Certificato di conformità: campi obbligatori e checklist
Scopri che cosa deve contenere un certificato di conformità e quando può sostituire il controllo. Vedi in che cosa il certificato di un distributore differisce da quello del fabbricante.
Se il tuo sistema qualità lo consente, un certificato di conformità permette all'accettazione merci di ricevere una spedizione sulla parola firmata del fornitore, senza controllare ogni lotto. Chi scrive nell'ordine d'acquisto un requisito preciso, e chi in accettazione controlla il certificato rispetto a quel requisito, scoprono una firma mancante o la revisione sbagliata prima che i pezzi arrivino in linea.
Un certificato vago o non firmato ottiene l'effetto opposto: il lotto resta bloccato, oppure viene accettato sulla fiducia.
Che cos'è un certificato di conformità?
Un certificato di conformità è la dichiarazione scritta e firmata con cui un fornitore attesta che una determinata spedizione rispetta l'ordine d'acquisto, le specifiche e le loro revisioni. È una promessa del fornitore stesso e non sostituisce il controllo in accettazione, a meno che il contratto non lo preveda.
Un singolo certificato può coprire una riga d'ordine o un'intera spedizione. Il suo valore dipende da ciò che indica: l'articolo, la revisione, la quantità e chi firma.
Che cosa deve contenere un certificato di conformità utilizzabile?
Un certificato di conformità utilizzabile lega insieme cinque elementi: il numero dell'ordine d'acquisto, il codice articolo con la revisione, la quantità spedita, il numero di lotto o di matricola e le specifiche secondo cui i pezzi sono stati realizzati, con le rispettive revisioni. Una persona autorizzata lo firma e lo data. Se manca anche solo uno di questi elementi, l'accettazione non riesce ad abbinare il certificato alla spedizione che ha davanti.
Che cosa contiene un certificato di conformità utilizzabile
Una checklist a sei righe dei campi di cui un certificato di conformità ha bisogno. Il numero dell'ordine d'acquisto lo lega a una singola transazione. Un numero d'ordine mancante o una revisione d'ordine superata è un difetto frequente. Codice articolo e revisione confermano la versione spedita; un codice articolo senza revisione è un difetto frequente.
La quantità permette all'accettazione di riconciliare il certificato con la spedizione; una discordanza con la distinta di imballaggio è un difetto frequente. Il numero di lotto o di matricola permette di risalire alle unità interessate in caso di non conformità successiva. Se manca, bisogna bloccare ogni lotto che il certificato potrebbe coprire. La specifica e la sua revisione indicano esattamente a quale standard sono stati realizzati i pezzi. Una dichiarazione generica che non cita alcun documento è un difetto frequente.
Firma e data di una persona autorizzata identificano chi rende la dichiarazione e quando. Una firma mancante, senza data o di una persona non autorizzata è un difetto frequente.
| Campo | Perché conta | Difetto frequente |
|---|---|---|
| Numero dell'ordine d'acquisto | Lega il certificato a una transazione commerciale e alle sue condizioni | Manca, oppure rimanda a una revisione precedente dell'ordine |
| Codice articolo e revisione | Conferma che il certificato corrisponde all'articolo e alla versione del disegno effettivamente spediti | Codice articolo senza revisione, oppure la revisione in archivio nel frattempo è cambiata |
| Quantità | Permette all'accettazione di riconciliare il certificato con ciò che è arrivato fisicamente | La quantità del certificato non coincide con la distinta di imballaggio o con la riga d'ordine |
| Numero di lotto o di matricola | Permette di risalire esattamente alle unità interessate in caso di non conformità successiva | Nessun numero di lotto o di matricola, quindi un guasto obbliga a bloccare ogni lotto che il certificato potrebbe coprire |
| Specifica e sua revisione | Indica esattamente a quale standard sono stati realizzati i pezzi, senza dichiarazioni generiche | Una dichiarazione di conformità che non cita alcun documento, come «soddisfa tutti i requisiti applicabili» |
| Firma e data di una persona autorizzata | Identifica chi rende la dichiarazione e quando | Senza firma, senza data o firmato da chi non ha l'autorità di certificare |
Ogni campo risponde a una domanda a cui l'accettazione deve poter rispondere prima di accettare la spedizione sulla sola base del certificato.
