Consegna anticipata: accettare, rifiutare o posticipare
Decidi se accettare, tenere ferma la fattura o rifiutare una spedizione anticipata. Fissa una finestra nell'ordine e sappi quando un posticipo fa ancora risparmiare cassa.
Un ordine che arriva prima della data dell'ordine d'acquisto può occupare spazio in banchina che ti serve e far partire in anticipo le tue condizioni di pagamento. L'accettazione ottiene un modo rapido per decidere che cosa fare di una spedizione anticipata, e gli acquisti ottengono la formulazione dell'ordine e i tempi di posticipo che impediscono che diventi un costo anticipato.
Che cos'è una consegna anticipata?
Una consegna anticipata è una spedizione che arriva prima della data riportata sulla riga dell'ordine d'acquisto, sia che l'ordine indichi una data fissa sia che indichi una finestra di consegna attorno alla data. Conta perché accettazione, contabilità fornitori e l'eventuale conteggio della shelf life dell'articolo cominciano ad agire su una data che il tuo piano non aveva ancora chiesto.
Se il tuo ordine non dice quanto anticipo è troppo, lo decide al posto tuo il fornitore che spedisce non appena il materiale è pronto. Un caso affine è un ordine la cui data è molto anteriore alla data di fabbisogno; il rimedio in quel caso è un posticipo, trattato più avanti in questa lezione. Vale la pena registrare una spedizione anticipata anche nel monitoraggio degli ordini d'acquisto, perché sposta la data di ricevimento rispetto a quella che il tuo team aveva confermato per ultima.
Perché i fornitori spediscono in anticipo?
I fornitori spediscono in anticipo per ragioni che servono il loro piano, non il tuo. Una linea di produzione scorre meglio senza vuoti, un lotto conviene solo a una certa dimensione, e una spedizione partita prima della fine del mese permette al fornitore di fatturare e contabilizzare subito il ricavo. Nessuna di queste ragioni tiene conto del tuo spazio in banchina o della tua cassa.
Una macchina che richiede ore per l'attrezzaggio spesso produce un lotto intero invece di fermarsi alla tua quantità, e spedisce il resto non appena supera il controllo. La spinta a chiudere il mese o il trimestre sposta la fattura nel periodo in corso, che tu sia pronto o meno a ricevere i pezzi.
Quanto costa al tuo team la merce in anticipo?
La merce in anticipo costa più dello spazio in banchina. Può far partire prima la decorrenza del pagamento, aggiungere movimentazione e stoccaggio prima che l'articolo serva, prolungare il rischio di danni e i costi assicurativi e, per i materiali con shelf life, consumare la vita utile di cui la produzione ha bisogno.
Verifica quale data fa partire la decorrenza del pagamento prima di decidere che la consegna anticipata non conta. Le condizioni che decorrono per un certo numero di giorni dalla data di ricevimento iniziano a contare nel momento in cui l'articolo varca la tua banchina, quindi una consegna anticipata sposta prima la data di pagamento anche se per la produzione non è cambiato nulla. Le condizioni che decorrono dalla data fattura sono meno esposte, anche se un fornitore che fattura alla spedizione viene comunque pagato prima di quanto l'ordine prevedesse.
Come si fissa nell'ordine una finestra di consegna anticipata?
Inserisci una finestra dichiarata nelle condizioni dell'ordine, così una spedizione anticipata richiede la tua approvazione invece di presentarsi e basta. Scegli tu il numero in base allo spazio in banchina, alla tua posizione di cassa e alla shelf life dell'articolo, e scrivilo una volta nelle condizioni standard d'ordine, in modo che non dipenda da quale buyer ha emesso l'ordine.
Per esempio, una riga come «non più di 5 giorni lavorativi in anticipo senza approvazione del buyer» dà all'accettazione e al fornitore la stessa regola con cui controllare una spedizione. Un articolo con shelf life o un gruppo ingombrante richiede di solito una finestra più stretta di una minuteria che puoi assorbire senza problemi di spazio.
Quali opzioni hai quando una consegna arriva in anticipo?
L'accettazione ha tre opzioni per una spedizione anticipata: accettarla ed elaborarla come qualsiasi consegna puntuale, accettarla e tenere ferma l'elaborazione della fattura o del pagamento fino alla scadenza originale, dove le tue condizioni lo consentono, oppure rifiutarla in base alle condizioni dell'ordine. L'opzione adatta dipende dalla finestra indicata nell'ordine, dalla shelf life dell'articolo e dal fatto che la banchina abbia spazio.
