Wareneingangsprüfung: Checkliste, Stichproben und Sperrregeln

Teams, die Unterlagen und Produkt prüfen, bevor sie Bestand freigeben, und alles Ungeprüfte in einem Status halten, den das ERP nicht verplant, halten schlechtes Material von der Fertigung fern und halten den Zeitplan auf Zahlen, denen er vertrauen kann. Ein Teil, das den Wareneingang ohne echte Prüfung durchläuft, kann als scheinbar gutes Material im Bestand liegen, bis es die Linie erreicht und dort versagt, zu deutlich höheren Kosten. Die Wareneingangsprüfung ist die Kontrollstelle zwischen der Lieferung eines Lieferanten und einem Fertigungsauftrag, der darauf zugreifen kann.

Was ist die Wareneingangsprüfung?

Die Wareneingangsprüfung ist die Kontrolle, die eine einkaufende Organisation bei einem eingekauften Teil bei dessen Ankunft durchführt, bevor es in den nutzbaren Bestand freigegeben wird. Sie vergleicht die Unterlagen und den physischen Zustand der Lieferung mit der Bestellung und der Zeichnung und wendet dann eine dimensionale oder funktionale Stichprobe nach dem Prüfplan des Teils an. Nur angenommenes Material wird für einen Fertigungsauftrag verfügbar.

Was solltest du prüfen, bevor der Bestand nutzbar ist?

Die Wareneingangsprüfung läuft in zwei Durchgängen. Der erste vergleicht die Unterlagen der Lieferung mit der Bestellposition: Teilenummer und Änderungsstand, Menge, die Konformitätsbescheinigung oder Prüfberichte, Verpackung und Kennzeichnung, und ein etwaiges Haltbarkeitsdatum. Der zweite prüft das Teil selbst, zuerst auf Transportschäden, dann dimensional oder funktional nach dem Stichprobenplan, den das Teil verlangt.

Führe diese Checkliste bei jeder Lieferung durch, bevor sie in den Bestand freigegeben wird:

• Teilenummer und Änderungsstand der Bestellposition
• Menge gegen Bestellung und Packzettel
• Konformitätsbescheinigung oder Werkstoffzeugnis vorhanden, mit Schmelze oder Los passend zu den Teilen
• Verpackung und Kennzeichnung gegen die Bestellung
• Haltbarkeits- oder Aushärtedatum gegen das Fertigungsdatum
• Transportschäden
• Stichprobe nach Prüfplan

Vergleiche Teilenummer und Änderungsstand zusammen. Ein Lieferant, der nach einer alten Zeichnung fertigt, liefert ein Teil, das falsch ist, selbst wenn sonst alles daran passt. Gleiche Schmelz-, Los- oder Chargennummer des Zertifikats mit der Kennzeichnung auf den Teilen selbst ab, nicht nur mit den Unterlagen. Prüfe auf Transportschäden, bevor die Teile in die Nähe einer Messlehre kommen, damit eine Beule nicht als Maßabweichung protokolliert wird.

Vom Wareneingang zum nutzbaren Bestand

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Ein vierstufiger Ablauf von links nach rechts, der zeigt, wie eine Lieferung vom Eingang zum nutzbaren Bestand gelangt. Schritt eins, Wareneingang im Prüfstatus gebucht, erfasst die Lieferung im ERP als eingegangen, aber noch nicht für einen Fertigungsauftrag verfügbar. Schritt zwei, Unterlagenprüfung, vergleicht Teilenummer, Änderungsstand, Menge, Zertifikate, Verpackung, Kennzeichnung und Haltbarkeitsdatum mit der Bestellung. Schritt drei, physische oder Stichprobenprüfung nach Plan, prüft das Teil selbst auf Schäden und gegen seinen dimensionalen oder funktionalen Stichprobenplan. Schritt vier verzweigt sich dreifach: Annahme in den Bestand, wobei das Material für einen Fertigungsauftrag verfügbar wird; Sperrung, wobei eine offene Frage es im Prüfstatus hält; oder Weiterleitung an das Material Review Board, wobei die Entscheidung des Material Review Boards es in den Prozess für nicht konformes Material schickt.

