Come misurare e ridurre i tempi di consegna dei fornitori
Dividi il tempo di consegna nelle sue quattro parti, correggi quella con la dispersione più ampia e verifica che il taglio abbia tenuto.
Riduci i tempi di consegna dei fornitori se li dividi in quattro parti, elaborazione dell'ordine, produzione, trasporto e ricevimento, e correggi la parte con la maggiore dispersione in giorni, non quella con la media più lunga. Un ricevimento di 3 giorni che oscilla tra 1 e 9 giorni può costarti più scorta di sicurezza di un tempo di produzione stabile di 22 giorni. Questa guida mostra come stabilire la base di partenza di ogni parte, metterle in classifica, accorciare quella che causa i tuoi solleciti e le tue rotture di stock e verificare che il taglio abbia tenuto. Come misurare un tempo di consegna totale dalle tue ricezioni è spiegato in tempo di consegna del fornitore.
Quali sono le componenti del tempo di consegna di un fornitore?
Il tempo di consegna di un fornitore è fatto di quattro orologi che corrono uno dopo l'altro. Ognuno parte e si ferma su una data che hai già o che puoi ottenere.
| Componente | Intervallo | Dove stanno le date |
|---|---|---|
| Elaborazione dell'ordine | Dall'invio dell'ordine d'acquisto alla conferma del fornitore | Data di emissione dell'ordine d'acquisto e data di conferma |
| Produzione | Dalla conferma alla spedizione | Data confermata e avviso di spedizione o ASN |
| Trasporto | Dalla spedizione alla tua banchina | Data di spedizione ed entrata merci |
| Ricevimento | Dalla banchina al magazzino | Entrata merci e registrazione a magazzino |
Estrai da 10 a 20 ordini d'acquisto recenti per fornitore e calcola la media e la deviazione standard di ogni parte. La maggior parte degli ERP dei produttori più piccoli registra solo la data dell'ordine e quella di ricezione, quindi produzione e trasporto si confondono. Una conferma di spedizione del fornitore, anche per e-mail, le separa.
Perché la dispersione del tempo di consegna conta più della sua durata?
Un tempo di consegna lungo ma prevedibile è un problema di pianificazione: ordini prima. Uno irregolare è un problema di rotture di stock, perché la scorta di sicurezza cresce con la dispersione del tempo di consegna, non con la sua durata. Le quattro parti si sommano nella dispersione dell'intero tempo di consegna in questo modo, purché varino in modo indipendente:
La dispersione totale del tempo di consegna, σLT, entra direttamente nella scorta di sicurezza. Passa il cursore o tocca un simbolo per vedere che cosa rappresenta.
Prendi due fornitori dello stesso articolo, usato a 100 unità al giorno con deviazione standard di 30, mantenuto a un livello di servizio del 95%. Il fornitore A quota 10 giorni e consegna in un intervallo da 4 a 20. Il fornitore B quota 18 giorni e arriva ogni volta entro un giorno da quel valore.
| Fornitore | Consegna in | Media | Deviazione standard | Scorta di sicurezza |
|---|---|---|---|---|
| A | da 4 a 20 giorni | 12 giorni | 4,6 giorni | 779 unità |
| B | da 17 a 19 giorni | 18 giorni | 0,6 giorni | 230 unità |
Il fornitore più veloce richiede un cuscinetto circa 3,4 volte più grande, e la sua media reale è di 12 giorni, non i 10 che quota. B è più facile da pianificare: ordini prima, tieni meno scorta e fai raramente solleciti. Il calcolatore della scorta di sicurezza esegue questi calcoli con i tuoi articoli.
Quale componente del tempo di consegna devi ridurre per prima?
Metti in classifica le quattro parti per deviazione standard in giorni e correggi quella in cima. La quota di ogni parte sulla dispersione totale è la sua deviazione standard al quadrato, divisa per la somma dei quattro quadrati, quindi la parte più dispersa libera più cuscinetto quando la stringi. La parte più lunga è spesso la più prevedibile: una tratta oceanica che arriva ogni volta entro un giorno è più facile da pianificare di una banchina che a volte impiega una settimana.
Correggere la parte più dispersa di solito si ripaga in settimane, perché spesso sta dentro casa tua o nelle carte del fornitore, non nel suo stabilimento. Accorciare la parte più lunga di solito significa rinegoziare con il fornitore e aspettare un trimestre perché le nuove condizioni si vedano nelle ricezioni.
Supponi che il tempo di consegna di un articolo abbia una media di 32 giorni e che le tue ultime 20 ricezioni si scompongano così:
| Componente | Media | Deviazione standard | Quota della dispersione |
|---|---|---|---|
| Elaborazione dell'ordine | 2 giorni | 1,0 giorni | 9% |
| Produzione | 22 giorni | 2,0 giorni | 34% |
| Trasporto | 5 giorni | 1,0 giorni | 9% |
| Ricevimento | 3 giorni | 2,4 giorni | 49% |
Il ricevimento è la parte più corta con la dispersione più ampia, perché la banchina è a corto di personale il venerdì e le ricezioni restano ferme nel fine settimana. Correggi l'orario della banchina in modo che le ricezioni si registrino in un giorno con una dispersione di mezza giornata, e σLT scende da 3,4 a 2,5 giorni. Con il consumo e il livello di servizio di sopra, la scorta di sicurezza scende da 629 a 492 unità, il 22% in meno, senza chiamare il fornitore. Poi rifai la classifica.