La decisione di accettare o rifiutare si prende nello stesso passaggio del controllo in accettazione. Una spedizione dentro una finestra dichiarata, senza impatto sulla shelf life e con spazio sufficiente in banchina, può essere accettata così com'è. Una spedizione fuori da una finestra dichiarata, o che consumerebbe la shelf life di cui la produzione ha bisogno, è il caso in cui tenere ferma l'elaborazione della fattura o del pagamento fino alla scadenza originale, dove le tue condizioni lo consentono, o rifiutarla in base alle condizioni dell'ordine. Se l'ordine non indica alcuna finestra, accetta la spedizione o chiedi al fornitore di trattenerla, e verifica il tuo contratto e senti un legale.
Decisione sulla consegna anticipata in accettazione
Un flusso decisionale in quattro passaggi per una spedizione che arriva prima della data dell'ordine. Il passaggio uno chiede se l'ordine indica una finestra di consegna anticipata. Se non c'è alcuna finestra, l'accettazione accetta la spedizione o chiede al fornitore di trattenerla. L'accettazione verifica anche contratto e consulenza legale.
Il passaggio due, raggiunto solo se esiste una finestra, chiede se la spedizione ricade al suo interno. Una spedizione fuori finestra porta l'accettazione a tenere ferma l'elaborazione di fattura o pagamento fino alla scadenza originale. Questo vale dove le condizioni lo consentono. In alternativa l'accettazione può rifiutare la spedizione in base alle condizioni dell'ordine.
Il passaggio tre è raggiunto solo se la spedizione è dentro la finestra dichiarata. Chiede se l'arrivo anticipato consumerebbe shelf life di cui la produzione ha bisogno. Una perdita significativa di shelf life porta alla stessa scelta tra trattenere e rifiutare. Il passaggio quattro è raggiunto solo se la shelf life non è un problema.
Il passaggio quattro chiede se l'accettazione ha spazio e il team può assorbire un esborso anticipato. Spazio e cassa sufficienti portano ad accettare e ricevere normalmente. Un vincolo di spazio o di cassa porta ad accettare la spedizione e a tenere ferma l'elaborazione di fattura o pagamento fino alla scadenza originale. Questo vale dove le condizioni lo consentono.
- 1
Finestra indicata?
- Domanda
- L'ordine indica una finestra di consegna anticipata?
- Se sì
- Vai al passaggio 2
- Se no
- Accetta la spedizione o chiedi al fornitore di trattenerla, e verifica il contratto e senti un legale
- 2
Dentro la finestra?
- Domanda
- La spedizione rientra nella finestra indicata?
- Se sì
- Vai al passaggio 3
- Se no
- Tieni ferma l'elaborazione di fattura o pagamento fino alla scadenza originale, dove le tue condizioni lo consentono. Puoi invece rifiutarla in base alle condizioni dell'ordine.
- 3
Controllo shelf life
- Domanda
- L'arrivo anticipato consumerebbe shelf life di cui la produzione ha bisogno?
- Se sì
- Tieni ferma l'elaborazione di fattura o pagamento fino alla scadenza originale, dove le tue condizioni lo consentono. Puoi invece rifiutarla in base alle condizioni dell'ordine.
- Se no
- Vai al passaggio 4
- 4
Controllo di spazio e cassa
- Domanda
- L'accettazione ha spazio e il team può assorbire un esborso anticipato?
- Se sì
- Accetta e ricevi normalmente
- Se no
- Accetta, ma tieni ferma l'elaborazione di fattura o pagamento fino alla scadenza originale, dove le tue condizioni lo consentono
Quattro controlli, eseguiti in ordine, decidono se accettare una spedizione anticipata. Gli esiti sono accettarla, accettarla ma trattenere i tempi della fattura, oppure trattenerla o rifiutarla in base alle condizioni dell'ordine.
Fornisci clienti negli Stati Uniti?
Ai sensi dell'Article 2 dell'UCC, è l'accordo a fissare il momento della tender (messa a disposizione della merce). UCC § 2-503(1). Una tender prima della data concordata può non essere conforme al contratto, e l'acquirente può allora rifiutare il tutto, accettare il tutto, oppure accettare alcune unità commerciali e rifiutare il resto. UCC § 2-601. Se il tuo ordine prevede consegne in lotti separati, è un installment contract (contratto di fornitura a rate), e puoi rifiutare una rata solo se il problema ne pregiudica sostanzialmente il valore e non può essere sanato. UCC § 2-612(2).
Rifiuta entro un tempo ragionevole e avvisa il fornitore. UCC § 2-602(1). Se il termine contrattuale non è ancora scaduto, il fornitore può avvisarti e consegnare invece puntualmente. UCC § 2-508(1). Gli Stati recepiscono l'UCC con varianti, quindi scrivi nell'ordine la finestra che ammetti e verifica il tuo contratto e senti un legale.
