Migliorare il capitale circolante con la gestione delle scorte
Misura la liquidità ferma nelle scorte per classe di articoli, taglia in base alle date confermate dai fornitori invece che alle medie di rotazione e riporta in cassa le scorte lente senza far scattare solleciti.
Migliorare il capitale circolante con la gestione delle scorte significa decidere quali scorte ridurre partendo dai tuoi ordini d'acquisto aperti, non da un obiettivo generico di rotazione. Valuta ogni candidato rispetto alle date confermate dai fornitori, agli ordini in ritardo e alle date di fabbisogno reali dei clienti. Così liberi la liquidità immobilizzata senza provocare rotture di stock o solleciti su ordini per cui ti sei già impegnato.
Che rapporto c'è tra scorte e capitale circolante?
Le scorte sono liquidità che hai già impegnato, ferma sugli scaffali e nei semilavorati. Ogni ordine d'acquisto che ricevi diventa una fattura da pagare alle condizioni del fornitore, e la liquidità rientra solo quando un cliente paga ciò che ci hai prodotto. Fino ad allora resta nelle materie prime, nei prodotti finiti e nella scorta di sicurezza che hai comprato per ogni evenienza.
Il capitale circolante è l'attivo corrente meno il passivo corrente. Per un piccolo produttore, le scorte sono di solito la voce più grande che puoi controllare. I termini di pagamento dei clienti sono difficili da accorciare e il costo del personale è fisso, ma decidi tu quanti giorni di scorta tenere rispetto alla domanda reale.
Il ciclo di conversione della cassa mostra dove stanno quei giorni: i giorni di giacenza media del magazzino (DIO, days inventory outstanding) più i giorni medi di incasso dai clienti, meno i giorni medi di pagamento ai fornitori. Ogni giorno di DIO che tagli è un giorno in meno di liquidità che hai pagato e non hai ancora incassato. Taglialo legando le decisioni sulle scorte alle date di arrivo confermate e alle date di fabbisogno dei clienti, e la liquidità arriva in banca, come vedi nella pagina dei nostri risultati sulla liquidità.
Come si calcola quanta liquidità è immobilizzata nelle scorte?
La liquidità immobilizzata nelle scorte è il valore del magazzino al costo. Per vedere quanto vale ogni giorno di scorta, dividi per 365 il costo del venduto annuo (in inglese COGS, cost of goods sold). Il DIO è magazzino medio ÷ costo del venduto annuo × 365, quindi ogni giorno che togli al DIO libera un giorno di costo del venduto.
Estrai due numeri dal tuo ERP: il costo del venduto annuo e il magazzino medio al costo (saldo iniziale più saldo finale, diviso due). Prendi un produttore con un magazzino medio di 2,4 milioni di dollari e un costo del venduto annuo di 9,6 milioni di dollari. Il DIO è 2,4 ÷ 9,6 × 365 = 91 giorni, e un giorno di costo del venduto vale circa 26.300 dollari. Tagliare 10 giorni di DIO libera circa 263.000 dollari di capitale circolante. È questo il numero da portare al tuo CFO.
Un unico DIO medio nasconde dove si trova la liquidità. Dividilo per classe di articoli e di solito si concentra in un punto solo:
| Classe di articoli | Magazzino al costo | Costo del venduto annuo | DIO | Liquidità per giorno di DIO |
|---|---|---|---|---|
| A, alta rotazione | 900.000 $ | 6.570.000 $ | 50 giorni | 18.000 $ |
| B, regolari | 600.000 $ | 2.190.000 $ | 100 giorni | 6.000 $ |
| C, lenti o obsoleti | 900.000 $ | 840.000 $ | 391 giorni | 2.300 $ |
| Totale | 2.400.000 $ | 9.600.000 $ | 91 giorni | 26.300 $ |
La classe C trattiene il 37,5% della liquidità e genera meno del 9% del costo del venduto. Un giorno tagliato sulla classe C libera meno liquidità, ma la C ha più giorni da tagliare. Portare la C a 180 giorni libera circa 486.000 dollari senza toccare gli articoli A che fanno partire le spedizioni. Tagliare 10 giorni sulla A libererebbe 180.000 dollari, proprio dove una rottura di stock blocca un ordine cliente.
Due cautele prima di tagliare la classe C. Alcuni articoli lenti sono ricambi con tempi di consegna lunghi o acquisti di fine vita che tieni di proposito, quindi verificali uno per uno. E un ordine d'acquisto aperto su un articolo C aggiunge liquidità proprio alla classe che ruota più piano, quindi controlla gli impegni in arrivo prima della scorta stessa. La conferma degli ordini d'acquisto ti dà una data confermata su ciascuna di quelle righe.
