Frühlieferung: annehmen, zurückweisen oder umterminieren

Eine Bestellung, die vor ihrem Bestelltermin eintrifft, kann Stellplatz belegen, den du brauchst, und deine Zahlungsbedingungen vorzeitig starten lassen. Der Wareneingang bekommt eine schnelle Methode, um zu entscheiden, was mit einer Frühlieferung zu tun ist, und Einkäufer bekommen die Formulierung für die Bestellung und das Timing für eine Umterminierung, die verhindern, dass daraus ein vorzeitiger Kostenpunkt wird.

Was ist eine Frühlieferung?

Eine Frühlieferung ist eine Sendung, die vor dem Termin auf der Bestellposition eintrifft, unabhängig davon, ob die Bestellung einen festen Termin oder ein Lieferfenster darum vorgibt. Das ist wichtig, weil Wareneingang, Kreditorenbuchhaltung und jede Mindesthaltbarkeits-Uhr für das Teil auf einen Termin reagieren, den dein Plan noch nicht verlangt hat.

Wenn deine Bestellung nicht sagt, wie früh zu früh ist, entscheidet das ein Lieferant für dich, der versendet, sobald das Material fertig ist. Ein verwandter Fall ist eine Bestellung, deren eigener Termin deutlich vor dem Bedarfstermin liegt; die Lösung dafür ist eine Umterminierung nach hinten, die später in dieser Lektion behandelt wird. Eine Frühlieferung lohnt sich außerdem in der Bestellverfolgung zu erfassen, da sie den Wareneingangstermin von dem entfernt, den dein Team zuletzt bestätigt hat.

Warum liefern Lieferanten zu früh?

Lieferanten liefern zu früh aus Gründen, die ihrem eigenen Zeitplan dienen, nicht deinem. Eine Fertigungslinie läuft ruhiger ohne Lücken, ein Los rechnet sich erst ab einer bestimmten Größe, und eine Sendung, die vor Monatsende versendet wird, lässt den Lieferanten jetzt schon fakturieren und den Umsatz verbuchen. Keiner dieser Gründe berücksichtigt deinen Stellplatz oder deine Liquidität.

Eine Maschine, deren Umrüstung Stunden dauert, fertigt oft ein komplettes Los, statt bei deiner Menge zu stoppen, und versendet den Rest, sobald er die Prüfung durchläuft. Der Druck, den Monat oder das Quartal abzuschließen, verschiebt die Rechnung in die laufende Periode, egal ob du bereit bist, die Teile anzunehmen.

Was kostet dein Team der Frühbestand?

Frühbestand kostet mehr als die Standfläche, die er auf deinem Dock einnimmt. Er kann deine Zahlungsuhr früher starten lassen, zusätzliche Handling- und Lagerkosten verursachen, bevor das Teil fällig ist, das Versicherungs- und Beschädigungsrisiko länger tragen und, bei Material mit Mindesthaltbarkeit, Haltbarkeit verbrauchen, die der Bau braucht.

Prüfe, welches Datum deine Zahlungsuhr startet, bevor du entscheidest, dass die Frühlieferung keine Rolle spielt. Zahlungsbedingungen, die eine feste Anzahl von Tagen ab dem Wareneingangsdatum laufen, beginnen zu zählen, sobald das Teil dein Dock passiert, sodass eine Frühlieferung deinen Zahlungstermin vorverlegt, obwohl sich am Bau nichts geändert hat. Bedingungen, die ab dem Rechnungsdatum laufen, sind weniger exponiert, auch wenn ein Lieferant, der bei Versand fakturiert, trotzdem früher bezahlt wird, als die Bestellung vorsah.

Wie legst du ein Frühlieferfenster in der Bestellung fest?

Nimm ein festgelegtes Fenster in deine Bestellbedingungen auf, damit eine Frühlieferung deine Genehmigung braucht, statt einfach aufzutauchen. Wähle deine eigene Zahl anhand deines Stellplatzes, deiner Liquiditätslage und der Mindesthaltbarkeit des Teils, und schreib sie einmal in deine Standardbestellbedingungen, damit es nicht davon abhängt, welcher Einkäufer die Bestellung aufgegeben hat.

Zum Beispiel gibt eine Zeile wie „nicht mehr als 5 Werktage früher ohne Genehmigung des Einkäufers" dem Wareneingang und dem Lieferanten dieselbe Regel, an der sie eine Sendung prüfen können. Ein Teil mit Mindesthaltbarkeit oder eine sperrige Baugruppe braucht meist ein engeres Fenster als ein kleines Normteil, das du ohne Platzproblem aufnehmen kannst.