Nell'UE
Il diritto UE non armonizza ciò che un acquirente può fare con una consegna anticipata, perciò questa sezione presenta il diritto interno tedesco e la CISG. Secondo il diritto tedesco, quando è fissato un termine di adempimento, nel dubbio si presume che il fornitore possa adempiere prima, ma tu non puoi pretenderlo in anticipo. § 271(2) BGB. Non sei in mora del creditore (Annahmeverzug) se temporaneamente non puoi ricevere una consegna anticipata, a meno che il fornitore non l'abbia annunciata con un anticipo ragionevole. § 299 BGB.
Per le vendite tra imprese in diversi Stati contraenti della CISG (ogni Stato membro dell'UE tranne Irlanda e Malta), l'acquirente può prendere in consegna una spedizione anticipata o rifiutarsi di riceverla. CISG Art. 1; Art. 52(1). Il venditore deve comunque consegnare alla data fissata dal contratto (art. 33(a)). Se la merce è già presso il tuo sito e nessuno del venditore è presente, potresti dover prenderla in custodia per conto del venditore e occupartene a sue spese (artt. 86(2), 87). I contratti possono escludere la CISG, quindi controlla il tuo (art. 6).
Che cosa succede ai materiali con shelf life che arrivano in anticipo?
La shelf life di solito decorre dalla data di produzione del lotto, quindi un fornitore che spedisce in anticipo ti consegna un lotto più vecchio il giorno della tua produzione. Per esempio, un sigillante con 12 mesi di shelf life, prodotto e spedito 6 settimane prima, arriva in produzione con 6 settimane di vita in meno rispetto a un lotto puntuale.
La clausola 8.5.4 di AS9100D, Preservation, riguarda lo stoccaggio, l'identificazione e il controllo della shelf life che la norma si aspetta durante la produzione e prima dell'uso. Si prevede che IA9100 sostituisca AS9100D, quindi verifica la numerazione delle clausole dell'edizione in vigore prima di citarla nelle tue procedure. Esegui in accettazione il controllo della shelf life descritto in clear to build, rispetto alla data di produzione.
Quando un posticipo fa ancora risparmiare?
Un posticipo fa risparmiare di più quando la richiesta arriva al fornitore prima che il fornitore acquisti il materiale o avvii la produzione. Dopo, il fornitore ha investito denaro nel tuo ordine e spesso vorrà spedire e fatturare alla data originale, oppure ti addebiterà un costo per trattenerlo o annullarlo.
Quando un posticipo fa ancora risparmiare cassa
Una linea temporale da sinistra a destra con cinque tappe tra l'emissione dell'ordine d'acquisto e la data di fabbisogno. Mostra dove un posticipo fa ancora risparmiare. All'emissione dell'ordine, un posticipo fa risparmiare l'intero costo, perché non è stato ancora acquistato né prodotto nulla. Quando il fornitore acquista il materiale, un posticipo non fa più risparmiare per intero. Il fornitore ha denaro investito nell'ordine.
Il fornitore può spedire e fatturare alla data originale, oppure addebitare un costo per trattenere o annullare l'ordine. Quando il fornitore avvia la produzione, un posticipo fa risparmiare solo in parte. Il costo del fornitore è già speso, ma spostare la consegna può ancora differire il tuo pagamento, di solito con un costo di giacenza o di annullamento.
Quando il fornitore spedisce, un posticipo non fa risparmiare alcun costo, perché l'ordine è in transito. Spostare la data di ricevimento può ancora ritardare le condizioni di pagamento legate al ricevimento. Alla data di fabbisogno, un posticipo arriva troppo tardi per servire a qualcosa. La decisione passa alla scelta tra accettare, trattenere o rifiutare presa in accettazione.
- 1
Ordine emesso
- Che cosa è successo
- Ordine inviato con una data di consegna e una data di fabbisogno alle spalle
- Un posticipo fa ancora risparmiare cassa?
- Sì, per intero: nulla è stato ancora acquistato o prodotto per l'ordine
- 2
Il fornitore acquista il materiale
- Che cosa è successo
- Il fornitore impegna materia prima o componenti per l'ordine
- Un posticipo fa ancora risparmiare cassa?
- Non per intero. Il fornitore ha denaro investito nell'ordine. Può spedire e fatturare alla data originale, oppure addebitare un costo per trattenerlo o annullarlo.
- 3
Il fornitore avvia la produzione
- Che cosa è successo
- Iniziano manodopera e ore macchina sull'ordine
- Un posticipo fa ancora risparmiare cassa?
- In parte. Il costo del fornitore è già speso, ma spostare la consegna può ancora differire il tuo pagamento, di solito con un costo di giacenza o di annullamento.
- 4
Il fornitore spedisce
- Che cosa è successo
- L'ordine lascia la banchina del fornitore
- Un posticipo fa ancora risparmiare cassa?
