Modello di scheda di valutazione fornitori che si compila dai tuoi ordini

Preferisci un foglio di calcolo? Scarica gratis il modello di scheda di valutazione fornitori per Excel, che si apre anche in Google Sheets. Senza registrazione.

Che cos’è una scheda di valutazione fornitori?

Una scheda di valutazione fornitori trasforma lo storico dei tuoi ordini in un punteggio per fornitore. Conta quanto spesso ogni fornitore ha consegnato entro la data confermata, entro la data che hai chiesto e per intero. Misura quanto il tempo di consegna del fornitore si è discostato dall’offerta e con quale rapidità ha risposto al tuo ordine. I pesi stabiliscono quanto conta ogni misura e le fasce trasformano il punteggio in una decisione: comprare di più, concordare un miglioramento o qualificare una seconda fonte.

Costruiscila dalle date, non dai giudizi. Un buyer che valuta i fornitori a memoria ricorda l’ultima brutta settimana, mentre le date dei tuoi ordini conservano ogni consegna e il fornitore può verificarle riga per riga.

Scarica il modello per Excel o Google Sheets

Il modello di scheda di valutazione fornitori è una cartella di lavoro Excel con formule attive e le stesse regole della versione online qui sotto. Contiene quattro fogli:

• Righe ordine: una riga per ogni riga d’ordine, colonne da A a L, con l’esempio illustrativo già compilato. Incolla il tuo export sopra l’esempio.
• Impostazioni: i pesi, che devono sommare 100, i giorni di tolleranza, la tolleranza di quantità, la finestra del tempo di consegna, l’obiettivo di conferma e le fasce di punteggio.
• Valutazione: una riga per fornitore con ogni percentuale, i giorni rispetto al confermato, la dispersione del tempo di consegna, il punteggio e la sua fascia.
• Leggimi: la regola alla base di ogni misura.

Per usarlo in Google Sheets, apri un nuovo foglio, scegli File, poi Importa, e carica il file. Se ti servono solo le intestazioni di colonna per un export dall’ERP, prendi il modello CSV vuoto.

Decidi quale data usa ogni misura

La maggior parte delle discussioni su una scheda ruota intorno alla data che conta. Chiariscilo prima di valutare qualcuno. Queste sono le regole applicate dal modello:

Le consegne in anticipo contano come in tempo. Se la merce in anticipo ti costa spazio o liquidità, controlla il rispetto del tempo di consegna: una riga con tre giorni di anticipo cade fuori da una finestra di più o meno due giorni.

Valuta i tuoi fornitori dalle righe d’ordine

Il modello si apre su quattro fornitori illustrativi, così vedi una scheda completa prima di cambiare qualcosa. Incolla le tue righe d’ordine nel primo passaggio o carica un CSV, poi apri gli altri passaggi per impostare pesi, regole e fasce. Le tue impostazioni viaggiano nel link della pagina e le righe d’ordine restano nel tuo browser.

Leggi la scheda prima di condividerla

Parti dalle due colonne di puntualità affiancate. Un fornitore con puntualità alta sulla data confermata e bassa sulla data richiesta mantiene le promesse, ma promette tardi. Trattalo come un problema di tempo di consegna o di capacità e risolvilo con una nuova offerta o ordinando prima. Se entrambe le percentuali sono basse, il fornitore manca le date che si è dato da solo e hai un argomento più forte per l’escalation.

Poi leggi la consegna completa accanto all’OTIF. Un fornitore di imballaggi che arrotonda ogni ordine per difetto a un bancale intero ottiene un punteggio alto in puntualità e basso in completezza. Decidi se hai davanti una consegna incompleta o una dimensione di confezione su cui dovresti calibrare l’ordine.

La colonna dei giorni rispetto al confermato mostra la media e la dispersione. Un fornitore con una media vicina a zero e una deviazione standard di cinque giorni danneggia il tuo piano più di uno che ritarda di due giorni ogni volta, perché su due giorni costanti puoi pianificare.

Leggi la riga sulla qualità dei dati prima di condividere qualsiasi cosa. Se un punteggio poggia su quattro righe o su una colonna di date confermate mancanti, raccogli dati migliori prima di giudicare il fornitore.

