Überfällige Bestellungen: so arbeitest du die Liste ab

Ein Bericht über überfällige Bestellungen kann Hunderte offener Positionen aufführen, und die Anzahl der Verspätungstage allein sagt dir nicht, welche du zuerst bearbeiten solltest. Ordne nach dem Bau, den jede Position blockiert, und die Position, die den morgigen Zeitplan gefährdet, steigt über eine verspätete Sicherheitsbestandsbestellung, die warten kann. Ein sauberer Bericht, geordnet nach dem Bau, den jede Position blockiert, und täglich geprüft, erfasst einen sich verschiebenden Termin, bevor der Bau stoppt.

Was ist ein Bericht über überfällige Bestellungen?

Ein Bericht über überfällige Bestellungen führt jede verspätete Bestellposition auf, deren Zusagetermin verstrichen ist, bevor die Teile ankommen. Ein brauchbarer Bericht zeigt den Bedarfstermin, den Zusagetermin, die Verspätungstage, welchen Bau die Position versorgt, und das Datum des letzten Lieferantenkontakts, damit ein Einkäufer handeln kann, ohne die Akte dahinter zu öffnen.

Welche Spalten braucht ein Bericht über überfällige Positionen?

Ein Bericht über überfällige Positionen braucht sechs Felder auf jeder Position: den Bedarfstermin, den Zusagetermin, die gegen den Zusagetermin gemessenen Verspätungstage, den Bau oder Fertigungsauftrag, dem die Position zugeordnet ist, das Datum des letzten Lieferantenkontakts, und eine nächste Aktion mit einem Verantwortlichen. Ohne die Bau-Spalte kann der Bericht nur nach Verspätungstagen ordnen.

Die Tabelle unten listet alle sechs auf.

Spalten, die ein Bericht über überfällige Positionen braucht

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Eine Tabelle der sechs Spalten, die ein Bericht über überfällige Bestellungen braucht: Bedarfstermin, Zusagetermin, Verspätungstage, der Bau oder Fertigungsauftrag, dem die Position zugeordnet ist, das Datum des letzten Lieferantenkontakts, und die nächste Aktion mit ihrem Verantwortlichen. Für jede Spalte gibt die Tabelle an, warum sie wichtig ist und welches Systemfeld sie meist liefert.

Spalte	Warum sie wichtig ist	Typisches Quellfeld
Bedarfstermin	Zeigt, wann der Bau das Teil tatsächlich braucht, getrennt von dem, was angefordert wurde	MRP-Bedarfstermin oder Bedarfsdatum der Bestellung
Zusagetermin	Zeigt, wozu sich der Lieferant verpflichtet hat, damit eine Verzögerung einen Termin hat, gegenüber dem sie sich verzögert	Lieferantenbestätigung oder Feld für bestätigten Liefer- oder Versandtermin
Verspätungstage	Wird gegen den Zusagetermin gemessen, getrennt vom Bedarfstermin, damit die beiden nicht verwechselt werden	Heutiges Datum minus Zusagetermin
Zugeordneter Bau oder Fertigungsauftrag	Zeigt, welchen Bau die Position versorgt, damit die Triage nach Auswirkung statt nach Verspätungstagen ordnen kann	MRP-Zuordnung oder Zuteilung zum Fertigungsauftrag oder Verkaufsauftrag
Letzter Lieferantenkontakt	Zeigt, ob vor kurzem jemand nach einem neuen Termin gefragt hat, damit keine Position unbeachtet bleibt	Datum des Aufgaben- oder E-Mail-Protokolleintrags
Nächste Aktion und Verantwortlicher	Gibt jeder Position einen einzigen verantwortlichen nächsten Schritt statt einer offenen Frage	Aufgabendatensatz

Das Feld für die Bau-Zuordnung kommt meist aus der MRP-Zuordnung oder der Auftragszuordnung. Hol es aus dem System, das Angebot und Bedarf schon verknüpft. Das Feld für den letzten Kontakt bleibt nur ehrlich, wenn jede Terminanfrage gegen die Position protokolliert wird, egal ob per Telefon, E-Mail oder als Aufgabe.

Warum solltest du den Bericht bereinigen, bevor du ihn bearbeitest?

Entferne vor der Triage drei Arten von Rauschen: Teile, die angekommen sind, deren Wareneingang aber nicht verbucht wurde, Positionen, die niemand mehr braucht, und Positionen, die der Lieferant nie mit einem Termin bestätigt hat. Sonst verbringt das Team seine Anrufe mit Positionen, die keine Entscheidung brauchen.

