Backorder (ordine inevaso): cosa significa e cosa fare quando il fornitore non evade il tuo ordine
Cosa significa backorder, in che cosa differisce dall'articolo esaurito e i quattro passaggi da fare quando un fornitore mette in inevaso la riga di un ordine d'acquisto, prima che blocchi una produzione.
Un backorder, in italiano un ordine inevaso, è una riga d'ordine che il fornitore ha accettato ma non può ancora spedire. L'articolo è esaurito presso di lui. La riga resta aperta alla quantità e al prezzo concordati, e il fornitore ti deve una nuova data di spedizione. Per uno stabilimento conta una sola domanda: la nuova data cade prima della produzione che ha bisogno del componente?
Che cos'è un backorder?
Un ordine inevaso è un ordine accettato per un articolo che il fornitore ha esaurito per il momento. Il fornitore tiene la riga aperta finché la fornitura non riprende. Altri tre stati sembrano simili su uno schermo. Un articolo esaurito non ha una data di riassortimento, quindi non si può emettere nessun ordine. Un preordine riguarda un prodotto non ancora realizzato. Un arretrato (backlog) è l'insieme di tutti gli ordini non evasi che un fornitore ha in mano, qualunque ne sia il motivo, quindi può essere ampio anche senza nessun ordine inevaso.
La tabella qui sotto mette a confronto i quattro stati.
Ordine inevaso, esaurito, preordine e arretrato
Una tabella che confronta quattro stati del fornitore. Un ordine inevaso è un ordine accettato per un articolo temporaneamente esaurito; la riga resta aperta e il fornitore deve una nuova data di spedizione. Esaurito significa nessuna data di riassortimento, quindi non si può emettere nessun ordine. Un preordine riguarda un prodotto non ancora realizzato, con una data di uscita prevista. Un arretrato è l'insieme degli ordini non evasi che il fornitore ha in mano, qualunque ne sia la causa, e non ha una data unica. La tabella mostra anche che cosa ha l'acquirente in ogni caso: una riga aperta alla quantità e al prezzo concordati per un ordine inevaso, niente per l'esaurito, una prenotazione per un preordine e un posto in coda per un arretrato.
| Stato | Che cosa dice il fornitore | Data che puoi aspettarti | Che cosa hai in mano |
|---|---|---|---|
| Ordine inevaso | Accettato, esaurito per ora, spedirà quando la fornitura riprende | Una nuova data di spedizione, dovuta a te per iscritto | Una riga aperta alla quantità e al prezzo concordati |
| Esaurito | Nessuna scorta e nessuna data di riassortimento, quindi non accetta ordini | Nessuna | Niente; la riga non si può emettere |
| Preordine | Il prodotto non è ancora realizzato; si accettano ordini prima dell'uscita | Una data di uscita prevista | Una prenotazione sulla prima produzione |
| Arretrato | Ordini non evasi di ogni tipo, qualunque ne sia la causa | Nessuna in particolare | Un posto in coda, non una data |
Solo un ordine inevaso ti lascia una riga aperta con una quantità, un prezzo e una data che il fornitore ti deve.
I fornitori usano la parola anche per una parte di riga. Un inevaso parziale significa che una parte della quantità parte subito e il resto segue. Un inevaso a scorrimento significa che il fornitore continua a spostare la data senza impegnarsi su una. Tratta un inevaso a scorrimento come una riga senza data e lavorala come descrive fornitore che non risponde.
Che cosa significa quando un fornitore mette in inevaso la riga del tuo ordine?
Quando un fornitore segna come inevasa la riga del tuo ordine d'acquisto, ti dice tre cose. Ha accettato la riga e intende ancora evaderla. Oggi non ha scorte da spedire. E la data promessa nella sua conferma non vale più, quindi la riga ha bisogno di una nuova data.
Due cose restano come prima. La quantità e il prezzo valgono come ordinati, salvo diverso accordo. La riga non è annullata e non è chiusa in difetto. Se il fornitore vuole chiudere il saldo, è un'altra conversazione. Falla per iscritto prima che l'ERP mostri la riga come completa.
