Entrega anticipada: aceptar, rechazar o aplazar el pedido

Un pedido que llega antes de la fecha de su pedido de compra puede ocupar el espacio de muelle que necesitas y adelantar el inicio de tus condiciones de pago. Recepción obtiene una forma rápida de decidir qué hacer con un envío anticipado, y los compradores obtienen la redacción del pedido de compra y el momento de aplazamiento que evitan que se convierta en un coste anticipado.

¿Qué es una entrega anticipada?

Una entrega anticipada es un envío que llega antes de la fecha indicada en la línea del pedido de compra, tanto si el pedido da una fecha fija como si da una ventana de entrega alrededor de ella. Importa porque recepción, cuentas por pagar y cualquier reloj de vida útil de la pieza empiezan a actuar sobre una fecha que tu plan todavía no había pedido.

Si tu pedido de compra no dice cuán pronto es demasiado pronto, un proveedor que envía en cuanto el material está listo lo decide por ti. Un caso relacionado es un pedido cuya propia fecha está muy por delante de la fecha de necesidad; la solución ahí es un aplazamiento del pedido, que se trata más adelante en esta lección. Un envío anticipado también merece registrarse en el seguimiento de pedidos de compra, ya que aleja la fecha de recepción de la que tu equipo confirmó por última vez.

¿Por qué envían los proveedores con antelación?

Los proveedores envían con antelación por razones que sirven a su propio programa, no al tuyo. Una línea de producción funciona mejor sin huecos, un lote solo resulta rentable a partir de un cierto tamaño, y un envío que sale antes de fin de mes permite al proveedor facturar y contabilizar el ingreso ya. Ninguna de esas razones tiene en cuenta tu espacio de muelle ni tu caja.

Una máquina que tarda horas en cambiar de referencia suele fabricar el lote completo en lugar de detenerse en tu cantidad, y envía el resto en cuanto pasa la inspección. Una presión por cerrar el mes o el trimestre traslada la factura al periodo actual, estés o no listo para recibir las piezas.

¿Qué le cuesta a tu equipo el stock anticipado?

El stock anticipado cuesta más que el espacio de suelo que ocupa en tu muelle. Puede adelantar el inicio de tu reloj de pago, añadir manipulación y almacenamiento antes de que la pieza sea necesaria, cargar con el riesgo de seguro y de daños durante más tiempo y, para material con vida útil, consumir la vida que la producción necesita.

Comprueba qué fecha inicia tu reloj de pago antes de decidir que la entrega anticipada no importa. Las condiciones que corren un número fijo de días desde la fecha de recepción empiezan a contar en el momento en que la pieza cruza tu muelle, así que una entrega anticipada adelanta tu fecha de pago aunque nada haya cambiado en la producción. Las condiciones que corren desde la fecha de factura están menos expuestas, aunque un proveedor que factura en el momento del envío igualmente cobra antes de lo que pretendía el pedido.

¿Cómo se fija una ventana de entrega anticipada en el pedido de compra?

Incluye una ventana declarada en las condiciones de tu pedido de compra, para que un envío anticipado necesite tu aprobación en lugar de aparecer sin más. Elige tu propia cifra a partir de tu espacio de muelle, tu posición de caja y la vida útil de la pieza, y escríbela una vez en tus condiciones estándar de pedido para que no dependa de qué comprador colocó el pedido.

Como ejemplo, una línea que diga «no más de 5 días laborables antes sin la aprobación del comprador» da a recepción y al proveedor la misma regla contra la que comprobar un envío. Una pieza con vida útil o un conjunto voluminoso suele necesitar una ventana más ajustada que un pequeño elemento de ferretería que puedes absorber sin problema de espacio.

¿Qué opciones tienes cuando una entrega llega antes de tiempo?

Recepción puede aceptar un envío anticipado y procesarlo como cualquier entrega a tiempo, aceptarlo pero retener la tramitación de la factura o el pago hasta la fecha de vencimiento original, si tus condiciones lo permiten, o rechazarlo según las condiciones de tu pedido de compra. Qué opción es la adecuada depende de la ventana de tu pedido, la vida útil de la pieza y si tu muelle tiene espacio.

