Richiesta di offerta: chiarisci i preventivi prima di confrontare i prezzi

Una richiesta di offerta (RFQ) chiede ai fornitori prezzi e condizioni per un fabbisogno definito. Il preventivo del fornitore è la risposta. Per gli acquisti industriali, il confronto diventa utile quando le offerte riguardano lo stesso componente, la stessa quantità e la stessa consegna richiesta.

Un prezzo unitario basso può riferirsi a un vecchio disegno o lasciare il trasporto senza prezzo. Mantieni l'offerta in attesa di chiarimento, poni una domanda precisa e conserva la risposta. Questa guida segue un acquisto industriale privato ipotetico, dai preventivi originali al confronto documentato. Non descrive una procedura MePA o di appalto pubblico.

Invia lo stesso requisito ai fornitori

Identifica la versione controllata della richiesta e i file di riferimento. La guida RFQ di Fictiv sottolinea i file di progetto aggiornati e le domande esplicite su trasporto, attrezzature e tempi.

Nella richiesta chiarisci:

• Componente, revisione del disegno, materiale, finitura e controlli o documenti richiesti.
• Quantità e unità di misura di questo ordine; chiedi prezzi separati per altri scaglioni di quantità.
• Luogo e momento della consegna: spedizione, arrivo o disponibilità dopo i controlli di ricevimento.
• Valuta del prezzo unitario, costi separati di attrezzaggio o altre voci, pagamento ed esclusioni.
• Termine di risposta, validità dell'offerta e modo di indicare gli scostamenti.

Chiedi a ogni fornitore di citare la versione della richiesta e dichiarare le ipotesi diverse. Se progetto o soluzione sono ancora aperti, risolvili prima di considerare equivalenti i prezzi. Una tabella prezzi non approva l'equivalenza tecnica.

Leggi i preventivi originali prima di ordinarli per prezzo

Esempio ipotetico. RFQ081 revisione 2 viene inviata il 2 novembre 2026. Richiede 1.000 corpi lavorati, conteggiati a pezzo, secondo il disegno RH14 revisione C, con arrivo allo stabilimento M, banchina di ricevimento 2, entro le 16:00 del 30 novembre. Le risposte sono richieste entro le 16:00 del 3 novembre. Tutti gli orari sono locali allo stabilimento M.

Supponi che per tutti e tre i fornitori sia già approvata la qualifica tecnica necessaria per questa precisa revisione. Materiale, finitura, controlli e imballaggio sono comuni. In un acquisto reale, la sola registrazione del fornitore non dimostrerebbe queste verifiche. L'arrivo in banchina non dimostra nemmeno il rilascio dopo controllo o la disponibilità per la produzione.

Le tre risposte arrivano la mattina del 3 novembre. I prezzi sono inventati, in EUR, per gli stessi 1.000 pezzi. Il confronto esclude le imposte e usa uguali condizioni di pagamento. Non calcola cambio valuta, importazioni, finanziamento, costo delle scorte o costo totale di proprietà lungo il ciclo di vita.

Un campo trasporto vuoto non equivale a zero. Il prezzo inferiore di B non è un prezzo per il disegno RH14, revisione C. Verifica richiesta inviata e risposta ricevuta prima di stabilire perché differiscono: lo scostamento da solo non dimostra chi lo abbia causato.

Valuta separatamente un componente o una revisione alternativi. Ingegneria o qualità devono approvarne l'idoneità secondo il tuo processo prima che l'ufficio acquisti li consideri equivalenti.

Chiarisci i punti aperti e conserva la nuova versione

Assegna a ogni condizione aperta un responsabile, una scadenza di risposta e un criterio di chiusura. Chiedi un chiarimento o un nuovo preventivo emesso dal fornitore; non modificare l'originale per farlo sembrare conforme.

Nell'esempio, l'ufficio acquisti ottiene queste risposte scritte il 4 novembre:

Conserva chi ha risposto, data e ora, preventivo collegato, buyer responsabile e condizioni ancora aperte. La documentazione RFQ di Microsoft illustra modifiche, nuove risposte e confronto di prezzi e date di ricevimento in Dynamics 365. Il tuo registro può essere un foglio di calcolo o un altro sistema acquisti.

