Ordini d'acquisto in ritardo: come lavorare l'elenco

Ordina il report degli ordini d'acquisto in ritardo in base alla produzione che ogni riga blocca, perché i soli giorni di ritardo non ti dicono da quale di centinaia di righe aperte partire. La riga che mette a rischio il piano di domani passa davanti a un ordine di scorta di sicurezza in ritardo che può aspettare. Controllata ogni giorno, la classifica intercetta una data che slitta prima che la produzione si fermi.

Che cos'è un report degli ordini d'acquisto in ritardo?

Un report degli ordini d'acquisto in ritardo elenca ogni riga d'ordine in ritardo la cui data promessa è passata prima dell'arrivo dei materiali. Un report utile mostra la data di fabbisogno, la data promessa, i giorni di ritardo, la produzione che la riga alimenta e la data dell'ultimo contatto con il fornitore, così un buyer può agire senza aprire il fascicolo che sta dietro.

Quali colonne servono a un report delle righe in ritardo?

Un report delle righe in ritardo ha bisogno di sei campi su ogni riga: la data di fabbisogno, la data promessa, i giorni di ritardo misurati rispetto alla data promessa, la produzione o l'ordine di produzione a cui la riga è collegata, la data dell'ultimo contatto con il fornitore e una prossima azione con un responsabile. Senza la colonna della produzione, il report può ordinare solo per giorni di ritardo.

La tabella qui sotto le elenca tutte e sei.

Colonne che servono a un report delle righe in ritardo

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Una tabella delle sei colonne che servono a un report degli ordini d'acquisto in ritardo. Sono data di fabbisogno, data promessa, giorni di ritardo e la produzione o l'ordine di produzione a cui la riga è collegata. Le ultime due sono la data dell'ultimo contatto con il fornitore e la prossima azione con il suo responsabile. Per ogni colonna la tabella indica perché è importante e quale campo di sistema di solito la fornisce.

Colonna	Perché è importante	Campo di origine tipico
Data di fabbisogno	Mostra quando la produzione ha davvero bisogno dell'articolo, distinta da ciò che è stato richiesto	Data di fabbisogno MRP o data di fabbisogno dell'ordine
Data promessa	Mostra a che cosa si è impegnato il fornitore, così un ritardo ha una data rispetto a cui misurarsi	Conferma del fornitore o campo della data di consegna o spedizione confermata
Giorni di ritardo	Si misura rispetto alla data promessa, separata dalla data di fabbisogno, così le due non si confondono	Data di oggi meno data promessa
Produzione o ordine di produzione collegato	Mostra quale produzione la riga alimenta, così la selezione può ordinare per impatto e non per giorni di ritardo	Pegging MRP o allocazione all'ordine di produzione o all'ordine cliente
Ultimo contatto con il fornitore	Mostra se qualcuno ha chiesto di recente una nuova data, così nessuna riga resta senza attenzione	Data della voce nel registro delle attività o delle e-mail
Prossima azione e responsabile	Dà a ogni riga un unico prossimo passo con un responsabile, invece di una domanda aperta	Record dell'attività

Il campo di collegamento alla produzione di solito viene dall'allocazione MRP o dal pegging degli ordini. Prendilo dal sistema che già collega l'offerta alla domanda. Il campo dell'ultimo contatto resta affidabile solo se ogni richiesta di data viene registrata sulla riga, che sia partita per telefono, per e-mail o tramite un'attività.

Perché pulire il report prima di lavorarlo?

Prima della selezione, togli tre tipi di rumore: i materiali arrivati ma con il ricevimento non ancora registrato, le righe che nessuno ha più bisogno di avere e le righe che il fornitore non ha mai confermato con una data. Altrimenti il team spreca le telefonate su righe che non richiedono nessuna decisione.

Un ricevimento fermo nel three-way match o nel controllo qualità può far sembrare in ritardo una riga i cui materiali sono già sulla tua banchina. Controlla i ricevimenti aperti prima di chiamare il fornitore. Una riga che il piano non richiede più, perché un ordine di produzione è stato chiuso o una modifica tecnica l'ha eliminata, va passata al pianificatore per l'annullamento. Una riga che attende ancora la prima data confermata è un altro problema: molti report ERP la mostrano rispetto alla data richiesta perché non esiste ancora una data promessa, quindi non è davvero in ritardo rispetto a una promessa del fornitore. Tracciala come non confermata e fatti dare una data confermata; trovi cosa copre una conferma completa in conferma d'ordine d'acquisto.

La riga è in ritardo rispetto alla data promessa o alla tua data di fabbisogno?

Una riga può essere in ritardo in due modi diversi, e un report degli ordini in ritardo dovrebbe mostrarli entrambi. La riga è in ritardo rispetto alla data promessa quando la data confermata dal fornitore passa senza ricevimento. La riga è in ritardo rispetto alla tua data di fabbisogno quando il ritardo arriva al punto in cui la produzione non può più partire in tempo.