Esta decisión ocurre en el mismo paso que la inspección de recepción. Un envío dentro de una ventana declarada, sin impacto en la vida útil y con suficiente espacio de muelle, puede aceptarse tal cual. Un envío fuera de una ventana declarada, o uno que consumiría vida útil que la producción necesita, es el caso para retener la tramitación de la factura o el pago hasta la fecha de vencimiento original, donde tus condiciones lo permitan, o para rechazarlo según las condiciones de tu pedido de compra. Sin ninguna ventana declarada en el pedido, acepta el envío, o pide al proveedor que lo retenga, y consulta tu contrato y a tu asesor legal.

Decisión sobre entregas anticipadas en recepción

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Un flujo de decisión de cuatro pasos para un envío que llega antes de la fecha de su pedido de compra. El paso uno pregunta si el pedido de compra declara alguna ventana de entrega anticipada; cuando no se declara ninguna ventana, recepción acepta el envío, o pide al proveedor que lo retenga, y consulta su contrato y a su asesor legal. El paso dos, al que solo se llega cuando se declara una ventana, pregunta si este envío cae dentro de ella; un envío fuera de la ventana lleva a recepción a retener la tramitación de la factura o el pago hasta la fecha de vencimiento original, donde sus condiciones lo permitan, o a rechazar el envío según las condiciones del pedido. El paso tres, al que solo se llega cuando el envío está dentro de la ventana declarada, pregunta si la llegada anticipada consumiría vida útil que la producción necesita; una pérdida de vida útil significativa lleva a la misma elección de retener o rechazar. El paso cuatro, al que solo se llega cuando la vida útil no es un problema, pregunta si recepción tiene espacio y el equipo puede absorber un impacto de caja anticipado; suficiente espacio y tolerancia de caja lleva a aceptar y recibir con normalidad, mientras que una limitación de espacio o de caja lleva a aceptar el envío pero retener la tramitación de la factura o el pago hasta la fecha de vencimiento original, donde sus condiciones lo permitan.

1. 1

   ¿Ventana declarada?

   Pregunta

   ¿Declara el pedido de compra alguna ventana de entrega anticipada?

   Si sí

   Ir al paso 2

   Si no

   Aceptar el envío, o pedir al proveedor que lo retenga, y consultar tu contrato y a tu asesor legal

2. 2

   ¿Dentro de la ventana?

   Pregunta

   ¿Está este envío dentro de la ventana declarada?

   Si sí

   Ir al paso 3

   Si no

   Retener la tramitación de la factura o el pago hasta la fecha de vencimiento original, donde tus condiciones lo permitan, o rechazarlo según las condiciones de tu pedido

3. 3

   Comprobación de vida útil

   Pregunta

   ¿Consumiría la llegada anticipada vida útil que la producción necesita?

   Si sí

   Retener la tramitación de la factura o el pago hasta la fecha de vencimiento original, donde tus condiciones lo permitan, o rechazarlo según las condiciones de tu pedido

   Si no

   Ir al paso 4

4. 4

   Comprobación de espacio y caja

   Pregunta

   ¿Tiene recepción espacio, y puede el equipo absorber un impacto de caja anticipado?

   Si sí

   Aceptar y recibir con normalidad

   Si no

   Aceptar, pero retener la tramitación de la factura o el pago hasta la fecha de vencimiento original, donde tus condiciones lo permitan

¿Suministras a clientes de EE. UU.?

Según el Artículo 2 del UCC, el acuerdo fija el momento del tender (la entrega ofrecida). UCC § 2-503(1). Un tender anterior a la fecha acordada puede no ajustarse al contrato, y el comprador puede entonces rechazar la totalidad, aceptar la totalidad, o aceptar algunas unidades comerciales y rechazar el resto. UCC § 2-601. Si tu pedido de compra programa las entregas en lotes separados, es un installment contract (contrato de entregas parciales), y solo puedes rechazar una entrega parcial si el problema perjudica sustancialmente su valor y no se puede subsanar. UCC § 2-612(2). Rechaza dentro de un plazo razonable y avisa al proveedor. UCC § 2-602(1). Si el plazo del contrato no ha vencido, el proveedor puede notificártelo y entregar a tiempo en su lugar. UCC § 2-508(1). Los estados adoptan el UCC con variaciones, así que escribe tu ventana permitida en el pedido de compra y consulta tu contrato y a tu asesor legal.