Quali KPI di magazzino anticipano le tensioni sul capitale circolante?
Il DIO e la rotazione del magazzino sono indicatori a consuntivo. Descrivono il trimestre scorso, quando la liquidità è già bloccata. I segnali che si muovono per primi stanno nei tuoi ordini d'acquisto aperti e nell'anagrafica articoli, settimane prima del DIO.
Quattro misure, riviste ogni settimana, coprono quasi tutto:
- Righe d'ordine d'acquisto in arrivo in ritardo, per fornitore. Ognuna è una data che è già saltata una volta. I buyer reagiscono ordinando prima o ordinando di più, e quella scorta arriva dopo, sopra l'ordine in ritardo.
- Slittamento delle date confermate sugli ordini aperti. Lo scarto tra la data confermata dal fornitore e la tua data di fabbisogno, e se sta crescendo.
- Settimane di copertura rispetto alle date di fabbisogno. Per articolo, misurate sulle date reali della domanda, non sul consumo medio.
- Scorta senza domanda nei prossimi sei mesi. La quota del valore del magazzino che nessun ordine o previsione consumerà. È l'obsoleto di domani, e per ogni mese che resta lì paghi il costo di mantenimento. Molti uffici amministrazione e finanza mettono in conto dal 20 al 30% del valore del magazzino all'anno; calcola il tuo partendo da costo del capitale, spazio, assicurazione, cali inventariali e obsolescenza.
Queste quattro misure stanno in un foglio di calcolo. Il difficile è riconciliare i record dell'ERP con le risposte dei fornitori: è lì che i team affogano. Ordini d'acquisto in ritardo e data promessa e data di fabbisogno approfondiscono le prime due. Cartograph tiene aggiornate quelle date a partire dalle risposte dei fornitori. Non sistema un'anagrafica fornitori piena di tempi di consegna superati, quindi ripulisci prima quei dati.
Come devono pesare gli ordini d'acquisto in arrivo nelle decisioni di riduzione delle scorte?
Un articolo può sembrare in eccesso finché non controlli se gli ordini d'acquisto che lo coprono arriveranno davvero. Tagliare le scorte guardando solo la giacenza è il modo in cui, due settimane dopo, ti ritrovi a pagare trasporti urgenti. Ogni decisione di riduzione richiede tre numeri affiancati: quanto hai, cosa serve ai clienti e quando, e cosa hanno confermato i fornitori e per quando.
La data di fabbisogno è il giorno in cui la produzione o un ordine cliente consuma il materiale. La data confermata è quella a cui il fornitore si è impegnato nella conferma d'ordine, non la data che hai chiesto tu. La giacenza è ciò che c'è in magazzino oggi. Se giacenza più arrivi confermati coprono le date di fabbisogno fino al prossimo ciclo, puoi tagliare. Se le date confermate mancano o cadono dopo le date di fabbisogno, la scorta in più non è un eccesso. È il tuo cuscinetto contro un ordine in ritardo.
Prima di annullare o rinviare un ordine d'acquisto, verifica quattro cose:
- Ogni riga aperta di ordine d'acquisto per l'articolo ha una data confermata dal fornitore, non solo una data richiesta.
- Giacenza più arrivi confermati coprono ancora le tue prime date di fabbisogno dopo il taglio.
- Nessuno degli ordini d'acquisto su cui conti è già in ritardo.
- Sai quanto costerebbe una spedizione in ritardo sugli ordini cliente che l'articolo alimenta: una penale, una linea ferma dal cliente o un riordino perso.
La maggior parte dei team salta questi controlli perché rincorrere le conferme tra e-mail e telefono li trasforma in un lavoro di mezza giornata. Il consiglio di verificare prima di tagliare presuppone qualcuno che faccia solo questo di mestiere. Il tracciamento delle spedizioni in ritardo di Cartograph esegue i controlli sulle conferme e sui ritardi, così la revisione richiede pochi minuti. La decisione su quali clienti contano di più resta tua.
Un ordine d'acquisto in ritardo ti dice che il tempo di consegna reale del fornitore è più lungo di quanto creda il tuo sistema. Se un articolo ha una storia di consegne in ritardo, tieni la scorta e sistema i dati sulle date di arrivo prima di tagliare qualsiasi cosa. Tagliare sulla base di una data a cui nessuno crede è il modo in cui iniziano le rotture di stock.
