Auftragsbestätigung: Checkliste und bestätigte Liefertermine

Ein Lieferant, der mit „PO erhalten, danke“ antwortet, hat dir gesagt, dass die Bestellung angekommen ist – aber nicht, wann die Teile versandt werden. Teams, die so lange nachfragen, bis jede Bestellposition einen bestätigten Liefertermin trägt, erkennen eine drohende Verzögerung früher, solange noch Zeit bleibt, zu beschleunigen oder umzuplanen. Diese Methode macht aus einer Auftragsbestätigung einen Termin, auf den sich dein Zeitplan verlassen kann.

Was ist eine Auftragsbestätigung?

Eine Auftragsbestätigung ist die Antwort des Lieferanten auf deine Bestellung: Sie sagt, dass die Bestellung angekommen und im besten Fall angenommen ist. Für sich allein sagt sie deinem Planer nur, dass die Bestellung eingegangen ist. Sie wird erst zur echten Bestätigung, wenn der Lieferant sich Position für Position auf Menge, Preis und Liefertermin festlegt – Werte, mit denen dein Team planen kann.

Drei Begriffe werden oft locker verwendet. Wer sie trennt, hält den Zeitplan ehrlich. Eine Eingangsbestätigung sagt, dass der Lieferant die Bestellung hat. Eine Auftragsbestätigung sagt, was der Lieferant auf jeder Position liefert, wann und zu welchem Preis. Eine verbindliche Zusage ist ein bestätigter Termin, den dein Team gegen den Bedarfstermin geprüft und als den Termin erfasst hat, mit dem geplant wird. Zusagetermin vs. Bedarfstermin erklärt, was zu tun ist, wenn diese beiden Termine nicht übereinstimmen.

Eine Eingangsbestätigung ohne Liefertermin je Position sagt deinem Planer nur, dass die Bestellung angekommen ist. Bleib dran, bis jede Position einen bestätigten Termin hat, denn bis dahin arbeitet der Planer mit dem Termin, den du angefragt hast – einer Bitte, keiner Zusage.

Was muss eine Auftragsbestätigung des Lieferanten enthalten?

Eine brauchbare Auftragsbestätigung nennt deine PO-Nummer und Revision und beantwortet dann jede Position einzeln. Für jede Position gibt sie Teilenummer und Revision, Menge, Stückpreis und einen bestätigten Liefertermin an. Sie sagt außerdem, ob der Lieferant deine Bedingungen akzeptiert und wer beim Lieferanten die Bestellung bestätigt hat.

Bevor eine Position als bestätigt gilt, prüfe jedes Element gegen die Bestellung:

• Revision: Die Bestätigung gilt der aktuellen Revision der Bestellung, denn eine Bestätigung von Revision 2 deckt nicht die Änderungen ab, die du mit Revision 3 geschickt hast.
• Teilenummer und Revision: stimmen mit der Bestellung überein, nicht mit einer alten Zeichnung.
• Menge: stimmt mit der Bestellung überein, oder ein Fehlbetrag wird als eigene geplante Teillieferung mit eigenem Termin erfasst.
• Preis, Währung und Mengeneinheit: stimmen mit der Bestellung überein.
• Liefertermin: ein bestätigter Termin je geplanter Teillieferung, am vereinbarten Ort, nicht ein Kopfstatus wie „Auftrag angenommen“.
• Bedingungen: es ist festgehalten, ob der Lieferant deine Bedingungen akzeptiert oder eigene Ausnahmen angefügt hat, zusammen mit wer die Position bestätigt hat und wann.

Liefert ein Lieferant einen Teil einer Position jetzt und den Rest später, erfasse zwei geplante Teillieferungen mit je eigenem Termin – statt eines Termins, der zu keiner der beiden passt.

Per EDI angebundene Lieferanten senden dieselben Informationen als X12-855- oder EDIFACT-ORDRSP-Nachricht, die dieselbe akzeptierte Menge und dasselbe Bereitstellungsdatum je Position trägt. EDI 855 erklärt die Codes. Viele Lieferanten bestätigen per E-Mail, und dieselbe Prüfung gilt für beide Wege.

Wie wird aus einer Bestellung ein bestätigter Termin?

Eine Bestellung wird in fünf Schritten zu einem verlässlichen Termin, beginnend mit dem Versand der Bestellung. Der Lieferant bestätigt den Eingang, bestätigt einen Termin auf jeder Position, dein Team genehmigt oder lehnt Änderungen ab, und die bestätigten Termine werden bis zum Wareneingang verfolgt. Eine Position, die auf halbem Weg stecken bleibt, ist für die Bauplanung weiterhin eine offene Frage.

Die Abbildung zeigt, was jeder Schritt belegt und was noch fehlt.