En la UE

El derecho de la UE no armoniza lo que puede hacer un comprador con una entrega anticipada, así que aquí se muestran el derecho interno alemán y la CISG. Según el derecho alemán, cuando se fija una fecha de entrega, la presunción en caso de duda es que tu proveedor puede entregar antes de ella, pero tú no puedes exigirla antes. § 271(2) BGB. No estás en mora del acreedor (Annahmeverzug) por no poder aceptar temporalmente una entrega anticipada, a menos que el proveedor la haya anunciado con una antelación razonable. § 299 BGB. Para ventas entre empresas de distintos Estados contratantes de la CISG (todos los Estados miembros de la UE salvo Irlanda y Malta), el comprador puede aceptar la entrega de un envío anticipado o rehusarla. CISG Art. 1; Art. 52(1). El vendedor debe entregar igualmente en la fecha que fija el contrato (Art. 33(a)). Si las mercancías ya están en tu instalación y nadie del vendedor está presente, puede que tengas que tomar posesión de ellas en nombre del vendedor y cuidarlas, a cargo del vendedor (Arts. 86(2), 87). Los contratos pueden excluir la CISG, así que revisa el tuyo (Art. 6).

¿Qué pasa con el material con vida útil que llega antes de tiempo?

La vida útil suele contarse desde la fecha en que se fabricó el lote, así que un proveedor que envía con antelación te entrega un lote que está más envejecido el día de tu producción. Como ejemplo, un sellante con 12 meses de vida útil, fabricado y enviado 6 semanas antes, llega a la producción con 6 semanas menos de vida útil que un lote a tiempo.

La cláusula 8.5.4 de AS9100D, Preservación, cubre el almacenamiento, la identificación y el control de vida útil que el estándar espera durante la producción y antes del uso. Se espera que IA9100 sustituya a AS9100D, así que comprueba la numeración de cláusulas de la edición vigente antes de citarla en tus propios procedimientos. Ejecuta en recepción la comprobación de vida útil de listo para producir, contra la fecha de producción.

¿Cuándo sigue ahorrando dinero un aplazamiento del pedido?

Un aplazamiento del pedido ahorra más cuando llega al proveedor antes de que compre material o empiece la producción. Después de eso, el proveedor tiene dinero invertido en tu pedido y a menudo querrá enviar y facturar en la fecha original, o cobrarte por retenerlo o cancelarlo.

Cuándo un aplazamiento del pedido todavía ahorra dinero

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Una línea de tiempo de izquierda a derecha con cinco hitos entre colocar un pedido de compra y la fecha de necesidad, que muestra dónde un aplazamiento del pedido todavía ahorra dinero. En el pedido colocado, un aplazamiento ahorra el coste completo, ya que todavía no se ha comprado ni fabricado nada. En el proveedor compra material, un aplazamiento ya no ahorra por completo, ya que el proveedor tiene dinero invertido en el pedido y puede querer enviar y facturar en la fecha original, o cobrar por retenerlo o cancelarlo. En el proveedor empieza la producción, un aplazamiento solo ahorra coste en parte: el coste del proveedor ya está gastado, pero mover la entrega todavía puede aplazar tu pago, normalmente a cambio de un cargo por retención o cancelación. En el proveedor envía, un aplazamiento no ahorra ningún coste, ya que el pedido está en tránsito, aunque mover la fecha de recepción todavía puede retrasar las condiciones de pago basadas en la recepción. En la fecha de necesidad, un aplazamiento llega demasiado tarde para ayudar en algo, y la decisión pasa a la elección de aceptar, retener o rechazar que se toma en recepción.

1. 1

   Pedido colocado

   Qué ha ocurrido

   Pedido enviado con una fecha de entrega y una fecha de necesidad detrás

   ¿Todavía ahorra dinero un aplazamiento del pedido?

   Sí, por completo: todavía no se ha comprado ni fabricado nada contra el pedido

2. 2

   El proveedor compra material

   Qué ha ocurrido

   El proveedor compromete materia prima o componentes contra el pedido

   ¿Todavía ahorra dinero un aplazamiento del pedido?

   No por completo: el proveedor tiene dinero invertido en el pedido y puede enviar y facturar en la fecha original, o cobrar por retenerlo o cancelarlo

3. 3

   El proveedor empieza la producción

   Qué ha ocurrido

   Empiezan el tiempo de mano de obra y de máquina en el pedido

   ¿Todavía ahorra dinero un aplazamiento del pedido?

   En parte: el coste del proveedor ya está gastado, pero mover la entrega todavía puede aplazar tu pago, normalmente a cambio de un cargo por retención o cancelación

4. 4

   El proveedor envía

   Qué ha ocurrido

   El pedido sale del muelle del proveedor

   ¿Todavía ahorra dinero un aplazamiento del pedido?

