Per ridurre il rischio nella catena di fornitura, mappa i tuoi subfornitori
Segui i tuoi articoli più critici fino all'acciaieria, valuta ogni rischio e dai a ciascuno un responsabile e una data.
Per ridurre il rischio nella catena di fornitura, mappa i subfornitori che stanno dietro i tuoi articoli più critici, valuta ogni rischio per probabilità e impatto e assegna a ciascuno un responsabile con nome e cognome e un'azione con scadenza. Questa guida è pensata per un team acquisti senza una funzione dedicata al rischio: un registro che puoi copiare, una scala di punteggio che puoi difendere e un articolo seguito dal tuo terzista fino all'acciaieria.
Perché la mappa dei fornitori si ferma al livello 1 e come si scende più in profondità?
La mappa si ferma al livello 1 perché i nomi dei fornitori di livello 2 e 3 di solito stanno nella testa di qualcuno, non nel tuo ERP. Scendere più in profondità non richiede un team dedicato al rischio. Richiede tre passaggi su informazioni che hai già, un articolo alla volta.
Parti dai tuoi 20 articoli più critici. Lascia perdere il catalogo intero. Scegli gli articoli che fermerebbero la produzione se arrivassero in ritardo e aggiungi quelli che pesano di più sulla spesa. La sola spesa non vede la fusione economica senza alternativa approvata. Un team di due persone può mappare 20 articoli in una settimana di sessioni brevi; passare in rassegna tutta la distinta base è un secondo lavoro che nessuno ha il tempo di fare.
Chiedi al fornitore di livello 1 l'acciaieria, la fonderia o lo stabilimento. Manda una e-mail per fornitore: «Per l'articolo X, chi fornisce la materia prima o la fusione, e dove?». Molti rispondono in fretta, perché gli altri clienti fanno la stessa domanda. Annota la risposta anche se è solo un nome e un paese. Se un fornitore non vuole dirlo, annota la lacuna e quando l'hai chiesto. Il silenzio è una prova mancante, non la prova di un problema; il rischio di concentrazione dei fornitori spiega che cosa chiedere dopo.
Leggi i documenti di spedizione che hai già. Polizze di carico, bolle di consegna e certificati spesso riportano lo stabilimento da cui l'articolo è partito davvero, e questo può rivelare un sito di subfornitura senza bisogno di una telefonata.
Come valuti i rischi della catena di fornitura per probabilità e impatto?
Basta una scala da 1 a 5 per entrambi. Lo scopo non è la precisione, ma una classifica su cui il tuo team è d'accordo, così lo sforzo va in cima all'elenco invece che dappertutto. Collega ogni punteggio a prove che hai già e scrivi perché l'hai scelto.
| Punteggio | Probabilità | Impatto |
|---|---|---|
| 1 | Nessuna consegna in ritardo né blocco qualità in tre anni | Una carenza che la tua scorta di sicurezza assorbe |
| 3 | Una consegna in ritardo nell'ultimo anno | Un sollecito; il costo pesa solo sul margine |
| 5 | Solleciti o mancate consegne ripetuti nell'ultimo anno | Spedizioni mancate ai clienti |
Moltiplica i due valori per ottenere la valutazione con cui ordini il registro:
Valuta ogni articolo, non solo il fornitore. Lo stesso fornitore può produrre un articolo che compri ovunque e uno senza alternativa qualificata. Non lasciare che un prodotto basso nasconda un singolo guasto che ferma una produzione: un articolo con impatto 5 e senza sostituto va in cima, qualunque sia la sua probabilità. La valutazione del rischio fornitori spiega le prove dietro ogni punteggio.
Che cosa deve contenere un registro dei rischi della catena di fornitura?