Il numero di lotto o di matricola sul certificato è anche ciò che rende possibile la tracciabilità fino alle materie prime quando i pezzi sono già a magazzino. Il certificato di conformità di un fornitore di processi speciali può inoltre servire come evidenza nel fascicolo di una ispezione del primo articolo.
Quando un certificato di conformità sostituisce il controllo?
Un certificato di conformità sostituisce il controllo solo se il sistema qualità dell'acquirente o l'accordo di fornitura consente la sostituzione, di solito per una classe definita di articoli o per fornitori con un buon storico. Il certificato non cancella il diritto dell'acquirente di controllare: quel diritto deriva dal contratto o dalla legge applicabile, non dal certificato.
Accettare sulla base di un certificato può restringere ciò che puoi ancora contestare in seguito. Alcuni ordinamenti considerano la merce accettata se l'acquirente non la controlla e non denuncia i vizi tempestivamente, salvo i vizi occulti: verifica quindi contratto e legge applicabile e senti un legale prima di rinunciare al controllo.
Fornisci clienti negli Stati Uniti?
In un contratto del governo federale USA, un certificato di conformità può sostituire il controllo presso il fornitore solo se il contracting officer decide che accettare su questa base è nell'interesse del governo e, insieme, un difetto causerebbe soltanto un danno limitato oppure lo storico dell'appaltatore rende probabili forniture accettabili, con il lavoro difettoso sostituito, corretto o riparato senza contestazioni. FAR 46.504. Il contracting officer inserisce la clausola FAR 52.246-15 quando queste condizioni ricorrono. FAR 46.315. Il fornitore spedisce allora sulla base del certificato solo dopo l'autorizzazione scritta dell'ufficio competente per l'amministrazione del contratto, oppure dopo che controllo e accettazione sono avvenuti prima, e il certificato stesso usa la formulazione prescritta da FAR 52.246-15(d), firmata con la qualifica di chi firma. Il governo mantiene il diritto di respingere forniture difettose entro un termine ragionevole dalla consegna, con comunicazione scritta.
Quali altri documenti vengono confusi con un certificato di conformità?
Due documenti somigliano a un certificato di conformità ma hanno un peso giuridico diverso: la dichiarazione regolatoria con cui un fabbricante attesta che un prodotto rispetta la legge del mercato in cui il prodotto viene venduto, e il certificato di rilascio di un'autorità aeronautica. Entrambi attestano qualcosa che va oltre un ordine d'acquisto, e nessuno dei due sostituisce il certificato commerciale richiesto dalla tua clausola qualità.
Nell'UE
Nell'UE un fabbricante applica la marcatura CE solo dopo aver redatto una dichiarazione di conformità UE, un documento previsto dal New Legislative Framework la cui struttura modello è fissata nella Decisione n. 768/2008/CE, allegato III, e ripresa in ogni normativa di prodotto che richiede la marcatura CE. Dichiara che il fabbricante si assume la responsabilità esclusiva della conformità del prodotto alla normativa UE applicabile, un ambito diverso dall'ordine d'acquisto di un singolo cliente. La normativa di armonizzazione UE non obbliga un fornitore a certificare la conformità all'ordine d'acquisto di un cliente. Il «certificato di conformità» dei veicoli ai sensi del regolamento (UE) 2018/858, articolo 36 è un documento diverso: attesta che un veicolo finito corrisponde al tipo omologato. La ISO/IEC 17050-1 offre una struttura generale che un fornitore può usare per la propria dichiarazione di conformità.