   Sin ahorro de coste: el pedido está en tránsito, aunque mover la fecha de recepción todavía puede retrasar las condiciones de pago basadas en la recepción

5. 5

   Fecha de necesidad

   Qué ha ocurrido

   La producción requiere la pieza

   ¿Todavía ahorra dinero un aplazamiento del pedido?

   No: demasiado tarde para un aplazamiento; usa en su lugar la decisión de aceptar, retener o rechazar en recepción

En SAP, el MRP genera el mensaje de excepción 15, Reschedule out, en la lista de stock/necesidades (MD04), cuando una recepción fijada, como un pedido de compra, está programada antes de lo que el requerimiento actual necesita. SAP Help Portal, MRP exception messages. El mensaje le dice al planificador que compruebe el pedido contra la fecha de necesidad; no mueve el pedido por sí solo.

Si el proveedor ya ha comprado material o reservado capacidad contra tu pedido, pregunta cuánto cuesta un aplazamiento antes de solicitarlo. Un proveedor que tiene material comprado o capacidad comprometida puede trasladarte un cargo por cancelación o reposición, y las condiciones de tu contrato ya deberían decir quién lo asume.

De forma predeterminada, una señal temprana abre una tarea cuando un pedido va a llegar 14 días o más antes de que se necesite, y los administradores pueden cambiar ese margen. Cartograph asigna la tarea a tu equipo o a Scout Agent, que escribe correos y llama al proveedor para mover la fecha, dentro de los permisos que fije tu equipo.

Preguntas que hacen los equipos

¿Tenemos que aceptar una entrega anticipada?

Depende de las condiciones de tu pedido de compra y de la ley que rige el contrato, y esa ley varía según el país (ver las notas regionales anteriores). Una ventana de entrega anticipada por escrito en el pedido lo resuelve, y tus condiciones pueden decir quién paga la devolución de un envío que quede fuera de ella. Consulta tu contrato y a tu asesor legal.

¿Adelanta una entrega anticipada nuestras condiciones de pago?

Depende de qué midan tus condiciones. Las condiciones que corren desde la fecha de factura están menos expuestas, aunque un proveedor que factura en el momento del envío igualmente cobra antes de lo previsto. Las condiciones que corren desde la fecha de recepción empiezan a contar en cuanto el envío se registra, así que una entrega anticipada puede adelantar tu fecha de pago.

¿Deberíamos retener la factura en lugar de rechazar el envío?

Retener la tramitación de la factura o el pago hasta la fecha de vencimiento original funciona bien cuando la pieza se puede recibir sin problema pero no quieres pagar antes, y las condiciones de tu pedido hacen correr el pago desde la fecha programada o el proveedor lo acepta. Registra esa decisión en tu ERP para que cuentas por pagar y el proveedor trabajen con la misma fecha.

¿Qué pasa si el proveedor ya ha gastado dinero fabricando la pieza?

Un aplazamiento del pedido sigue moviendo la fecha de entrega, pero no devolverá el material que el proveedor ya ha comprado ni la mano de obra que ya ha gastado. Comprueba en tu contrato quién asume un cargo por cancelación o reposición antes de pedir un aplazamiento grande en un pedido que ya está en producción.

Si los pedidos siguen llegando semanas antes de que tus producciones los necesiten, habla con nuestro equipo sobre cómo mover esas fechas antes de que el proveedor envíe.

Este artículo es información general, no asesoramiento jurídico ni fiscal. Consulta con tu asesor jurídico o fiscal cómo se aplican las normas a tu empresa.

Fuentes (10)

1. UCC § 2-503, Manner of Seller's Tender of Delivery (Cornell LII)
2. UCC § 2-601, Buyer's Rights on Improper Delivery (Cornell LII)
3. UCC § 2-508, Cure by Seller of Improper Tender or Delivery; Replacement (Cornell LII)
4. § 271 BGB, Leistungszeit (gesetze-im-internet.de)
5. § 299 BGB, Bestimmbarkeit der Leistungszeit (gesetze-im-internet.de)
6. UCC § 2-612, Installment Contract; Breach (Cornell LII)
7. UCC § 2-602, Manner and Effect of Rightful Rejection (Cornell LII)
8. United Nations Convention on Contracts for the International Sale of Goods (UNCITRAL), Arts. 1, 6, 33, 52, 86, 87
9. SAP Help Portal, MRP exception messages (PP-MRP), stock/requirements list MD04
10. SAP Knowledge Base Article 2613071, Rescheduling exception message 15 is not displayed in t-code MD04