Monitoraggio e report degli ordini d'acquisto aperti
Una riga d'ordine aperta può essere confermata, in slittamento, in ritardo o senza risposta, e uno stato «aperto» non dice quale. Monitora ogni riga dalle sue date. Vedi quali richiedono una telefonata oggi e quali ti lasceranno senza scorta prima che arrivino gli articoli.
Che cos'è un report degli ordini d'acquisto aperti?
Un report degli ordini d'acquisto aperti elenca ogni riga d'ordine che non hai ricevuto per intero. Ogni riga mostra la data in cui ti serve, la data confermata dal fornitore ed eventuali date successive. Così vedi quali righe richiedono una telefonata oggi. Il monitoraggio degli ordini aperti segue quelle righe dal giorno in cui invii l'ordine al giorno in cui gli articoli sono sul tuo scaffale.
Il monitoraggio delle approvazioni è un altro lavoro: segue chi ha richiesto e approvato un ordine e se la fattura corrisponde. Alcuni report finanziari tengono inoltre un ordine aperto finché non è fatturato per intero. In un'azienda manifatturiera, le righe che aspettano ancora articoli decidono se la produzione va avanti. Buyer e pianificatori dedicano loro la maggior parte del tempo di sollecito.
Registra quattro date su ogni riga d'ordine
Una sola data di consegna non ti dice se una riga è in orario. Tieni la data che hai richiesto e la data che il fornitore ha confermato per prima. Poi aggiungi ogni data rivista in ordine e la data in cui sono arrivati gli articoli. Quando il fornitore cambia una data, aggiungi la nuova accanto alla vecchia. Così puoi contare quante volte una riga si è spostata, e questo ti dice quanto fidarti della prossima data del fornitore.
Esempio illustrativo: una riga di viti flangiate M8
| Data | Chi la fissa | Esempio | Cosa ti dice |
|---|---|---|---|
| Richiesta | Tu, quando crei l'ordine | 16 ott | Se la tua produzione è a rischio |
| Confermata | Il fornitore, nella conferma d'ordine | 14 ott | La prima promessa del fornitore, la base per valutarne l'affidabilità |
| Rivista | Il fornitore, ogni volta che la data cambia | 21 ott, poi 28 ott | Quanto spesso e di quanto si è spostata la data: qui due volte |
| Ricevuta | Il tuo ricevimento merci | 30 ott | 14 giorni di ritardo rispetto al tuo fabbisogno, 16 rispetto alla prima promessa |
I giorni di ritardo rispetto alla data richiesta ti dicono se la produzione è a rischio. I giorni di ritardo rispetto alla prima data confermata ti dicono quanto il fornitore si è discostato dal suo stesso impegno. Quel numero va su una scheda di valutazione del fornitore. Data promessa e data di fabbisogno spiega rispetto a quale valutare. In molti ERP la data di consegna di un ordine è quella digitata dal buyer, cioè la tua data richiesta. Dai alla conferma del fornitore un campo tutto suo.
Leggi lo stato di ogni riga dalle sue date
Confronta le date con oggi e ogni riga aperta ricade in uno di cinque stati:
- Senza conferma: il fornitore non ha dato una data. Chiedine una entro due giorni lavorativi dall'invio dell'ordine e telefona se l'email non ne porta una. Conferma d'ordine d'acquisto spiega che cosa contiene una risposta utilizzabile.
- Confermata: l'ultima data del fornitore è uguale o precedente alla tua data richiesta e non si è mai spostata in avanti. Riconfermala qualche giorno prima della scadenza.
- In slittamento: l'ultima data del fornitore cade dopo la tua data richiesta, oppure si è spostata in avanti almeno una volta.
- In ritardo: l'ultima data del fornitore è passata e non hai ricevuto gli articoli.
- Ricevuta: gli articoli sono registrati a magazzino. Un ricevimento parziale lascia aperto il resto della riga, quindi dai a ogni consegna programmata una riga propria.
Sollecita per prime le righe la cui scorta finisce prima
Ordinare per giorni di ritardo mette in cima la riga sbagliata. Un ordine di cartoni in ritardo di cinque giorni può aspettare se hai cartoni per un mese. Un ordine di viti in ritardo di due giorni con viti per tre giorni richiede una telefonata oggi. Quindi confronta quanto dura la tua scorta con quanto ci mettono gli articoli ad arrivare.
