedizione e senza numero di tracking a sostenerla
- 4
Ricevuta
- Prova che porta una riga qui
- Gli articoli vengono registrati al ricevimento sulla riga; il controllo qualità li accetta dove richiesto
- Domanda successiva in questo stato
- La quantità accettata coincide con l'intera quantità confermata, o resta aperta una consegna programmata?
- Dove si blocca di frequente
- Un ricevimento parziale registrato come se fosse arrivata l'intera riga
Una riga diventa pianificabile quando raggiunge data confermata. Ha una prova concreta alle spalle solo quando raggiunge spedita. La sostiene un avviso di spedizione anticipato o un numero di tracking del vettore.
I primi due stati rispecchiano la conferma d'ordine d'acquisto: il fornitore conferma la ricezione, poi si impegna su una quantità, un prezzo e una data per ogni riga. Finché una riga non arriva a spedita, ogni data è una promessa. Un avviso di spedizione anticipato, inviato come messaggio X12 856 o EDIFACT DESADV, oppure un numero di tracking del vettore collegato alla riga, è la prima prova concreta che gli articoli esistono e sono imballati o in viaggio.
Quali date devi registrare su una riga d'ordine?
Registra quattro date su ogni riga: la data che hai richiesto, la data a cui il fornitore si è impegnato per prima, ogni data rivista che il fornitore dà dopo e la data in cui gli articoli sono arrivati. Se sovrascrivi un'unica data di consegna a ogni nuova risposta, perdi lo storico che ti dice quanto fidarti della prossima data del fornitore.
Le quattro date di una riga d'ordine
Una tabella di quattro righe sulle date che registri su ogni riga d'ordine: data richiesta, promessa, rivista ed effettiva. Per ciascuna indica chi la fissa. Riporta una riga di esempio di viti flangiate M8. Le date sono richiesta il 16 ott, promessa il 14 ott, rivista al 21 ott e poi al 28 ott, ricevuta il 30 ott. Indica inoltre che cosa dice la data alla pianificazione o a una valutazione del fornitore.
| Data | Chi la fissa | Esempio: viti flangiate M8 | Che cosa ti dice |
|---|---|---|---|
| Richiesta | Tu, quando crei l'ordine | 16 ott | Quando la produzione ha bisogno degli articoli. Il ritardo rispetto a questa data mostra il rischio per la tua produzione |
| Promessa | Il fornitore, nella conferma d'ordine | 14 ott | La prima promessa del fornitore e la base per giudicarne l'affidabilità |
| Rivista | Il fornitore, a ogni modifica della data | 21 ott, poi 28 ott | Quante volte e di quanto si è spostata la data. Questa riga due volte |
| Effettiva | Il tuo ricevimento merci | 30 ott | 30 ott meno 16 ott sono 14 giorni di ritardo rispetto al tuo fabbisogno. Meno 14 ott sono 16 giorni rispetto alla promessa. |
Esempio a scopo illustrativo. Registra ogni data accanto alla precedente. Le viti sono arrivate il 30 ott, dopo due spostamenti. Sono 14 giorni di ritardo rispetto alla data richiesta e 16 giorni rispetto alla prima promessa.
In molti sistemi ERP la data di consegna è quella che il buyer ha digitato creando l'ordine: la tua data richiesta. Dai all'impegno del fornitore un campo suo. Quando il fornitore lo cambia, aggiungi la nuova data accanto alla vecchia, così puoi contare quante volte la riga si è spostata.
I giorni di ritardo rispetto alla data richiesta dicono a un pianificatore se la produzione è a rischio. I giorni di ritardo rispetto alla prima data confermata dicono quanto il fornitore si è allontanato dalla sua stessa parola, e quel numero va su una scheda di valutazione del fornitore. Data promessa e data di fabbisogno spiega rispetto a quale valutare i fornitori.
Quanto in fretta deve confermare un ordine il fornitore?
Chiedi una conferma a livello di riga entro un termine che indichi sull'ordine, per esempio due giorni lavorativi, e sollecita il primo giorno lavorativo dopo la scadenza del termine. Una conferma conta solo se dà una quantità, un prezzo e una data per ogni riga. Una ricevuta di lettura, una risposta automatica o «ricevuto, grazie» non ti dà nulla di tutto questo.
Ecco un esempio di cadenza per una riga senza data confermata. Nessuno standard pubblicato ne fissa una.