Quattro misure vengono dalle date degli ordini

Un export degli ordini ti dice se l’articolo è arrivato in tempo, se è arrivato per intero, quanto il tempo di consegna effettivo del fornitore si è discostato dall’offerta e con quale rapidità il fornitore ha risposto al tuo ordine. Queste quattro formano la metà di consegna di una scheda.

Qualità, prezzo e conformità richiedono altre fonti

Prendi i tassi di difetti e resi dal controllo in accettazione e dal registro delle non conformità, lo scostamento di prezzo dalle fatture rispetto al prezzo dell’ordine e certificati o esiti di audit dai fascicoli dei fornitori. Aggiungi ciascuno come colonna nella scheda scaricata con il proprio peso e annota accanto la sua fonte.

Come si calcola ogni misura

Consegna puntuale: richiesta, confermata e tolleranza

La data richiesta è quando ti serve l’articolo. La data confermata è ciò a cui il fornitore si è impegnato. Valuta rispetto a entrambe. Se il tuo team ha spostato la data richiesta dopo l’emissione dell’ordine, metti la prima data in original_requested_date. Il modello conta gli spostamenti e misura rispetto alla data più recente, così non segna in ritardo un fornitore per una data che hai abbandonato. Una tolleranza di uno o due giorni va bene per gli articoli con una scorta cuscinetto. Per gli articoli che alimentano una linea, tieni la tolleranza a zero.

Consegna completa: tolleranza, spedizioni frazionate e consegne incomplete

Una riga conta come completa quando il totale ricevuto raggiunge la quantità ordinata, meno l’eventuale tolleranza impostata. Il modello somma più ricevimenti su una stessa riga e prende la data dell’ultimo ricevimento come data di consegna. Una riga senza alcun ricevimento oltre la scadenza conta alla data di riferimento come in ritardo e incompleta, così un fornitore non può alzare il punteggio non spedendo.

Rispetto del tempo di consegna: media e dispersione

Il tempo di consegna indicato è la data confermata meno la data in cui hai inviato l’ordine. Il tempo di consegna effettivo è la data di ricevimento meno la stessa data di invio. La loro differenza equivale a ricevuto meno confermato, in giorni. Il modello riporta la media, la deviazione standard e la quota di righe dentro la tua finestra.

Questa dispersione determina il cuscinetto. Un fornitore il cui tempo di consegna varia poco ottiene una scorta di sicurezza più piccola a parità di livello di servizio, senza cambiare alcuna impostazione. Dividi la deviazione standard del tempo di consegna effettivo per la sua media: sopra circa 0,25, considera la fornitura inaffidabile. Il calcolatore della scorta di sicurezza prende questa deviazione standard come σLT in SS = Z × √(LT × σd² + d² × σLT²), quindi un solo export degli ordini alimenta entrambi. La lezione sul tempo di consegna del fornitore spiega perché la dispersione conta più della media.

Quando il rischio è la tempistica

Quando il rischio sono i ricevimenti in ritardo e la domanda è stabile, un tempo di sicurezza può battere la scorta di sicurezza: pianifica il ricevimento qualche giorno prima di quando ti serve e tieni meno unità. Le consegne incomplete sono un rischio a parte. σLT misura la tempistica, quindi un fornitore che spedisce il 95% di ogni ordine richiede un margine di resa sulla quantità ordinata. La colonna della consegna completa mostra quanto spesso succede.

Tempo di conferma: cosa avvia e ferma il cronometro

Il cronometro parte quando invii l’ordine e si ferma quando il fornitore lo conferma. Il modello lo misura una volta per ordine e riporta la mediana, così un ordine perso durante le ferie non può falsarlo. Dai a entrambe le colonne un orario, altrimenti le ore si arrotondano a giorni interi. Un ordine con un orario di invio e senza conferma conta come mancato, perché quel silenzio è proprio il difetto che stai misurando.

Trasforma le misure in un unico punteggio

Dai a ogni misura un peso in base a quanto ti costa un mancato rispetto

Per una fusione che ferma il montaggio finale, dai quasi tutto il peso alla puntualità sulla data richiesta e alla consegna completa. Per i materiali MRO, il tempo di conferma e il prezzo contano più di uno slittamento di due giorni. I valori predefiniti vanno bene per i materiali diretti con una certa scorta cuscinetto:

L’OTIF parte da zero perché ripete puntualità e completezza; dagli peso se escludi quelle due.

