Bestellverfolgung: vier Status bis zum Wareneingang
Verfolge jede offene Bestellposition durch vier Zustände, von der Bestätigung bis zum Wareneingang, damit eine sich verzögernde Lieferung auftaucht, während noch Zeit bleibt zu reagieren.
Eine offene Bestellposition kann bestätigt sein, aber ohne Termin, mit einem Termin von vor Wochen, versandt oder gefährdet – und ein Status „offen" verdeckt, welches davon zutrifft. Verfolge jede Position stattdessen durch vier Zustände, und eine drohende Verzögerung zeigt sich, während noch Zeit bleibt, zu beschleunigen oder umzuplanen.
Was ist Bestellverfolgung?
Bestellverfolgung ist die Prüfung jeder offenen Bestellposition darauf, ob der Lieferant sie bestätigt, einen Termin zugesagt und versandt hat, und ob dein Wareneingang sie erhalten hat. Die Verfolgung hält fest, welchen dieser Punkte eine Position erreicht hat, welcher Nachweis dahintersteht, und wann zuletzt jemand mit dem Lieferanten gesprochen hat.
Markierst du jede nicht erhaltene Position als „offen", sieht eine Position mit bestätigtem Termin genauso aus wie eine, von der seit drei Wochen niemand mehr etwas gehört hat. Teilt man diesen einen Status in die Zustände unten auf, zeigt sich, welche Positionen heute einen Anruf brauchen und welche einfach auf ihren Termin warten.
Was braucht eine Bestellverfolgungs-Ansicht für jede Position?
Eine brauchbare Verfolgungsansicht braucht vier Dinge für jede Position: ihren aktuellen Zustand, die zu diesem Zustand gehörenden Termine, das Datum und den Kanal des letzten Lieferantenkontakts, und den Nachweis hinter dem Zustand. Ohne Nachweis zeigt die Ansicht nur, was Lieferanten gesagt haben, und manches davon kann Wochen alt sein.
- Der aktuelle Zustand der Position steht an erster Stelle – bestätigt, Termin bestätigt, versandt oder erhalten –, damit ein Blick zeigt, wie weit sie schon ist.
- Zwei Termine gehören auf jede Position: der Bedarfstermin, den dein Bau braucht, und der Termin, den der Lieferant zuletzt bestätigt hat. Der Vergleich beider zeigt, ob eine Position beschleunigt werden muss oder verschoben werden kann.
- Halte fest, wer den Lieferanten zuletzt erreicht hat, wann und über welchen Kanal, damit die nächste Person keinen Anruf wiederholt, der schon stattgefunden hat.
- Der Nachweis gehört auf die Position selbst: die Bestätigung, die Antwort mit dem bestätigten Termin, das Lieferavis oder die Tracking-Nummer des Frachtführers, und der Wareneingangsbeleg, angehängt dort, wo die nächste Person sie sehen kann, ohne einen E-Mail-Verlauf zu öffnen.
Was sind die vier Zustände einer offenen Bestellposition?
Jede offene Bestellposition befindet sich in einem von vier Zuständen: bestätigt, Termin bestätigt, versandt oder erhalten. Jeder Zustand braucht seinen eigenen Nachweis dahinter, sei es eine Antwort, ein Versanddokument oder ein Wareneingangsscan. Die Abbildung unten zeigt, was eine Position in jeden Zustand bringt, und die Frage, die ein Planer dort stellen sollte.
Die vier Zustände einer offenen Bestellposition
Ein Ablauf aus vier Knoten von links nach rechts, der die Zustände einer offenen Bestellposition zeigt: bestätigt, Termin bestätigt, versandt und erhalten. Jeder Knoten listet den Nachweis auf, der eine Position in diesen Zustand bringt, und die Folgefrage, die sich ein Planer stellen sollte, während die Position dort verweilt, zusammen damit, wo eine Position in diesem Zustand häufig stecken bleibt.