- Giorno 0: invii l'ordine con il termine di risposta nelle condizioni.
- Primo giorno lavorativo dopo la scadenza del termine: invia una breve e-mail che chiede una data per ogni riga, citando i numeri di ordine e di riga.
- Un giorno lavorativo dopo, ancora senza data: chiama il tuo referente. Una telefonata ottiene risposte che una terza e-mail non ottiene.
- Altri due giorni lavorativi senza data: porta la questione al responsabile del tuo referente o all'account manager del fornitore, come spiega fornitore che non risponde.
Accorcia ogni passaggio per una riga che ti serve presto. Se la data richiesta rientra nel normale tempo di consegna del fornitore, chiama il giorno stesso in cui invii l'ordine.
Ogni quanto devi riconfermare la data di un fornitore?
Riconferma la data di un fornitore con una cadenza legata al tempo di consegna dell'articolo. Una data che il fornitore ha dato otto settimane fa diventa vecchia ben prima dell'arrivo. La tabella mostra una cadenza di esempio. Definisci la tua in base a quanto preavviso ti serve prima di uno slittamento.
Cadenza di riconferma per tempo di consegna
Una tabella di esempio di quattro righe che mostra una cadenza illustrativa per riconfermare la data di un fornitore, scaglionata in base al tempo di consegna dell'articolo. Gli articoli sotto le 4 settimane si controllano due volte a settimana, più un controllo a ridosso della scadenza. Quelli da 4 a 12 settimane si controllano ogni settimana. Quelli da 13 a 26 settimane si controllano ogni due settimane.
Gli articoli oltre 26 settimane si controllano ogni mese, con un controllo in più quando la data si avvicina. Ogni riga indica il motivo di quella cadenza. La tabella è contrassegnata esplicitamente come un esempio, non come uno standard pubblicato.
| Fascia di lead time (esempio) | Cadenza di riconferma di esempio | Perché |
|---|---|---|
| Sotto le 4 settimane | Due volte a settimana, più un controllo qualche giorno prima della scadenza | Un tempo di consegna breve lascia poco margine per assorbire una brutta sorpresa |
| 4-12 settimane | Ogni settimana | Una settimana di preavviso lascia ancora il tempo di reagire a una data che slitta |
| 13-26 settimane | Ogni 2 settimane | Un tempo di consegna più lungo tollera un controllo più lento senza perdere tempo di reazione |
| Oltre 26 settimane (per esempio fusioni o forgiati) | Ogni mese, più un controllo quando la data si avvicina | Un tempo di consegna lungo lascia margine, quindi un controllo mensile intercetta un ritardo ancora in tempo |
La cadenza mostrata è un esempio, non uno standard pubblicato; fissa il tuo intervallo in base a quanto preavviso richiede un ritardo.
Un articolo con un tempo di consegna di due settimane non lascia spazio a una sorpresa di due settimane, quindi controlli la sua data due volte a settimana e ancora una volta prima della scadenza. Una fusione da nove mesi lascia più margine, e un controllo mensile intercetta uno slittamento in tempo. Misura «vecchia» dalla data dell'ultima conferma, non dalla data originale dell'ordine. Il tuo team può aprire ogni riconferma come attività e passarla a Scout Agent, che segue il fornitore per e-mail e telefono.
Quale riga d'ordine in ritardo devi sollecitare per prima?
Sollecita per prima la riga la cui scorta finisce prima rispetto all'arrivo degli articoli. Dividi la scorta disponibile per il consumo giornaliero per ottenere i giorni di copertura, poi sottrai i giorni che mancano all'ultima data del fornitore. Se la copertura è più corta dei giorni all'arrivo, la produzione si ferma prima che gli articoli arrivino, per quanto pochi siano i giorni di ritardo della riga.
Ordinare per giorni di ritardo mette al primo posto la riga sbagliata. Un ordine di cartoni in ritardo di cinque giorni può aspettare se hai un mese di cartoni, mentre un ordine di bulloni in ritardo di due giorni con tre giorni di bulloni rimasti richiede una telefonata oggi. Lo strumento per gli ordini aperti chiama «margine» la copertura meno i giorni all'arrivo, e il margine mette i bulloni per primi:
- Sotto zero: finisci la scorta prima che gli articoli arrivino. Sollecita subito, e guarda le opzioni quando un articolo sarà in ritardo se il fornitore non riesce ad anticipare la data.