Ein Wareneingang, der im Drei-Wege-Abgleich oder in der Prüfung feststeckt, kann eine Position überfällig aussehen lassen, obwohl die Teile schon auf deinem Wareneingang liegen. Prüfe offene Wareneingänge, bevor du den Lieferanten anrufst. Eine Position, die der Plan nicht mehr braucht, weil ein Fertigungsauftrag geschlossen wurde oder eine Konstruktionsänderung sie gestrichen hat, sollte an den Planer zur Stornierung gehen. Eine Position, die noch auf ihren ersten bestätigten Termin wartet, ist ein anderes Problem: Viele ERP-Berichte zeigen sie gegen den angeforderten Termin, weil noch kein Zusagetermin existiert, sodass sie gegen eine Zusage, die der Lieferant gemacht hat, gar nicht wirklich verspätet ist. Führe sie als unbestätigt und hake einen bestätigten Termin nach; siehe Auftragsbestätigung dafür, was eine vollständige Bestätigung abdeckt.

Ist eine Position gegenüber ihrem Zusagetermin verspätet, oder gegenüber deinem Bedarfstermin?

Eine Position kann auf zwei verschiedene Arten verspätet sein, und ein Bericht über überfällige Positionen sollte beide zeigen. Sie ist gegenüber ihrem Zusagetermin verspätet, sobald der bestätigte Termin des Lieferanten verstreicht, ohne dass ein Wareneingang erfolgt. Sie ist gegenüber deinem Bedarfstermin verspätet, sobald die Verzögerung den Punkt erreicht, an dem der Bau nicht mehr pünktlich starten kann.

Zum Beispiel ist eine Position, die vor drei Wochen zugesagt wurde und immer noch nicht eingegangen ist, gegenüber ihrem Zusagetermin deutlich verspätet. Startet der Bau, der sie verwendet, erst in zwei weiteren Monaten, ist die Position gegenüber dem Bedarfstermin noch nicht verspätet, und ein täglicher Anruf dazu konkurriert um Aufmerksamkeit mit einer Position, die es ist. Bedarfstermin vs. Zusagetermin behandelt, wie du beide festlegst und in Einklang bringst.

Wie triagierst du eine überfällige Position?

Triagiere jede überfällige Position mit denselben vier Fragen, in dieser Reihenfolge: Ist der Wareneingang nicht verbucht, wird das Teil noch gebraucht, hat die Position einen bestätigten neuen Termin, und liegt dieser Termin nach dem Bedarfstermin. Die Antwort ordnet die Position einer nächsten Aktion zu.

Die Abbildung unten zeigt die vier Prüfungen in ihrer Reihenfolge.

Triage für eine überfällige Position

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Ein vierstufiger Entscheidungsbaum zur Triage einer überfälligen Bestellposition. Frage eins: Ist der Wareneingang angekommen, aber nicht verbucht; wenn ja, korrigiere den Wareneingangsdatensatz, statt dem Lieferanten nachzugehen. Wenn nein, Frage zwei: Wird das Teil noch gebraucht; wenn nein, storniere oder reduziere die Position. Wenn ja, Frage drei: Hat die Position einen bestätigten neuen Termin; wenn nein, hol dir zuerst einen Termin, und kehre zu Frage vier zurück, sobald der Lieferant einen nennt. Wenn ja, Frage vier: Liegt der neue Termin nach dem Bedarfstermin; wenn ja, beschleunige; wenn nein, beobachte.

1. 1

   Wareneingangsprüfung

   Frage

   Erhalten, aber nicht verbucht?

   Wenn ja

   Korrigiere den Wareneingangsdatensatz; die Position ist nicht wirklich überfällig

   Wenn nein

   Weiter zur nächsten Prüfung

2. 2

   Bedarfsprüfung

   Frage

   Noch gebraucht?

   Wenn ja

   Weiter zur nächsten Prüfung

   Wenn nein

   Storniere oder reduziere die Position

3. 3

   Terminprüfung

   Frage

   Bestätigter neuer Termin?

   Wenn ja

   Weiter zur nächsten Prüfung

   Wenn nein

   Hol dir zuerst einen Termin, und kehre zu Schritt 4 zurück, sobald der Lieferant einen nennt

4. 4

   Auswirkungsprüfung

   Frage

   Liegt der neue Termin nach dem Bedarfstermin?

   Wenn ja

   Beschleunigen

   Wenn nein

   Beobachten

Die Verspätungstage sagen dir nur, wie lange der Zusagetermin schon verstrichen ist. Eine Sicherheitsbestand-Auffüllung mit fünfzig Tagen Verspätung kann zum Beispiel noch eine weitere Woche warten, während eine Position, die den Bau der nächsten Woche versorgt, keinen Tag warten kann. Triagiere nach der vierten Frage und lass sie die Priorität entscheiden.