Secondo il diritto commerciale tedesco, la merce si considera approvata dall'acquirente commerciante che non la controlla e non denuncia un vizio senza ritardo, salvo i vizi occulti. § 377 HGB.
Nell'UE
Nelle catene di fornitura aerospaziali europee, un'organizzazione di produzione o di manutenzione approvata rilascia i pezzi con un EASA Form 1, emesso ai sensi della Part 21 del regolamento (UE) n. 748/2012. Per il rilascio di aeronavigabilità, il Form 1 attesta che il pezzo è stato prodotto in conformità ai dati di progetto approvati ed è in condizioni idonee per un esercizio sicuro, una dichiarazione più ampia e più specifica di un certificato di conformità commerciale. EASA FAQ: What is an EASA Form 1? La clausola qualità di un acquirente può richiedere entrambi: il Form 1 per il rilascio di aeronavigabilità e un certificato di conformità per i requisiti dell'ordine d'acquisto stesso. In base all'accordo sulla sicurezza aerea tra USA e UE, l'EASA accetta un FAA Form 8130-3 come equivalente a un Form 1 per i pezzi nuovi e, per quelli usati, quando riporta un doppio rilascio. EASA FAQ.
In che cosa un certificato di conformità differisce da un certificato di analisi e da un certificato del materiale?
Un certificato di conformità dichiara che la spedizione rispetta la specifica, senza necessariamente fornire dati di prova. Un certificato di analisi riporta i valori misurati sul lotto effettivamente provato, rispetto a limiti definiti. Per i metalli, la EN 10204:2004 definisce i documenti di controllo comunemente chiamati certificati del materiale, in quattro tipi.
La EN 10204:2004 prevede quattro tipi di documento. I tipi 2.1 e 2.2 sono la dichiarazione del fabbricante stesso, con il 2.2 che aggiunge risultati di prova non specifici. Il tipo 3.1 riporta prove specifiche sul prodotto consegnato, convalidate da un ispettore indipendente dalla produzione, e il 3.2 aggiunge una seconda convalida da parte dell'acquirente o di un ispettore ufficialmente designato.
Certificato di conformità, certificato di analisi e certificato del materiale a confronto
Una matrice a tre righe che confronta un certificato di conformità, un certificato di analisi e un certificato del materiale secondo la EN 10204. Il certificato di conformità è emesso dal fornitore. Dichiara che la spedizione rispetta l'ordine d'acquisto e le specifiche indicate, senza necessariamente riportare valori misurati. Il certificato di analisi è emesso dal fornitore o dal suo laboratorio.
Il certificato di analisi riporta i risultati misurati sullo specifico lotto provato rispetto a limiti definiti. Non stabilisce che il lotto provato sia quello spedito, a meno che i numeri di lotto non li colleghino. Il certificato del materiale è emesso dal fabbricante del materiale secondo la EN 10204, in uno di quattro tipi di documento.
I tipi 2.1 e 2.2 sono la dichiarazione del fabbricante stesso. I tipi 3.1 e 3.2 sono convalidati da un ispettore indipendente dalla produzione. Il tipo 3.2 aggiunge una seconda convalida da parte dell'acquirente o di un ispettore ufficialmente designato. Il certificato non dice nulla su ciò che accade al materiale dopo che ha lasciato lo stabilimento del fabbricante.
