Konformitätsbescheinigung: Pflichtfelder und Checkliste

Wo es das eigene Qualitätsmanagementsystem zulässt, lässt eine Konformitätsbescheinigung den Wareneingang eine Lieferung auf das unterschriebene Wort des Lieferanten hin annehmen, statt jedes Los zu prüfen. Ein Einkäufer, der eine konkrete Zertifizierungsanforderung in die Bestellung schreibt, und ein Mitarbeiter im Wareneingang, der die Bescheinigung dagegen prüft, entdecken eine fehlende Unterschrift oder den falschen Änderungsstand, bevor die Teile die Fertigungslinie erreichen. Eine vage oder unsignierte Bescheinigung bewirkt das Gegenteil: Das Los bleibt gesperrt, oder es wird blind angenommen.

Was ist eine Konformitätsbescheinigung?

Eine Konformitätsbescheinigung ist die unterschriebene, schriftliche Erklärung eines Lieferanten, dass eine bestimmte Lieferung der Bestellung, den Spezifikationen und deren Änderungsständen entspricht. Sie ist das eigene Versprechen des Lieferanten und ersetzt die Wareneingangsprüfung nur, wenn der Vertrag das vorsieht.

Eine einzelne Bescheinigung kann eine Bestellposition oder eine ganze Lieferung abdecken. Ihr Wert hängt davon ab, was sie benennt: das Teil, den Änderungsstand, die Menge und den Unterzeichner.

Was muss eine brauchbare Konformitätsbescheinigung enthalten?

Eine brauchbare Konformitätsbescheinigung verknüpft fünf Angaben: die Bestellnummer, die Teilenummer und den Änderungsstand, die gelieferte Menge, die Los- oder Seriennummer und die Spezifikationen, nach denen die Teile gefertigt wurden, mit deren eigenen Änderungsständen. Eine dazu befugte Person unterschreibt und datiert sie. Fehlt eine dieser Angaben, kann der Wareneingang die Bescheinigung nicht der vorliegenden Lieferung zuordnen.

Was eine brauchbare Konformitätsbescheinigung enthält

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Eine sechsreihige Checkliste der Angaben, die eine Konformitätsbescheinigung braucht. Die Bestellnummer verknüpft sie mit einer Transaktion; eine fehlende Bestellnummer oder ein veralteter Bestell-Änderungsstand ist ein häufiger Mangel. Teilenummer und Änderungsstand bestätigen die gelieferte Version; eine Teilenummer ohne Änderungsstand ist ein häufiger Mangel. Die Menge lässt den Wareneingang die Bescheinigung mit der Lieferung abgleichen; eine Abweichung vom Packzettel ist ein häufiger Mangel. Die Los- oder Seriennummer erlaubt es, eine spätere Abweichung auf die betroffenen Einheiten zurückzuführen; fehlt sie, muss jedes Los gesperrt werden, das die Bescheinigung abdecken könnte. Spezifikation und ihr Änderungsstand benennen genau, nach welchem Standard die Teile gefertigt wurden; eine allgemeine Erklärung ohne Dokumentbezug ist ein häufiger Mangel. Unterschrift und Datum einer befugten Person zeigen, wer die Erklärung abgibt und wann; eine fehlende, undatierte oder unbefugte Unterschrift ist ein häufiger Mangel.

Feld	Warum es wichtig ist	Häufiger Mangel
Bestellnummer	Verknüpft die Bescheinigung mit einer kommerziellen Transaktion und deren Bedingungen	Fehlt, oder verweist auf einen früheren Bestell-Änderungsstand
Teilenummer und Änderungsstand	Bestätigt, dass die Bescheinigung zum tatsächlich gelieferten Teil und zur gelieferten Zeichnungsversion passt	Teilenummer ohne Änderungsstand angegeben, oder der hinterlegte Änderungsstand hat sich seither geändert
Menge	Lässt den Wareneingang die Bescheinigung mit dem tatsächlich Angelieferten abgleichen	Die Bescheinigungsmenge stimmt nicht mit dem Packzettel oder der Bestellposition überein
Los- oder Seriennummer	Erlaubt es, eine spätere Abweichung genau auf die betroffenen Einheiten zurückzuführen	Keine Los- oder Seriennummer, sodass ein Fehler jedes Los sperrt, das die Bescheinigung abdecken könnte
Spezifikation und ihr Änderungsstand	Benennt genau, nach welchem Standard die Teile gefertigt wurden, keine allgemeine Behauptung	Eine Konformitätserklärung, die kein Dokument nennt, etwa „erfüllt alle geltenden Anforderungen“
Unterschrift und Datum einer befugten Person	Zeigt, wer die Erklärung abgibt, und wann	Unsigniert, undatiert, oder unterschrieben von jemandem ohne Zertifizierungsbefugnis

Diese Los- oder Seriennummer macht außerdem die Rückverfolgbarkeit zu den Rohstoffen möglich, sobald die Teile im Bestand sind. Die Konformitätsbescheinigung eines Sonderprozess-Dienstleisters kann zudem als Nachweis im Paket einer Erstmusterprüfung dienen.