Un ordine inevaso non è la stessa cosa di un tempo di consegna lungo. Il tempo di consegna si quota prima di ordinare, e ci pianifichi intorno. L'inevaso compare dopo che il fornitore ha accettato l'ordine, quindi un impegno è slittato e devi recuperare i giorni persi. Tempo di consegna del fornitore spiega che cosa un tempo di consegna quotato spesso lascia fuori.
Quanto durano gli ordini inevasi?
Un ordine inevaso dura quanto il riassortimento del fornitore, e solo il fornitore può dirtelo. Per gli articoli a catalogo a magazzino l'attesa va spesso da pochi giorni a qualche settimana. Per un componente fatto su ordinazione, una carenza di materia prima o un blocco qualità può durare mesi.
Per la tua produzione conta un solo numero: la nuova data di spedizione, per iscritto, sulla riga. Chiedi la data prima del motivo, così la riga smette di essere un rischio che non sai quantificare. Chiedi su che cosa si basa la data. Può essere una scorta già assegnata a te, una produzione con una data di avvio o una spedizione in arrivo dal suo fornitore. Preferisci una data più lontana con una prova a una più vicina senza. Ordini d'acquisto in ritardo spiega perché la data viene prima della causa.
Registra la nuova data sulla riga dell'ordine come faresti con qualsiasi conferma, e tieni accanto la data promessa originale. La differenza tra le due è il ritardo del fornitore. Ti servirà quel numero quando valuterai il fornitore.
Perché i fornitori mettono gli ordini in inevaso?
I fornitori mettono una riga in inevaso per uno di cinque motivi, e ogni motivo porta a un recupero diverso. La domanda ha superato le loro scorte, spesso perché più clienti hanno ordinato insieme. Il loro fornitore o la materia prima è in ritardo. Una produzione è slittata o un lotto è bloccato in qualità. Stanno assegnando scorte scarse tra i clienti e il tuo ordine è finito dopo quello di qualcun altro. Oppure hanno dismesso o sostituito il componente, e l'inevaso è uno stato provvisorio finché non te lo dicono.
Chiedi quale caso vale. Una rottura di stock che una produzione programmata coprirà richiede una data e nient'altro. Un problema di allocazione richiede un'escalation, perché la scorta esiste e la sta ricevendo un altro cliente. Un componente sostituito richiede l'ingegneria, perché la data potrebbe non arrivare mai. Sollecito associa ogni causa alle leve adatte.
Che cosa fare per prima cosa quando una riga d'ordine va in inevaso?
Lavora un nuovo ordine inevaso in quattro passaggi, in quest'ordine, il giorno stesso in cui lo scopri.
I primi quattro passaggi quando la riga di un ordine va in inevaso
Una sequenza di quattro passaggi per la riga di un ordine d'acquisto appena messa in inevaso. Passaggio uno: ottieni per iscritto una nuova data precisa e registrala sulla riga. Passaggio due: confronta la nuova data con la data di fabbisogno, includendo i tempi di ricevimento e di controllo; se cade comunque in tempo, segui la riga. Passaggio tre: chiedi una spedizione parziale della quantità che esiste e concorda il trasporto del secondo lotto prima di accettare. Passaggio quattro: se la nuova data manca la data di fabbisogno, scegli un recupero, dal sollecito al fornitore attuale, passando per un distributore autorizzato o un acquisto di copertura, fino a un sostituto dell'ingegneria.
- 1
Ottieni la data
- Che cosa fare
- Chiedi per iscritto una nuova data di spedizione precisa, con la prova su cui si basa
- Perché prima
- Una riga senza data è un rischio che non sai quantificare
- Poi
- Registrala sulla riga dell'ordine accanto alla data promessa originale
- 2
Confrontala con la produzione
- Che cosa fare
- Confronta la nuova data con la data di fabbisogno, includendo i tempi di ricevimento e di controllo
- Perché prima
- La maggior parte degli inevasi cade comunque in tempo e richiede solo di essere seguita
- Poi
- Se cade in tempo, segui la riga; altrimenti vai al passaggio 3
- 3
Prendi ciò che esiste
- Che cosa fare
- Chiedi una spedizione parziale della quantità a magazzino
- Perché prima
- Una parte della quantità può coprire la prossima produzione
- Poi
- Concorda il trasporto del secondo lotto prima di accettare la spedizione parziale
- 4
Scegli il recupero
- Che cosa fare
- Sollecita, compra da un distributore autorizzato, fai un acquisto di copertura o chiedi un sostituto all'ingegneria
- Perché prima
- Lo scarto che resta dopo i passaggi da 1 a 3 è quello per cui vale la pena pagare
- Poi
- Assumi la decisione e registrala con la causa e chi l'ha approvata
Ottieni la data, confrontala con la produzione, prendi ciò che esiste, poi decidi. I passaggi economici vengono prima.
