Pedidos de compra vencidos: cómo trabajar el informe

Un informe de pedidos de compra vencidos puede listar cientos de líneas abiertas, y los días de retraso por sí solos no te dicen cuál trabajar primero. Clasifica por la producción que bloquea cada línea, y la línea que amenaza el calendario de mañana sube por encima de un pedido de stock de seguridad tardío que puede esperar. Un informe limpio, clasificado por la producción que bloquea cada línea y revisado todos los días, detecta una fecha que se retrasa antes de que la producción se detenga.

¿Qué es un informe de pedidos de compra vencidos?

Un informe de pedidos de compra vencidos enumera cada línea de pedido tardía cuya fecha comprometida ha pasado antes de que lleguen las piezas. Un informe útil muestra la fecha de necesidad, la fecha comprometida, los días de retraso, qué producción alimenta la línea, y la fecha del último contacto con el proveedor, para que un comprador pueda actuar sin abrir el expediente que hay detrás.

¿Qué columnas necesita un informe de vencidos?

Un informe de vencidos necesita seis campos en cada línea: la fecha de necesidad, la fecha comprometida, los días de retraso medidos contra la fecha comprometida, la producción u orden de trabajo a la que está asignada la línea, la fecha del último contacto con el proveedor, y una siguiente acción con un responsable. Sin la columna de producción, el informe solo puede clasificarse por días de retraso.

La tabla de abajo enumera las seis.

Columnas que necesita un informe de vencidos

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Una tabla de las seis columnas que necesita un informe de pedidos de compra vencidos: fecha de necesidad, fecha comprometida, días de retraso, la producción u orden de trabajo a la que está asignada la línea, la fecha del último contacto con el proveedor, y la siguiente acción con su responsable. Para cada columna, la tabla indica por qué importa y qué campo del sistema suele aportarla.

Columna	Por qué importa	Campo de origen habitual
Fecha de necesidad	Muestra cuándo necesita realmente la producción la pieza, aparte de lo que se solicitó	Fecha de necesidad del MRP o fecha de requerimiento del pedido
Fecha comprometida	Muestra con qué se comprometió el proveedor, para que un retraso tenga una fecha frente a la que retrasarse	Acuse de recibo del proveedor o campo de fecha de envío o entrega confirmada
Días de retraso	Se mide contra la fecha comprometida, aparte de la fecha de necesidad, para que las dos no se confundan	La fecha de hoy menos la fecha comprometida
Producción u orden de trabajo asignada	Muestra qué producción alimenta la línea, para que el triaje pueda clasificar por impacto en lugar de por días de retraso	Asignación del MRP a la orden de trabajo o al pedido de venta
Último contacto con el proveedor	Muestra si alguien ha pedido una fecha nueva recientemente, para que ninguna línea quede sin tocar	Fecha de la entrada de la tarea o del registro de correo
Siguiente acción y responsable	Da a cada línea un único paso siguiente con un responsable, en lugar de una pregunta abierta	Registro de la tarea

El campo de asignación a la producción suele venir de la asignación del MRP o de la vinculación de pedidos. Tómalo del sistema que ya vincula el suministro con la demanda. El campo de último contacto solo se mantiene fiable si cada solicitud de fecha se registra en la línea, ya sea por teléfono, correo o una tarea.

¿Por qué limpiar el informe antes de trabajarlo?

Antes de hacer el triaje, elimina tres tipos de ruido: piezas que han llegado pero cuya recepción no se ha registrado, líneas que ya no necesita nadie, y líneas que el proveedor nunca confirmó con una fecha. De lo contrario, el equipo gasta sus llamadas en líneas que no necesitan ninguna decisión.

Una recepción atascada en la conciliación a tres bandas o en inspección puede hacer que una línea parezca vencida por piezas que ya están en tu muelle. Comprueba las recepciones abiertas antes de llamar al proveedor. Una línea que el plan ya no necesita, porque una orden de trabajo se cerró o un cambio de ingeniería la eliminó, debe ir al planificador para cancelarla. Una línea que todavía espera su primera fecha confirmada es un problema distinto: muchos informes de ERP la muestran contra la fecha solicitada porque todavía no existe una fecha comprometida, así que en realidad no está tardía frente a una promesa que hizo el proveedor. Registra que está sin confirmar y reclama una fecha confirmada; ver acuse de recibo de un pedido de compra para lo que cubre un acuse de recibo completo.

¿Está una línea tardía frente a su fecha comprometida, o frente a tu fecha de necesidad?

Una línea puede estar tardía de dos formas distintas, y un informe de vencidos debería mostrar ambas. Está tardía frente a su fecha comprometida en cuanto pasa la fecha confirmada del proveedor sin que se reciba. Está tardía frente a tu fecha de necesidad en cuanto el retraso llega al punto en que la producción ya no puede empezar a tiempo.