Wann ersetzt eine Konformitätsbescheinigung die Prüfung?

Eine Konformitätsbescheinigung ersetzt die Prüfung nur, wenn das Qualitätsmanagementsystem des Käufers oder die Lieferantenvereinbarung das zulässt, meist für eine festgelegte Teileklasse oder für Lieferanten mit guter Bilanz. Die Bescheinigung hebt das Prüfrecht des Käufers nicht auf; dieses Recht kommt aus dem Vertrag oder dem geltenden Recht, nicht aus der Bescheinigung.

Wer allein auf eine Bescheinigung hin annimmt, kann sich später weniger Ablehnungsspielraum offenhalten. Manche Rechtsordnungen behandeln Ware als angenommen, wenn der Käufer sie nicht prüft und den Mangel nicht unverzüglich anzeigt, außer bei verdeckten Mängeln. Prüfe daher Vertrag und geltendes Recht und hol dir Rechtsberatung, bevor du auf die Prüfung verzichtest.

Lieferst du an US-Kunden?

Bei einem US-Bundesauftrag kann eine Konformitätsbescheinigung die Abnahme beim Lieferanten nur ersetzen, wenn der Contracting Officer entscheidet, dass die Annahme auf dieser Grundlage im Interesse der Regierung liegt, und entweder ein Mangel nur einen geringen Schaden verursachen würde oder die Bilanz des Auftragnehmers akzeptable Lieferungen wahrscheinlich macht, wobei mangelhafte Arbeit ohne Widerspruch ersetzt, korrigiert oder nachgebessert wird. FAR 46.504. Der Contracting Officer nimmt die Klausel FAR 52.246-15 auf, wenn diese Voraussetzungen vorliegen. FAR 46.315. Der Lieferant liefert dann erst auf Basis einer Bescheinigung, nachdem die zuständige Vertragsverwaltungsstelle das schriftlich genehmigt hat, oder nachdem zuerst geprüft und angenommen wurde, und die Bescheinigung selbst verwendet den in FAR 52.246-15(d) vorgeschriebenen Wortlaut, unterschrieben mit der Funktion des Unterzeichners. Die Regierung behält das Recht, mangelhafte Lieferungen innerhalb einer angemessenen Zeit nach Anlieferung durch schriftliche Mitteilung zurückzuweisen.

Welche anderen Dokumente werden mit einer Konformitätsbescheinigung verwechselt?

Zwei Dokumente sehen einer Konformitätsbescheinigung ähnlich, haben aber ein anderes rechtliches Gewicht: die behördliche Erklärung eines Herstellers, dass ein Produkt dem Recht des Marktes entspricht, in dem es verkauft wird, und die Freigabebescheinigung einer Luftfahrtbehörde. Beide bescheinigen etwas, das über eine Bestellung hinausgeht, und keines der beiden ersetzt die kommerzielle Bescheinigung, die deine Qualitätsklausel verlangt.

In der EU

In der EU bringt ein Hersteller die CE-Kennzeichnung erst an, nachdem er eine EU-Konformitätserklärung erstellt hat, ein Dokument nach dem New Legislative Framework, dessen Musteraufbau in Decision No 768/2008/EC, Annex III, festgelegt und in jedem Produktrecht wiederholt wird, das eine CE-Kennzeichnung verlangt. Sie erklärt, dass der Hersteller die alleinige Verantwortung für die Konformität des Produkts mit dem geltenden EU-Recht übernimmt, ein anderer Geltungsbereich als die Bestellung eines einzelnen Käufers. Das EU-Harmonisierungsrecht verlangt von einem Lieferanten nicht, die Konformität mit der Bestellung eines Käufers zu zertifizieren. Die „Übereinstimmungsbescheinigung“ für Fahrzeuge nach Regulation (EU) 2018/858, Article 36 ist ein anderes Dokument: Sie erklärt, dass ein fertiges Fahrzeug seinem genehmigten Typ entspricht. ISO/IEC 17050-1 gibt eine allgemeine Struktur vor, die ein Lieferant für seine eigene Konformitätserklärung nutzen kann. Nach deutschem Handelsrecht gilt Ware als vom kaufmännischen Käufer genehmigt, wenn er sie nicht unverzüglich prüft und einen Mangel anzeigt, außer bei verdeckten Mängeln. § 377 HGB.