Warum brauchst du einen Termin, bevor du nach einer Ursache suchst?

Eine überfällige Position ohne neuen Termin ist ein Risiko, das du nicht einschätzen kannst. Solange der Lieferant keinen Termin nennt, weißt du nicht, ob die Position einen Tag oder einen Monat vom Eintreffen entfernt ist, also hol dir zuerst den Termin und frag danach, was die Verzögerung verursacht hat.

Nach der Grundursache zu fragen, bevor ein Termin vorliegt, lädt zu einer langen Erklärung ein, die den Bau trotzdem ungeschützt lässt. Sobald die Position einen neuen Termin hat, frag, warum der erste verrutscht ist, damit sich dieselbe Ursache nicht bei der nächsten Bestellung an diesen Lieferanten wiederholt. Lieferant reagiert nicht behandelt, was zu tun ist, wenn der Lieferant keines von beidem gibt.

Lieferst du an US-Kunden?

Nach UCC §2-609, so wie ihn die meisten US-Bundesstaaten umgesetzt haben, erlauben vernünftige Gründe für Unsicherheit über die Leistung eines Lieferanten einem Käufer, schriftlich eine angemessene Zusicherung ordnungsgemäßer Leistung zu verlangen; siehe Lieferant reagiert nicht dafür, wie du diese Aufforderung versendest. Bei einer überfälligen Position können verpasste Termine bei früheren Positionen oder Teillieferungen derselben Bestellung oder Vereinbarung einen Grund liefern, eine Zusicherung für die noch ausstehenden Lieferungen zu verlangen, und dieses Recht bleibt auch bestehen, nachdem du eine verspätete oder teilweise Lieferung angenommen hast. UCC §2-609(1) and (3). Zwischen Kaufleuten entscheiden Handelsgebräuche, welche Gründe und welche Zusicherung angemessen sind. UCC §2-609(2). Wird innerhalb einer angemessenen Frist von höchstens 30 Tagen nach einer berechtigten Aufforderung keine angemessene Zusicherung gegeben, gilt das als Erfüllungsverweigerung des Vertrags, und eine Erfüllungsverweigerung erlaubt es dem Käufer, die verbleibenden Lieferungen nach UCC §2-610 als gebrochen zu behandeln, statt die volle Verzögerung abzuwarten. UCC §2-609(4). Die Regel setzt voraus, dass ein Vertrag besteht und der UCC gilt, also prüfe deinen Vertrag und ziehe rechtlichen Rat hinzu, bevor du eine formelle Aufforderung sendest.

In der EU

Das EU-Recht vereinheitlicht die Rechtsmittel für verspätete Lieferungen zwischen Unternehmen nicht, daher wird hier das deutsche Recht dargestellt. Sobald der Vertrag ein Kalenderdatum für die Lieferung festlegt, gerät der Lieferant bei dessen Versäumnis ohne Mahnung in Verzug, es sei denn, die Verzögerung ist nicht sein Verschulden. § 286 Abs. 2 Nr. 1, Abs. 4 BGB. Der Verzug berechtigt den Käufer zum Schadensersatz für den durch die Verzögerung entstandenen Schaden. § 280 Abs. 1–2 with § 286 BGB. Schadensersatz statt der Leistung zu verlangen, oder zurückzutreten, braucht ebenfalls eine angemessene Nachfrist, die ohne Lieferung verstreicht, außer der Lieferant hat die Leistung zum Beispiel ernsthaft und endgültig verweigert, oder, für den Rücktritt, ihr habt den Termin schon vor Vertragsschluss als wesentlich vereinbart. § 281 Abs. 1–2 BGB. § 323 Abs. 1–2 BGB. Für einen grenzüberschreitenden Kauf zwischen Unternehmen in unterschiedlichen CISG-Vertragsstaaten – jeder EU-Mitgliedstaat außer Irland und Malta – kann der Käufer eine angemessene zusätzliche Frist für die Lieferung setzen, während dieser Frist kein anderes Rechtsmittel nutzen, außer der Verkäufer verweigert rechtzeitig die Leistung, behält jeden Anspruch auf Verzögerungsschaden, und kann den Vertrag aufheben, wenn der Verkäufer bis dahin immer noch nicht geliefert hat oder die Lieferung verweigert. Verträge können das UN-Kaufrecht (CISG) ausschließen. CISG Arts. 1, 6, 47(1)–(2) and 49(1)(b).