Welche Optionen hast du, wenn eine Lieferung zu früh eintrifft?

Der Wareneingang kann eine Frühlieferung annehmen und wie jede pünktliche Lieferung bearbeiten, sie annehmen, aber die Rechnungs- oder Zahlungsbearbeitung bis zum ursprünglichen Fälligkeitstermin zurückhalten, sofern deine Bedingungen das erlauben, oder sie gemäß deinen Bestellbedingungen zurückweisen. Welche Option passt, hängt vom Fenster in deiner Bestellung, der Mindesthaltbarkeit des Teils und davon ab, ob dein Dock Platz hat.

Diese Entscheidung fällt im selben Schritt wie die Wareneingangsprüfung. Eine Sendung innerhalb eines festgelegten Fensters, ohne Auswirkung auf die Mindesthaltbarkeit und mit genug Platz am Dock, kann so angenommen werden, wie sie ist. Eine Sendung außerhalb eines festgelegten Fensters, oder eine, die Mindesthaltbarkeit verbrauchen würde, die der Bau braucht, ist der Fall für das Zurückhalten der Rechnungs- oder Zahlungsbearbeitung bis zum ursprünglichen Fälligkeitstermin, soweit deine Bedingungen das erlauben, oder für die Zurückweisung gemäß deinen Bestellbedingungen. Ist in der Bestellung überhaupt kein Fenster festgelegt, nimm die Sendung an, oder bitte den Lieferanten, sie zurückzuhalten, und prüfe deinen Vertrag und rechtlichen Rat.

Entscheidung über Frühlieferungen im Wareneingang

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Ein vierstufiger Entscheidungsablauf für eine Sendung, die vor ihrem Bestelltermin eintrifft. Schritt eins fragt, ob die Bestellung überhaupt ein Frühlieferfenster festlegt; ist kein Fenster festgelegt, nimmt der Wareneingang die Sendung an oder bittet den Lieferanten, sie zurückzuhalten, und prüft seinen Vertrag und rechtlichen Rat. Schritt zwei, nur erreicht, wenn ein Fenster festgelegt ist, fragt, ob diese Sendung darin liegt; eine Sendung außerhalb des Fensters führt dazu, dass der Wareneingang die Rechnungs- oder Zahlungsbearbeitung bis zum ursprünglichen Fälligkeitstermin zurückhält, soweit seine Bedingungen das erlauben, oder die Sendung gemäß den Bestellbedingungen zurückweist. Schritt drei, nur erreicht, wenn die Sendung innerhalb des festgelegten Fensters liegt, fragt, ob die frühe Ankunft Mindesthaltbarkeit verbrauchen würde, die der Bau braucht; ein bedeutsamer Verlust an Mindesthaltbarkeit führt zur selben Zurückhalten-oder-Zurückweisen-Entscheidung. Schritt vier, nur erreicht, wenn die Mindesthaltbarkeit kein Problem ist, fragt, ob der Wareneingang Platz hat und das Team einen vorzeitigen Liquiditätseffekt verkraften kann; genug Platz und Liquiditätstoleranz führt zu normaler Annahme und Wareneingang, während eine Platz- oder Liquiditätsbeschränkung dazu führt, die Sendung anzunehmen, aber die Rechnungs- oder Zahlungsbearbeitung bis zum ursprünglichen Fälligkeitstermin zurückzuhalten, soweit seine Bedingungen das erlauben.

1. 1

   Fenster festgelegt?

   Frage

   Legt die Bestellung überhaupt ein Frühlieferfenster fest?

   Wenn ja

   Weiter zu Schritt 2

   Wenn nein

   Die Sendung annehmen, oder den Lieferanten bitten, sie zurückzuhalten, und den Vertrag und rechtlichen Rat prüfen

2. 2

   Innerhalb des Fensters?

   Frage

   Liegt diese Sendung innerhalb des festgelegten Fensters?

   Wenn ja

   Weiter zu Schritt 3

   Wenn nein

   Die Rechnungs- oder Zahlungsbearbeitung bis zum ursprünglichen Fälligkeitstermin zurückhalten, soweit deine Bedingungen das erlauben, oder sie gemäß deinen Bestellbedingungen zurückweisen

3. 3

   Mindesthaltbarkeits-Check

   Frage

   Würde die frühe Ankunft Mindesthaltbarkeit verbrauchen, die der Bau braucht?