| Documento | Chi lo emette | Che cosa dichiara | Che cosa non dichiara |
|---|---|---|---|
| Certificato di conformità | Il fornitore | La spedizione rispetta l'ordine d'acquisto e le specifiche indicate | I valori misurati effettivi; è una dichiarazione, non dati di prova |
| Certificato di analisi | Il fornitore o il suo laboratorio | I risultati misurati sullo specifico lotto provato, rispetto a limiti definiti | Se il lotto spedito è quello provato, a meno che i numeri di lotto non li colleghino |
| Certificato del materiale (EN 10204) | Il fabbricante del materiale | Uno di quattro tipi. I tipi 2.1 e 2.2 sono la dichiarazione del fabbricante stesso. I tipi 3.1 e 3.2 sono convalidati da un ispettore indipendente dalla produzione. Il tipo 3.2 aggiunge una seconda convalida da parte dell'acquirente o di un ispettore ufficialmente designato. | Qualsiasi cosa su ciò che accade al materiale dopo che ha lasciato lo stabilimento del fabbricante |
Un certificato di conformità è una dichiarazione. Un certificato di analisi e un certificato del materiale riportano dati misurati, convalidati in misura diversa secondo la EN 10204.
Il confronto lato metalli, compreso quale tipo EN 10204 indicare in una specifica, si trova nella lezione sul certificato del materiale.
Che cosa deve richiedere l'ordine d'acquisto e chi firma?
Un ordine d'acquisto dovrebbe indicare il requisito di certificazione per documento. L'ordine dovrebbe riportare la specifica e la sua revisione e le caratteristiche che il certificato deve coprire. Per una spedizione di un distributore, dovrebbe anche dire se insieme ai pezzi deve arrivare la certificazione del fabbricante. Una formula come «secondo i requisiti applicabili» lascia al fornitore il compito di decidere che cosa significhi.
AS9100 e ISO 9001 contengono ciascuna una clausola su ciò che un'organizzazione deve comunicare a un fornitore esterno prima di emettere l'ordine. La clausola comprende l'approvazione di prodotti e processi e ogni verifica che l'acquirente o il suo cliente eseguirà presso il fornitore. AS9100D, clause 8.4.3. ISO 9001:2026, clause 8.4.3. Il certificato stesso richiede la firma di una persona con l'autorità di rendere quella dichiarazione per l'azienda, di solito un nome che l'acquirente ha già in archivio dalla funzione qualità del fornitore.
In che cosa il certificato di conformità di un distributore differisce da quello del fabbricante?
Il certificato di conformità di un distributore dichiara ciò che il distributore ha constatato: che i pezzi sono arrivati da una fonte indicata e sono stati stoccati e spediti come ordinato. Non può attestare che cosa è successo nello stabilimento del fabbricante, perché il distributore non c'era. Il certificato di un distributore dovrebbe riportare, o richiamare, la certificazione del fabbricante originale del componente, oppure una catena tracciabile che risalga fino a essa.
Senza questo collegamento, un acquirente ha la parola di un'azienda sul processo di un'altra. Un acquirente con un programma anticontraffazione confronta in accettazione i codici di lotto e di data con le marcature del fabbricante.
Perché i certificati vengono respinti in accettazione?
Un certificato viene respinto quando l'accettazione non riesce ad abbinarlo alla spedizione che ha davanti. Le cause tipiche sono un numero d'ordine mancante, una revisione che non corrisponde al disegno in archivio, un numero di lotto o di matricola che non è sui pezzi, oppure una dichiarazione di conformità così generica da non indicare nulla. Un certificato senza firma o senza data fallisce per lo stesso motivo.
L'accettazione dovrebbe bloccare il lotto quando non riesce a verificare il certificato rispetto all'ordine d'acquisto e alla marcatura del pezzo. Il tuo team può aprire come attività ogni richiesta di certificato corretto e affidarla a Scout Agent, che sollecita il fornitore per e-mail e al telefono. Il controllo in accettazione stabilisce la decisione di blocco.
Che cosa succede quando un certificato di conformità risulta falso?
Firmare un certificato di conformità non veritiero è una falsa dichiarazione sul prodotto, resa da qualcuno con il potere di impegnare l'azienda. I contratti di fornitura spesso consentono all'acquirente di respingere la merce, di addebitare i costi o di recedere in caso di certificato falso, oltre ai costi che la non conformità di fondo comporta già. Verifica il tuo contratto e senti un legale.