- Da zero a pochi giorni: un altro slittamento ferma la linea. Chiedi la prova della spedizione, come un ASN o un numero di tracking.
- Settimane di margine: segui con la tua cadenza normale e tieni la pressione per le righe che ne hanno bisogno.
Per una riga senza data confermata, usa la tua data richiesta come caso migliore. Se la scorta finisce anche così, pianifica il recupero mentre aspetti la risposta. I segnali anticipatori di Cartograph aprono un'attività quando un ordine arriverà dopo che l'articolo è finito, così nessuno deve fare questi conti a mano.
Che cosa ti dicono i ricevimenti degli ordini sul tempo di consegna?
Ogni riga ricevuta ti dà un tempo di consegna reale: la data di ricevimento meno la data in cui hai inviato l'ordine. Raggruppali per fornitore e articolo e ottieni il tempo di consegna medio, L, e quanto varia, σL. La tua scorta di sicurezza dipende da entrambi, quindi misurali invece di fidarti del tempo di consegna dichiarato dal fornitore.
La formula combinata della scorta di sicurezza è SS = Z × √(L × σd² + d² × σL²). Il secondo termine cresce con la variabilità del tempo di consegna, quindi un fornitore che consegna in 22-24 giorni si merita un cuscinetto più piccolo di uno che ne impiega da 38 a 66, a parità di livello di servizio, senza nessuna impostazione speciale. Quando σL supera circa un quarto di L, pianifica quel fornitore come inaffidabile. Lo strumento per gli ordini aperti misura L e σL dai tuoi ricevimenti, e tempo di consegna del fornitore spiega come impostare il numero con cui pianifica il tuo ERP.
Se i tuoi ricevimenti tendono ad arrivare in ritardo mentre la domanda resta stabile, il rischio è nei tempi, e un tempo di sicurezza può battere la scorta di sicurezza: pianifica l'ordine qualche giorno prima invece di tenere più articoli. Una spedizione corta è un altro rischio. La data regge, la quantità manca, e σL non se ne accorge, quindi monitora la quantità spedita rispetto a quella confermata come misura a parte.
Come si tracciano le spedizioni parziali e le righe frazionate?
Dai a ogni spedizione parziale la sua consegna programmata invece di allungare un'unica data per coprire entrambe. Una riga che spedisce 60 unità su 100 mantiene due voci. Una procede verso il ricevimento, l'altra resta aperta con la propria data confermata. Se le unisci in un'unica riga, perdi di vista le 40 a rischio.
Registra il frazionamento appena il fornitore lo conferma, così ogni consegna programmata ha il proprio stato, le proprie prove e la propria domanda di follow-up. Un ASN parziale chiude la quantità che copre, e il resto della riga resta aperto finché non arriva il suo ASN. Un kit in attesa della seconda consegna non può essere montato, anche con una parte della riga a scaffale.
Conviene controllare lo stato prima della scadenza o dopo?
Controlla lo stato qualche giorno prima della scadenza, mentre hai tempo di agire sulla risposta. Dopo la scadenza, un controllo ti dice di quanto è in ritardo l'articolo e poco altro. Quando una scadenza passa senza che la riga sia stata ricevuta, ordini d'acquisto in ritardo spiega cosa succede dopo.
Con centinaia di righe aperte, il tuo team dovrebbe guardarle tutte ogni giorno per vedere quali hanno raggiunto un punto di controllo, ed è lì che le righe sfuggono. I segnali anticipatori di Cartograph aprono un'attività quando un ordine non ha una data confermata, poco prima della data prevista di un ordine confermato e quando la data arriva senza che sia stato ricevuto nulla. Cartograph passa ogni attività al tuo team o a Scout Agent, che scrive e telefona al fornitore per ottenere una data confermata o lo stato della spedizione, entro i permessi che definisce il tuo team.
Dove va registrata la conferma di un fornitore?
Una conferma conta quando la riga riporta la data, la quantità, il canale della risposta e la persona che ha registrato la risposta. Una voce su un portale, una risposta e-mail e una telefonata annotata lo stesso giorno hanno lo stesso peso, purché la registrazione stia sulla riga dove la persona successiva può trovarla.
Un fornitore con più clienti può destreggiarsi tra un portale diverso per ciascuno, quindi tieni aperti e-mail e telefono dove esiste un portale, e registra il canale che risponde. Fornitore che non risponde spiega l'escalation quando nessuno dei due canali ottiene risposta.