   Wenn ja

   Die Rechnungs- oder Zahlungsbearbeitung bis zum ursprünglichen Fälligkeitstermin zurückhalten, soweit deine Bedingungen das erlauben, oder sie gemäß deinen Bestellbedingungen zurückweisen

   Wenn nein

   Weiter zu Schritt 4

4. 4

   Platz- und Liquiditätscheck

   Frage

   Hat der Wareneingang Platz, und kann das Team einen vorzeitigen Liquiditätseffekt verkraften?

   Wenn ja

   Annehmen und normal verbuchen

   Wenn nein

   Annehmen, aber die Rechnungs- oder Zahlungsbearbeitung bis zum ursprünglichen Fälligkeitstermin zurückhalten, soweit deine Bedingungen das erlauben

Lieferst du an US-Kunden?

Nach Article 2 des UCC legt die Vereinbarung den Zeitpunkt für den tender (das Leistungsangebot) fest. UCC § 2-503(1). Ein tender vor dem vereinbarten Termin kann vertragswidrig sein, und der Käufer kann dann das Ganze zurückweisen, das Ganze annehmen oder einige Handelseinheiten annehmen und den Rest zurückweisen. UCC § 2-601. Sieht deine Bestellung Lieferungen in getrennten Losen vor, handelt es sich um einen installment contract (Ratenliefervertrag), und du darfst eine Rate nur zurückweisen, wenn das Problem ihren Wert erheblich beeinträchtigt und nicht behoben werden kann. UCC § 2-612(2). Weise innerhalb einer angemessenen Zeit zurück und informiere den Lieferanten. UCC § 2-602(1). Ist die Vertragszeit noch nicht abgelaufen, kann der Lieferant dich benachrichtigen und stattdessen pünktlich liefern. UCC § 2-508(1). Die Bundesstaaten setzen den UCC mit Abweichungen um, also schreib dein zulässiges Fenster in die Bestellung und prüfe deinen Vertrag und rechtlichen Rat.

In der EU

Das EU-Recht harmonisiert nicht, was ein Käufer mit einer Frühlieferung tun darf, daher zeigt dieser Abschnitt deutsches Recht und das CISG. Nach deutschem Recht gilt, wenn eine Leistungszeit bestimmt ist, im Zweifel die Vermutung, dass der Lieferant vorher leisten darf, du sie aber nicht vorher verlangen kannst. § 271(2) BGB. Du bist nicht im Annahmeverzug, wenn du eine Frühlieferung vorübergehend nicht annehmen kannst, es sei denn, der Lieferant hat die Leistung eine angemessene Zeit vorher angekündigt. § 299 BGB. Für Verkäufe zwischen Unternehmen in verschiedenen CISG-Vertragsstaaten (jeder EU-Mitgliedstaat außer Irland und Malta) kann der Käufer eine Frühlieferung annehmen oder die Annahme verweigern. CISG Art. 1; Art. 52(1). Der Verkäufer muss trotzdem zu dem im Vertrag festgelegten Termin liefern (Art. 33(a)). Sind die Waren bereits an deinem Standort und niemand vom Verkäufer ist da, musst du sie unter Umständen für den Verkäufer in Besitz nehmen und auf seine Kosten betreuen (Art. 86(2), 87). Verträge können das CISG ausschließen, prüfe daher deinen eigenen (Art. 6).

Was passiert mit Material mit Mindesthaltbarkeit, das zu früh eintrifft?

Die Mindesthaltbarkeit zählt meist vom Herstellungsdatum des Loses, sodass dir ein Lieferant, der zu früh versendet, ein Los übergibt, das am Tag deines Baus älter ist. Als Beispiel: Ein Dichtstoff mit 12 Monaten Mindesthaltbarkeit, 6 Wochen zu früh hergestellt und versendet, erreicht den Bau mit 6 Wochen weniger Haltbarkeit als ein pünktliches Los.

AS9100D Abschnitt 8.5.4, Preservation, deckt Lagerung, Kennzeichnung und Kontrolle der Mindesthaltbarkeit ab, die der Standard während der Produktion und vor der Verwendung erwartet. IA9100 soll AS9100D voraussichtlich ablösen, prüfe daher die Abschnittsnummerierung der aktuellen Ausgabe, bevor du sie in deinen eigenen Verfahren zitierst. Führe die Mindesthaltbarkeits-Prüfung aus Clear-to-Build im Wareneingang gegen das Baudatum durch.