Fornisci clienti negli Stati Uniti?
In un contratto del governo federale USA, un certificato di conformità falso può esporre chi lo firma e l'azienda a un'azione penale ai sensi del 18 U.S.C. 1001, che rende reato rendere consapevolmente e volontariamente una dichiarazione materialmente falsa o usare un documento falso in una questione di competenza federale, punibile con una multa, fino a cinque anni di reclusione o entrambe. Se il certificato falso porta a una richiesta di pagamento falsa, anche un documento falso rilevante per quella richiesta può fondare una responsabilità civile ai sensi del False Claims Act, 31 U.S.C. 3729(a)(1)(B), (b)(1), che colpisce un documento falso redatto consapevolmente, con ignoranza deliberata o con sconsiderato disprezzo della verità.
Le domande che si pongono i team
Un acquirente può accettare un certificato di conformità al posto del controllo in accettazione in un contratto commerciale?
Sì, se il sistema qualità dell'acquirente consente la sostituzione e i requisiti del cliente non impongono un controllo o un controllo presso il fornitore per quell'articolo o quella classe di fornitori. Questo permesso deriva dalla procedura dell'acquirente o dall'accordo di fornitura, non dal certificato, e può essere revocato per un fornitore i cui certificati cominciano a perdere dettagli.
Un certificato di conformità deve riportare i risultati delle prove?
No, un certificato di conformità è una dichiarazione di conformità, non un rapporto di prova. Se la specifica richiede valori misurati, chiedi insieme al certificato di conformità un certificato di analisi o, per i metalli, un certificato del materiale del tipo EN 10204 indicato dalla tua clausola qualità.
Chi può firmare un certificato di conformità?
Chi ha l'autorità di rendere quella dichiarazione per l'azienda, di solito un responsabile qualità o un rappresentante qualità indicato che l'acquirente già riconosce. Un certificato firmato da qualcuno senza questa autorità, come un addetto alle spedizioni, può essere respinto.
Un distributore può emettere un proprio certificato invece di inoltrare quello del fabbricante?
Un distributore può certificare ciò che ha fatto: ricevere, stoccare e spedire i pezzi come ordinato. Deve richiamare o allegare, accanto a questo, la certificazione del fabbricante.
Se certificati incompleti continuano a bloccare le spedizioni in accettazione, parla con il nostro team di come Scout Agent possa sollecitare i fornitori per ottenere certificati corretti.
Questo articolo offre informazioni generali. Non costituisce consulenza legale o fiscale. Verifica con il tuo consulente legale o fiscale come si applicano le norme alla tua azienda.
Fonti (16)
- FAR 52.246-15, Certificate of Conformance
- FAR 46.504, Certificate of conformance
- FAR 46.315, Certificate of conformance
- Acquisition.gov, FAR Overhaul Part 46 deviation guide (confirms 46.315/46.504/52.246-15 numbering unchanged)
- 18 U.S.C. 1001, Statements or entries generally (uscode.house.gov)
- 31 U.S.C. 3729, False claims (uscode.house.gov)
- § 377 HGB, Commercial Code (Germany)
- Decision No 768/2008/EC of the European Parliament and of the Council, Annex II and Annex III
- Regulation (EU) 2018/858, Article 36 (vehicle certificate of conformity)
- ISO/IEC 17050-1:2004, Conformity assessment — Supplier's declaration of conformity — Part 1: General requirements
- Regulation (EU) No 748/2012 laying down implementing rules for airworthiness and environmental certification ('Part 21')
- EASA, FAQ: What is an EASA Form 1?
- EASA, FAQ: FAA/EASA reciprocal acceptance of release documents
- SAE AS9100D, Quality Management Systems — Requirements for Aviation, Space and Defense Organizations
- ISO 9001:2026, Quality management systems — Requirements
- BS/EN 10204:2004, Metallic products — Types of inspection documents