Esempio svolto: un fornitore di minuteria

Prendi Keel Fasteners dall’esempio illustrativo: 12 righe d’ordine, tutte ricevute.

Ricevuto meno confermato ha una media di +0,08 giorni con una deviazione standard di 2,35 giorni, e la conferma mediana richiede 3 ore. Seleziona il fornitore nel modello per vedere ogni numero calcolato passo per passo.

Fasce di stato e cosa fare in ciascuna

Le fasce predefinite sono 90, 80 e 70. Considerale un punto di partenza e imposta le tue. Per gli articoli che fermano una linea, l’opzione più severa sotto le fasce le imposta a 98, 95 e 90.

• Preferito: offri più volume o accordi più lunghi e rivedi ogni trimestre.
• Approvato: condividi la scheda e la misura più bassa e concorda un miglioramento.
• Condizionato: rivedi ogni mese, chiedi un piano di recupero e controlla la tua scorta di sicurezza sui loro articoli.
• In revisione: qualifica una seconda fonte per gli articoli che possono fermare una linea.

Quando la scheda inganna

Un punteggio è equo solo quanto le righe che lo sostengono. Controlla questi punti prima di agire su uno.

Campioni piccoli

Con 4 righe, una sola consegna in ritardo sposta una percentuale di 25 punti. Il modello segnala i fornitori sotto il tuo minimo e mostra nel calcolo un intervallo al 95%: 3 su 4 può significare qualsiasi valore dal 30% al 95%.

Date spostate dal tuo team

Se un buyer ha spostato in avanti una data richiesta, il fornitore non deve risultare in ritardo rispetto alla vecchia. Aggiungi una colonna con la data richiesta originale, così il modello distingue le due.

Conferme gonfiate

Un fornitore che conferma ogni ordine con tre settimane di margine otterrà il 100% di puntualità sulla data confermata. La puntualità sulla data richiesta e il tempo di consegna indicato rivelano la maggiorazione. Harbor Castings, nell’esempio, segue questo schema.

Date confermate sovrascritte

Il tuo ERP potrebbe conservare solo l’ultima data confermata. Se il fornitore ha riconfermato un giorno prima della consegna, la puntualità sulla data confermata valuta l’ultima promessa. Conserva la prima data confermata se il tuo sistema lo permette.

Un ordine grande e tanti piccoli

Il modello conta le righe, quindi 50 righe di rondelle pesano più di una riga di fusioni che vale dieci volte tanto. Se questo falsa il quadro, valuta a parte gli articoli critici.

Consegne in anticipo

Contano come in tempo e immobilizzano comunque liquidità e spazio. Tieni d’occhio la colonna del rispetto del tempo di consegna, dove le righe in anticipo cadono fuori dalla finestra.

Date mancanti

Le righe senza data confermata escono da due misure e non contano come mancanze. Se un solo fornitore causa la maggior parte dei vuoti, solleva con lui il problema delle date mancanti.

Rivedi il punteggio con il fornitore

Valuta ogni mese i fornitori che possono fermare una linea e ogni trimestre gli altri, su una finestra mobile con almeno 10-20 righe ciascuno. Dodici mesi mobili vanno bene per la maggior parte dei fornitori. Invia al fornitore il CSV scaricato con le regole della Fig. 1, così la riunione verte sugli articoli in ritardo e salta l’aritmetica.

Per valutare per articolo, metti il codice articolo nella colonna supplier. Per confrontare gli stabilimenti, aggiungi lo stabilimento al nome del fornitore, per esempio «Keel Fasteners / Stabilimento 2». Un articolo che compri da due fornitori compare allora come due righe affiancate. Le lezioni sul monitoraggio degli ordini d’acquisto e su data promessa e data di fabbisogno spiegano come raccogliere le date.

La tua scheda è aggiornata quanto le date confermate e di ricevimento del tuo export. Cartograph segue gli ordini aperti: Scout Agent scrive e telefona ai fornitori per confermare le date e sollecitare le righe in ritardo, e Cartograph registra le date promesse ed effettive su ogni riga d’ordine. Prova Cartograph gratis per vederlo sui tuoi ordini.

Domande sulla scheda di valutazione fornitori