- 1
Bestätigt
- Nachweis, der eine Position hierher bringt
- Der Lieferant bestätigt den Eingang der Bestellung
- Folgefrage in diesem Zustand
- Hat sich der Lieferant schon auf Menge, Preis und Termin je Position festgelegt?
- Wo sie häufig stecken bleibt
- Eingang bestätigt, aber keine Termine je Position folgen
- 2
Termin bestätigt
- Nachweis, der eine Position hierher bringt
- Der Lieferant nennt Menge, Preis und Liefertermin je Position, und jede Änderung wird genehmigt
- Folgefrage in diesem Zustand
- Ist dieser Termin noch aktuell, oder ist er gegenüber der Lieferzeit veraltet?
- Wo sie häufig stecken bleibt
- Ein vor Wochen vereinbarter Termin, den niemand erneut bestätigt hat
- 3
Versandt
- Nachweis, der eine Position hierher bringt
- Ein Lieferavis (X12 856 oder EDIFACT DESADV) oder eine mit der Position verknüpfte Tracking-Nummer des Frachtführers
- Folgefrage in diesem Zustand
- Stimmt die versandte Menge mit der bestätigten Menge überein, und trifft sie bis zum Bedarfstermin ein?
- Wo sie häufig stecken bleibt
- Ein bestätigter Termin ohne Lieferavis und ohne Tracking-Nummer dahinter
- 4
Erhalten
- Nachweis, der eine Position hierher bringt
- Die Teile werden im Wareneingang gegen die Position gebucht; die Prüfung nimmt sie an, wo erforderlich
- Folgefrage in diesem Zustand
- Stimmt die angenommene Menge mit der vollständigen bestätigten Menge überein, oder bleibt eine geplante Lieferung offen?
- Wo sie häufig stecken bleibt
- Ein Teileingang, erfasst, als wäre die ganze Position angekommen
Eine Position wird erst planbar, wenn sie Termin bestätigt erreicht, und hat erst einen harten Nachweis dahinter, wenn sie versandt erreicht, belegt durch ein Lieferavis oder eine Tracking-Nummer des Frachtführers.
Die ersten beiden Zustände spiegeln die Auftragsbestätigung: Der Lieferant bestätigt den Eingang und legt sich dann auf Menge, Preis und Termin je Position fest. Jeder Termin auf einer Position bleibt ein Versprechen, bis sie versandt ist. Ein Lieferavis, gesendet als X12-856- oder EDIFACT-DESADV-Nachricht, oder eine mit der Position verknüpfte Tracking-Nummer des Frachtführers, ist der erste harte Nachweis, dass die Teile existieren und verpackt sind oder auf dem Weg.
Wie oft solltest du den Termin eines Lieferanten erneut bestätigen?
Bestätige den Termin eines Lieferanten in einem Rhythmus, der sich an der Lieferzeit des Teils orientiert. Ein Termin, den der Lieferant vor acht Wochen genannt hat, ist längst veraltet, bevor sein Fälligkeitstermin erreicht ist, auch wenn der Termin selbst noch nicht verstrichen ist. Die Tabelle unten zeigt einen Beispielrhythmus; lege deinen eigenen danach fest, wie viel Vorwarnung du bei einer Verzögerung brauchst.
Rhythmus der erneuten Bestätigung nach Lieferzeit
Eine Beispieltabelle mit vier Zeilen, die einen veranschaulichenden Rhythmus zeigt, um den Termin eines Lieferanten erneut zu bestätigen, gestaffelt nach der Lieferzeit des Teils: unter 4 Wochen zweimal pro Woche geprüft, plus eine Prüfung kurz vor dem Termin; 4 bis 12 Wochen wöchentlich geprüft; 13 bis 26 Wochen alle zwei Wochen geprüft; und über 26 Wochen monatlich geprüft, mit einer zusätzlichen Prüfung, wenn sich der Termin nähert. Jede Zeile nennt die Begründung für diesen Rhythmus. Die Tabelle ist ausdrücklich als ein Beispiel gekennzeichnet, nicht als veröffentlichter Standard.