Dieci campi. Con di più il registro diventa un foglio di calcolo che nessuno aggiorna; con meno non capisci chi fa che cosa e per quando. Tienilo dove il tuo team acquisti già lavora, che siano le note fornitore nel tuo ERP, un foglio condiviso o un oggetto personalizzato in Cartograph accanto ai tuoi ordini d'acquisto.
| Campo | Che cosa annotare |
|---|---|
| ID rischio | R-001, R-002, così una riga si può nominare a voce |
| Articolo e fornitore | Qualcosa che compri davvero e chi lo produce |
| Rischio | Una frase chiara: «Fonte unica per l'alloggiamento fuso; 14 settimane per riprendersi se la fonderia si ferma» |
| Probabilità | Da 1 a 5, secondo i riferimenti sopra |
| Impatto | Da 1 a 5, secondo i riferimenti sopra |
| Valutazione | Probabilità × impatto |
| Responsabile | Una persona, non un reparto |
| Azione e scadenza | Un'azione, una scadenza |
| Stato | Aperto, in corso, mitigato o accettato |
| Ultima revisione | Una data, così le righe non aggiornate si vedono |
Una riga per rischio, non per fornitore. «Fornitore X: rischio medio» non dice a nessuno che cosa fare. Che il fornitore X perda la fonderia a monte è un rischio; che confermi gli ordini con tre settimane di ritardo è un altro; che dipenda da una sola tratta di trasporto è un terzo. Ognuno si guasta in modo diverso e richiede un rimedio diverso, quindi ognuno ha i suoi punteggi, il suo responsabile e la sua azione. Un registro con 30 fornitori contiene di solito da 80 a 120 rischi. La maggior parte richiede cinque minuti: un punteggio, una frase di azione, un nome.
Esempio pratico: un articolo attraverso i suoi subfornitori
Prendi una staffa lavorata, BRK-4471. Chiedi al terzista chi gli fornisce l'acciaio, poi chiedi al centro servizi per l'acciaio quale acciaieria lamina la barra. Due e-mail e una telefonata ti danno la catena.
| Livello | Chi | Come l'hai scoperto |
|---|---|---|
| 1 | Officina meccanica in conto terzi in Ohio | Il tuo ordine d'acquisto |
| 2 | Centro servizi per l'acciaio che fornisce la barra 4140 | E-mail all'officina |
| 3 | L'unica acciaieria che lamina quella barra | Telefonata al centro servizi |
Valuta tutta la catena, non solo il livello 1. Ogni staffa dipende da una sola acciaieria, quindi il rischio sta nell'acciaieria: se smette di laminare il 4140, né l'officina né il centro servizi possono aiutarti. Il registro riceve una riga per questo:
| ID | Rischio | P | I | Valutazione | Responsabile | Azione e scadenza | Stato |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| R-014 | Una sola acciaieria dietro tutta la barra 4140 per BRK-4471 | 2 | 5 | 10 | Buyer di BRK-4471 | Qualificare un secondo centro servizi che compra da un'altra acciaieria entro il 31 marzo | In corso |
La valutazione 10 del rischio sull'acciaieria sta a metà tabella, ma con impatto 5 e senza sostituto sale comunque in cima. Quella riga è la differenza tra sapere che la tua staffa viene dall'Ohio e sapere che dipende da una sola acciaieria.
Chi deve essere responsabile di ogni rischio e che cosa significa?
Ogni rischio lo porta una persona con nome e cognome, ed è quella che già risponde dell'articolo o del fornitore a cui il rischio si riferisce. Il buyer è responsabile della fusione a fonte unica. Il pianificatore è responsabile della scorta di sicurezza di quella famiglia di articoli. Nessun ruolo nuovo e nessun comitato: il registro mette per iscritto ciò che il tuo organigramma già implica.
Rivedi le righe aperte nella riunione acquisti settimanale che già tieni. Se un responsabile non sa dire a memoria il rischio e la sua scadenza, il registro è una decorazione. Calcola circa un'ora a settimana per tenerlo aggiornato.
Quali rischi meritano un'azione per primi e quali accetti?