Quando il margine scende sotto zero, finisci la scorta prima che arrivino gli articoli. Quella riga va in cima qualunque sia il suo stato. Poi vengono le righe in ritardo, quelle senza data confermata, quelle in slittamento e quelle confermate in scadenza entro tre giorni. All'interno di ogni gruppo viene per prima la riga con meno margine.
Per una riga senza data del fornitore, usa la tua data richiesta come ipotesi più favorevole. Se la scorta finisce anche così, avvia un piano di recupero mentre aspetti la risposta del fornitore. Sollecitare le consegne elenca le opzioni quando il fornitore non può anticipare la data.
Monitora i tuoi ordini d'acquisto aperti
Lo strumento si apre su un insieme illustrativo di righe d'ordine, così vedi un risultato completo prima di cambiare qualsiasi cosa. Incolla righe da un foglio di calcolo o carica un CSV. L'ordine dei solleciti, i motivi e i tempi di consegna si aggiornano subito. Le tue righe restano in questo browser.
Esempio illustrativo. 13 righe inventate di un piccolo costruttore di macchinari, alla data del 19 ott. Modifica qualsiasi cella o carica le tue righe. Restano in questo browser.
- Da sollecitare oggi
- 6
- su 7 righe aperte
- Scorta esaurita prima
- 2
- la copertura finisce prima dell'arrivo degli articoli
- In ritardo
- 1
- oltre la data del fornitore e non ancora ricevute
- Con conferma
- 85%
- 11 righe su 13 hanno una data confermata
- Date spostate
- 18%
- 2 righe confermate su 11 spostate almeno una volta
- Slittamento mediano
- 0 g
- ultima data o data effettiva meno prima data confermata
Sollecita in quest'ordine
Prima le scorte esaurite, poi le righe in ritardo, senza conferma, in slittamento e in scadenza a breve. All'interno di ogni gruppo viene per prima la riga con meno margine.
Priorità 1: Carcassa riduttore in fusione GH-220
In slittamentoScorta esaurita primaOrdine 4500123 riga 10 · Hartwell Castings · 200 ordinati
La scorta finisce tra 5 giorni; la data del fornitore è tra 18 giorni. Data spostata due volte, ora 14 giorni dopo la tua data richiesta.
Mostra il calcolo
- Spostamenti di data: 23 ott → 30 ott → 6 nov = 2
- Giorni di copertura = giacenza ÷ consumo giornaliero = 60 ÷ 12 = 5 giorni
- Giorni all'arrivo = l'ultima data del fornitore 6 nov − 19 ott = 18 giorni
- Margine = copertura − giorni all'arrivo = 5 − 18 = −13 giorni, quindi la scorta finisce prima
- Giorni di ritardo rispetto alla richiesta = prevista 6 nov − data richiesta 23 ott = +14
- Giorni di ritardo rispetto alla confermata = 6 nov − prima data confermata 23 ott = +14
Priorità 2: Granulato PA66 GF30, kg
Senza confermaScorta esaurita primaOrdine 4500140 riga 20 · Ridgeway Polymers · 2000 ordinati
La scorta finisce tra 12,5 giorni; la tua data richiesta è tra 14 giorni. Nessuna data confermata 4 giorni dopo l'invio dell'ordine.
Mostra il calcolo
- Giorni di copertura = giacenza ÷ consumo giornaliero = 1000 ÷ 80 = 12,5 giorni
- Giorni all'arrivo = la data richiesta 2 nov (ancora nessuna data del fornitore) − 19 ott = 14 giorni
- Margine = copertura − giorni all'arrivo = 12,5 − 14 = −1,5 giorni, quindi la scorta finisce prima
- In attesa di una data = 19 ott − ordine inviato 15 ott = 4 giorni
Priorità 3: Vite flangiata M8, zincata
In ritardoOrdine 4500131 riga 10 · Delta Fasteners · 20.000 ordinati
5 giorni dopo la data del fornitore, e non è arrivato nulla. La scorta dura ancora 6 giorni.
Mostra il calcolo
- Giorni di copertura = giacenza ÷ consumo giornaliero = 9000 ÷ 1500 = 6 giorni
- Giorni all'arrivo = 0, perché l'ultima data del fornitore 14 ott è già passata
- Margine = copertura − giorni all'arrivo = 6 − 0 = 6 giorni
- Giorni di ritardo rispetto alla richiesta = oggi 19 ott al più presto − data richiesta 16 ott = +3
- Giorni di ritardo rispetto alla confermata = 19 ott − prima data confermata 14 ott = +5
Priorità 4: Etichetta stampata per cartoni, rotolo
Senza confermaOrdine 4500144 riga 10 · Northline Packaging · 40 ordinati
Nessuna data confermata 2 giorni dopo l'invio dell'ordine; ti serve tra 21 giorni.