1. 1

   Wareneingang gebucht

   Was passiert

   Die Lieferung wird gegen die Bestellung in einem Prüfstatus erfasst

   Wo das Teil liegt

   Eingegangen, nicht verfügbar

   Wer als Nächstes handelt

   Wareneingangsmitarbeiter oder Prüfer

2. 2

   Unterlagenprüfung

   Was passiert

   Teilenummer und Änderungsstand, Menge, Zertifikate, Verpackung, Kennzeichnung und Haltbarkeitsdatum werden mit der Bestellposition verglichen

   Wo das Teil liegt

   Prüfstatus

   Wer als Nächstes handelt

   Prüfer im Wareneingang

3. 3

   Physische oder Stichprobenprüfung nach Plan

   Was passiert

   Visuelle Prüfung auf Schäden, dann dimensionale oder funktionale Stichprobe, bemessen nach dem Risiko des Teils und der Bilanz des Lieferanten

   Wo das Teil liegt

   Prüfstatus

   Wer als Nächstes handelt

   Prüfer im Wareneingang oder SQE

4. 4

   4a. Annahme in den Bestand

   Was passiert

   Das Material besteht die Prüfung und wird für einen Fertigungsauftrag verfügbar

   Wo das Teil liegt

   Nutzbarer Bestand

   Wer als Nächstes handelt

   Der Planer kann es jetzt verplanen

5. 5

   4b. Sperrung

   Was passiert

   Eine offene Frage, etwa ein fehlendes Zertifikat, hält das Los von einer endgültigen Entscheidung ab

   Wo das Teil liegt

   Prüf- oder Sperrstatus

   Wer als Nächstes handelt

   Einkäufer oder SQE klärt den offenen Punkt

6. 6

   4c. Weiterleitung an das MRB

   Was passiert

   Eine bestätigte Abweichung leitet das Los an das Material Review Board weiter

   Wo das Teil liegt

   MRB-Warteschlange

   Wer als Nächstes handelt

   Material Review Board

Wie viel von einem Los solltest du prüfen?

Wie viel von einem Los zu prüfen ist, folgt einem Stichprobenplan, der auf das Risiko des Teils und die Bilanz des Lieferanten zugeschnitten ist. ANSI/ASQ Z1.4-2003 (R2018) und ISO 2859-1:2026 setzen beide die Stichprobengröße und die Annahmezahl in Bezug zu einer annehmbaren Qualitätsgrenzlage, der Losgröße und einer Prüfstufe, und wechseln zwischen normaler, verschärfter und reduzierter Prüfung, je nach den eingehenden Ergebnissen.

Ein c=0-Plan, bei dem jede fehlerhafte Einheit in der Stichprobe das Los abweist, vermeidet die Annahme eines Loses mit bekannten Fehlern und braucht keine Wechselregeln; manche Kunden aus der Luft- und Raumfahrt verlangen einen solchen in ihren Qualitätsklauseln. Ein Lieferant mit einer anhaltenden Bilanz einwandfreier Lose kann sich einen Skip-Lot-Status verdienen, bei dem nur einige Lose einer Folge geprüft werden, oder Dock-to-Stock-Status, bei dem sein Material aufgrund der eigenen Kontrollen direkt in den Bestand geht. ISO 2859-1:2026 formalisiert Skip-Lot mit eigenen Qualifikations- und Wechselanforderungen. ISO 2859-1:2026, clause 9.5. Vergib diesen Status je Lieferant und je Teil. Ein Lieferant, der sich Dock-to-Stock für ein Verbindungselement verdient hat, hat es sich nicht für ein kritisches Frästeil aus derselben Werkstatt verdient, und eine später gefundene Abweichung sollte den Status aussetzen, bis der Lieferant sich erneut qualifiziert.

Prüftiefe nach Lieferant und Teilerisiko

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Eine als Beispiel gekennzeichnete Matrix, die die Lieferantenbilanz, von bewährt bis neu oder zuletzt abweichend, gegen das Teilerisiko, von niedrig bis hoch oder kritisch, stellt, um eine typische Prüftiefe zu zeigen. Ein bewährter Lieferant bei einem risikoarmen Teil verdient sich typischerweise Dock-to-Stock. Ein bewährter Lieferant bei einem risikoreichen oder kritischen Teil bekommt typischerweise einen auf das Risiko bemessenen Stichprobenplan, etwa einen c=0- oder verschärften Plan, kein Skip-Lot. Ein Lieferant mit gemischter oder begrenzter Bilanz bekommt bei einem risikoarmen Teil typischerweise einen Standard-Stichprobenplan, und bei einem risikoreichen oder kritischen Teil verschärfte Prüfung oder einen c=0-Plan. Ein neuer Lieferant, oder einer mit einer jüngeren Abweichung, bekommt bei einem risikoarmen Teil typischerweise einen normalen Stichprobenplan, bis eine Bilanz aufgebaut ist, und bei einem risikoreichen oder kritischen Teil eine 100-Prozent-Prüfung. Die Matrix ist als illustratives Beispiel gekennzeichnet, keine feste Regel.