Quando ridurre le scorte danneggia le consegne puntuali e la liquidità?
Tagliare le scorte in base alle date di arrivo confermate funziona. Tagliarle in base a una media da foglio di calcolo fallisce in tre modi: rotture di stock che fermano la produzione, trasporti urgenti per recuperare e costi di sollecito che possono superare il costo di mantenimento risparmiato.
Fai i conti per articolo prima di tagliare. Supponi di tagliare 2.000 dollari di scorta su un componente, con un costo di mantenimento del 25% all'anno. Risparmi 500 dollari all'anno. Un solo sollecito che aggiunge 500 dollari tra trasporto e straordinari cancella il risparmio di un anno intero. Per questo le date confermate sugli ordini d'acquisto aperti e in ritardo contano più del punto di riordino: ti dicono quali tagli sono sicuri e quali sono scommesse. Il sollecito degli ordini d'acquisto spiega cosa fare quando un taglio è già andato storto.
Una rottura di stock ritarda anche la liquidità. Una spedizione che parte con due settimane di ritardo viene pagata con due settimane di ritardo, qualunque siano i termini del cliente. Se tagliare 20.000 dollari di scorta fa ritardare una spedizione da 100.000 dollari, hai trattenuto cinque volte la liquidità che hai liberato. Lega ogni riduzione a una data di fabbisogno reale del cliente, non solo a una formula della scorta di sicurezza.
Come si trasformano in liquidità le scorte lente e obsolete?
Per prima cosa riutilizzale. Prima di vendere qualsiasi cosa, verifica se l'eccesso può coprire ordini cliente aperti o ordini di produzione già pianificati. Metti la quantità in eccesso di ogni articolo accanto alle date dei suoi ordini di vendita aperti e alle date di fabbisogno degli ordini d'acquisto confermati. Se un ordine di produzione è previsto tra sei settimane e i componenti sono nel magazzino sbagliato, un trasferimento batte uno sconto. Questo passaggio costa qualche ora di riconciliazione dei record e nessuna liquidità.
Poi vendi o smaltisci, nell'ordine di quanta liquidità rende ogni canale per ogni dollaro:
- Reso al fornitore. Di solito il recupero migliore, se il fornitore accetta resi e la commissione di rientro è sostenibile.
- Vendita a un altro produttore. Funziona bene per materie prime e componenti standard che un'azienda non concorrente usa.
- Broker di eccedenze di magazzino. Pagano meno ma assorbono volumi in fretta e liberano lo spazio.
- Rottamazione o stralcio. Il ritorno di cassa più basso, ma libera spazio in magazzino e ferma il costo di mantenimento della scorta morta.
Lo stralcio è una scrittura contabile, non un'operazione fisica: la merce resta lì finché non la smaltisci. I principi contabili valutano le rimanenze al minore tra costo e valore netto di realizzo, quindi la scorta obsoleta viene svalutata quando il suo valore scende. Il fisco funziona diversamente, e le regole cambiano da paese a paese. Negli Stati Uniti, la merce che si vende ancora a prezzi normali non può essere svalutata solo perché ruota lentamente; la deduzione arriva in genere quando la vendi, la rottami o la doni. I beni che non si vendono più a prezzi normali, per danni, obsolescenza o lotti incompleti, possono essere valutati al prezzo a cui li offri effettivamente entro 30 giorni dalla data dell'inventario, al netto dei costi di smaltimento. Documenta la destinazione di ogni lotto, e fai confermare il trattamento al tuo commercialista o consulente fiscale prima di rottamare qualsiasi cosa.
Porta al tuo CFO l'elenco degli articoli, la loro anzianità e la destinazione proposta su un solo foglio, e la discussione dura un'ora invece di un trimestre.
Con che cadenza va fatta una revisione delle scorte per il capitale circolante?
Per un ufficio materiali di due persone funzionano tre livelli: ogni settimana per gli impegni in arrivo, ogni mese per le eccedenze, ogni trimestre per il fondo obsolescenza e le condizioni di pagamento. Ogni livello risponde a una domanda e, una volta costruito l'elenco, richiede meno di un'ora.
- Ogni settimana: ordini d'acquisto aperti rispetto alla giacenza. Confronta le date confermate dai fornitori con la giacenza e la domanda aperta. Segnala gli ordini d'acquisto la cui data confermata è slittata oltre la data di fabbisogno, perché sono loro a causare sia le rotture di stock sia i solleciti che seguono.