Mostra il calcolo
- Giorni all'arrivo = la data richiesta 9 nov (ancora nessuna data del fornitore) − 19 ott = 21 giorni
- In attesa di una data = 19 ott − ordine inviato 17 ott = 2 giorni
Priorità 5: Striscia di guarnizione EPDM, m
In slittamentoOrdine 4500133 riga 10 · Ridgeway Polymers · 1200 ordinati
La data del fornitore è 7 giorni dopo la tua data richiesta.
Mostra il calcolo
- Giorni all'arrivo = l'ultima data del fornitore 27 nov − 19 ott = 39 giorni
- Giorni di ritardo rispetto alla richiesta = prevista 27 nov − data richiesta 20 nov = +7
- Giorni di ritardo rispetto alla confermata = 27 nov − prima data confermata 27 nov = 0
Priorità 6: Scheda controllo motore MC-3
ConfermataIn scadenza a breveOrdine 4500126 riga 30 · Volta Electronics · 150 ordinati
In scadenza tra 1 giorno: chiedi al fornitore se ha spedito. La scorta dura ancora 4 giorni.
Mostra il calcolo
- Giorni di copertura = giacenza ÷ consumo giornaliero = 40 ÷ 10 = 4 giorni
- Giorni all'arrivo = l'ultima data del fornitore 20 ott − 19 ott = 1 giorni
- Margine = copertura − giorni all'arrivo = 4 − 1 = 3 giorni
- Giorni di ritardo rispetto alla richiesta = prevista 20 ott − data richiesta 21 ott = −1
- Giorni di ritardo rispetto alla confermata = 20 ott − prima data confermata 20 ott = 0
Tempo di consegna dai tuoi ricevimenti
Ogni riga ricevuta con una data di invio dell'ordine dà un tempo di consegna: ricevimento meno invio. La dispersione è la deviazione standard dei ricevimenti di un fornitore. Quando supera un quarto della media, pianifica quel fornitore come inaffidabile.
| Fornitore | Lead time, giorni | Media (L) | Dispersione (σL) | σL ÷ L |
|---|---|---|---|---|
| Hartwell Castings | 51; 66; 38 | 51,7 g | 14 g | 0,27Inaffidabile |
| Delta Fasteners | 23; 24; 22 | 23 g | 1 g | 0,04 |
Inserisci L e σL in SS = Z × √(L × σd² + d² × σL²) e un fornitore affidabile ottiene un cuscinetto minore con lo stesso livello di servizio. Pochi ricevimenti danno un primo quadro e la dispersione si assesta man mano che ne arrivano altri. Il calcolatore della scorta di sicurezza accetta questi numeri.
Le tue righe d'ordine
Modifica qualsiasi cella. Scrivi le date come AAAA-MM-GG o GG/MM/AAAA e separa più date riviste con |. Un numero positivo indica giorni di ritardo, uno negativo giorni di anticipo.
| Ordine | Riga | Fornitore | Articolo | Q.tà | Inviato | Richiesta | Confermata | Rivista | Ricevuta | Giacenza | Consumo giornaliero | Stato | Rit. vs rich. | Rit. vs conf. | Spostamenti | Copertura | Priorità | Rimuovi |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| In slittamento | +14 | +14 | 2 | 5 g | 1 | |||||||||||||
| In ritardo | ≥ +3 | ≥ +5 | 0 | 6 g | 3 | |||||||||||||
| Senza conferma | n/d | n/d | 0 | 12,5 g | 2 | |||||||||||||
| Senza conferma | n/d | n/d | 0 | n/d | 4 | |||||||||||||
| In slittamento | +7 | 0 | 0 | n/d | 5 | |||||||||||||
| Confermata | −1 | 0 | 0 | 4 g | 6 | |||||||||||||
| Confermata | −3 | 0 | 0 | 12 g | ||||||||||||||
| Ricevuta | +5 | +7 | 1 | n/d | ||||||||||||||
| Ricevuta | −2 | −2 | 0 | n/d | ||||||||||||||
| Ricevuta | +15 | +17 | 0 | n/d | ||||||||||||||
| Ricevuta | −1 | −1 | 0 | n/d | ||||||||||||||
| Ricevuta | 0 | 0 | 0 | n/d | ||||||||||||||
| Ricevuta | 0 | +1 | 0 | n/d |
L'esportazione contiene tutte le colonne qui sopra, con le date in formato AAAA-MM-GG. Aggiunge l'ultima data del fornitore, i giorni all'arrivo, l'avviso di scorta esaurita e il motivo del sollecito. Le intestazioni del file restano in inglese, così lo strumento può rileggerlo.