Lieferantenbilanz	Teilerisiko	Typische Prüftiefe (Beispiel)	Was sie ändern würde
Bewährt: anhaltende Bilanz einwandfreier Lose, qualifizierter Prozess	Niedrig	Dock-to-Stock	Eine Abweichung setzt den Status aus, bis erneut qualifiziert wird
Bewährt: anhaltende Bilanz einwandfreier Lose, qualifizierter Prozess	Hoch oder kritisch	Auf das Risiko bemessener Stichprobenplan (c=0 oder verschärft), kein Skip-Lot	Eine Konstruktions- oder Prozessänderung setzt den erworbenen Status zurück
Gemischte oder begrenzte Bilanz	Niedrig	Stichprobenplan nach ANSI/ASQ Z1.4 oder ISO 2859-1	Eine Serie einwandfreier Lose kann sich mit der Zeit reduzierten Status verdienen
Gemischte oder begrenzte Bilanz	Hoch oder kritisch	Verschärfte Prüfung, oder ein c=0-Plan	Eine Serie einwandfreier Lose kann sich mit der Zeit einen normalen oder reduzierten Plan verdienen
Neu, oder eine jüngere Abweichung	Niedrig	Normaler Stichprobenplan, bis eine Bilanz aufgebaut ist	Eine anhaltend saubere Bilanz unterstützt den Wechsel zu reduzierter Prüfung
Neu, oder eine jüngere Abweichung	Hoch oder kritisch	100-Prozent-Prüfung	Eine anhaltend saubere Bilanz unterstützt den Wechsel zu einem Stichprobenplan

Was erwarten Qualitätsnormen, wenn du dich auf Lieferantendaten verlässt?

Wenn du den Prüfbericht eines Lieferanten annimmst, statt das Material selbst zu prüfen, verlangt AS9100D Klausel 8.4.2, diese Daten zu bewerten und zu bestätigen, dass das Produkt die Anforderungen erfüllt. Wo du oder dein Kunde Rohmaterial als bedeutendes betriebliches Risiko eingestuft habt, etwa als kritisches Element, verlangt die Klausel zusätzlich, die Richtigkeit der Prüfberichte selbst zu validieren. AS9100D, clause 8.4.2.

Planen dein Team oder dein Kunde, das Produkt am Standort des Lieferanten zu verifizieren statt an deinem Wareneingang, verlangen sowohl AS9100D Klausel 8.4.3 als auch ISO 9001 Klausel 8.4.3, dass diese Absicht vorab festgehalten wird, in dem, was du dem Lieferanten mit der Bestellung schickst. AS9100D, clause 8.4.3; ISO 9001, clause 8.4.3. Trage es in die Bestellung oder die Qualitätsklausel ein, benenne, was wann verifiziert wird, und der Lieferant kann den Besuch einplanen.

Einkäufer von Medizinprodukten arbeiten unter einer vergleichbaren Regel. ISO 13485:2016 Klausel 7.4.3 knüpft den Umfang der Verifizierung an die Ergebnisse deiner Lieferantenbewertung und an das Risiko des eingekauften Produkts, sodass ein Lieferant mit starker Bilanz und einem risikoarmen Teil eine leichtere Prüfung verdient als eine neue Quelle, die ein kritisches Bauteil fertigt. ISO 13485:2016, clause 7.4.3.

Lieferst du an US-Kunden?

Seit dem 2. Februar 2026 übernimmt die Quality Management System Regulation (QMSR) der FDA ISO 13485:2016 durch Verweis in 21 CFR Part 820, sodass die Einkaufs- und Wareneingangskontrollen eines Medizinprodukteherstellers jetzt auf dem Text von ISO 13485 selbst laufen. FDA, Quality Management System Regulation (QMSR). 21 CFR 820.10(a). Der risikobasierte Verifizierungsumfang aus Klausel 7.4.3 ist damit eine durchsetzbare Part-820-Anforderung für einen Medizinproduktehersteller, sodass die FDA deinen Wareneingangsplan dagegen prüfen kann. Kläre mit deinem Team für regulatorische Angelegenheiten, wie dein Qualitätsmanagementsystem Klausel 7.4.3 auf dein eigenes Wareneingangsverfahren abbildet.