Quando i dati di monitoraggio ti ingannano?
I dati di monitoraggio ti ingannano quando uno stato dichiara più di quanto le sue prove mostrino. Un ordine confermato senza date di riga, uno stato del portale che nessuno ha aggiornato e una data di consegna nell'ERP che il fornitore non ha mai concordato sembrano tutti avanzamento. Ognuno nasconde una riga che ha bisogno di una data o di una spedizione dal fornitore.
Sette casi da verificare:
- Confermato senza date. Un fornitore può confermare la ricezione dell'ordine e non dire nulla sulle date. Finché ogni riga non ha una quantità e una data, consideralo non confermato.
- Un «tutto in orario» generico. Una risposta che copre un intero ordine senza date di riga può voler dire che nessuno presso il fornitore ha controllato le righe. Chiedi una data per riga.
- Una data di consegna nell'ERP che nessuno ha confermato. Se la risposta del fornitore non è mai arrivata sull'ordine, il tuo MRP pianifica sulla data che hai chiesto tu, e ogni ordine pianificato a valle la eredita.
- Lo stato di un portale diventa vecchio. Un portale mostra ciò che il fornitore ha inserito per ultimo, che può risalire a settimane fa. Controlla la data della voce oltre allo stato.
- Una data sovrascritta nasconde gli slittamenti. Una riga che si è spostata tre volte e mostra solo l'ultima data sembra affidabile quanto una che non si è mai mossa.
- Un ricevimento parziale chiude la riga. Se il ricevimento registra 60 su 100 e la riga si chiude, le 40 mancanti spariscono da ogni report.
- Un'etichetta prima del ritiro. Un ASN o un numero di tracking creato prima del ritiro dimostra che gli articoli sono imballati. Non dimostra che siano in movimento. Cerca una scansione del vettore prima di contare la riga come spedita.
Quali numeri mostrano se il monitoraggio degli ordini funziona?
Cinque numeri mostrano se il monitoraggio mantiene oneste le tue righe aperte:
- La quota di righe confermate con una data entro il tuo termine di risposta.
- La quota di date impegnate che si sono spostate.
- Lo slittamento mediano rispetto al primo impegno.
- La puntualità di consegna rispetto a quell'impegno.
- Il numero di righe aperte oltre la data del fornitore.
Misura ciascuno dei cinque numeri per fornitore e per categoria, come materie prime, componenti e imballi, perché un fornitore in ritardo può nascondersi dietro una buona media. Valuta la puntualità rispetto alla prima data confermata, non all'ultima: un fornitore che sposta una data tre volte e poi rispetta l'ultima non ha consegnato in orario. Lo strumento per gli ordini aperti calcola la quota di conferme, la quota di date spostate e lo slittamento mediano da un elenco incollato, e il conteggio delle righe in ritardo è il suo elenco di righe in ritardo.
I dati di Cartograph su conferme e slittamenti
Poche fonti pubblicate misurano quanto spesso i fornitori confermano gli ordini o di quanto slittano le loro date. Cartograph prevede di pubblicare dati aggregati sugli ordini d'acquisto che i suoi clienti tracciano, una volta che dei revisori avranno verificato il metodo e il campione. La figura elenca le misure previste e non mostra valori fino ad allora.
Dati Cartograph: pubblicazione dopo la revisione
Una tabella segnaposto con le misure che Cartograph intende pubblicare dagli ordini d'acquisto dei suoi clienti. La prima è la quota di righe d'ordine confermate con una data per riga entro due giorni lavorativi. La seconda è lo slittamento mediano tra la prima promessa e il ricevimento. La terza è la quota di date promesse che si sono spostate. Ciascuna è mostrata per categoria. La tabella non mostra ancora valori.
| Misura | Definizione | Valore |
|---|---|---|
| Tasso di conferma | Quota di righe d'ordine con una data promessa per riga entro due giorni lavorativi dall'invio dell'ordine | Pubblicazione dopo la revisione |
| Slittamento mediano | Mediana dei giorni tra la prima data promessa e la data di ricevimento, per le righe ricevute | Pubblicazione dopo la revisione |
| Date spostate | Quota di righe promesse la cui data è cambiata almeno una volta prima del ricevimento | Pubblicazione dopo la revisione |
| Dettaglio e campione | Ogni misura per materie prime, componenti e imballi, con numero di righe e periodo coperto | Pubblicazione dopo la revisione |
Solo misure previste. I valori compariranno con dimensione del campione, periodo e metodo non appena dei revisori li avranno verificati.
