Autorizzazione al reso: cosa consente il numero RMA

Il tuo fornitore ha ricevuto otto sensori e propone di ripararli. L'autorizzazione al reso elenca dieci numeri di serie e consente solo l'ispezione. Prima di accettare la riparazione, verifica chi può autorizzarla, cosa succede ai due sensori ancora nel tuo stabilimento e quali evidenze sostengono la ricezione dichiarata dal fornitore.

L'autorizzazione al reso, comunemente chiamata RMA, documenta il permesso di restituire merce a determinate condizioni. In inglese trovi le varianti «return material», «return materials» o «return merchandise authorization». Per un produttore che restituisce componenti a un fornitore, il riferimento collega il reso consentito alle unità, alle istruzioni e alle decisioni successive. Il suo ambito conta quanto il numero.

Leggi l'autorizzazione prima di organizzare il reso

Verifica le istruzioni effettive del fornitore e la procedura di approvazione della tua azienda. La conferma di ricezione della richiesta può precedere l'autorizzazione. La procedura di Phoenix Contact, per esempio, distingue queste conferme e comunica in seguito la ricezione del reso.

Reso, ispezione, riparazione, sostituzione e accredito possono avere condizioni di approvazione diverse. La documentazione di Microsoft Dynamics 365 descrive resi fisici, accrediti senza reso e sostituzioni spedite prima che rientri la merce originale. Non esiste un'unica sequenza che imponga la ricezione prima di qualsiasi soluzione.

Per un reso industriale, chiarisci questi punti prima che la merce parta:

Se le istruzioni sono in conflitto, chiedi un chiarimento scritto prima di agire. Un numero che copre determinate unità non autorizza a sostituirle con altre. Le istruzioni RMA di Basler Italia avvertono espressamente di non includere materiale non autorizzato al rientro. Le loro condizioni valgono per quel servizio; per il tuo reso usa le condizioni attuali del tuo fornitore.

Esempio: dieci sensori autorizzati, otto spediti

L'esempio riguarda un'azienda manifatturiera privata fittizia, non un risultato di un cliente. Ha ricevuto fisicamente 100 sensori su un ordine di acquisto. Dopo la segnalazione di un guasto, il reparto qualità ha rilasciato 90 sensori e tenuto bloccati dieci sensori identificati dai rispettivi numeri di serie, in attesa di ispezione. La causa del problema segnalato non è ancora accertata.

Il gruppo autorizzato dell'acquirente approva il reso di tutti e dieci per ispezione. Il fornitore emette la RMA R42 per quei dieci numeri di serie, solo per ispezione, e accetta una spedizione di otto seguita da una di due. Il magazzino prepara otto sensori per il primo ritiro. Gli altri due restano in un'ubicazione di blocco identificata fino al ritiro successivo, la cui data è ancora da concordare.

Tutte le quantità sono espresse in singoli sensori. A parte questa uscita per reso, si ipotizza che durante l'esempio non ci siano altre ricezioni, prelievi, sostituzioni, accrediti, movimenti o variazioni dello stato qualità.

Il magazzino conserva l'identificazione delle unità imballate e l'evidenza della consegna al vettore. Resta un'unità spedita da riconciliare: 8 − 7 = 1. In quel momento la sua ubicazione è sconosciuta. La registrazione non dimostra che sia persa, ancora in transito o sotto la responsabilità del vettore. Le due unità mai spedite hanno un'azione separata; non fanno parte di quella differenza di un'unità.

L'acquirente ha ora 92 sensori fisicamente in sede: 90 rilasciati + 2 bloccati. Autorizzazione, uscita e ricezione del fornitore sono registrazioni sovrapposte della stessa merce: non sommarne le quantità. Registra il movimento secondo la procedura approvata del tuo ERP; questi numeri non stabiliscono proprietà o trattamento contabile.

Usa la ricezione corretta per lo scopo che copre

Il fornitore controlla la propria area di ricevimento, identifica l'ottavo numero di serie e invia una registrazione corretta e datata per la spedizione di otto unità. Conserva questa evidenza insieme alla conferma iniziale di sette, con il motivo della modifica. Attribuisci il controllo fisico al fornitore: l'acquirente non ha svolto una verifica fisica indipendente presso il fornitore.

La differenza di ricezione della spedizione è risolta: otto spediti e otto confermati. Si può chiudere la sottoattività il cui obiettivo era ottenere evidenza di ricezione di quegli otto numeri di serie. Il reso approvato di dieci ha ancora due unità presso l'acquirente in attesa di spedizione. Prima del ritiro, conferma che le istruzioni attuali le coprano ancora.