Was passiert, wenn du eine Lieferung ohne Prüfung annimmst?

In mehreren Rechtsordnungen kann die Annahme der Lieferung ohne umgehenden Einwand selbst als Annahme der Ware in diesem Zustand gelten, was deine Möglichkeiten einschränkt, falls später ein Mangel auftaucht. Prüfe umgehend und zeige dem Lieferanten jeden Mangel schriftlich an, dann bleiben deine Rechte gewahrt.

Lieferst du an US-Kunden?

Sofern der Vertrag nichts anderes vorsieht, hat ein Käufer das Recht, Waren an jedem angemessenen Ort, zu jeder angemessenen Zeit und in angemessener Weise zu prüfen, bevor er zahlt oder annimmt. UCC § 2-513(1). Eine wirksame Zurückweisung nach angemessener Gelegenheit zur Prüfung zu unterlassen, gilt als Annahme. UCC § 2-606(1)(b). Sobald du angenommen hast, musst du den Verkäufer innerhalb einer angemessenen Zeit nach Entdecken oder Entdecken-Müssen von einer Vertragsverletzung benachrichtigen, sonst bist du von jedem Rechtsmittel dafür ausgeschlossen. UCC § 2-607(3)(a). Ein datierter Prüfnachweis zeigt, wann du Gelegenheit zur Prüfung hattest und wann du den Mangel gefunden hast, die zwei Zeitpunkte, an denen die Angemessenheitsprüfung ansetzt. Die Bundesstaaten setzen den UCC mit Abweichungen um, prüfe also Vertrag und Rechtsberatung.

In der EU

Das EU-Recht harmonisiert nicht, wann ein Käufer gelieferte Ware prüfen oder einen Mangel anzeigen muss, deshalb wird hier das deutsche Recht gezeigt. Zwischen Kaufleuten muss der Käufer die gelieferte Ware unverzüglich nach Erhalt prüfen, soweit dies nach ordnungsgemäßem Geschäftsgang möglich ist, und dem Verkäufer jeden gefundenen Mangel ebenfalls ohne schuldhaftes Zögern anzeigen. Ohne diese Anzeige gilt die Ware als genehmigt, außer bei einem Mangel, den die Prüfung nicht erkennen konnte, der aber nach seiner Entdeckung noch umgehend anzuzeigen ist. § 377 HGB. Qualitätsvereinbarungen zwischen Käufer und Lieferant können diese Pflicht bekräftigen oder anpassen, etwa durch feste Prüfmethoden, Stichprobenniveaus oder Anzeigefristen für bestimmte Teile. Für einen grenzüberschreitenden Kauf zwischen Unternehmen in verschiedenen CISG-Vertragsstaaten, was jeden EU-Mitgliedstaat außer Irland und Malta umfasst, gilt statt § 377 HGB das CISG, sofern der Vertrag es nicht ausschließt. CISG, Arts. 1 and 6. Es verlangt vom Käufer, die Ware innerhalb einer so kurzen Frist zu untersuchen, wie es die Umstände erlauben, und den Mangel innerhalb einer angemessenen Frist mit Angabe seiner Art anzuzeigen, mit einer äußeren Grenze von zwei Jahren ab Übergabe der Ware, sofern das nicht einer vertraglichen Garantiefrist widerspricht. CISG, Arts. 38–39.

Wo liegt der Prüfstatus, und warum zählt das für die Terminplanung?

Material, das die Wareneingangsprüfung noch nicht durchlaufen hat, braucht im ERP einen eigenen Status, getrennt vom Bestand, auf den ein Fertigungsauftrag zugreifen kann. Ohne diese Trennung behandelt die MRP ungeprüftes Material als verfügbar, und ein Planer verspricht einen Termin, den das Teil nicht halten kann. Halte es in einem Prüf- oder Sperrstatus, bis es angenommen, abgelehnt oder an das Material Review Board weitergeleitet wird.

Nur Bestand, der diesen Status durchlaufen hat, sollte für Clear-to-Build zählen. Ungeprüftes oder gesperrtes Material ist noch kein nutzbarer Bestand, egal was die verfügbare Menge im ERP anzeigt.