Por ejemplo, una línea prometida hace tres semanas y todavía no recibida está muy tardía frente a su fecha comprometida. Si la producción que la usa no empieza hasta dentro de otros dos meses, la línea todavía no está tardía frente a la fecha de necesidad, y una llamada diaria sobre ella compite por la atención con una línea que sí lo está. Fecha de necesidad frente a fecha comprometida explica cómo fijar y conciliar ambas.

¿Cómo se hace el triaje de una línea vencida?

Aplica el triaje a cada línea vencida con las mismas cuatro preguntas, en orden: ¿la recepción no se ha registrado?, ¿la pieza todavía se necesita?, ¿la línea tiene una nueva fecha confirmada?, y ¿esa fecha cae después de la fecha de necesidad? La respuesta clasifica la línea en una siguiente acción.

La figura de abajo muestra las cuatro comprobaciones en orden.

Triaje de una línea vencida

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Un árbol de decisión de cuatro preguntas para hacer el triaje de una línea de pedido de compra vencida. Pregunta uno: ¿la recepción ha llegado pero no se ha registrado?; si es sí, corrige el registro de recepción en lugar de reclamar al proveedor. Si es no, pregunta dos: ¿todavía se necesita la pieza?; si es no, cancela o reduce la línea. Si es sí, pregunta tres: ¿tiene la línea una nueva fecha confirmada?; si es no, consigue una fecha antes que nada, y vuelve a la pregunta cuatro en cuanto el proveedor dé una. Si es sí, pregunta cuatro: ¿la nueva fecha cae después de la fecha de necesidad?; si es sí, agiliza; si es no, monitoriza.

1. 1

   Comprobación de recepción

   Pregunta

   ¿Recibida pero no registrada?

   Si es sí

   Corrige el registro de recepción; la línea no está realmente vencida

   Si es no

   Continúa con la siguiente comprobación

2. 2

   Comprobación de necesidad

   Pregunta

   ¿Todavía se necesita?

   Si es sí

   Continúa con la siguiente comprobación

   Si es no

   Cancela o reduce la línea

3. 3

   Comprobación de fecha

   Pregunta

   ¿Nueva fecha confirmada?

   Si es sí

   Continúa con la siguiente comprobación

   Si es no

   Consigue una fecha antes que nada, y vuelve al paso 4 en cuanto el proveedor dé una

4. 4

   Comprobación de impacto

   Pregunta

   ¿La nueva fecha cae después de la fecha de necesidad?

   Si es sí

   Agiliza

   Si es no

   Monitoriza

Los días de retraso solo te dicen hace cuánto pasó la fecha comprometida. Por ejemplo, una reposición de stock de seguridad con cincuenta días de retraso puede esperar otra semana, mientras que una línea que alimenta la producción de la próxima semana no puede esperar un día. Haz el triaje según la cuarta pregunta y deja que sea ella la que decida la prioridad.

¿Por qué necesitas una fecha antes de buscar una causa?

Una línea vencida sin fecha nueva es un riesgo que no puedes dimensionar. Hasta que el proveedor da una fecha, no sabes si a la línea le falta un día para llegar o un mes, así que consigue primero la fecha y pregunta después qué causó el retraso.

Pedir la causa raíz antes que la fecha invita a una explicación larga que aun así deja la producción sin protección. En cuanto la línea tenga una nueva fecha, pregunta por qué se retrasó la primera, para que la misma causa no se repita en el siguiente pedido a ese proveedor. Proveedor que no responde explica qué hacer cuando el proveedor no quiere dar ninguna de las dos cosas.

¿Suministras a clientes de EE. UU.?

Según el UCC §2-609, tal como lo promulgan la mayoría de los estados, motivos razonables de inseguridad sobre el cumplimiento de un proveedor permiten a un comprador exigir por escrito una garantía adecuada de cumplimiento; ver proveedor que no responde para cómo enviar esa exigencia. En una línea vencida, las fechas incumplidas en líneas o entregas anteriores del mismo pedido o acuerdo pueden dar motivos para exigir una garantía sobre las entregas que todavía quedan, y ese derecho sobrevive incluso después de que aceptes una entrega tardía o parcial. UCC §2-609(1) and (3). Entre comerciantes, los estándares comerciales deciden qué motivos y qué garantía son razonables. UCC §2-609(2). No dar una garantía adecuada en un plazo razonable, que no exceda de 30 días tras una exigencia justificada, es una repudiación del contrato, y una repudiación permite al comprador tratar las entregas restantes como incumplidas según el UCC §2-610, en lugar de esperar todo el retraso. UCC §2-609(4). La norma asume que existe un contrato y que se aplica el UCC, así que consulta tu contrato y a tu asesor legal antes de enviar una exigencia formal.