- Ogni mese: l'elenco delle eccedenze e degli articoli lenti. Ordina gli articoli per mesi di copertura rispetto alla domanda. Tutto ciò che supera la tua soglia di copertura riceve una decisione: usarlo, trasferirlo, renderlo o venderlo.
- Ogni trimestre: il fondo obsolescenza e le condizioni dei fornitori. Svaluta la scorta obsoleta perché il bilancio dica la verità. Rivedi anche i termini di pagamento con i fornitori più grandi, perché dilazioni più lunghe accorciano il ciclo di conversione della cassa quanto un DIO più basso.
Quali strumenti aiutano senza aggiungere un secondo lavoro?
Il tuo ERP contiene la materia prima di ogni decisione di questa guida: date di fabbisogno, date confermate, ordini in ritardo e giacenze per articolo. Quello che non fa è rincorrere i fornitori per le conferme, far emergere i segnali anticipatori o riconciliare ciò che i fornitori scrivono via e-mail con ciò che mostra l'ERP. Rincorrere è proprio il secondo lavoro a tempo pieno che stai cercando di evitare.
I fogli di calcolo funzionano finché gli ordini d'acquisto aperti non cambiano ogni giorno. Una cartella costruita lunedì è superata mercoledì, perché le date di fabbisogno si sono spostate, è arrivata una spedizione sollecitata o un cliente ha posticipato un ordine. La manutenzione cresce con ogni articolo e fornitore che aggiungi, e la logica sta nella testa di una sola persona.
Le suite di pianificazione avanzata sono pensate per team con pianificatori dedicati. Cartograph lega le decisioni sulle scorte, articolo per articolo, ai tuoi ordini d'acquisto aperti. La piattaforma è gratuita per un numero illimitato di membri del team; Scout Agent si paga per ogni risultato ottenuto. Cartograph non sostituisce le transazioni del tuo ERP, e se i dati degli ordini d'acquisto nel tuo ERP sono sbagliati, Cartograph parte dagli stessi dati sbagliati. Nessuno strumento sistema anagrafiche sporche.
Le domande che si pongono i team
In che modo la gestione delle scorte incide sul capitale circolante?
Le scorte sono liquidità che hai pagato o che devi ai fornitori e che rientra solo quando pagano i clienti. Per un piccolo produttore sono di solito la parte più grande del capitale circolante che controlli, e ogni giorno che togli al DIO libera un giorno di costo del venduto. Nell'esempio, tagliare 10 giorni libera circa 263.000 dollari.
Quanto capitale circolante dovrebbe essere immobilizzato nelle scorte?
Non c'è un obiettivo universale: dipende dai tempi di consegna dei fornitori, dalla variabilità della domanda e dai termini di pagamento dei clienti. Parti dalla tua situazione: magazzino al costo e DIO, divisi per classe di articoli. Nell'esempio, gli articoli C lenti trattengono il 37,5% della liquidità e generano meno del 9% del costo del venduto, quindi sono il primo posto dove guardare. Prima di tagliare, controlla uno per uno quali sono ricambi con tempi di consegna lunghi.
Ridurre le scorte fa sempre bene alla liquidità?
No. Tagliare in base a una media da foglio di calcolo invece che alle date confermate degli ordini d'acquisto provoca rotture di stock, trasporti urgenti e solleciti, e un solo sollecito può costare più di un anno di costo di mantenimento sulla scorta tagliata. Una spedizione in ritardo ritarda anche il pagamento del cliente di tanti giorni quanti quelli del ritardo.
Come si libera liquidità dalle eccedenze di magazzino in produzione?
Per prima cosa riutilizzale: abbina le eccedenze agli ordini cliente aperti o agli ordini di produzione pianificati, perché un trasferimento non costa liquidità. Poi rendile al fornitore, vendile a un altro produttore o a un broker, in quest'ordine di recupero. La rottamazione rende meno di tutto ma ferma il costo di mantenimento. Fai confermare il trattamento fiscale dal tuo consulente prima di rottamare qualsiasi cosa.
Qual è un buon indice di rotazione del magazzino per il capitale circolante?
Un unico obiettivo medio è fuorviante, perché nasconde dove si trova la liquidità. La rotazione è anche un dato a consuntivo: descrive il trimestre scorso, quando la liquidità è già bloccata. Segui invece i segnali che si muovono per primi: ordini d'acquisto in arrivo in ritardo, slittamento delle date confermate, settimane di copertura rispetto alle date di fabbisogno reali e scorte senza domanda all'orizzonte.