Crea lo stesso report in Excel o Google Sheets
Scarica il modello nello strumento ti dà un CSV con le colonne nell'ordine in cui lo strumento le legge. Sono separate da punto e virgola perché Excel in italiano le apra correttamente. Aprilo in Excel o Google Sheets e incolla sotto le intestazioni le righe d'ordine aperte del tuo ERP. Aggiungi le formule qui sotto dalla colonna M in poi.
Il modello mette la data richiesta nella colonna G, la confermata nella H e la rivista nella I. Mette il ricevimento nella J, la giacenza nella K e il consumo giornaliero nella L. Lascia nella colonna I solo l'ultima data rivista e controlla che ogni data sia una data vera e non testo. Il foglio non può contare quante volte si è spostata una data. Lo strumento lo fa a partire dall'elenco completo delle date riviste.
Mostrata la riga 2; copia verso il basso. Nomi delle funzioni di Excel in italiano; Google Sheets accetta anche i nomi inglesi (IF, TODAY, AND, OR)
| Colonna | Formula |
|---|---|
| M: Ultima data del fornitore | =SE(I2<>""; I2; H2) |
| N: Stato | =SE(J2<>""; "Ricevuta"; SE(H2=""; "Senza conferma"; SE(OGGI()>M2; "In ritardo"; SE(M2>G2; "In slittamento"; "Confermata")))) |
| O: Giorni di ritardo rispetto alla richiesta | =SE(J2<>""; J2; MAX(M2; OGGI())) - G2 |
| P: Giorni di copertura | =SE(E(K2<>""; L2>0); K2/L2; "") |
| Q: Margine | =SE(O(J2<>""; K2=""; L2<=0); ""; K2/L2 - MAX(0; SE(M2<>""; M2; G2) - OGGI())) |
Ordina per il margine nella colonna Q, dal più piccolo, e la parte alta del foglio è la tua lista dei solleciti. Un foglio di calcolo smette di funzionare quando nessuno si occupa dell'aggiornamento quotidiano. Fallisce anche quando hai più righe aperte che tempo per controllarle. È lì che uno strumento che aggiorna le date per te diventa indispensabile.
Misura il tempo di consegna dai tuoi ricevimenti
Ogni riga ricevuta con una data di invio dell'ordine è un tempo di consegna reale: la data di ricevimento meno la data di invio. Raggruppali per fornitore e articolo e ottieni il tempo di consegna medio e quanto varia. Entrambi decidono la tua scorta di sicurezza, quindi misurali invece di fidarti del tempo di consegna quotato dal fornitore.
Il secondo termine cresce con la variabilità del tempo di consegna. Così un fornitore che consegna in 22-24 giorni ottiene un cuscinetto minore di uno che ne impiega da 38 a 66. L'obiettivo di servizio resta lo stesso e non serve alcuna impostazione speciale. Quando la dispersione supera circa un quarto della media, pianifica quel fornitore come inaffidabile. Il calcolatore della scorta di sicurezza accetta i numeri che lo strumento misura.
Se i tuoi ricevimenti arrivano in ritardo mentre la domanda resta stabile, il rischio è la tempistica. Allora un tempo di sicurezza può battere una scorta di sicurezza: emetti l'ordine qualche giorno prima invece di tenere più articoli. Una consegna parziale è un rischio diverso. La data è rispettata, la quantità no, e la dispersione del tempo di consegna non se ne accorge. Misura a parte la quantità spedita rispetto a quella confermata.
Confronta ciò che dice uno stato con le prove
Uno stato sembra un avanzamento quando le sue prove dicono meno. Controlla questi casi prima di considerare sicura una riga:
- Confermata senza date. Un fornitore può confermare di aver ricevuto l'ordine senza dire nulla sulle date. Finché ogni riga non ha una quantità e una data, trattala come senza conferma.
- Un generico «tutto in orario». Una risposta che copre l'intero ordine senza date per riga può significare che nessuno presso il fornitore ha controllato le righe. Chiedi una data per riga.
- Una data sovrascritta. Una riga che si è spostata tre volte e mostra solo l'ultima data sembra affidabile quanto una che non si è mai mossa.
