Three-way matching: ricezioni, qualità e fattura
Verifica una fattura di 100 pezzi con 80 ricevuti e 70 rilasciati da qualità. Segui il saldo fino alle chiusure distinte di ricezione, qualità e approvazione fattura.
Il three-way matching, o riscontro a tre vie, confronta la fattura del fornitore con l'ordine d'acquisto e le evidenze di ricezione della merce. Aiuta la contabilità fornitori a trovare differenze tra quanto è stato ordinato, ricevuto e fatturato. Per chi segue gli acquisti in un'azienda manifatturiera, conta sapere cosa verificare quando i dati non coincidono e quale evidenza chiude ciascuna anomalia.
Una fattura da 100 pezzi può coincidere con l'ordine mentre la ricezione registrata è di soli 80. Se qualità ne ha rilasciati 70, devi mantenere distinte tre quantità. Usare 70 come quantità ricevuta, inventare una ricezione di 20 o ridurre l'ordine a 80 salterebbe una decisione ancora necessaria.
Che cosa dimostra il confronto a tre vie
Usa l'ordine autorizzato vigente, la fattura originale del fornitore e i riscontri di ricezione verificati dalla tua azienda. Confronta fornitore, società acquirente, riga d'ordine, articolo e revisione, unità di misura, quantità e base del prezzo. Il DDT del fornitore aiuta l'indagine; non sostituisce la verifica di ciò che è arrivato fisicamente ed è stato registrato.
La documentazione Microsoft sull'abbinamento delle fatture separa il confronto del prezzo con l'ordine da quello della quantità con le ricezioni selezionate. Criteri, tolleranze e gestione delle discrepanze dipendono dal sistema e dalla configurazione. Non dedurre che debba arrivare tutto l'ordine prima di poter elaborare qualsiasi fattura parziale.
Il confronto a due vie non include la ricezione. L'accettazione dopo l'ispezione può essere un controllo ulteriore: le opzioni di Oracle Fusion distinguono le quantità ricevute del three-way matching da quelle accettate dopo ispezione del four-way matching. È una convenzione documentata di quel software, non un nome universale per ogni processo di qualità o pagamento.
Un confronto superato non dimostra da solo l'esattezza fisica, il rilascio qualità, l'assenza di frodi o l'autorizzazione a pagare. Servono evidenze e responsabilità specifiche per ciascun controllo.
Verifica la ricezione prima di contattare il fornitore
Parti dalle persone che possono accertare i fatti. Il ricevimento controlla quantità fisica e registrazione; acquisti verifica il requisito autorizzato; qualità chiarisce le quantità bloccate; contabilità fornitori controlla fattura e ricezioni utilizzabili per l'abbinamento.
Prima di attribuire la differenza al fornitore, verifica:
- Se la merce è arrivata a un'altra baia, con un altro riferimento o è ancora da registrare.
- Se i documenti riguardano lo stesso articolo, revisione, sito e unità. Dieci scatole non sono necessariamente dieci pezzi.
- Se una quantità ricevuta è già stata abbinata a un'altra fattura o modificata da un reso o storno di ricezione.
- Se la fatturazione copre una consegna parziale, più consegne, un acconto o un altro evento concordato.
- Se prezzo, sconti, trasporto, imposte e valuta generano differenze separate.
Correggi un errore accertato di registrazione con la procedura autorizzata e conservane la cronologia. Non modificare un ordine, una ricezione o una fattura veritieri solo per superare il confronto. Una discrepanza richiede un'indagine; da sola non prova una frode né determina l'importo legalmente dovuto.
Esempio: 100 ordinati, 80 ricevuti, 70 rilasciati
Esempio ipotetico. Il 2 novembre 2026 lo stabilimento M verifica la fattura I902 rispetto all'ordine PO730, riga 10. L'ordine richiede 100 staffe BR24, revisione C, a 12 € al pezzo. La data concordata di consegna è il 2 novembre. Tutte le date si riferiscono all'ora locale dello stabilimento.
