Seguimiento de pedidos de compra: 4 estados y cadencia
Haz seguimiento de cada línea de pedido abierta a través de cuatro estados, desde el acuse de recibo hasta la recepción, para que una entrega que se retrasa aparezca mientras todavía hay tiempo de reaccionar.
Una línea de pedido de compra abierta puede estar acusada de recibo sin fecha, con una fecha de hace semanas, enviada o en riesgo, y un estado de «abierto» oculta cuál. Sigue cada línea a través de cuatro estados en su lugar, y una entrega que se retrasa aparece mientras todavía hay tiempo para acelerarla o replanificar.
¿Qué es el seguimiento de pedidos de compra?
El seguimiento de pedidos de compra es la comprobación, en cada línea abierta del pedido, de si el proveedor la ha acusado de recibo, ha confirmado una fecha y la ha enviado, y de si tu muelle la ha recibido. El seguimiento registra a cuál de esos puntos ha llegado una línea, qué pruebas lo respaldan, y cuándo alguien habló por última vez con el proveedor.
Marca cada línea no recibida como «abierta» y una línea con fecha confirmada se verá igual que una de la que nadie sabe nada desde hace tres semanas. Dividir ese único estado en los estados de abajo muestra qué líneas necesitan una llamada hoy y cuáles simplemente esperan su fecha.
¿Qué necesita una vista de seguimiento de pedidos para cada línea?
Una vista de seguimiento útil necesita cuatro cosas en cada línea: su estado actual, las fechas asociadas a ese estado, la fecha y el método del último contacto con el proveedor, y las pruebas que respaldan el estado. Sin pruebas, la vista solo muestra lo que dijeron los proveedores, y parte de ello puede tener semanas de antigüedad.
- El estado actual de la línea va primero, ya sea acusada de recibo, fecha confirmada, enviada o recibida, para que un vistazo muestre hasta dónde ha avanzado.
- Dos fechas pertenecen a cada línea: la fecha de necesidad que exige tu producción y la última fecha que confirmó el proveedor. Comparar ambas muestra si una línea necesita agilización o se puede retrasar.
- Registra quién contactó por última vez con el proveedor, cuándo y por qué canal, para que la siguiente persona no repita una llamada que ya se hizo.
- Las pruebas pertenecen a la propia línea: el acuse de recibo, la respuesta con la fecha confirmada, el aviso de envío anticipado o el número de seguimiento del transportista, y el registro de recepción, adjuntos donde la siguiente persona pueda verlos sin abrir un hilo de correo.
¿Cuáles son los cuatro estados de una línea de pedido abierta?
Cada línea de pedido abierta se encuentra en uno de cuatro estados: acusada de recibo, fecha confirmada, enviada o recibida. Cada estado necesita sus propias pruebas detrás, ya sea una respuesta, un documento de envío o un escaneo de recepción. La figura de abajo muestra qué hace avanzar una línea a cada estado y la pregunta que un planificador debería hacerse en ese punto.
Los cuatro estados de una línea de pedido abierta
Un flujo de cuatro nodos, de izquierda a derecha, que muestra los estados de una línea de pedido abierta: acusada de recibo, fecha confirmada, enviada y recibida. Cada nodo enumera las pruebas que hacen avanzar una línea a ese estado y la pregunta de seguimiento que un planificador debería hacerse mientras la línea permanece ahí, junto con dónde suele estancarse una línea en ese estado.
- 1
Acusada de recibo
- Pruebas que hacen avanzar una línea aquí
- El proveedor confirma la recepción del pedido
- Pregunta de seguimiento en este estado
- ¿Se ha comprometido ya el proveedor con una cantidad, un precio y una fecha en cada línea?
- Dónde suele estancarse
- Recepción confirmada, pero sin fechas a nivel de línea
- 2
Fecha confirmada
- Pruebas que hacen avanzar una línea aquí
- El proveedor indica una cantidad, un precio y una fecha de envío por línea, y cualquier cambio queda aprobado
- Pregunta de seguimiento en este estado
- ¿Esta fecha sigue vigente, o ha quedado obsoleta frente al plazo de entrega?
- Dónde suele estancarse
- Una fecha acordada hace semanas que nadie ha vuelto a confirmar
- 3
Enviada
- Pruebas que hacen avanzar una línea aquí
- Un aviso de envío anticipado (X12 856 o EDIFACT DESADV) o un número de seguimiento del transportista vinculado a la línea
- Pregunta de seguimiento en este estado
- ¿La cantidad enviada coincide con la cantidad confirmada, y llegará antes de la fecha de necesidad?