- Nessun risparmio sui costi: l'ordine è in transito, anche se spostare la data di ricevimento può ancora ritardare le condizioni di pagamento legate al ricevimento
- 5
Data di fabbisogno
- Che cosa è successo
- La produzione richiede l'articolo
- Un posticipo fa ancora risparmiare cassa?
- No: troppo tardi per un posticipo; usa invece la decisione tra accettare, trattenere o rifiutare in accettazione
Un posticipo fa risparmiare per intero solo prima che il fornitore acquisti il materiale. Una volta avviata la produzione, può solo differire il tuo pagamento, di solito con un costo di giacenza o di annullamento.
In SAP, l'MRP genera il messaggio di eccezione 15, Reschedule out, nella lista fabbisogni/disponibilità (MD04), quando un ricevimento fermo come un ordine d'acquisto è pianificato prima di quanto serva al fabbisogno attuale. SAP Help Portal, MRP exception messages. Il messaggio dice al pianificatore di controllare l'ordine rispetto alla data di fabbisogno; non sposta l'ordine da solo.
Se il fornitore ha già acquistato il materiale o prenotato capacità per il tuo ordine, chiedi quanto costa un posticipo prima di richiederlo. Un fornitore con materiale già acquistato o capacità impegnata può addebitarti un costo di annullamento o di rimessa a magazzino, e le condizioni del tuo contratto dovrebbero già dire chi lo sostiene.
Per impostazione predefinita, un segnale anticipatore apre un'attività quando un ordine arriverà 14 giorni o più prima del fabbisogno, e gli amministratori possono modificare questa finestra. Cartograph affida l'attività al tuo team o a Scout Agent, che scrive e telefona al fornitore per spostare la data, entro i permessi stabiliti dal tuo team.
Le domande che si pongono i team
Siamo obbligati ad accettare una consegna anticipata?
Se devi accettare una consegna anticipata dipende dalle condizioni del tuo ordine e dalla legge che regola il contratto, che cambia da paese a paese (vedi le note regionali qui sopra). Una finestra di consegna anticipata scritta nell'ordine risolve la questione, e le tue condizioni possono stabilire chi paga per restituire una spedizione fuori finestra. Verifica il tuo contratto e senti un legale.
Una consegna anticipata fa partire prima le nostre condizioni di pagamento?
Dipende da che cosa misurano le tue condizioni. Le condizioni che decorrono dalla data fattura sono meno esposte, anche se un fornitore che fattura alla spedizione viene comunque pagato prima del previsto. Le condizioni che decorrono dalla data di ricevimento iniziano a contare non appena la spedizione viene registrata, quindi una consegna anticipata può anticipare la data di pagamento.
Dovremmo trattenere la fattura invece di rifiutare la spedizione?
Tenere ferma l'elaborazione della fattura o del pagamento fino alla scadenza originale funziona bene quando va bene ricevere l'articolo ma non vuoi pagare in anticipo, e le condizioni dell'ordine fanno decorrere il pagamento dalla data programmata oppure il fornitore è d'accordo. Registra la decisione nel tuo ERP, così contabilità fornitori e fornitore lavorano sulla stessa data.
E se il fornitore ha già speso soldi per produrre l'articolo?
Un posticipo sposta comunque la data di consegna, ma non restituisce il materiale che il fornitore ha già acquistato né la manodopera già spesa. Controlla nel contratto chi sostiene un costo di annullamento o di rimessa a magazzino prima di chiedere un posticipo consistente su un ordine già in produzione.
Se gli ordini continuano ad arrivare settimane prima che la produzione ne abbia bisogno, parla con il nostro team di come spostare quelle date prima che il fornitore spedisca.
Questo articolo offre informazioni generali. Non costituisce consulenza legale o fiscale. Verifica con il tuo consulente legale o fiscale come si applicano le norme alla tua azienda.
Fonti (10)
- UCC § 2-503, Manner of Seller's Tender of Delivery (Cornell LII)
- UCC § 2-601, Buyer's Rights on Improper Delivery (Cornell LII)
- UCC § 2-508, Cure by Seller of Improper Tender or Delivery; Replacement (Cornell LII)
- § 271 BGB, Leistungszeit (gesetze-im-internet.de)
- § 299 BGB, Bestimmbarkeit der Leistungszeit (gesetze-im-internet.de)
- UCC § 2-612, Installment Contract; Breach (Cornell LII)
- UCC § 2-602, Manner and Effect of Rightful Rejection (Cornell LII)
- United Nations Convention on Contracts for the International Sale of Goods (UNCITRAL), Arts. 1, 6, 33, 52, 86, 87
- SAP Help Portal, MRP exception messages (PP-MRP), stock/requirements list MD04
- SAP Knowledge Base Article 2613071, Rescheduling exception message 15 is not displayed in t-code MD04