Ipotizziamo un solo fornitore, società acquirente, sito, revisione e valuta, EUR. Si fattura merce ricevuta, senza acconti o fatturazione per avanzamento. Si tratta della prima ricezione e della prima fattura; nessuna quantità è abbinata a una fattura precedente. Non ci sono altre ricezioni, resi, note di credito, storni, sostituzioni o movimenti di magazzino. Imposte, trasporto e sconti sono esclusi dal calcolo semplificato.
| Documento o calcolo | Quantità o importo | Che cosa rappresenta |
|---|---|---|
| Ordine vigente PO730, riga 10 | 100 pezzi × 12 € = 1.200 € | Valore della merce ordinata |
| Ricezione fisica verificata e correttamente registrata come R730A | 80 pezzi | Ricezione effettiva di questa riga |
| Registrazione qualità Q17 | 10 di quegli 80 pezzi bloccati | In attesa di ispezione, non rifiutati o resi |
| Quantità rilasciata | 80 − 10 = 70 pezzi | Quantità rilasciata da qualità |
| Fattura originale I902 | 100 pezzi × 12 € = 1.200 € | Quantità e valore della merce fatturati |
| Quantità fatturata senza corrispondente evidenza di ricezione | 100 − 80 = 20 pezzi | Discrepanza quantitativa; 240 € alla base di prezzo indicata |
Il valore della merce associata alla ricezione di 80 pezzi è 80 × 12 € = 960 €. Non è un importo automaticamente pagabile. I 10 bloccati fanno parte degli 80 ricevuti; non sono i 20 ancora da consegnare. Un confronto con 70 confonderebbe ricezione e rilascio.
Acquisti verifica R730A con il ricevimento, senza presumere che la fattura dimostri l'arrivo di altri 20 pezzi. Contabilità fornitori conferma che la ricezione sia utilizzabile per I902 e che nessuna fattura precedente ne abbia impegnato la quantità. L'ordine resta di 100, il saldo da consegnare di 20. La fattura conserva i suoi 100 pezzi originali durante l'indagine.
Assegna separatamente saldo di consegna e blocco qualità
Acquisti chiede aggiornamenti al fornitore sulle 20 unità ancora da consegnare, indicando riferimenti ed evento richiesto. Una bozza di richiesta potrebbe dire:
Per PO730, riga 10, BR24 revisione C, la nostra ricezione verificata R730A registra 80 pezzi su 100. La preghiamo di confermare lo stato dei 20 restanti e la prima data possibile di arrivo allo stabilimento M. Se già spediti, indichi il riferimento della spedizione. La fattura I902 comprende 100 pezzi; il nostro ufficio contabile sta esaminando separatamente questa differenza.
È un testo d'esempio, non un messaggio inviato automaticamente. Concorda il trattamento commerciale della fattura con il responsabile finanziario autorizzato. Se i fatti richiedono una rettifica o nota di credito del fornitore, conserva originale e documento emesso dal fornitore collegati nel processo contabile. Non presumere che una nota di credito annulli la consegna ancora dovuta.
Nell'esempio, il fornitore conferma l'arrivo dei 20 restanti il 4 novembre. Acquisti registra l'impegno di recupero e monitora la consegna fino alla ricezione effettiva. Mantieni visibile la data originale del 2 novembre: il nuovo impegno non cancella quello mancato. La guida al monitoraggio degli ordini d'acquisto approfondisce il monitoraggio delle consegne.
Qualità segue separatamente Q17 e i 10 pezzi bloccati. Una nuova data di consegna non dice nulla sull'ispezione della merce già ricevuta. L'ispezione in accettazione tratta quella decisione di rilascio.