In der EU

In europäischen Luft- und Raumfahrt-Lieferketten gibt eine zugelassene Herstellungs- oder Instandhaltungsorganisation Teile mit einem EASA Form 1 frei, ausgestellt nach Part 21 der Regulation (EU) No 748/2012. Für die Freigabe zur Lufttüchtigkeit erklärt das Form 1, dass das Teil in Übereinstimmung mit genehmigten Konstruktionsunterlagen hergestellt wurde und sich in einem für den sicheren Betrieb geeigneten Zustand befindet, eine umfassendere und spezifischere Erklärung als eine kommerzielle Konformitätsbescheinigung. EASA FAQ: What is an EASA Form 1? Eine Qualitätsklausel des Käufers kann beides verlangen: das Form 1 für die Freigabe zur Lufttüchtigkeit und eine Konformitätsbescheinigung für die Anforderungen der Bestellung selbst. Nach dem Luftfahrtsicherheitsabkommen zwischen den USA und der EU akzeptiert die EASA ein FAA Form 8130-3 als gleichwertig zu einem Form 1 für neue Teile und für gebrauchte Teile, wenn es eine doppelte Freigabe trägt. EASA FAQ.

Wie unterscheidet sich eine Konformitätsbescheinigung von einem Analysezertifikat und einem Werkstoffzeugnis?

Eine Konformitätsbescheinigung erklärt, dass die Lieferung der Spezifikation entspricht, ohne notwendigerweise Prüfdaten zu liefern. Ein Analysezertifikat gibt Messwerte für die tatsächlich geprüfte Charge an, gegen festgelegte Grenzwerte. Für Metalle legt EN 10204:2004 die Prüfbescheinigungen fest, die gewöhnlich als Werkstoffzeugnisse bezeichnet werden, in vier Typen.

EN 10204:2004 legt vier Dokumenttypen fest. Die Werksbescheinigung 2.1 und das Werkszeugnis 2.2 sind die eigene Erklärung des Herstellers, wobei das Werkszeugnis 2.2 unspezifische Prüfergebnisse hinzufügt. Das Abnahmeprüfzeugnis 3.1 dokumentiert spezifische Prüfungen am gelieferten Produkt, bestätigt durch einen von der Fertigung unabhängigen Prüfer, und das Abnahmeprüfzeugnis 3.2 fügt eine zweite Bestätigung durch den Käufer oder einen amtlich benannten Prüfer hinzu.

Konformitätsbescheinigung, Analysezertifikat und Werkstoffzeugnis im Vergleich

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Eine dreireihige Matrix, die eine Konformitätsbescheinigung, ein Analysezertifikat und ein Werkstoffzeugnis nach EN 10204 vergleicht. Die Konformitätsbescheinigung wird vom Lieferanten ausgestellt und erklärt, dass die Lieferung der Bestellung und den genannten Spezifikationen entspricht, ohne notwendigerweise Messwerte zu liefern. Das Analysezertifikat wird vom Lieferanten oder seinem Labor ausgestellt und gibt Messwerte für die konkret geprüfte Charge gegen festgelegte Grenzwerte an, stellt aber nicht sicher, dass die geprüfte Charge die gelieferte ist, sofern nicht Losnummern beide verknüpfen. Das Werkstoffzeugnis wird vom Materialhersteller nach EN 10204 ausgestellt, in einem von vier Dokumenttypen: 2.1 und 2.2 sind die eigene Erklärung des Herstellers, und 3.1 und 3.2 werden durch einen von der Fertigung unabhängigen Prüfer bestätigt, wobei 3.2 eine zweite Bestätigung durch den Käufer oder einen amtlich benannten Prüfer hinzufügt; es sagt nichts darüber aus, was mit dem Material geschieht, nachdem es das Werk verlassen hat.