Von der Bestellung zum bestätigten Termin

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Ein fünfstufiger Ablauf von links nach rechts, von der Bestellung bis zum verfolgten bestätigten Termin. Schritt eins, Bestellung gesendet, belegt, dass die Bestellung existiert, aber nicht, dass der Lieferant sie hat. Schritt zwei, bestätigt, belegt nur den Eingang, ohne Termine je Position. Schritt drei, Termine je Position bestätigt, belegt, dass sich der Lieferant auf Menge, Preis und Termin je Position festgelegt hat, Änderungen aber noch ungeprüft sein können. Schritt vier, Änderungen genehmigt, belegt, dass dein Team jede Änderung gegen den Bedarfstermin akzeptiert hat. Schritt fünf, Termine verfolgt, hält die bestätigten Termine bis zum Wareneingang unter Beobachtung.

1. 1

   Bestellung gesendet

   Was er belegt

   Die Bestellung existiert und nennt, was du angefragt hast und wann

   Was noch fehlt

   Der Nachweis, dass der Lieferant sie erhalten hat

   Wer als Nächstes handelt

   Lieferant antwortet

2. 2

   Bestätigt (nur Eingang)

   Was er belegt

   Der Lieferant hat die Bestellung

   Was noch fehlt

   Eine bestätigte Menge, ein Preis und ein Liefertermin je Position

   Wer als Nächstes handelt

   Einkäufer mahnt Termine je Position an

3. 3

   Termine je Position bestätigt

   Was er belegt

   Der Lieferant hat sich auf Menge, Preis und Liefertermin je Position oder Teillieferung festgelegt

   Was noch fehlt

   Deine Prüfung jeder Änderung gegen die Bestellung und den Bedarfstermin

   Wer als Nächstes handelt

   Einkäufer und Planer prüfen Änderungen

4. 4

   Änderungen genehmigt

   Was er belegt

   Dein Team hat jede Änderung schriftlich angenommen oder abgelehnt, und die PO-Revision stimmt

   Was noch fehlt

   Der Nachweis, dass der Termin auch kurz davor noch hält

   Wer als Nächstes handelt

   Einkäufer erfasst die Zusage im ERP

5. 5

   Termine verfolgt

   Was er belegt

   Der bestätigte Termin ist der Termin, mit dem geplant wird, und wird bis zum Wareneingang geprüft

   Was noch fehlt

   In dieser Phase nichts; spätere Verzögerungen gehen an Bestellverfolgung und Expediting

   Wer als Nächstes handelt

   Expediter oder Einkäufer hakt vor dem Fälligkeitstermin nach

Behandle eine Position erst dann als bestätigt, wenn sie einen Termin vom Lieferanten hat und jede Änderung dazu von deinem Team genehmigt ist. Von da an prüft die Bestellverfolgung, ob der Termin hält, während er näher rückt.

Was tust du, wenn die Auftragsbestätigung die Bestellung ändert?

Lass einen geänderten Termin, eine geänderte Menge oder einen geänderten Preis nicht ungeprüft in deine Unterlagen einfließen. Vergleiche jede Position mit der Bestellung, prüfe jeden späteren Termin gegen den Bedarfstermin und nimm jede Änderung schriftlich an oder lehne sie ab. Eine Änderung, die niemand prüft, wird zum neuen Plan, ohne dass jemand entschieden hat, ob der Bau sie verträgt.

Behandle jede Art von Änderung nach ihren eigenen Regeln:

• Ein späterer Termin braucht eine Prüfung gegen den Bedarfstermin: Nimm ihn an und erfasse ihn, wenn der Bau noch Puffer hat, oder bitte den Lieferanten um den frühestmöglichen Termin und beginne mit dem Expediting, wenn nicht.
• Nimm eine geringere Menge oder eine Teilung nur als getrennte geplante Teillieferungen mit je eigenem Termin an.
• Leite einen höheren Preis an den Einkäufer mit Freigabebefugnis weiter, damit er nicht erst als Rechnungsabweichung auffällt.
• Schicke ersetzte Teile oder Revisionen an Engineering oder Qualität, bevor jemand sie annimmt.

Wer eine Änderung genehmigt, stellt eine PO-Revision aus, damit beide Seiten mit demselben Dokument arbeiten, und hält den Grund dafür fest.

Lieferst du an US-Kunden?

