Los pedidos pendientes son datos de plazo: lo que te dice el retraso de un proveedor
Un aviso de pedido pendiente es una observación de plazo. Registra tres fechas y el motivo, cuenta la tasa de pedidos pendientes de cada proveedor y dimensiona tus colchones y segundas fuentes con el retraso medido.
Un aviso de pedido pendiente (backorder) es un dato de plazo de entrega sacado de los propios registros del proveedor. Llega después de que aceptó el pedido, nombra una pieza y trae una fecha que no pudo cumplir. Si lo archivas como una interrupción y persigues la nueva fecha, pierdes tres números. Esos números te dicen cuánto colchón necesitan las piezas de ese proveedor, qué fechas confirmar antes y dónde se pagaría sola una segunda fuente. La lección sobre pedidos pendientes explica qué hacer ese mismo día. Este texto explica qué conservar.
¿Por qué un pedido pendiente es distinto de una entrega tardía?
Una entrega tardía es una fecha que pasó. Un pedido pendiente es una fecha que el proveedor retiró, normalmente antes de que pasara, con un motivo adjunto. Ese momento es lo que puedes aprovechar. El proveedor ha mirado su stock y te ha dicho, por adelantado, que la confirmación estaba mal.
Un plazo cotizado es una previsión que el proveedor hace antes de tener tu pedido. Un pedido pendiente es una corrección que hace después. Entre los dos está el número con el que planificas: el plazo que tardan tus pedidos de compra, medido desde el pedido hasta el muelle. Plazos de entrega de proveedores sostiene que la dispersión de ese número importa más que su longitud. Los pedidos pendientes causan buena parte de esa dispersión.
¿Qué debes registrar cuando una línea queda pendiente?
Registra tres fechas en la línea y consérvalas todas: la fecha prometida en la confirmación, la fecha en que el proveedor declaró el pedido pendiente y la nueva fecha de envío que se comprometió a cumplir. Añade el motivo que dio, en una de cinco palabras: demanda, material, producción, asignación o descatalogado.
Las dos primeras fechas miden con cuánta antelación te avisa el proveedor. Un proveedor que declara el pedido pendiente tres semanas antes de la fecha prometida te da tiempo para recuperarte. Uno que lo declara al día siguiente te da una línea vencida con otro nombre. La diferencia entre la fecha prometida y la nueva fecha es el retraso. Mete el retraso en el mismo conjunto de observaciones de plazo con el que dimensionas el stock de seguridad.
| Campo | Ejemplo | Qué mide |
|---|---|---|
| Fecha prometida | 12 de noviembre | Lo que el proveedor se comprometió a cumplir |
| Declarado el | 30 de octubre | Cuánto aviso recibiste: 13 días |
| Nueva fecha | 3 de diciembre | El retraso: 21 días |
| Motivo | Asignación | Si el stock existe y fue a otro cliente |
| Envío parcial ofrecido | 400 de 1.000 | Lo que puede cubrir la próxima fabricación |
¿Cómo cambia tu stock de seguridad la tasa de pedidos pendientes de un proveedor?
El stock de seguridad cubre dos riesgos: un consumo por encima del plan y entregas que llegan tarde. En la mayoría de las piezas compradas con plazos de más de un mes domina el término del plazo, y ese término depende de cuánto se mueven las fechas de entrega. Un proveedor que deja pendiente una línea de cada veinte mueve tus fechas más que uno que deja pendiente una de cada doscientas.
Cuenta cada cuánto lo hace cada proveedor. La tasa de pedidos pendientes de un proveedor es la proporción de líneas de pedido que deja pendientes en un periodo: líneas pendientes entre líneas pedidas. Síguela junto a su puntualidad de entrega, porque las dos miden fallos distintos. Un proveedor puede ser puntual en nueve líneas de diez y dejar pendiente la décima seis semanas, y esa décima línea para la fabricación.