Tutte e dieci le unità interessate restano senza rilascio all'uso: due sono presso l'acquirente e il fornitore conferma di averne otto. Una ricezione corretta o una sottoattività di spedizione completata non le rende disponibili per la produzione. Per l'indagine sulla ricezione originale e la decisione di rilascio, consulta la guida all'ispezione in accettazione.

Tratta l'offerta di riparazione come una nuova decisione da approvare

Il fornitore propone ora di riparare gli otto sensori ricevuti. R42 consentiva solo l'ispezione. Secondo le condizioni dell'esempio, l'acquirente non ha ancora autorizzato la riparazione, accettato addebiti o concordato che la riparazione soddisferà i suoi requisiti.

Il responsabile qualità verifica i lavori proposti, le prove necessarie e le condizioni di accettazione. La persona con potere di approvazione commerciale verifica preventivo, addebiti, responsabilità e data di rientro proposta. Registra quali otto numeri di serie coprirebbe l'approvazione e chi può accettare la proposta. Gli altri due richiedono azioni proprie per il reso e il trattamento successivo.

Questa separazione compare in procedure reali: CD Automation prova i prodotti ricevuti, invia un preventivo di riparazione e chiede al cliente di accettarlo o rifiutarlo prima di procedere. Altri fornitori possono avere già un'autorizzazione alla riparazione concordata. Verifica il potere di approvazione applicabile, senza richiedere un nuovo consenso quando l'accordo vigente lo concede già.

Nell'esempio, la proposta di riparazione resta in sospeso. Non ci sono riparazioni completate, accrediti concordati o sostituzioni ricevute. I 90 sensori rilasciati restano l'unica quantità rilasciata presso l'acquirente. Una data di riparazione proposta non dimostra una data confermata di disponibilità all'uso né scorte attualmente rilasciate. Registra una ricezione prevista condizionata dopo aver verificato il piano e le sue dipendenze; la ricezione effettiva e il rilascio da parte di qualità restano da verificare.

Mantieni visibile il lavoro aperto dopo la chiusura della spedizione

Il caso dell'acquirente copre tutti e dieci i sensori e il loro trattamento. Le prossime azioni sono organizzare il ritiro dei due restanti e decidere se autorizzare la riparazione degli otto. Assegna a ciascuna un responsabile, una data di verifica e l'evidenza necessaria per completarla. Collega riferimento del reso, liste dei numeri di serie, spedizione effettiva, ricezioni del fornitore e proposta di riparazione.

Se in seguito viene concordato un accredito o una sostituzione, segui quell'obbligo specifico con evidenze proprie. Un reso non risolve da solo una differenza in fattura, e una promessa di sostituzione non dimostra l'arrivo di nuove scorte.

In Cartograph, il tuo team può aprire un'attività per una discrepanza in ricezione per materiale danneggiato o un articolo errato. Scout può chiedere al fornitore le istruzioni di reso e sollecitare una risposta entro i permessi configurati. Inbox e attività riunisce responsabile, piano, record collegati e cronologia delle comunicazioni. Il tuo team gestisce accrediti, reclami e addebiti, autorizza la soluzione e verifica gli eventi fisici.

Domande del team

Il numero RMA è un'etichetta di spedizione?

Identifica il reso o il caso autorizzato. L'etichetta del vettore ha una funzione di trasporto. Segui le istruzioni del fornitore per entrambi i riferimenti e per i documenti che devono accompagnare la merce effettiva.

Una RMA garantisce un rimborso o una sostituzione?

Leggi quanto concordato. Il numero da solo non dimostra un rimborso, un accredito o una sostituzione completati. Alcuni accordi consentono la sostituzione anticipata o l'accredito senza reso fisico; altri richiedono l'ispezione prima di decidere la soluzione.

Si può dividere un reso in più spedizioni?

Segui le istruzioni concordate con il fornitore. In questo esempio la divisione otto più due è accettata esplicitamente. Traccia ogni spedizione effettiva e le unità restanti senza considerare già spedita la quantità autorizzata.

Il permesso di ispezionare autorizza la riparazione?

Verifica l'ambito e gli accordi vigenti. Questo esempio consente solo l'ispezione, quindi la proposta di riparazione richiede una decisione autorizzata dell'acquirente. Il riferimento RMA non conferisce un potere di approvazione che le sue condizioni non concedono.