Wann spart eine Umterminierung nach hinten noch Geld?

Eine Umterminierung nach hinten spart am meisten, wenn sie den Lieferanten erreicht, bevor er Material kauft oder die Produktion startet. Danach hat der Lieferant Geld in deiner Bestellung stecken und will oft zum ursprünglichen Termin versenden und fakturieren, oder dir das Zurückhalten oder Stornieren in Rechnung stellen.

Wann eine Umterminierung nach hinten noch Geld spart

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Eine Zeitleiste von links nach rechts mit fünf Meilensteinen zwischen dem Aufgeben einer Bestellung und dem Bedarfstermin, die zeigt, wo eine Umterminierung nach hinten noch Geld spart. Bei Bestellung aufgegeben spart eine Umterminierung die vollen Kosten, da noch nichts gekauft oder gefertigt wurde. Bei Lieferant kauft Material spart eine Umterminierung nicht mehr vollständig, da der Lieferant Geld in der Bestellung stecken hat und zum ursprünglichen Termin versenden und fakturieren möchte, oder das Zurückhalten oder Stornieren in Rechnung stellt. Bei Lieferant startet Produktion spart eine Umterminierung nur teilweise Kosten: Die Kosten des Lieferanten sind ausgegeben, aber das Verschieben der Lieferung kann deine Zahlung trotzdem aufschieben, meist gegen eine Rückhalte- oder Stornierungsgebühr. Bei Lieferant versendet spart eine Umterminierung keine Kosten, da sich die Bestellung im Transport befindet, auch wenn das Verschieben des Wareneingangstermins auf wareneingangsbasierte Zahlungsbedingungen noch verzögernd wirken kann. Beim Bedarfstermin ist eine Umterminierung zu spät, um noch zu helfen, und die Entscheidung geht zur Annahme-, Zurückhalte- oder Zurückweisungswahl im Wareneingang über.

1. 1

   Bestellung aufgegeben

   Was ist passiert

   Bestellung mit einem Liefertermin und einem dahinterliegenden Bedarfstermin gesendet

   Spart eine Umterminierung nach hinten noch Geld?

   Ja, vollständig: Gegen die Bestellung wurde noch nichts gekauft oder gefertigt

2. 2

   Lieferant kauft Material

   Was ist passiert

   Lieferant bindet Rohmaterial oder Komponenten an die Bestellung

   Spart eine Umterminierung nach hinten noch Geld?

   Nicht vollständig: Der Lieferant hat Geld in der Bestellung stecken und kann zum ursprünglichen Termin versenden und fakturieren, oder das Zurückhalten oder Stornieren in Rechnung stellen

3. 3

   Lieferant startet Produktion

   Was ist passiert

   Arbeits- und Maschinenzeit für die Bestellung beginnen

   Spart eine Umterminierung nach hinten noch Geld?

   Teilweise: Die Kosten des Lieferanten sind ausgegeben, aber das Verschieben der Lieferung kann deine Zahlung trotzdem aufschieben, meist gegen eine Rückhalte- oder Stornierungsgebühr

4. 4

   Lieferant versendet

   Was ist passiert

   Die Bestellung verlässt das Dock des Lieferanten

   Spart eine Umterminierung nach hinten noch Geld?

   Keine Kostenersparnis: Die Bestellung ist im Transport, auch wenn das Verschieben des Wareneingangstermins wareneingangsbasierte Zahlungsbedingungen noch verzögern kann

5. 5

   Bedarfstermin

   Was ist passiert

   Der Bau benötigt das Teil

   Spart eine Umterminierung nach hinten noch Geld?

   Nein: zu spät für eine Umterminierung; nutze stattdessen die Annahme-, Zurückhalte- oder Zurückweisungsentscheidung im Wareneingang

In SAP löst MRP die Ausnahmemeldung 15, Reschedule out, in der Bestands-/Bedarfsliste (MD04) aus, wenn ein fixierter Zugang wie eine Bestellung früher terminiert ist, als der aktuelle Bedarf ihn braucht. SAP Help Portal, MRP exception messages. Die Meldung sagt dem Planer, die Bestellung gegen den Bedarfstermin zu prüfen; sie verschiebt die Bestellung nicht von selbst.