En la UE

El derecho de la UE no armoniza los remedios por entrega tardía entre empresas, así que aquí se muestra el derecho alemán. En cuanto el contrato fija una fecha de calendario para la entrega, incumplirla pone al proveedor en mora sin necesidad de un recordatorio (Mahnung), salvo que el retraso no sea culpa del proveedor. § 286 Abs. 2 Nr. 1, Abs. 4 BGB. La mora da derecho al comprador a una indemnización por la pérdida que causó el retraso. § 280 Abs. 1–2 with § 286 BGB. Reclamar una indemnización en lugar del cumplimiento, o resolver el contrato, también necesita un plazo adicional razonable (Nachfrist) que transcurra sin entrega, salvo que, por ejemplo, el proveedor se haya negado en serio y de forma definitiva a entregar, o, para la resolución, hayas señalado la fecha como esencial antes del contrato. § 281 Abs. 1–2 BGB. § 323 Abs. 1–2 BGB. Para una compraventa transfronteriza entre empresas de distintos Estados contratantes de la CISG, todos los Estados miembros de la UE salvo Irlanda y Malta, el comprador puede fijar un plazo adicional razonable para la entrega, no puede recurrir a otro remedio mientras ese plazo transcurre salvo que el vendedor se niegue a tiempo, conserva cualquier reclamación por daños derivados del retraso, y puede resolver el contrato si el vendedor todavía no ha entregado, o se niega a hacerlo, para entonces. Los contratos pueden excluir la CISG. CISG Arts. 1, 6, 47(1)–(2) and 49(1)(b).

¿Cuál es un ritmo de trabajo para las líneas vencidas?

Trabaja el informe de vencidos con un ritmo fijo, con un único responsable para cada línea abierta. A gran escala, cada línea vencida necesita una solicitud de fecha cada día, y esa revisión diaria es donde se pierden líneas sin un responsable. Clasifica las llamadas para que la línea que bloquea una producción reciba atención primero.

Da a cada línea abierta un responsable, para que una solicitud de fecha no espere a quien la note después. Cuando una línea está vencida y no se ha recibido nada, una señal temprana abre una tarea, y Cartograph se la asigna a tu equipo o a Scout Agent, que escribe y llama al proveedor para conseguir una fecha nueva, dentro de los permisos que fija tu equipo. Cada semana, incorpora cada línea que todavía bloquea una producción a una lista compartida, para que todo el equipo vea qué líneas amenazan qué producción.

¿Cuándo escalas una línea vencida a agilización?

Escala una línea vencida a agilización en cuanto su fecha, confirmada o no, ya no cubre la fecha de necesidad de la producción. Un informe de vencidos encuentra la línea y consigue una fecha; la agilización elige cómo cerrar la brecha que quede entre esa fecha y la fecha de necesidad.

No todas las líneas vencidas necesitan agilización. Una línea que ya se comprometió con una fecha nueva que todavía cae antes de la fecha de necesidad solo necesita seguimiento hasta que llegue; ver seguimiento de pedidos de compra para esa comprobación. Pasa una línea a agilización en cuanto la fecha confirmada, o la ausencia de una, ponga en riesgo la propia fecha de necesidad.

Preguntas que hacen los equipos

¿Cuántos días de retraso debe tener una línea antes de contar como vencida?

Una línea cuenta como vencida el día después de que pase su fecha comprometida sin que lleguen las piezas. Los días de retraso ordenan el informe; no son un umbral para añadir una línea a él.

¿Y si el muelle de recepción ya tiene las piezas pero el informe sigue mostrando la línea abierta?

Comprueba si hay una recepción sin registrar antes de llamar al proveedor. Una recepción que todavía está en la conciliación a tres bandas o en inspección puede hacer que una línea parezca vencida por piezas que ya han llegado.

¿Pueden los planificadores seguir usando la fecha comprometida original hasta que se confirme una nueva?

Solo como marcador temporal marcado como incumplido. Hasta que el proveedor dé una fecha nueva, trata la línea como un riesgo que no puedes dimensionar y reclama primero la fecha.

¿Deben todas las líneas vencidas pasar a agilización?

Envía solo las líneas cuya fecha, confirmada o no, ya no cubra la fecha de necesidad. Una línea con una nueva fecha confirmada que todavía llega a tiempo solo necesita seguimiento hasta que llegue.

Si tu equipo trabaja un informe de vencidos con más de un puñado de líneas, habla con nuestro equipo sobre cómo las señales tempranas de Cartograph abren una solicitud de fecha en cuanto cada línea vence.

Este artículo es información general, no asesoramiento jurídico ni fiscal. Consulta con tu asesor jurídico o fiscal cómo se aplican las normas a tu empresa.

Fuentes (7)

1. UCC §2-609, Right to Adequate Assurance of Performance (Cornell LII)
2. § 286 BGB, Verzug des Schuldners
3. § 281 BGB, Schadensersatz statt der Leistung wegen nicht oder nicht wie geschuldet erbrachter Leistung
4. § 323 BGB, Rücktritt wegen nicht oder nicht vertragsgemäß erbrachter Leistung
5. UCC §2-610, Anticipatory Repudiation (Cornell LII)
6. United Nations Convention on Contracts for the International Sale of Goods (UNCITRAL), Arts. 1, 6, 47 and 49
7. UNCITRAL, CISG status table (Contracting States)