| Lieferzeitband (Beispiel) | Beispielrhythmus für die erneute Bestätigung | Warum |
|---|---|---|
| Unter 4 Wochen | Zweimal pro Woche, plus eine Prüfung ein paar Tage vor dem Termin | Eine kurze Lieferzeit lässt wenig Spielraum, eine überraschende Verzögerung abzufedern |
| 4-12 Wochen | Wöchentlich | Eine Woche Vorwarnung lässt noch Zeit, auf einen sich verschiebenden Termin zu reagieren |
| 13-26 Wochen | Alle 2 Wochen | Eine längere Lieferzeit verträgt eine langsamere Prüfung, ohne Reaktionszeit zu verlieren |
| Über 26 Wochen (zum Beispiel Guss- oder Schmiedeteile) | Monatlich, plus eine Prüfung, wenn sich der Termin nähert | Eine lange Lieferzeit lässt Spielraum, sodass eine monatliche Prüfung eine Verzögerung noch rechtzeitig erfasst |
Dies ist ein veranschaulichender Rhythmus, kein veröffentlichter Standard; lege dein eigenes Intervall danach fest, wie viel Vorwarnung eine Verzögerung braucht.
Ein Teil mit zwei Wochen Lieferzeit kann eine Überraschung von zwei Wochen nicht abfedern, also muss sein Termin zweimal pro Woche geprüft werden, mit einer zusätzlichen Prüfung kurz vor der Fälligkeit. Ein Gussteil mit neun Monaten Vorlauf hat mehr Spielraum, sodass eine monatliche Prüfung eine Verzögerung noch rechtzeitig erfasst. Welches Intervall du auch wählst: Miss „veraltet" am zuletzt bestätigten Termin, nicht am ursprünglichen Bestelltermin. Dein Team kann jede erneute Bestätigung als Aufgabe öffnen und an Scout Agent übergeben, der beim Lieferanten per E-Mail und Telefon nachfasst.
Wie verfolgst du Teillieferungen und geteilte Positionen?
Behandle jede Teillieferung als eigene geplante Lieferung, statt einen einzigen Termin dafür zu strecken. Eine Position, die 60 von 100 Einheiten versendet, behält zwei Einträge. Der eine bewegt sich auf erhalten zu, der andere bleibt offen gegen seinen eigenen bestätigten Termin. Werden beide zu einer Position zusammengefasst, geht die gefährdete Hälfte verloren.
Erfasse die Teilung in dem Moment, in dem der Lieferant sie bestätigt, damit jede geplante Lieferung ihren eigenen Zustand, Nachweis und ihre eigene Folgefrage erhält. Ein teilweises Lieferavis schließt nur die Menge ab, die es abdeckt, und der Rest der Position bleibt offen, bis sein eigenes Lieferavis eintrifft. Ein Kit, das noch auf seine zweite Lieferung wartet, braucht diese Lieferung weiterhin, bevor es baubereit ist, selbst wenn ein Teil der Position schon im Regal liegt.
Solltest du den Status vor dem Fälligkeitstermin prüfen oder erst danach nachhaken?
Prüfe den Status ein paar Tage vor dem Fälligkeitstermin, solange noch Zeit bleibt, auf das zu reagieren, was du erfährst. Nach dem Fälligkeitstermin kann eine Prüfung nur noch sagen, wie verspätet das Teil ist. Verstreicht ein Fälligkeitstermin, ohne dass die Position eingegangen ist, behandelt überfällige Bestellungen, was als Nächstes zu tun ist.