Primo, ottieni per iscritto una nuova data precisa e registrala sulla riga. Se il fornitore dice «qualche settimana», chiedi il giorno e la prova che lo sostiene.
Secondo, confronta la riga con la data di fabbisogno. Includi i tempi di ricevimento e di controllo. Se la nuova data cade comunque prima che la produzione abbia bisogno del componente, la riga va solo seguita. Data promessa e data di fabbisogno spiega come confrontarle, e clear to build spiega come il controllo si estende a un intero kit.
Terzo, chiedi una spedizione parziale di ciò che esiste. Se il fornitore ha una parte della quantità, quella parte può coprire la prossima produzione mentre il saldo segue. Concorda le condizioni di trasporto del secondo lotto prima di accettare, perché una spedizione parziale aggiunge movimentazione, documenti e a volte un secondo costo di trasporto.
Quarto, se la nuova data manca la data di fabbisogno, scegli un recupero e metti il tuo nome sulla decisione. Le opzioni, in ordine approssimativo di costo, sono quattro. Sollecitare il fornitore attuale. Comprare il saldo da un distributore autorizzato. Fare un acquisto di copertura presso una seconda fonte. Oppure chiedere all'ingegneria un sostituto. Sollecito descrive tutte le opzioni con i tempi di effetto e i rischi.
Fornisci clienti negli Stati Uniti?
Ai sensi dell'UCC, come recepito nella maggior parte degli stati, tutta la merce prevista dal contratto deve essere consegnata in un'unica consegna, salvo diverso accordo. Un acquirente non è quindi tenuto ad accettare una spedizione parziale che il fornitore propone da solo. UCC §2-307. Quando una consegna è inferiore al contratto, l'acquirente ha tre opzioni. Rifiutare il tutto, accettare il tutto, oppure accettare una qualsiasi unità commerciale e rifiutare il resto. UCC §2-601. Accettare la quantità che esiste e tenere aperto il saldo è una scelta dell'acquirente. Vale la pena scambiarla con una data ferma per il saldo.
Se l'ordine o l'accordo prevede consegne in lotti separati, come i rilasci di un ordine quadro, si applicano le regole sulle consegne rateali. Una rata incompleta può essere rifiutata solo se la mancanza ne compromette in modo sostanziale il valore e non può essere sanata. L'inadempimento di una o più rate viola l'intero contratto solo se ne compromette in modo sostanziale il valore complessivo. UCC §2-612. Controlla il contratto e consulta un legale prima di annullare un saldo.
Nell'UE
Il diritto UE non armonizza le regole sulla consegna parziale tra imprese, quindi qui si riporta il diritto tedesco. Il fornitore non ha diritto di adempiere per parti, quindi puoi rifiutare una spedizione parziale che il fornitore offre da solo. § 266 BGB. Accettarla è una concessione, e in cambio è giusto chiedere un impegno datato sul saldo.
La CISG si applica a una vendita transfrontaliera tra imprese situate in Stati contraenti diversi, cioè ogni Stato membro UE tranne Irlanda e Malta. In base ad essa, se viene consegnata solo una parte della merce, i rimedi dell'acquirente restano validi per la parte mancante. L'acquirente può fissare un termine supplementare ragionevole per consegnare quella parte. Risolvere l'intero contratto richiede una mancanza che costituisca un inadempimento essenziale. I contratti possono escludere la CISG. CISG Arts. 1, 6, 47(1) and 51.
Come si registra una consegna parziale su una riga in inevaso?
Ricevi una consegna parziale riga per riga, per la quantità arrivata, e lascia aperto il saldo sull'ordine. Non segnare l'intera riga come ricevuta per toglierla da un report. Se chiudi la riga in anticipo, la pianificazione perde di vista l'inevaso e la riconciliazione a tre vie salta quando arriva la seconda fattura. L'ufficio contabilità fornitori può allora pagare componenti che non sono mai partiti.