Ordina per valutazione e lavora prima l'angolo in alto a destra: probabilità alta e impatto alto. Per un produttore più piccolo di solito sono uno o due articoli a fonte unica, un fornitore con cattive abitudini di conferma degli ordini e ciò che continua a causare spedizioni urgenti a costo maggiorato. Questi ricevono un responsabile e un'azione con scadenza. Avere una doppia fonte per ogni articolo è il modo in cui il lavoro sul rischio diventa un secondo impiego a tempo pieno.
Il resto del registro non è lavoro lasciato a metà. Segna ogni rischio rimanente come accettato, con una frase sul perché: l'articolo è a basso volume, una settimana di scorta lo copre o il rimedio costa più dell'esposizione. Indica il nome del responsabile che lo accetta e la data della prossima revisione. Quella nota è ciò che mostri al tuo direttore finanziario quando una carenza si verifica comunque, e ciò che rileggi alla revisione successiva per vedere se i conti sono cambiati.
Come mantieni vivo il registro?
Un registro che nessuno riapre entro un trimestre è un foglio di calcolo, non un controllo. Due abitudini lo tengono aggiornato.
Etichetta i segnali che già raccogli. Conferme d'ordine in ritardo, approvazioni di spedizioni urgenti, consegne mancate e quotazioni più lente sono tutte prove su quali righe sono vive. Associa ciascuna all'articolo e al fornitore nel registro e correggi il punteggio invece di costruire un nuovo monitoraggio. Quando un ordine d'acquisto non ha una data confermata, o una consegna è dovuta e non è arrivato nulla, un segnale anticipatore apre un'attività, e Cartograph la affida al tuo team o a Scout Agent. La piattaforma è gratuita per un numero illimitato di membri del team; Scout Agent si paga per ogni risultato ottenuto. Cartograph non farà al posto tuo le telefonate che confermano il livello 3, e un registro ha comunque bisogno di un responsabile per restare aggiornato.
Ripassa il registro una volta a trimestre. In 30 minuti i responsabili confermano ogni azione con scadenza, i punteggi si spostano per tutto ciò che è scattato e i rischi accettati vengono accettati di nuovo o portati a un livello superiore. Un piano di gestione del rischio della catena di fornitura trasforma le righe più alte in passi di ripristino che il tuo team può eseguire.
Il registro cambia anche gli acquisti di tutti i giorni. Quando fai un ordine per un articolo con un subfornitore a valutazione alta, sai già come si guasta, quindi puoi chiedere la conferma prima o prenotare capacità di riserva prima che una consegna mancata ti costringa a un sollecito.
Le domande che si pongono i team
Come si riduce il rischio nella catena di fornitura con un team piccolo?
Mappa i subfornitori dei tuoi 20 articoli più critici invece dell'intero catalogo. Valuta ogni rischio da 1 a 5 per probabilità e impatto e assegna a ciascuno un responsabile con nome e cognome e un'azione con scadenza. Rivedi le righe aperte nella riunione acquisti che già tieni.
Che cosa contiene un registro dei rischi della catena di fornitura?
Dieci campi: ID rischio, articolo e fornitore, rischio, probabilità, impatto, valutazione, responsabile, azione e scadenza, stato e ultima revisione. Usa una riga per rischio, non per fornitore; 30 fornitori di solito diventano da 80 a 120 righe.
Come si trovano i fornitori di livello 2 e 3?
Chiedi a ogni fornitore di livello 1 chi fornisce la materia prima o la fusione per l'articolo, poi fai la stessa domanda a quel fornitore. Controlla polizze di carico, bolle di consegna e certificati per vedere lo stabilimento da cui l'articolo è partito davvero. Due e-mail e una telefonata bastano di solito per seguire un articolo fino alla sua acciaieria o fonderia.
Quali rischi dovrebbe accettare un piccolo produttore?
Tutto ciò che sta fuori da probabilità alta e impatto alto, a meno che un singolo guasto fermi una produzione. Segna ogni rischio accettato con una frase sul perché, il responsabile che lo accetta e la data della prossima revisione.