Hat der Lieferant bereits Material gekauft oder Kapazität für deine Bestellung reserviert, frag nach, was eine Umterminierung kostet, bevor du sie verlangst. Ein Lieferant mit gekauftem Material oder gebundener Kapazität kann eine Stornierungs- oder Wiedereinlagerungsgebühr weitergeben, und deine Vertragsbedingungen sollten bereits festlegen, wer sie trägt.

Standardmäßig legt ein Frühindikator eine Aufgabe an, wenn eine Bestellung 14 oder mehr Tage vor Bedarf eintrifft, und Admins können diesen Zeitraum ändern. Cartograph übergibt die Aufgabe an dein Team oder an Scout Agent, der den Lieferanten per E-Mail und Telefon kontaktiert, um den Termin zu verschieben, innerhalb der Berechtigungen, die dein Team festlegt.

Häufige Fragen von Teams

Müssen wir eine Frühlieferung annehmen?

Das hängt von deinen Bestellbedingungen und dem Recht ab, dem der Vertrag unterliegt, und dieses Recht unterscheidet sich nach Land (siehe die regionalen Hinweise oben). Ein schriftlich festgelegtes Frühlieferfenster in der Bestellung klärt das, und deine Bedingungen können festlegen, wer die Rücksendung einer Sendung außerhalb davon bezahlt. Prüfe deinen Vertrag und rechtlichen Rat.

Startet eine Frühlieferung unsere Zahlungsbedingungen vorzeitig?

Das hängt davon ab, was deine Bedingungen messen. Bedingungen, die ab dem Rechnungsdatum laufen, sind weniger exponiert, auch wenn ein Lieferant, der bei Versand fakturiert, trotzdem früher bezahlt wird, als vorgesehen. Bedingungen, die ab dem Wareneingangsdatum laufen, beginnen zu zählen, sobald die Sendung erfasst ist, sodass eine Frühlieferung deinen Zahlungstermin vorverlegen kann.

Sollten wir die Rechnung zurückhalten, statt die Sendung zurückzuweisen?

Die Rechnungs- oder Zahlungsbearbeitung bis zum ursprünglichen Fälligkeitstermin zurückzuhalten, funktioniert gut, wenn das Teil problemlos angenommen werden kann, du aber nicht vorzeitig zahlen willst, und deine Bestellbedingungen die Zahlung ab dem geplanten Termin laufen lassen oder der Lieferant zustimmt. Halte diese Entscheidung in deinem ERP fest, damit Kreditorenbuchhaltung und Lieferant vom selben Termin ausgehen.

Was, wenn der Lieferant schon Geld für die Herstellung des Teils ausgegeben hat?

Eine Umterminierung nach hinten verschiebt weiterhin den Liefertermin, bringt aber kein Material zurück, das der Lieferant schon gekauft hat, oder Arbeitszeit, die er schon aufgewendet hat. Prüfe in deinem Vertrag, wer eine Stornierungs- oder Wiedereinlagerungsgebühr trägt, bevor du bei einer bereits laufenden Bestellung eine große Umterminierung verlangst.

Wenn Bestellungen immer wieder Wochen eintreffen, bevor deine Bauten sie brauchen, sprich mit unserem Team darüber, diese Termine zu verschieben, bevor der Lieferant versendet.

Dieser Artikel ist eine allgemeine Information, keine Rechts- oder Steuerberatung. Wie die Regeln für dein Unternehmen gelten, klärst du mit deiner Rechts- oder Steuerberatung.

Quellen (10)

1. UCC § 2-503, Manner of Seller's Tender of Delivery (Cornell LII)
2. UCC § 2-601, Buyer's Rights on Improper Delivery (Cornell LII)
3. UCC § 2-508, Cure by Seller of Improper Tender or Delivery; Replacement (Cornell LII)
4. § 271 BGB, Leistungszeit (gesetze-im-internet.de)
5. § 299 BGB, Bestimmbarkeit der Leistungszeit (gesetze-im-internet.de)
6. UCC § 2-612, Installment Contract; Breach (Cornell LII)
7. UCC § 2-602, Manner and Effect of Rightful Rejection (Cornell LII)
8. United Nations Convention on Contracts for the International Sale of Goods (UNCITRAL), Arts. 1, 6, 33, 52, 86, 87
9. SAP Help Portal, MRP exception messages (PP-MRP), stock/requirements list MD04
10. SAP Knowledge Base Article 2613071, Rescheduling exception message 15 is not displayed in t-code MD04