Per esempio, una riga promessa tre settimane fa e ancora non ricevuta è in forte ritardo rispetto alla data promessa. Se la produzione che la usa non parte prima di due mesi, la riga non è ancora in ritardo rispetto alla data di fabbisogno, e una telefonata ogni giorno per quella riga toglie attenzione a una che invece lo è. Data promessa e data di fabbisogno spiega come impostare le due date e riconciliarle.

Come si seleziona una riga in ritardo?

Passa ogni riga in ritardo attraverso le stesse quattro domande, in questo ordine: il ricevimento non è stato registrato, il materiale serve ancora, la riga ha una nuova data confermata, quella data cade dopo la data di fabbisogno. La risposta assegna alla riga un'unica prossima azione.

La figura qui sotto mostra i quattro controlli in ordine.

Selezione di una riga in ritardo

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Un albero decisionale in quattro passaggi per selezionare una riga d'ordine in ritardo. Domanda uno: il ricevimento è arrivato ma non è stato registrato; in caso affermativo, correggi il record del ricevimento invece di rincorrere il fornitore. In caso negativo, domanda due: l'articolo serve ancora; in caso negativo, annulla o riduci la riga. In caso affermativo, la domanda tre chiede se la riga ha una nuova data confermata. In caso negativo, ottieni prima una data, e torna alla domanda quattro quando il fornitore ne dà una. In caso affermativo, domanda quattro: la nuova data cade dopo la data di fabbisogno; in caso affermativo, sollecita; in caso negativo, monitora.

1. 1

   Controllo del ricevimento

   Domanda

   Ricevuto ma non registrato?

   Se sì

   Correggi il record del ricevimento; la riga non è davvero in ritardo

   Se no

   Passa al controllo successivo

2. 2

   Controllo del fabbisogno

   Domanda

   Serve ancora?

   Se sì

   Passa al controllo successivo

   Se no

   Annulla o riduci la riga

3. 3

   Controllo della data

   Domanda

   Nuova data confermata?

   Se sì

   Passa al controllo successivo

   Se no

   Ottieni prima una data, e torna al passaggio 4 quando il fornitore ne dà una

4. 4

   Controllo dell'impatto

   Domanda

   La nuova data cade dopo la data di fabbisogno?

   Se sì

   Sollecita

   Se no

   Monitora

I giorni di ritardo dicono solo quanto tempo fa è passata la data promessa. Per esempio, un rifornimento di scorta di sicurezza in ritardo di cinquanta giorni può aspettare un'altra settimana, mentre una riga che alimenta la produzione della settimana prossima non può aspettare un giorno. Seleziona in base alla quarta domanda e lascia che sia lei a decidere la priorità.

Perché ti serve una data prima di cercare la causa?

Una riga in ritardo senza una nuova data è un rischio che non riesci a quantificare. Finché il fornitore non dà una data, non sai se la riga arriva domani o tra un mese, quindi prima chiedi la data e solo dopo cosa ha causato il ritardo.

Chiedere la causa prima della data porta a una lunga spiegazione che lascia comunque la produzione scoperta. Quando la riga ha una nuova data, chiedi perché la prima è slittata, così la stessa causa non si ripete sul prossimo ordine a quel fornitore. Fornitore che non risponde spiega cosa fare quando il fornitore non dà né l'una né l'altra.

Fornisci clienti negli Stati Uniti?

Ai sensi dell'UCC §2-609, come recepito nella maggior parte degli stati, fondati motivi di insicurezza sull'adempimento di un fornitore permettono all'acquirente di chiedere per iscritto adeguate garanzie di esatto adempimento; per come inviare la richiesta vedi fornitore che non risponde. Su una riga in ritardo, le date mancate su righe o consegne precedenti dello stesso ordine o accordo possono giustificare la richiesta di garanzie per le consegne ancora da ricevere. Questo diritto resta anche dopo che hai accettato una consegna tardiva o parziale. UCC §2-609(1) and (3).

Tra operatori commerciali, sono gli usi commerciali a stabilire quali motivi e quali garanzie siano ragionevoli. UCC §2-609(2). Se entro un termine ragionevole, non superiore a 30 giorni dalla richiesta giustificata, non arrivano garanzie adeguate, si ha un rifiuto di adempiere al contratto. Il rifiuto permette all'acquirente di trattare le consegne rimanenti come inadempiute ai sensi dell'UCC §2-610, senza aspettare tutto il ritardo. UCC §2-609(4). La regola presuppone che esista un contratto e che si applichi l'UCC, quindi verifica il contratto e confrontati con un legale prima di inviare una richiesta formale.

Nell'UE

Il diritto UE non armonizza i rimedi per la consegna in ritardo tra imprese, quindi qui si riporta il diritto tedesco. Quando il contratto fissa una data di calendario per la consegna, il fornitore che la manca è in mora senza bisogno di un sollecito (Mahnung), a meno che il ritardo non dipenda da lui. § 286 Abs. 2 Nr. 1, Abs. 4 BGB. La mora dà all'acquirente diritto al risarcimento del danno causato dal ritardo. § 280 Abs. 1–2 with § 286 BGB.