Zeit im Wareneingang ist ein echter Teil deiner Lieferzeit, auch wenn keine Bestellung sie ausweist. Ein Teil, das drei Tage auf einen Prüfer im Wareneingang wartet, oder zwei Wochen auf die Klärung einer Unterlagenfrage, verzögert die Fertigung um genau diese Zeit, ob jemand das als Verzögerung erfasst oder nicht. Diese Warteschlange zu beobachten, ist ebenso Teil eines verlässlichen Zeitplans wie die Liste offener Bestellungen zu beobachten.

Fehlen Unterlagen oder stimmen sie nicht, etwa ein Zertifikat, das nicht zur Schmelznummer auf den Teilen passt, oder hat ein Lieferant eine Frage zu einem abgelehnten Los nicht beantwortet, muss jemand nachfassen. Dein Team kann jede Anfrage als Aufgabe anlegen und an Scout Agent übergeben, der dem Lieferanten per E-Mail und Telefon nachfasst, während das Los gesperrt bleibt.

Fragen aus der Praxis

Wer sollte die Wareneingangsprüfung verantworten, Qualität oder das Lager?

Beide können sie durchführen, solange der Prüfer die aktuelle Zeichnung und Bestellung hat, die Befugnis, nicht konformes Material zu sperren, und ein Ergebnis liefert, das in denselben ERP-Status einfließt, den ein Planer sieht. Am wichtigsten ist, die Prüfentscheidung von demjenigen zu trennen, der unter Druck steht, Bestand für die Linie freizugeben.

Müssen wir jede Lieferung eines qualifizierten Lieferanten prüfen?

Du kannst aufhören, jede Lieferung zu prüfen, sobald sich ein Lieferant mit anhaltender Bilanz einwandfreier Lose und einem akzeptierten Prozess reduzierten Status, Skip-Lot-Status oder Dock-to-Stock-Status unter deinem eigenen Stichprobenplan verdient hat. Dieser Status gilt je Teil und je Lieferant, und eine neue Abweichung sollte ihn aussetzen, bis der Lieferant sich erneut qualifiziert.

Wie unterscheidet sich die Wareneingangsprüfung von der Abnahme beim Lieferanten?

Die Wareneingangsprüfung findet an deinem Wareneingang nach Ankunft der Lieferung statt. Die Abnahme beim Lieferanten findet am Standort des Lieferanten statt, bevor die Lieferung ihn verlässt. Teams reservieren sie meist für Teile, die teuer oder aufwendig zurückzuschicken sind, oder bei denen ein Fund an deinem Wareneingang zu spät für die Fertigung käme.

Kann ein Prüfer im Wareneingang eine Abweichung freigeben, um die Linie laufen zu halten?

Nur durch eine dokumentierte Abweichungs- oder Freigabeentscheidung, genehmigt von jemandem mit der Befugnis, das Risiko zu akzeptieren, und festgehalten gegen Teilenummer und Los. Dieser Nachweis begrenzt die Freigabe auf dieses Los, sodass die nächste Lieferung mit derselben Lücke wieder geprüft und gesperrt wird.

Wenn Prüfer im Wareneingang mehr Zeit mit der Suche nach fehlenden Zertifikaten verbringen als mit der Prüfung von Teilen, sprich mit unserem Team darüber, wie Scout Agent Zertifikate und Prüfberichte bei Lieferanten nachfasst, während das Los gesperrt bleibt.

Dieser Artikel ist eine allgemeine Information, keine Rechts- oder Steuerberatung. Wie die Regeln für dein Unternehmen gelten, klärst du mit deiner Rechts- oder Steuerberatung.

Quellen (11)

1. SAE AS9100D, Quality Management Systems – Requirements for Aviation, Space, and Defense Organizations
2. ISO 9001, Quality management systems — Requirements
3. ISO 13485:2016, Medical devices — Quality management systems — Requirements for regulatory purposes
4. FDA, Quality Management System Regulation (QMSR)
5. UCC § 2-513, Buyer's Right to Inspection of Goods (Cornell LII)
6. UCC § 2-606, What Constitutes Acceptance of Goods (Cornell LII)
7. UCC § 2-607, Effect of Acceptance; Notice of Breach (Cornell LII)
8. § 377 HGB, Untersuchungs- und Rügepflicht beim Handelskauf
9. United Nations Convention on Contracts for the International Sale of Goods (UNCITRAL), Arts. 1, 38, 39
10. ISO 2859-1:2026, Sampling procedures for inspection by attributes — Part 1 (third edition)
11. ANSI/ASQ Z1.4-2003 (R2018), Sampling Procedures and Tables for Inspection by Attributes