- Dónde suele estancarse
- Una fecha confirmada sin ningún ASN ni número de seguimiento detrás
- 4
Recibida
- Pruebas que hacen avanzar una línea aquí
- Las piezas se registran en recepción contra la línea; la inspección las acepta cuando se requiere
- Pregunta de seguimiento en este estado
- ¿La cantidad aceptada coincide con la cantidad confirmada completa, o queda abierta una entrega programada?
- Dónde suele estancarse
- Una recepción parcial registrada como si hubiera llegado toda la línea
Una línea solo se vuelve planificable cuando llega a fecha confirmada, y solo tiene pruebas sólidas detrás cuando llega a enviada, respaldada por un aviso de envío anticipado o un número de seguimiento del transportista.
Los dos primeros estados reflejan el acuse de recibo de un pedido de compra: el proveedor confirma la recepción y después se compromete con una cantidad, un precio y una fecha en cada línea. Toda fecha en una línea sigue siendo una promesa hasta que llega a enviada. Un aviso de envío anticipado, enviado como un mensaje X12 856 o EDIFACT DESADV, o un número de seguimiento del transportista vinculado a la línea, es la primera prueba sólida de que las piezas existen y están embaladas o en camino.
¿Con qué frecuencia debes volver a confirmar la fecha de un proveedor?
Vuelve a confirmar la fecha de un proveedor con una cadencia vinculada al plazo de entrega de la pieza. Una fecha que el proveedor dio hace ocho semanas queda obsoleta mucho antes de que llegue su fecha límite, aunque esa fecha todavía no haya pasado. La tabla de abajo muestra una cadencia de ejemplo; fija la tuya según cuánto aviso necesites ante un retraso.
Cadencia de reconfirmación según el plazo de entrega
Una tabla de ejemplo con cuatro filas que muestra una cadencia ilustrativa para volver a confirmar la fecha de un proveedor, agrupada por el plazo de entrega de la pieza: menos de 4 semanas, comprobada dos veces por semana más una comprobación justo antes de la fecha; de 4 a 12 semanas, comprobada semanalmente; de 13 a 26 semanas, comprobada cada dos semanas; y más de 26 semanas, comprobada mensualmente con una comprobación adicional a medida que se acerca la fecha. Cada fila da el razonamiento de esa cadencia. La tabla se etiqueta explícitamente como un ejemplo, no como un estándar publicado.
| Banda de plazo de entrega (ejemplo) | Cadencia de reconfirmación de ejemplo | Por qué |
|---|---|---|
| Menos de 4 semanas | Dos veces por semana, más una comprobación unos días antes de la fecha | Un plazo de entrega corto deja poco margen para absorber un retraso inesperado |
| 4-12 semanas | Semanal | Un aviso de una semana todavía deja tiempo para reaccionar a una fecha que se retrasa |
| 13-26 semanas | Cada 2 semanas | Un plazo de entrega más largo tolera una comprobación más lenta sin perder tiempo de reacción |
| Más de 26 semanas (por ejemplo, fundiciones o forjas) | Mensual, más una comprobación a medida que se acerca la fecha | Un plazo de entrega largo deja margen, así que una comprobación mensual todavía detecta un retraso a tiempo |
Esta es una cadencia ilustrativa, no un estándar publicado; fija tu propio intervalo según cuánto aviso necesite un retraso.
Una pieza con un plazo de entrega de dos semanas no puede absorber una sorpresa de dos semanas, así que su fecha necesita revisarse dos veces por semana, con una comprobación adicional justo antes de su vencimiento. Una pieza de fundición de nueve meses tiene más margen, así que una comprobación mensual todavía detecta un retraso a tiempo. Sea cual sea el intervalo, toma la última fecha confirmada, no la fecha original del pedido, como referencia para medir qué está «obsoleto». Tu equipo puede abrir cada reconfirmación como una tarea y asignarla a Scout Agent, que da seguimiento al proveedor por correo y teléfono.
¿Cómo se hace el seguimiento de envíos parciales y líneas divididas?
Trata cada envío parcial como su propia entrega programada, en lugar de estirar una sola fecha para cubrirlo. Una línea que envía 60 de 100 unidades mantiene dos entradas. Una avanza hacia recibida, y la otra permanece abierta frente a su propia fecha confirmada. Fusionarlas en una sola línea hace perder la mitad que está en riesgo.