- Un'etichetta prima del ritiro. Un avviso di spedizione anticipato o un numero di tracking creato prima del ritiro dimostra che gli articoli sono imballati. Cerca una scansione del corriere prima di considerare la riga spedita.
Lo strumento non può vederli da solo, né vedere altre righe aperte per lo stesso articolo. La copertura conta solo la giacenza. La lezione sul monitoraggio degli ordini d'acquisto descrive il metodo completo. Ordini d'acquisto scaduti tratta una riga già in ritardo. Fornitore che non risponde spiega che cosa fare quando nessuno risponde.
Cartograph fa questo sui tuoi ordini d'acquisto. I segnali anticipatori aprono un'attività quando un ordine non ha una data confermata. Ne aprono una quando sta per arrivare e un'altra quando arriverà dopo l'esaurimento della scorta dell'articolo. Il tuo team o Scout Agent scrive e telefona poi al fornitore per ottenere una data o uno stato. Prova Cartograph gratis.
Domande sul monitoraggio degli ordini d'acquisto aperti
Che cosa significa che un ordine d'acquisto è aperto?
Un ordine aperto ha almeno una riga che non hai ricevuto per intero. Per un buyer è la lista da sollecitare. In contabilità un ordine può anche restare aperto finché non è fatturato per intero. Verifica quale significato usa il report del tuo ERP prima di lavorarci.
Che cosa deve contenere un report degli ordini d'acquisto aperti?
Usa una riga per ogni riga d'ordine aperta, con numero d'ordine e di riga, fornitore, articolo e quantità ancora aperta. Includi la data che hai richiesto, la data confermata dal fornitore, eventuali date riviste e la data dell'ultimo contatto con il fornitore. Aggiungi giacenza e consumo giornaliero per vedere quali righe ti lasciano prima senza scorta.
Come si monitora un ordine d'acquisto dopo averlo inviato?
Tieni quattro date su ogni riga d'ordine. Sono la data che hai richiesto, la data confermata dal fornitore, ogni data rivista e la data in cui hai ricevuto gli articoli. Assegna alla riga uno stato in base a quelle date e sollecita con un ritmo fisso finché non è ricevuta.
Quanto bisogna aspettare prima di sollecitare un ordine senza conferma?
Indica sull'ordine un termine di risposta, per esempio due giorni lavorativi. Sollecita via email il primo giorno lavorativo dopo la scadenza. Se un giorno dopo non hai ancora una data, telefona. Se la data richiesta rientra nel normale tempo di consegna del fornitore, telefona il giorno stesso in cui invii l'ordine.
Che differenza c'è tra data richiesta, confermata e rivista?
La data richiesta la fissi tu: è quando la tua produzione ha bisogno degli articoli. Il fornitore fissa la data confermata nella conferma d'ordine e poi ogni data rivista. Conservale tutte invece di sovrascrivere un'unica data di consegna, così puoi contare quante volte una riga si è spostata.
Quale ordine in ritardo devo sollecitare per primo?
La riga la cui scorta finisce prima rispetto al suo arrivo. Dividi la giacenza per il consumo giornaliero per ottenere i giorni di copertura, poi sottrai i giorni che mancano all'ultima data del fornitore. Una riga sotto zero ferma la produzione prima che arrivino gli articoli, per quanti pochi giorni di ritardo abbia.
Posso monitorare gli ordini d'acquisto aperti in Excel?
Sì, se il foglio tiene su ogni riga le quattro date, lo stato e l'ultimo contatto con il fornitore. Qualcuno deve anche aggiornarlo ogni giorno. Non regge quando nessuno si occupa degli aggiornamenti o quando hai più righe che tempo per controllarle. Lo strumento qui sopra esporta le stesse colonne in CSV.
Ogni quanto bisogna rivedere gli ordini d'acquisto aperti?
Guarda l'intera lista ogni giorno e agisci sulle righe che hanno cambiato stato o superato una data. Riconferma ogni data confermata con un ritmo legato al suo tempo di consegna. Controlla due volte a settimana gli articoli sotto le quattro settimane e una volta a settimana fino a dodici settimane. Controlla meno spesso fusioni e fucinati a lungo tempo di consegna.
Come misuro il tempo di consegna di un fornitore dai miei ordini?
Per ogni riga ricevuta, sottrai la data in cui hai inviato l'ordine dalla data in cui sono arrivati gli articoli. Raggruppa i risultati per fornitore e articolo. La media è il tuo tempo di consegna e la deviazione standard indica quanto varia: entrambi servono alla tua scorta di sicurezza.