Dokument	Wer es ausstellt	Was es erklärt	Was es nicht erklärt
Konformitätsbescheinigung	Der Lieferant	Die Lieferung entspricht der Bestellung und den genannten Spezifikationen	Tatsächliche Messwerte; sie ist eine Erklärung, keine Prüfdaten
Analysezertifikat	Der Lieferant oder sein Labor	Messwerte für die konkret geprüfte Charge, gegen festgelegte Grenzwerte	Ob die gelieferte Charge die geprüfte ist, sofern nicht Losnummern beide verknüpfen
Werkstoffzeugnis (EN 10204)	Der Materialhersteller	Einer von vier Typen: 2.1/2.2 sind die eigene Erklärung des Herstellers, und 3.1/3.2 werden durch einen von der Fertigung unabhängigen Prüfer bestätigt, wobei 3.2 eine zweite Bestätigung durch den Käufer oder einen amtlich benannten Prüfer hinzufügt	Irgendetwas darüber, was mit dem Material geschieht, nachdem es das Werk verlassen hat

Die metallseitige Gegenüberstellung, einschließlich welchen EN-10204-Typ eine Spezifikation nennen sollte, steht im Artikel zum Werkstoffzeugnis.

Was sollte die Bestellung verlangen, und wer unterschreibt?

Eine Bestellung sollte ihre Zertifizierungsanforderung dokumentgenau benennen: die Spezifikation und ihren Änderungsstand, die Merkmale, die die Bescheinigung abdecken muss, und, bei einer Lieferung durch einen Distributor, ob die eigene Zertifizierung des Herstellers mitgeliefert werden muss. Eine Formulierung wie „gemäß geltenden Anforderungen“ überlässt es dem Lieferanten, das zu deuten.

AS9100 und ISO 9001 enthalten jeweils eine Klausel dazu, was eine Organisation einem externen Anbieter vor Auftragsvergabe mitteilen muss, einschließlich der Freigabe von Produkten und Prozessen und jeder Verifizierung, die der Käufer oder sein Kunde beim Lieferanten durchführen wird. AS9100D, clause 8.4.3. ISO 9001:2026, clause 8.4.3. Die Bescheinigung selbst braucht die Unterschrift einer Person, die befugt ist, diese Erklärung für das Unternehmen abzugeben, in der Regel ein Name, den der Käufer schon von der Qualitätsorganisation des Lieferanten kennt.

Wie unterscheidet sich die Konformitätsbescheinigung eines Distributors von der des Herstellers?

Die Konformitätsbescheinigung eines Distributors erklärt, was der Distributor selbst beobachtet hat: dass die Teile von einer benannten Quelle eingegangen sind und wie bestellt gelagert und versendet wurden. Sie kann nicht bezeugen, was in der Fertigung des Herstellers geschah, weil der Distributor dabei nicht vor Ort war. Die Bescheinigung eines Distributors sollte die eigene Zertifizierung des Originalherstellers enthalten oder darauf verweisen, oder eine rückverfolgbare Kette bis zu ihr.

Ohne diese Verknüpfung hat ein Käufer nur das Wort eines Unternehmens über den Prozess eines anderen. Ein Käufer mit einem Programm gegen Produktfälschungen prüft Los- und Datumscodes im Wareneingang gegen die Kennzeichnungen des Herstellers.

Warum werden Bescheinigungen im Wareneingang zurückgewiesen?

Eine Bescheinigung wird zurückgewiesen, wenn sie sich nicht der vorliegenden Lieferung zuordnen lässt: eine fehlende Bestellnummer, ein Änderungsstand, der nicht zur hinterlegten Zeichnung passt, eine Los- oder Seriennummer, die nicht auf den Teilen steht, oder eine Konformitätserklärung, die so allgemein gehalten ist, dass sie nichts benennt. Eine unsignierte oder undatierte Bescheinigung scheitert aus demselben Grund.

Der Wareneingang sollte das Los zurückhalten, wenn er die Bescheinigung nicht gegen die Bestellung und die Kennzeichnung des Teils selbst prüfen kann. Dein Team kann jede Anfrage nach einer korrigierten Bescheinigung als Aufgabe anlegen und an Scout Agent übergeben, der dem Lieferanten per E-Mail und Telefon nachfasst. Die Wareneingangsprüfung legt die Entscheidung zur Sperrung fest.

Was passiert, wenn sich eine Konformitätsbescheinigung als falsch herausstellt?

Eine Konformitätsbescheinigung zu unterschreiben, die nicht zutrifft, ist eine falsche Erklärung über das Produkt, abgegeben von jemandem mit der Befugnis, das Unternehmen zu binden. Lieferverträge lassen den Käufer bei einer falschen Bescheinigung oft zurückweisen, belasten oder kündigen, zusätzlich zu den Kosten, die die zugrunde liegende Abweichung ohnehin verursacht. Prüfe deinen Vertrag und hol dir Rechtsberatung.

Lieferst du an US-Kunden?