Per chiedere il risarcimento in luogo della prestazione, o per recedere, serve inoltre un congruo termine supplementare (Nachfrist) che scada senza consegna. Valgono eccezioni, per esempio quando il fornitore ha rifiutato la prestazione in modo serio e definitivo o, per il recesso, quando avete concordato prima del contratto che la data è essenziale. § 281 Abs. 1–2 BGB. § 323 Abs. 1–2 BGB.

Per una vendita transfrontaliera tra imprese situate in Stati contraenti diversi della CISG, cioè ogni Stato membro UE tranne Irlanda e Malta, l'acquirente può fissare un termine supplementare ragionevole per la consegna. Finché il termine corre, non può usare altri rimedi, salvo che il venditore rifiuti in tempo di consegnare, e conserva ogni pretesa di risarcimento per il ritardo. L'acquirente può dichiarare il contratto risolto se alla scadenza il venditore non ha consegnato o rifiuta di farlo. I contratti possono escludere la CISG. CISG Arts. 1, 6, 47(1)–(2) and 49(1)(b).

Qual è un buon ritmo di lavoro per le righe in ritardo?

Lavora il report delle righe in ritardo con un ritmo fisso e un responsabile per ogni riga aperta. Su volumi elevati, ogni riga in ritardo richiede una richiesta di data al giorno, ed è proprio in quel passaggio quotidiano che le righe si perdono se manca un responsabile. Ordina le chiamate in modo che la riga che blocca una produzione abbia la precedenza.

Assegna un responsabile a ogni riga aperta, così una richiesta di data non aspetta che qualcuno se ne accorga. Quando una riga è in scadenza e non è arrivato nulla, un segnale anticipatore apre un'attività. Cartograph la passa al tuo team o a Scout Agent, che scrive e telefona al fornitore per ottenere una nuova data, entro i permessi che definisce il tuo team. Una volta a settimana, raccogli in un elenco condiviso tutte le righe che bloccano ancora una produzione, così l'intero team vede quali righe minacciano quale produzione.

Quando si passa una riga in ritardo al sollecito?

Passa una riga in ritardo al sollecito quando la sua data, confermata o no, non copre più la data di fabbisogno della produzione. Il report delle righe in ritardo individua la riga e ottiene una data; il sollecito decide come chiudere lo scarto che resta tra quella data e la data di fabbisogno.

Non ogni riga in ritardo ha bisogno di sollecito. Una riga già impegnata su una nuova data che cade comunque prima della data di fabbisogno va solo seguita fino all'arrivo; per questo controllo vedi monitoraggio degli ordini d'acquisto. Porta una riga al sollecito quando la data confermata, o la sua assenza, mette a rischio la data di fabbisogno stessa.

Le domande che si pongono i team

Di quanti giorni deve essere in ritardo una riga per essere considerata in ritardo?

Una riga è in ritardo dal giorno dopo che la data promessa è passata senza che i materiali siano arrivati. I giorni di ritardo servono a ordinare il report; non sono una soglia per decidere se una riga ci entra.

E se la banchina ha già i materiali ma il report mostra ancora la riga aperta?

Controlla se c'è un ricevimento non registrato prima di chiamare il fornitore. Un ricevimento ancora in corso nel three-way match o nel controllo qualità può far sembrare in ritardo una riga i cui materiali sono già arrivati.

I pianificatori possono continuare a usare la data promessa originale finché non ne arriva una nuova?

I pianificatori possono tenere la data promessa originale solo come segnaposto contrassegnato come mancato. Finché il fornitore non dà una nuova data, tratta la riga come un rischio che non sai quantificare e prima rincorri la data.

Ogni riga in ritardo deve andare al sollecito?

Manda solo le righe la cui data, confermata o no, non copre più la data di fabbisogno. Una riga con una nuova data confermata che cade comunque in tempo va solo seguita fino all'arrivo.

Se il tuo team lavora un report con più di una manciata di righe in ritardo, parla con il nostro team di come i segnali anticipatori di Cartograph aprono una richiesta di data man mano che ogni riga va in scadenza.

Questo articolo offre informazioni generali. Non costituisce consulenza legale o fiscale. Verifica con il tuo consulente legale o fiscale come si applicano le norme alla tua azienda.

Fonti (7)

1. UCC §2-609, Right to Adequate Assurance of Performance (Cornell LII)
2. § 286 BGB, Verzug des Schuldners
3. § 281 BGB, Schadensersatz statt der Leistung wegen nicht oder nicht wie geschuldet erbrachter Leistung
4. § 323 BGB, Rücktritt wegen nicht oder nicht vertragsgemäß erbrachter Leistung
5. UCC §2-610, Anticipatory Repudiation (Cornell LII)
6. United Nations Convention on Contracts for the International Sale of Goods (UNCITRAL), Arts. 1, 6, 47 and 49
7. UNCITRAL, CISG status table (Contracting States)