Nach UCC Article 2 (US-Handelsrecht) kann eine Auftragsbestätigung, die deine Bestellung annimmt, den Vertrag begründen, selbst wenn sie Bedingungen hinzufügt oder ändert – außer der Lieferant macht die Annahme ausdrücklich von deiner Zustimmung abhängig. Zwischen Kaufleuten werden die zusätzlichen Bedingungen des Lieferanten Vertragsbestandteil, sofern deine Bestellung die Annahme nicht auf ihre eigenen Bedingungen beschränkt, die neuen Bedingungen das Geschäft nicht wesentlich verändern oder du nicht innerhalb einer angemessenen Frist widersprichst. UCC § 2-207(1)–(2). Comment 6 besagt, dass widersprüchliche Klauseln auf den beiden Formularen entfallen, und Gerichte füllen die Lücke oft stattdessen aus dem Code. UCC § 2-207, Official Comment 6. Eine Auftragsbestätigung auf Basis der eigenen Bedingungen des Lieferanten kann deine Bestellung ergänzen oder widersprüchliche Bedingungen aufheben. Vermerke auf der Bestellung, dass die Annahme auf ihre eigenen Bedingungen beschränkt ist, und widersprich schriftlich Bedingungen, die du ablehnst. Die einzelnen US-Bundesstaaten setzen den UCC mit Abweichungen um – prüfe daher deinen Vertrag und ziehe rechtlichen Rat hinzu.

In der EU

Das EU-Recht vereinheitlicht nicht, wie ein Kaufvertrag zustande kommt, daher wird hier das deutsche Recht dargestellt. Änderst du deine Bestellung in der Auftragsbestätigung, gilt das nach deutschem Recht als Ablehnung und neues Angebot. § 150(2) BGB. Schweigen allein nimmt das Angebot nicht an, auch wenn die widerspruchslose Annahme der Lieferung eine Annahme sein kann (BGH, 26.09.1973, VIII ZR 106/72, BGHZ 61, 282, 287 f.) – besonders dann, wenn der Lieferant klar gemacht hat, dass er nur zu seinen eigenen Bedingungen liefert. Weisen deine Bestellbedingungen die Bedingungen des Lieferanten ausdrücklich zurück, behandeln deutsche Gerichte die widersprüchlichen Klauseln in der Regel als nicht vereinbart. §§ 154, 155, 306 BGB. Ein kaufmännisches Bestätigungsschreiben ist etwas anderes: Zwischen Kaufleuten und Unternehmen, die wie Kaufleute handeln, bindet ein Schreiben, das kurz nach den Verhandlungen verschickt wird, den Empfänger, sofern er nicht unverzüglich widerspricht oder es so weit von der Vereinbarung abweicht, dass mit einer Zustimmung nicht zu rechnen war. BGH, 27.01.2011, VII ZR 186/09, BGHZ 188, 128, Rn. 21–22. Für Käufe zwischen Unternehmen in unterschiedlichen CISG-Vertragsstaaten (jeder EU-Mitgliedstaat außer Irland und Malta) ist eine Antwort, die Preis, Menge, Qualität oder Lieferzeit ändert, ein Gegenangebot, und Schweigen ist keine Annahme. CISG Art. 1; Art. 18(1) and 19(1), (3). Verträge können das UN-Kaufrecht (CISG) ausschließen (Art. 6) – prüfe daher deinen Vertrag.

Wie lange solltest du warten, bevor du eine Auftragsbestätigung anmahnst?

Setze die Antwortfrist direkt in die Bestellung, zum Beispiel eine Zeile in deinen Bedingungen, die eine Bestätigung auf Positionsebene innerhalb einer festen Anzahl von Werktagen verlangt. Mahne am ersten Werktag nach Ablauf der Frist an. Eine Bestellung, die nach der zweiten Anfrage noch keine bestätigten Termine hat, braucht einen Telefonanruf statt einer dritten E-Mail.

Die Frist ist eine interne Regel, wähle also eine, die zur Lieferzeit passt. Ein Teil, das in drei Wochen gebraucht wird, kann nicht eine Woche auf eine Antwort warten, während ein Gussteil mit sechs Monaten Vorlauf das kann. Am wichtigsten ist, dass jede offene Position ohne bestätigten Termin jeden Tag auf jemandes Liste steht – statt erst aufzufallen, wenn die Teile nicht ankommen.

Bei vielen offenen Positionen ist genau diese tägliche Durchsicht die Stelle, an der Positionen übersehen werden. Hat eine Bestellung keinen bestätigten Termin, legt ein Frühindikator eine Aufgabe an, und Cartograph übergibt sie an dein Team oder an Scout Agent, der den Lieferanten per E-Mail und Telefon um einen Termin auf Positionsebene bittet – innerhalb der Berechtigungen, die dein Team festlegt. Bleibt ein Lieferant trotzdem stumm, behandelt Lieferant reagiert nicht die Eskalation.

Lieferst du an US-Kunden?