Cuando la tasa sube, no subas el stock de seguridad en bloque. Recalcula la dispersión del plazo de ese proveedor con tus propias recepciones, incluidas las líneas pendientes, y deja que la fórmula del stock de seguridad dimensione el colchón con la nueva dispersión. El colchón crece solo en las piezas que ese proveedor retrasa, así que el dinero va donde está el riesgo.
| Proveedor | Tasa de pedidos pendientes | Dispersión del plazo (σLT) | Stock de seguridad al 95 % |
|---|---|---|---|
| A | 1 línea de 200 | 3 días | 505 unidades |
| B | 1 línea de 20 | 9 días | 1.490 unidades |
El ejemplo usa un consumo de 100 unidades al día, una desviación estándar de 30 y un plazo medio de 30 días. La pieza y la demanda son las mismas. Los pedidos pendientes del proveedor B triplican el colchón que tienes que mantener, y ese coste pertenece a la próxima negociación de precio con B o al caso de negocio de una segunda fuente.
¿Por qué "unas semanas" nunca es una respuesta aceptable?
No puedes planificar una línea contra "unas semanas". La frase suele significar que el proveedor no lo ha comprobado. Pide el día y pregunta en qué se apoya: stock ya asignado a ti, una orden de producción con fecha de inicio o un envío en camino desde su propio proveedor. Cada respuesta lleva un riesgo distinto, y solo la primera es un compromiso.
La misma disciplina vale para los envíos parciales. Un proveedor que tiene parte de la cantidad suele ofrecer enviarla, y esa oferta merece aceptarse en tus términos. Tú decides si aceptas una entrega parcial, y el intercambio justo por aceptarla es un compromiso con fecha sobre el resto. Consigue las dos cosas por escrito el mismo día.
¿Qué cambias cuando ya tienes los datos?
Cambia tres cosas, en el orden en que se amortizan. Primero, confirma antes. Si los pedidos pendientes de un proveedor llegan con poco aviso, adelanta tu consulta de estado respecto a sus fechas prometidas, para que el aviso te llegue con tiempo de reaccionar. Seguimiento de pedidos de compra fija ese ritmo.
Segundo, dimensiona el colchón con la dispersión medida, proveedor a proveedor. Una tasa de pedidos pendientes al alza debe aparecer como una σLT mayor en la fórmula dentro del trimestre, antes de que alguien añada un número redondo después de que se pare una línea.
Tercero, homologa una segunda fuente para las piezas que se repiten. La tasa de pedidos pendientes es una señal temprana para todas las líneas abiertas que tienes con ese proveedor, y un proveedor que deja pendiente la misma familia de piezas dos veces al año ya te ha enseñado dónde gastar el presupuesto de homologación. Doble fuente de suministro explica cómo hacerlo sin duplicar el utillaje.
¿Cómo mantienes esto sin una hoja de cálculo que nadie actualiza?
Alguien tiene que capturar las tres fechas y el motivo el día en que llega el aviso, o el registro se pierde. Cartograph lee la respuesta del proveedor, pone la nueva fecha en la línea del pedido junto a la fecha prometida original y mantiene visible el resto pendiente hasta que se recibe. Cuando una línea llega a su fecha prometida sin recepción, una señal temprana abre una tarea y Scout Agent pide al proveedor la fecha y en qué se apoya. La tasa de pedidos pendientes por proveedor sale de ese registro. Cartograph no fija tu stock de seguridad ni elige tu segunda fuente. Conserva los datos que esas decisiones necesitan.
Preguntas que hacen los equipos
¿Un pedido pendiente es culpa del proveedor?
No siempre, y el aviso importa más que la culpa. Un proveedor al que le falló su propio proveedor puede avisarte pronto y ofrecer un envío parcial. Juzga a los proveedores por lo pronto que declaran y por lo firmes que resultan sus nuevas fechas.
¿Un pedido pendiente debe contar contra la puntualidad de entrega?
Sí, en cuanto pasa la fecha prometida original sin recepción. Cuenta también la tasa de pedidos pendientes por separado, porque un proveedor puede recuperar un pedido pendiente antes de la fecha prometida y aun así estar diciéndote algo sobre su disciplina de stock.
¿Cuál es una buena tasa de pedidos pendientes para un proveedor?
No hay una referencia publicada para piezas compradas en una planta. Compara cada proveedor con su propio historial y con los demás proveedores de la misma familia de piezas, y actúa sobre la tendencia.