Come usano i dati di monitoraggio il clear-to-build e le revisioni delle carenze?
Un controllo clear-to-build e una revisione delle carenze partono entrambi dagli stessi dati di monitoraggio: quali righe hanno una data confermata, quali hanno una prova concreta e quali sono vecchie o non confermate. Con stati accurati, entrambe le revisioni trovano l'articolo che blocca la produzione.
Il clear-to-build chiede se ogni articolo di cui un kit ha bisogno è disponibile o confermato in arrivo in tempo. Una riga ferma a confermata senza data confermata non può rispondere a questa domanda, anche con la data di fabbisogno lontana settimane. Conduci la revisione delle carenze con le stesse prove e parti dalle righe con meno elementi a sostegno, perché una data lontana che nessuno ha confermato può portare più rischio di una vicina.
Le domande che si pongono i team
Come si traccia un ordine d'acquisto dopo averlo inviato?
Tieni quattro date su ogni riga: la data che hai richiesto, la data a cui il fornitore si è impegnato, ogni data rivista e la data in cui hai ricevuto gli articoli. Assegna alla riga uno stato in base a quelle date, chiedi una data entro il tuo termine di risposta e riconferma con una cadenza legata al tempo di consegna finché gli articoli non sono registrati a magazzino.
Che differenza c'è tra monitoraggio dell'ordine d'acquisto e monitoraggio dell'ordine?
Il monitoraggio dell'ordine d'acquisto segue un ordine che hai emesso a un fornitore, riga per riga, finché gli articoli non arrivano. Il tracciamento dell'ordine di solito significa seguire una spedizione con il numero di tracking di un vettore, oppure un cliente che segue un ordine fatto a te. Un numero di tracking copre l'ultima parte del percorso di un ordine, dopo che il fornitore ha spedito.
Una data confermata sostituisce la data di fabbisogno sull'ordine?
No. Tieni entrambe sulla riga. La data di fabbisogno è ciò che serve alla produzione, e la data confermata è ciò che il fornitore ha concordato. Confrontarle dice a un pianificatore se una riga ha bisogno di sollecito o se si può posticipare.
Una riga senza data confermata va trattata come in ritardo?
Trattala come non confermata, che porta un rischio diverso. L'articolo può arrivare in orario, ma non ne hai ancora nessuna prova, quindi la riga richiede un follow-up oggi.
Quando si può chiudere una riga?
Chiudi una riga quando hai ricevuto e accettato la quantità ordinata, oppure quando il buyer annulla il residuo. Un ricevimento parziale lascia aperta la riga per la quantità rimanente.
Chi aggiorna lo stato quando un fornitore conferma per telefono?
Chi risponde alla chiamata registra quantità, data e canale sulla riga prima di riattaccare. Se nessuno registra una data comunicata per telefono, la persona successiva che controlla la riga non vede nessuna risposta.
Come si conta quante volte si è spostata la data di un fornitore?
Tieni la prima data confermata e aggiungi ogni data rivista in ordine, invece di sovrascriverla. Il numero di modifiche in quell'elenco è il conteggio degli spostamenti. Se le date di un fornitore si spostano sulla maggior parte delle righe, riconferma quel fornitore più spesso e tieni più scorta di sicurezza, qualunque cosa dica il suo tasso di puntualità.
Quando Cartograph apre un'attività di follow-up?
Per impostazione predefinita, un segnale anticipatore apre un'attività quando un ordine non ha una data confermata, tre giorni prima della data prevista di un ordine confermato, quando quella data arriva senza che sia stato ricevuto nulla e quando un ordine arriverà dopo che l'articolo è finito. Gli amministratori possono modificare queste tempistiche.
Si possono tracciare gli ordini d'acquisto aperti in un foglio di calcolo?
Sì, se tiene le quattro date, lo stato e l'ultimo contatto su ogni riga, e se qualcuno lo aggiorna ogni giorno. Fallisce quando nessuno è responsabile degli aggiornamenti o quando hai più righe che tempo per controllarle. Lo strumento per gli ordini aperti mostra le colonne e l'ordine di follow-up che serve a un foglio di calcolo.
Se il tuo team traccia ordini d'acquisto aperti su molti fornitori, parla con il nostro team di come i segnali anticipatori di Cartograph aprono un'attività quando un ordine ha bisogno di una data o di uno stato.