Bei einem US-Bundesauftrag kann eine falsche Konformitätsbescheinigung den Unterzeichner und das Unternehmen einer Strafverfolgung nach 18 U.S.C. 1001, aussetzen. Danach ist es eine Straftat, wissentlich und vorsätzlich eine wesentlich falsche Erklärung abzugeben oder ein falsches Schriftstück in einer Angelegenheit der Bundeszuständigkeit zu verwenden, strafbar mit einer Geldstrafe, bis zu fünf Jahren Haft oder beidem. Führt die falsche Bescheinigung zu einer falschen Zahlungsforderung, kann ein für diese Forderung wesentlicher falscher Nachweis auch zivilrechtliche Haftung nach dem False Claims Act, 31 U.S.C. 3729(a)(1)(B), (b)(1), begründen, der einen wissentlich, in bewusster Unkenntnis oder in rücksichtsloser Missachtung der Wahrheit erstellten falschen Nachweis erfasst.

Fragen aus der Praxis

Kann ein Käufer bei einem kommerziellen Vertrag eine Konformitätsbescheinigung statt der Wareneingangsprüfung akzeptieren?

Ja, wenn es das eigene Qualitätsmanagementsystem des Käufers zulässt und die Anforderungen des Kunden keine Prüfung oder Abnahme beim Lieferanten für dieses Teil oder diese Lieferantenklasse verlangen. Diese Erlaubnis kommt aus dem eigenen Verfahren des Käufers oder der Lieferantenvereinbarung, nicht aus der Bescheinigung selbst, und sie kann für einen Lieferanten entzogen werden, dessen Bescheinigungen an Detail zu verlieren beginnen.

Muss eine Konformitätsbescheinigung Prüfergebnisse aufführen?

Nein. Eine Konformitätsbescheinigung ist eine Konformitätserklärung, kein Prüfbericht. Verlangt die Spezifikation Messwerte, frage neben der Konformitätsbescheinigung nach einem Analysezertifikat oder, bei Metallen, einem Werkstoffzeugnis im EN-10204-Typ, den deine Qualitätsklausel nennt.

Wer darf eine Konformitätsbescheinigung unterschreiben?

Jemand, der befugt ist, diese Erklärung für das Unternehmen abzugeben, in der Regel ein Qualitätsleiter oder ein benannter Qualitätsvertreter, den der Käufer schon anerkennt. Eine Bescheinigung, die jemand ohne diese Befugnis unterschreibt, etwa ein Versandmitarbeiter, kann zurückgewiesen werden.

Kann ein Distributor seine eigene Bescheinigung ausstellen, statt die des Herstellers weiterzugeben?

Ein Distributor kann bezeugen, was er selbst getan hat: die Teile wie bestellt entgegennehmen, lagern und versenden. Er sollte daneben die eigene Zertifizierung des Herstellers referenzieren oder beilegen.

Wenn unvollständige Bescheinigungen immer wieder Lieferungen im Wareneingang aufhalten, sprich mit unserem Team darüber, wie Scout Agent bei Lieferanten korrigierte Bescheinigungen nachfasst.

Dieser Artikel ist eine allgemeine Information, keine Rechts- oder Steuerberatung. Wie die Regeln für dein Unternehmen gelten, klärst du mit deiner Rechts- oder Steuerberatung.

Quellen (16)

1. FAR 52.246-15, Certificate of Conformance
2. FAR 46.504, Certificate of conformance
3. FAR 46.315, Certificate of conformance
4. Acquisition.gov, FAR Overhaul Part 46 deviation guide (confirms 46.315/46.504/52.246-15 numbering unchanged)
5. 18 U.S.C. 1001, Statements or entries generally (uscode.house.gov)
6. 31 U.S.C. 3729, False claims (uscode.house.gov)
7. § 377 HGB, Commercial Code (Germany)
8. Decision No 768/2008/EC of the European Parliament and of the Council, Annex II and Annex III
9. Regulation (EU) 2018/858, Article 36 (vehicle certificate of conformity)
10. ISO/IEC 17050-1:2004, Conformity assessment — Supplier's declaration of conformity — Part 1: General requirements
11. Regulation (EU) No 748/2012 laying down implementing rules for airworthiness and environmental certification ('Part 21')
12. EASA, FAQ: What is an EASA Form 1?
13. EASA, FAQ: FAA/EASA reciprocal acceptance of release documents
14. SAE AS9100D, Quality Management Systems — Requirements for Aviation, Space and Defense Organizations
15. ISO 9001:2026, Quality management systems — Requirements
16. BS/EN 10204:2004, Metallic products — Types of inspection documents