In großem Umfang liegt die Schwierigkeit darin, jeden Tag jede offene Position zu prüfen, um zu sehen, welche einen Kontrollpunkt erreicht hat – und genau dort werden Positionen übersehen. Cartographs Frühindikatoren legen eine Aufgabe an, wenn eine Bestellung keinen bestätigten Termin hat, drei Tage vor dem erwarteten Termin einer bestätigten Bestellung, und wenn der Termin erreicht ist und nichts eingegangen ist. Diese Zeitpunkte sind Voreinstellungen, die Admins ändern können. Cartograph übergibt jede Aufgabe an dein Team oder an Scout Agent, der den Lieferanten per E-Mail und Telefon um einen bestätigten Termin oder einen Versandstatus bittet, innerhalb der Berechtigungen, die dein Team festlegt.
Wo sollte die Bestätigung eines Lieferanten erfasst werden?
Eine Bestätigung zählt, sobald sie an der Position selbst hängt – mit Termin, Menge, dem Kanal, über den sie kam, und wer sie erfasst hat. Ein Portaleintrag, eine E-Mail-Antwort oder ein am selben Tag protokollierter Anruf zählen alle gleich, solange die Aufzeichnung auf der Position selbst liegt, wo die nächste Person sie findet.
Lieferanten, die mehrere Kunden bedienen, jonglieren oft mit einem anderen Portal für jeden von ihnen, also halte E-Mail und Telefon offen, auch wenn ein Portal existiert, und protokolliere, welcher Kanal antwortet. Lieferant reagiert nicht behandelt die Eskalation, wenn keiner der beiden Kanäle antwortet.
Wie fließt die Bestellverfolgung in Clear-to-Build- und Fehlteilprüfungen ein?
Eine Clear-to-Build-Prüfung und eine Fehlteilprüfung starten beide von denselben Verfolgungsdaten aus: welche Positionen einen bestätigten Termin haben, welche einen harten Nachweis dahinter haben, und welche veraltet oder unbestätigt sind. Genaue Zustände lassen beide Überprüfungen das Teil finden, das den Bau blockiert.
Clear-to-Build fragt, ob jedes Teil, das ein Kit braucht, vorhanden oder bestätigt rechtzeitig eintrifft. Eine Position, die bei bestätigt ohne bestätigten Termin feststeckt, kann diese Frage nicht beantworten, selbst wenn ihr Bedarfstermin noch Wochen entfernt ist. Eine Fehlteilprüfung sollte von denselben Nachweisen ausgehen und mit den Positionen beginnen, die den schwächsten Nachweis dahinter haben, denn ein weit entfernter Termin ohne Bestätigung dahinter kann das größere Risiko sein.
Häufige Fragen von Teams
Ersetzt ein bestätigter Termin den Bedarfstermin auf der Bestellung?
Nein. Behalte beide auf der Position. Der Bedarfstermin ist, was der Bau braucht, und der bestätigte Termin ist, was der Lieferant zugesagt hat. Der Vergleich beider sagt dem Planer, ob eine Position beschleunigt werden muss oder verschoben werden kann.
Sollte eine Position ohne bestätigten Termin als verspätet gelten?
Nicht automatisch. Sie ist unbestätigt, und das trägt ein anderes Risiko als verspätet. Das Teil kann noch pünktlich eintreffen, aber dafür hat noch niemand einen Nachweis. Trotzdem muss sie heute nachgehakt werden.
Wann kann eine Position geschlossen werden?
Eine Position schließt, sobald die bestellte Menge erhalten und angenommen ist, oder der Einkäufer den Rest storniert. Ein Teileingang lässt die Position für die verbleibende Menge offen.
Wer aktualisiert den Zustand, wenn ein Lieferant per Telefon bestätigt?
Wer den Anruf entgegennimmt, erfasst ihn sofort mit Menge, Termin und Kanal an der Position. Wenn niemand einen telefonisch genannten Termin festhält, sieht die nächste Person, die die Position prüft, keine Antwort.
Wenn dein Team offene Bestellungen über viele Lieferanten hinweg verfolgt, sprich mit unserem Team darüber, wie Cartographs Frühindikatoren eine Aufgabe anlegen, wenn eine Bestellung einen Termin oder einen Status braucht.