Segui le evidenze fino a tre chiusure distinte
Anche la continuazione è ipotetica. Il 4 novembre il ricevimento verifica i 20 pezzi corretti restanti e registra R730B sulla stessa riga. Qualità li controlla e rilascia con Q18. Nessuna delle due ricezioni è stata usata per un'altra fattura e non intervengono resi o storni.
| Momento ed evidenza | Ricevuto cumulativo | Rilasciato / bloccato | Esito del confronto della quantità fatturata |
|---|---|---|---|
| 2 novembre: R730A e Q17 | 80 | 70 rilasciati / 10 bloccati | 100 fatturati contro 80 ricevuti abbinabili: differenza di 20 |
| 4 novembre: si aggiungono R730B e Q18 | 100 | 90 rilasciati / i 10 originali bloccati | 100 fatturati contro 100 ricevuti selezionati e abbinabili: confronto quantitativo superato |
| 5 novembre: l'ispezione originale Q17 è superata e il rilascio autorizzato è registrato | 100 | 100 rilasciati / 0 bloccati | Quantità ancora coerenti; ora è documentato anche il rilascio qualità |
Il 4 novembre può chiudersi l'attività definita come ottenere la consegna del saldo, con R730B come prova. Il blocco qualità originale resta aperto. Non significa aver chiuso l'intero rapporto con il fornitore o tutti gli obblighi commerciali.
Questa azienda ipotetica richiede inoltre il rilascio qualità di tutta la merce della fattura prima della sua approvazione interna. La regola separata mantiene l'approvazione in sospeso il 4 novembre, anche se le quantità coincidono. Non è la definizione del three-way matching né un diritto legale a ignorare le condizioni di pagamento. I responsabili finanziari e commerciali devono risolvere eventuali conflitti con gli accordi o gli obblighi applicabili.
Per il 5 novembre supponiamo che l'ispezione sia davvero superata e una persona autorizzata rilasci i 10 pezzi originali. Q17 si chiude con quel risultato documentato. Un'ispezione fallita richiederebbe un'altra disposizione o sostituzione; un blocco non garantisce l'accettazione finale.
Contabilità ricontrolla quindi prezzo, ricezioni selezionate, duplicati, condizioni e approvazioni richieste secondo il proprio processo. Supponiamo che i controlli siano superati e si registri l'approvazione autorizzata di I902. Non si dichiara eseguito alcun pagamento. Approvazione della fattura, registrazione contabile e pagamento sono eventi distinti.
Collega i solleciti ai fornitori alle evidenze per la contabilità
Conserva riferimenti di riga, fattura e ricezione, ogni differenza, il responsabile, la prossima verifica e la prova di chiusura. Contabilità può così vedere perché l'esito è cambiato senza confondere una promessa con una nuova ricezione o un'ispezione completata.
Scout Agent supporta i solleciti sulle consegne dei fornitori per email e telefono entro le regole configurate. Inbox e attività riunisce responsabile, piano, record collegati e cronologia delle comunicazioni. Mantieni confronto e approvazione delle fatture nel processo contabile; qualità, note di credito, reclami e decisioni di pagamento restano ai team responsabili.
Domande frequenti
Quali tre documenti si confrontano?
Ordine d'acquisto, fattura del fornitore ed evidenze di ricezione delle righe interessate. Verifica la ricezione effettiva e la registrazione della tua azienda, senza affidarti soltanto al DDT del fornitore.
Una consegna parziale significa che la fattura è sbagliata?
Non necessariamente. Controlla registrazione della ricezione, unità, abbinamenti precedenti, eventi di fatturazione e accordo commerciale. Qui la differenza resta aperta fino all'arrivo dei 20 mancanti; altri casi possono richiedere una rettifica autorizzata o un'altra soluzione concordata.
I pezzi bloccati da qualità vanno sottratti dalla quantità ricevuta?
Non soltanto perché sono bloccati. Qui i 10 bloccati restano nella ricezione verificata di 80. Il rilascio è separato. Un reso o storno documentato cambierebbe i fatti e richiederebbe un nuovo controllo.
Un three-way match superato autorizza il pagamento?
Applica configurazione, autorità e condizioni commerciali effettive dell'azienda. L'esito da solo non soddisfa ogni controllo di qualità, fattura, registrazione o pagamento. Nell'esempio, le quantità coincidono prima della chiusura di qualità e approvazione interna.