Was ist ein Arbeitsrhythmus für überfällige Positionen?

Bearbeite den Bericht über überfällige Positionen in einem festen Rhythmus, mit einem Verantwortlichen für jede offene Position. In großem Umfang braucht jede überfällige Position jeden Tag eine Terminanfrage, und genau bei dieser täglichen Durchsicht werden Positionen ohne Verantwortlichen übersehen. Ordne die Anrufe so, dass die Position, die einen Bau blockiert, zuerst Aufmerksamkeit bekommt.

Gib jeder offenen Position einen Verantwortlichen, damit eine Terminanfrage nicht darauf wartet, wer sie als Nächstes bemerkt. Ist eine Position fällig und nichts ist eingegangen, legt ein Frühindikator eine Aufgabe an, und Cartograph übergibt sie an dein Team oder an Scout Agent, der den Lieferanten per E-Mail und Telefon um einen neuen Termin bittet, innerhalb der Berechtigungen, die dein Team festlegt. Rolle wöchentlich jede Position, die noch einen Bau blockiert, in eine gemeinsame Liste, damit das ganze Team sieht, welche Positionen welchen Bau gefährden.

Wann eskalierst du eine überfällige Position zum Expediting?

Eskaliere eine überfällige Position zum Expediting, sobald ihr Termin, bestätigt oder nicht, den Bedarfstermin des Baus nicht mehr abdeckt. Ein Bericht über überfällige Positionen findet die Position und beschafft einen Termin; das Expediting wählt, wie die verbleibende Lücke zwischen diesem Termin und dem Bedarfstermin geschlossen wird.

Nicht jede überfällige Position braucht Expediting. Eine Position, die schon einen neuen Termin zugesagt hat, der noch vor dem Bedarfstermin liegt, braucht nur Verfolgung bis zum Eintreffen; siehe Bestellverfolgung für diese Prüfung. Verschiebe eine Position ins Expediting, sobald der bestätigte Termin, oder das Fehlen eines solchen, den Bedarfstermin selbst gefährdet.

Häufige Fragen von Teams

Wie viele Tage Verspätung braucht eine Position, bevor sie als überfällig zählt?

Eine Position zählt als überfällig ab dem Tag, nachdem ihr Zusagetermin verstrichen ist, ohne dass die Teile angekommen sind. Die Verspätungstage ordnen den Bericht; sie sind kein Schwellenwert dafür, eine Position in ihn aufzunehmen.

Was ist, wenn der Wareneingang die Teile schon hat, der Bericht die Position aber noch als offen zeigt?

Prüfe auf einen nicht verbuchten Wareneingang, bevor du den Lieferanten anrufst. Ein Wareneingang, der noch durch den Drei-Wege-Abgleich oder die Prüfung läuft, kann eine Position überfällig aussehen lassen, obwohl die Teile schon angekommen sind.

Können Planer den ursprünglichen Zusagetermin weiter nutzen, bis ein neuer bestätigt ist?

Nur als Platzhalter, markiert als verpasst. Bis der Lieferant einen neuen Termin nennt, behandle die Position als Risiko, das du nicht einschätzen kannst, und hol zuerst den Termin nach.

Sollte jede überfällige Position ins Expediting gehen?

Schicke nur die Positionen, deren Termin, bestätigt oder nicht, den Bedarfstermin nicht mehr abdeckt. Eine Position mit einem neuen bestätigten Termin, der noch rechtzeitig eintrifft, braucht nur Verfolgung bis zum Eintreffen.

Wenn dein Team einen Bericht über überfällige Positionen mit mehr als einer Handvoll Positionen bearbeitet, sprich mit unserem Team darüber, wie Cartographs Frühindikatoren eine Terminanfrage anlegen, sobald jede Position fällig wird.

Dieser Artikel ist eine allgemeine Information, keine Rechts- oder Steuerberatung. Wie die Regeln für dein Unternehmen gelten, klärst du mit deiner Rechts- oder Steuerberatung.

Quellen (7)

1. UCC §2-609, Right to Adequate Assurance of Performance (Cornell LII)
2. § 286 BGB, Verzug des Schuldners
3. § 281 BGB, Schadensersatz statt der Leistung wegen nicht oder nicht wie geschuldet erbrachter Leistung
4. § 323 BGB, Rücktritt wegen nicht oder nicht vertragsgemäß erbrachter Leistung
5. UCC §2-610, Anticipatory Repudiation (Cornell LII)
6. United Nations Convention on Contracts for the International Sale of Goods (UNCITRAL), Arts. 1, 6, 47 and 49
7. UNCITRAL, CISG status table (Contracting States)