Tieni visibile il saldo inevaso con la sua nuova data, così l'MRP pianifica sull'arrivo reale. Se l'ERP non regge due date su una riga, dividi la riga in quantità ricevuta e saldo aperto. Controllo in accettazione spiega che cosa il primo lotto deve ancora superare prima di contare come disponibile.
Come eviti che gli ordini inevasi blocchino le produzioni?
Un ordine inevaso blocca una produzione quando lo scopri tardi. Un avviso di inevaso rimasto una settimana in una casella di posta non letta ti costa la settimana che ti serviva per recuperare. Tratta ogni riga d'ordine aperta che raggiunge la data promessa senza nulla ricevuto come un possibile inevaso. Chiedi lo stato prima che la data passi.
Segui le righe inevase nel report degli ordini d'acquisto aperti con la nuova data, la data di fabbisogno e la produzione che ogni riga alimenta. Così lavori la riga che minaccia il programma della settimana prossima prima di quella che può aspettare. Monitoraggio degli ordini d'acquisto descrive questa routine, e il tracker degli ordini d'acquisto aperti costruisce il report dai tuoi dati. Quando una riga è in scadenza senza nulla ricevuto, un segnale anticipatore apre un'attività. Cartograph la passa al tuo team o a Scout Agent, che scrive e telefona al fornitore per ottenere la nuova data e le prove. Scout Agent lavora entro i permessi che definisce il tuo team.
Conta quanto spesso ogni fornitore mette in inevaso. Il tasso di inevasi di un fornitore è la quota di righe d'ordine che mette in inevaso in un periodo. Dividi le righe inevase per le righe ordinate. Un tasso in crescita è un segnale anticipatore per ogni riga aperta che hai con quel fornitore. Aumenta la scorta di sicurezza sui suoi componenti, conferma le date prima o qualifica una seconda fonte prima del prossimo ritardo. Doppia fonte spiega come qualificarla.
Le domande che si pongono i team
Puoi annullare la riga di un ordine in inevaso?
Sì, nella maggior parte dei casi, se il fornitore non ha spedito e le tue condizioni d'acquisto permettono di annullare le quantità non spedite. Controlla prima le condizioni, annulla per iscritto e fatti confermare dal fornitore che il saldo è chiuso prima di ordinare altrove.
In inevaso significa fuori produzione?
No. Un ordine inevaso significa che l'articolo dovrebbe tornare disponibile. Chiedi se il componente è fuori produzione o sostituito. Alcuni fornitori tengono una riga in inevaso mentre decidono, e quella data non arriva mai.
Che cos'è un inevaso parziale?
Un inevaso parziale è una riga in cui una parte della quantità parte subito e il resto segue più tardi. Ricevi il primo lotto per la quantità effettiva e tieni aperto il saldo con la sua nuova data. Concorda il trasporto del secondo lotto prima di accettare la spedizione parziale.
Un ordine inevaso è la stessa cosa di una consegna in ritardo?
Un ordine inevaso è una delle cause di una consegna in ritardo, e il fornitore lo dichiara prima che la data passi. Una consegna in ritardo è qualsiasi riga non ricevuta entro la data promessa, qualunque sia il motivo. In entrambi i casi la prima domanda è la stessa: qual è la nuova data e su che cosa si basa?
Se il tuo team scopre gli ordini inevasi da e-mail non lette, parla con il nostro team. I segnali anticipatori di Cartograph aprono una richiesta di data man mano che ogni riga va in scadenza.
Questo articolo offre informazioni generali. Non costituisce consulenza legale o fiscale. Verifica con il tuo consulente legale o fiscale come si applicano le norme alla tua azienda.
Fonti (6)
- UCC §2-307, Delivery in Single Lot or Several Lots (Cornell LII)
- UCC §2-601, Buyer's Rights on Improper Delivery (Cornell LII)
- UCC §2-612, "Installment contract"; Breach (Cornell LII)
- § 266 BGB, Teilleistungen
- United Nations Convention on Contracts for the International Sale of Goods (UNCITRAL), Arts. 1, 6, 47 and 51
- UNCITRAL, CISG status table (Contracting States)