Qui il requisito dell'acquirente non cambia. Se modifichi quantità, disegno o base di consegna, invia la modifica controllata ai fornitori interessati e verifica che le loro offerte corrispondano a quella stessa versione. Non cambiare una sola riga mentre le altre restano sul vecchio requisito.

Confronta gli importi confermati con una regola definita

Nell'esempio tutte le condizioni richieste oltre al prezzo sono state verificate e si assumono uguali o soddisfatte. La regola illustrativa è il minore importo offerto per un singolo ordine, escluse le imposte, fra le offerte ammissibili. Gli acquisti reali seguono i propri criteri approvati; questa regola non dimostra il miglior valore nel ciclo di vita o il rischio minimo.

Le offerte scritte attuali confermano l'ambito comune e l'assenza di costi oltre a quelli indicati. Tutte sono valide fino alle 16:00 del 6 novembre, ora locale dello stabilimento M. Il confronto e la decisione proposta si svolgono il 5 novembre.

C ha l'importo minore entro questo confronto: 180 € meno di A e 190 € meno di B. Sono differenze aritmetiche in un esempio inventato, non risparmi realizzati o risultati di Cartograph. Lo zero indica nessun costo aggiuntivo di attrezzaggio per questo ambito; da solo non stabilisce proprietà delle attrezzature o prezzi degli ordini futuri.

Se un costo o una condizione richiesta restano irrisolti, mantieni quello stato e l'azione successiva. Non sostituire l'incertezza con zero, un importo stimato o un punteggio apparentemente preciso. Una quantità diversa richiede una propria base quotata; la guida MOQ ed EOQ tratta separatamente la decisione su lotto e costo delle scorte.

Porta la raccomandazione nel processo d'ordine approvato

Il buyer autorizzato può raccomandare C secondo la regola dell'esempio, allegando preventivo attuale e chiarimenti. Registra chi approva la selezione e le condizioni. Se approvazione o ordine arrivano dopo la scadenza dell'offerta, ottieni condizioni aggiornate prima di proseguire. Un confronto del 5 novembre non prova la validità per un ordine successivo.

Trasferisci requisito approvato, base del prezzo, costi, destinazione e date nell'ordine tramite il processo abituale. Poi confronta la risposta del fornitore; la conferma dell'ordine d'acquisto riguarda questa fase successiva. Un arrivo indicato nel preventivo non dimostra ricevimento o disponibilità effettiva del materiale.

In Cartograph, Inbox e attività riunisce responsabile, piano, record collegati e cronologia delle comunicazioni. Applica i permessi di comunicazione e le regole di approvazione configurati per contattare i fornitori. Il processo acquisti resta responsabile del confronto, dell'approvazione tecnica e della decisione di assegnazione.

Domande frequenti

Che differenza c'è fra RFQ e preventivo?

La RFQ è la richiesta dell'acquirente di prezzi e condizioni per un requisito. Il preventivo è la risposta di un fornitore. Mantieni identificabili versione della richiesta e versione del preventivo: una non dimostra che l'altra sia stata accettata senza modifiche.

Posso inserire zero se manca il costo del trasporto?

No. Segnalo come da chiarire e ottieni la base scritta del fornitore. Uno zero confermato esplicitamente o un costo incluso sono diversi da un campo vuoto. Conserva l'evidenza accanto al confronto.

Vince il fornitore con il prezzo unitario più basso?

Il confronto dei prezzi può contribuire alla scelta secondo i criteri approvati solo dopo la verifica di ambito e ammissibilità. L'esempio confronta importi per un ordine e assume soddisfatte le altre condizioni richieste. Non stabilisce una regola universale di assegnazione.

Termine di risposta, validità e data di arrivo sono la stessa data?

Servono a decisioni diverse: quando il fornitore deve rispondere, fino a quando puoi usare l'offerta e quando i beni devono raggiungere il luogo indicato. Registra ciascuna data con il riferimento orario e verifica la validità quando approvi o emetti effettivamente l'ordine.