Registra la división en el momento en que el proveedor la confirma, para que cada entrega programada tenga su propio estado, sus propias pruebas y su propia pregunta de seguimiento. Un ASN parcial solo cierra la cantidad que cubre, y el resto de la línea permanece abierto hasta que llega su propio ASN. Un kit que todavía espera su segunda entrega sigue necesitando esa entrega antes de estar listo para producir, aunque parte de la línea ya esté en el estante.
¿Debes comprobar el estado antes de la fecha límite o reclamarlo después?
Comprueba el estado unos días antes de la fecha límite, mientras todavía hay tiempo para reaccionar a lo que descubras. Después de la fecha límite, una comprobación solo puede decirte cuánto retraso lleva la pieza. Cuando una fecha límite pasa sin que la línea se reciba, pedidos de compra vencidos explica qué hacer a continuación.
A gran escala, lo difícil es revisar cada línea abierta cada día para ver cuál ha llegado a un punto de control, y ahí es donde se pierden líneas. Las señales tempranas de Cartograph abren una tarea cuando un pedido no tiene fecha confirmada, tres días antes de la fecha prevista de un pedido confirmado, y cuando llega la fecha y no se ha recibido nada. Esos plazos son predeterminados, y los administradores pueden cambiarlos. Cartograph asigna cada tarea a tu equipo o a Scout Agent, que escribe y llama al proveedor para conseguir una fecha confirmada o un estado de envío, dentro de los permisos que fija tu equipo.
¿Dónde debe registrarse la confirmación de un proveedor?
Una confirmación cuenta cuando está adjunta a la propia línea, con la fecha, la cantidad, el canal por el que llegó y quién la registró. Una entrada en un portal, una respuesta por correo o una llamada registrada el mismo día cuentan por igual, siempre que el registro esté en la propia línea, donde la siguiente persona pueda encontrarlo.
Los proveedores que atienden a varios clientes a menudo tienen que manejar un portal distinto para cada uno, así que mantén el correo y el teléfono abiertos incluso donde exista un portal, y registra el canal que responda. Proveedor que no responde explica cómo escalar cuando ningún canal obtiene respuesta.
¿Cómo alimenta el seguimiento de pedidos las revisiones de clear-to-build y de faltantes?
Una comprobación de clear-to-build y una revisión de faltantes parten de los mismos datos de seguimiento: qué líneas tienen una fecha confirmada, cuáles tienen pruebas sólidas detrás, y cuáles están obsoletas o sin confirmar. Unos estados precisos permiten que ambas revisiones encuentren la pieza que bloquea la producción.
Clear-to-build pregunta si todas las piezas que necesita un kit están disponibles o confirmadas para llegar a tiempo. Una línea atascada en acusada de recibo sin fecha confirmada no puede responder a esa pregunta, aunque su fecha de necesidad todavía esté a semanas de distancia. Una revisión de faltantes debería partir de las mismas pruebas, empezando por las líneas que tienen las pruebas más débiles detrás, ya que una fecha lejana sin confirmación detrás puede ser el riesgo mayor.
Preguntas que hacen los equipos
¿Una fecha confirmada sustituye a la fecha de necesidad en el pedido?
No. Mantén ambas en la línea. La fecha de necesidad es lo que exige la producción, y la fecha confirmada es lo que aceptó el proveedor. Comparar ambas le dice al planificador si una línea necesita agilización o se puede retrasar.
¿Debe tratarse como tardía una línea sin fecha confirmada?
No automáticamente. Está sin confirmar, lo cual conlleva un riesgo distinto al de estar tardía. La pieza todavía puede llegar a tiempo, pero nadie tiene pruebas de ello todavía. Aun así necesita reclamarse hoy.
¿Cuándo se puede cerrar una línea?
Una línea se cierra cuando se recibe y acepta la cantidad pedida, o cuando el comprador cancela el resto. Una recepción parcial deja la línea abierta para la cantidad restante.
¿Quién actualiza el estado cuando un proveedor confirma por teléfono?
Quien atiende la llamada la registra de inmediato, con la cantidad, la fecha y el canal, en la línea. Si nadie registra una fecha dada por teléfono, la siguiente persona que revise la línea no verá ninguna respuesta.
Si tu equipo hace seguimiento de pedidos de compra abiertos entre muchos proveedores, habla con nuestro equipo sobre cómo las señales tempranas de Cartograph abren una tarea cuando un pedido necesita una fecha o un estado.