La durata vince quando la parte più lunga ha anche una dispersione ampia, o quando l'intero tempo di consegna supera quanto in anticipo riesci a vedere la domanda reale, così ordini su una previsione. Un tempo di consegna più corto riduce allora anche l'errore di previsione.
Come cambiano le date confermate il tuo tempo di consegna effettivo?
Tieni traccia di tre date per ogni riga d'ordine d'acquisto: la data pianificata dal tuo ERP, quella confermata dal fornitore e quella in cui l'articolo è arrivato. Finché un fornitore non conferma, il tuo ERP pianifica sul tempo di consegna dei dati anagrafici, e impegni capacità su una data che nessuno ha concordato. Il divario tra data confermata ed effettiva è la dispersione su cui pianifichi, ed è di solito più ampio del divario tra pianificata e confermata. La conferma d'ordine spiega come trasformare un ordine d'acquisto in una data confermata.
Una conferma di otto settimane fa è una data superata, non un impegno. Sugli articoli a tempo di consegna lungo, chiedi al fornitore di riconfermare a scadenze fisse, ogni settimana o ogni due settimane, così una data di spedizione che slitta si vede settimane prima che diventi un sollecito. Quando le date slittano di continuo, portalo in un piano di azioni correttive, e quando il fornitore non risponde più, segui i passi per un fornitore che non risponde. Le conferme in ritardo sono spesso un primo segnale di rischio di capacità del fornitore.
Quando conviene tenere un cuscinetto invece di inseguire un tempo di consegna più corto?
Fai i conti in entrambi i modi. Un cuscinetto costa ogni mese costo di mantenimento, rischio di obsolescenza e capitale circolante, su ogni unità. Un progetto di riduzione costa ore del buyer, trattativa con il fornitore e cambi di processo, per lo più una volta sola. Confronta un anno di costo di mantenimento della scorta in più con le ore che il progetto richiederà.
Tieni un cuscinetto quando:
- L'articolo è economico, ad alto volume e con domanda stabile, con poco rischio di riprogettazione.
- Solleciti e spedizioni urgenti per le rotture di stock costano già più del mantenimento della scorta.
- L'articolo è personalizzato o a fonte unica e non hai margine per cambiare il modo di lavorare del fornitore.
Riduci quando l'articolo è costoso, o quando la dispersione nasce da un fornitore o da un passaggio che incontri a ogni ordine. Non tenere un cuscinetto sugli articoli con domanda a scatti e irregolare: la formula presuppone un consumo costante, e ti ritrovi con scorta in eccesso invece di una protezione.
Come verifichi che una riduzione del tempo di consegna abbia tenuto?
Un fornitore che promette un tempo di consegna più corto non è lo stesso che lo rispetta. Confronta una finestra di 90 giorni prima della modifica con una di 90 giorni dopo, articolo per articolo, usando le mediane invece delle medie, perché un solo sollecito trascina una media. Se un fornitore spedisce sei ordini al mese, 90 giorni ti danno circa 18 ricezioni: abbastanza per vedere spostarsi la mediana, non abbastanza per limiti stretti.
Poi riporta ogni articolo su una carta di controllo, con i limiti ricavati dalla finestra precedente, e segnala ogni ricezione fuori da quei limiti. I punti che derivano verso un limite contano come uno slittamento anche quando la media sembra ancora a posto. Controlla ogni mese; un miglioramento che tiene per un solo trimestre è rumore.
Come lo gestisci senza aumentare l'organico?
Le decisioni restano al tuo team: su quale articolo lavorare, se i cuscinetti corrispondono ancora alla realtà e la conversazione con il fornitore. Un'ora al mese per rivedere la scomposizione basta per la maggior parte dei fornitori.
Le ore se ne vanno nelle conferme e nei controlli di stato che alimentano la scomposizione. Quando un ordine d'acquisto non ha una data confermata, o una consegna è dovuta e non è arrivato nulla, un segnale anticipatore apre un'attività, e Cartograph la affida al tuo team o a Scout Agent, che scrive e telefona al fornitore entro i permessi stabiliti dal tuo team. La piattaforma è gratuita per un numero illimitato di membri del team; Scout Agent si paga per ogni risultato ottenuto. Cartograph non tratterà con i tuoi fornitori né correggerà un tempo di consegna sbagliato nei tuoi dati anagrafici; qualcuno del tuo team resta responsabile di entrambe le cose.
Le domande che si pongono i team
Qual è un buon tempo di consegna del fornitore per un piccolo produttore?
Non esiste un numero universale. Un buon tempo di consegna è più corto dell'orizzonte su cui vedi la domanda reale e abbastanza stabile da poterci pianificare. Un tempo di consegna stabile di 30 giorni batte uno irregolare di 15, perché la dispersione fissa quanta scorta di sicurezza tieni. Parti dalla tua base.
Come si calcola la variabilità del tempo di consegna?
Estrai da 10 a 20 ordini d'acquisto recenti per fornitore, scomponi ciascuno in elaborazione dell'ordine, produzione, trasporto e ricevimento con le date dell'ERP e prendi la deviazione standard di ogni parte in giorni. La dispersione totale è la radice quadrata della somma dei loro quadrati.
Quale componente del tempo di consegna devi ridurre per prima?
Quella con la deviazione standard più grande in giorni, non quella con la media più lunga. Un ricevimento che oscilla tra 1 e 9 giorni può imporre più cuscinetto di un tempo di produzione stabile di 22 giorni. Correggi la più dispersa, rifai la classifica e ripeti.