Für die meisten DPAS-Rated Orders (mit Priorität eingestufte Bestellungen nach dem US-amerikanischen Defense Priorities and Allocations System) legt die Vorschrift die Frist fest. Ein Lieferant muss eine Rated Order schriftlich oder elektronisch innerhalb von 15 Werktagen nach Erhalt einer DO-Order und innerhalb von 10 Werktagen bei einer DX-Order annehmen oder ablehnen und muss Gründe für jede Ablehnung angeben. 15 CFR 700.13(d)(1). Bestellungen für den Katastrophenschutz haben stattdessen eine eigene Frist, die so kurz wie 6 Stunden nach Erhalt sein kann (bei einer bereits eingetretenen Gefahr) oder 12 Stunden (bei einer unmittelbar drohenden Gefahr). 15 CFR 700.13(d)(2). Ein Lieferant darf eine Rated Order nicht für einen Termin annehmen, den er nicht einhalten kann, und muss den frühestmöglichen Termin anbieten. 15 CFR 700.13(b)(1). Nach der Annahme muss der Lieferant dich unverzüglich über jede Verzögerung informieren, einen neuen Termin nennen und eine mündliche Mitteilung innerhalb eines Werktags schriftlich oder elektronisch bestätigen. 15 CFR 700.13(d)(3). Der Artikel DPAS-Rated Orders behandelt die übrigen Regeln. Das DPAS beruht auf Titel I des Defense Production Act, der am 11. Dezember 2026 ausläuft, sofern der Kongress ihn nicht verlängert. 50 U.S.C. 4564(a).

Was solltest du aus jeder Auftragsbestätigung festhalten?

Halte genug fest, damit jemand anderes ohne Öffnen des E-Mail-Verlaufs sehen kann, worauf sich der Lieferant festgelegt hat und ob dein Team zugestimmt hat. Das Minimum sind der bestätigte Termin und die Menge je geplanter Teillieferung, die bestätigte PO-Revision, wer sie bestätigt hat und wann, sowie jede Änderung mit Genehmiger und Grund.

Hefte die ursprüngliche Auftragsbestätigung an die Bestellung. Verschiebt sich eine Lieferung später, zeigt die Aufzeichnung, ob der Lieferant einen Termin verpasst hat, den er bestätigt hatte, oder einen, dem er nie zugestimmt hat – und dieser Unterschied entscheidet, wer die Kosten trägt. Aktualisiere den bestätigten Termin in deinem ERP, nicht in einer separaten Tabelle, damit MRP und Planer denselben Termin sehen.

Häufige Fragen von Teams

Ist eine Auftragsbestätigung rechtlich bindend?

Das kann sie sein. Eine Auftragsbestätigung, die eine Bestellung annimmt, kann den Vertrag begründen, und welche Bedingungen gelten, hängt vom anwendbaren Recht und den Dokumenten beider Seiten ab. Prüfe deinen Vertrag und ziehe rechtlichen Rat hinzu.

Wo liegt der Unterschied zwischen einer Eingangsbestätigung und einer Auftragsbestätigung?

Eine Eingangsbestätigung bestätigt, dass der Lieferant die Bestellung erhalten hat. Eine Auftragsbestätigung nennt für jede Position die Menge, den Preis und den Liefertermin, den der Lieferant einhält.

Sollten wir einen späteren Termin in der Auftragsbestätigung akzeptieren, wenn er unseren Bedarfstermin noch einhält?

Ja, wenn der Planer ihn gegen den aktuellen Bedarfstermin geprüft und die Genehmigung erfasst hat. Trage ihn als bestätigten Termin ein, damit spätere Prüfungen mit dem verglichen werden, was der Lieferant tatsächlich zugesagt hat.

Müssen wir den Lieferanten eine PO-Revision erneut bestätigen lassen?

Ja. Jede Revision, die Termine, Mengen, Preise oder Teilerevisionen ändert, braucht ihre eigene Bestätigung, denn eine frühere Auftragsbestätigung deckt die Änderungen nicht ab.

Wenn dein Team stundenlang unbestätigten Bestellpositionen nachtelefoniert, sprich mit unserem Team darüber, wie Cartographs Frühindikatoren diese Aufgaben anlegen.

Dieser Artikel ist eine allgemeine Information, keine Rechts- oder Steuerberatung. Wie die Regeln für dein Unternehmen gelten, klärst du mit deiner Rechts- oder Steuerberatung.

Quellen (8)

1. UCC § 2-207, Additional terms in acceptance or confirmation (Cornell LII)
2. UCC § 2-207 with Official Comments, as enacted in D.C. Code § 28:2-207
3. 15 CFR 700.13, Acceptance and rejection of rated orders (eCFR)
4. § 150 BGB, Verspätete und abändernde Annahme
5. § 306 BGB, Rechtsfolgen nicht einbezogener und unwirksamer Bestimmungen
6. BGH, Urteil vom 26.09.1973, VIII ZR 106/72, BGHZ 61, 282 (cited in body by reporter only; this dejure.org entry is a secondary citation index, not the primary source)
7. BGH, Beschluss vom 27.01.2011, VII ZR 186/09, BGHZ 188, 128
8. United Nations Convention on Contracts for the International Sale of Goods (UNCITRAL), Arts. 1, 6, 18, 19