Backorder: qué significa y qué hacer cuando un proveedor deja pendiente tu pedido de compra
Qué significa backorder, en qué se diferencia de una pieza agotada y los cuatro pasos que debes dar cuando un proveedor deja pendiente una línea antes de que detenga una producción.
Un backorder, o pedido pendiente, es una línea de pedido que el proveedor ha aceptado pero todavía no puede enviar. La pieza está agotada en su almacén. La línea sigue abierta con la cantidad y el precio acordados, y el proveedor te debe una nueva fecha de envío. Para una planta importa una sola pregunta: ¿la nueva fecha llega antes de la producción que necesita la pieza?
¿Qué es un backorder?
Un pedido pendiente es un pedido aceptado de una pieza que el proveedor se ha quedado sin stock por ahora. El proveedor mantiene la línea abierta hasta que vuelva el suministro. Otros tres estados se parecen en pantalla. Una pieza agotada no tiene fecha de reposición, así que no se puede hacer ningún pedido. Una preventa es de un producto que todavía no se ha fabricado. Una cartera de pedidos pendientes (backlog) es el conjunto de pedidos sin servir que tiene un proveedor, sea cual sea el motivo. Por eso la cartera puede ser grande sin que haya ningún pedido pendiente.
La tabla de abajo pone los cuatro estados uno al lado del otro.
Pedido pendiente, agotado, preventa y cartera de pedidos
Una tabla que compara cuatro estados de proveedor. Un pedido pendiente es un pedido aceptado de una pieza agotada de forma temporal; la línea sigue abierta y se debe una nueva fecha de envío. Agotado significa que no hay fecha de reposición, así que no se puede hacer ningún pedido. Una preventa es de un producto que todavía no se ha fabricado, con una fecha de lanzamiento prevista. Una cartera de pedidos es el conjunto de pedidos sin servir que tiene el proveedor, sea cual sea la causa, y no tiene una fecha única. La tabla muestra también lo que tiene el comprador en cada caso: una línea abierta con la cantidad y el precio acordados en un pedido pendiente, nada en un agotado, una reserva en una preventa y un puesto en una cola en una cartera de pedidos.
| Estado | Qué dice el proveedor | Fecha que puedes esperar | Lo que tienes |
|---|---|---|---|
| Pedido pendiente | Aceptado, agotado por ahora, se enviará cuando vuelva el suministro | Una nueva fecha de envío, que se te debe por escrito | Una línea abierta con la cantidad y el precio acordados |
| Agotado | Sin stock y sin fecha de reposición, así que no se acepta el pedido | Ninguna | Nada; la línea no se puede hacer |
| Preventa | El producto aún no está fabricado; se aceptan pedidos antes del lanzamiento | Una fecha de lanzamiento prevista | Una reserva sobre la primera producción |
| Cartera de pedidos | Pedidos sin servir de todo tipo, sea cual sea la causa | Ninguna en particular | Un puesto en la cola, no una fecha |
Solo un pedido pendiente te deja una línea abierta con cantidad, precio y una fecha que el proveedor te debe.
Los proveedores también usan el término para una parte de la línea. Un pedido pendiente parcial significa que parte de la cantidad se envía ahora y el resto sigue después. Un pedido pendiente rodante significa que el proveedor mueve la fecha una y otra vez sin comprometerse con ninguna. Trátalo como una línea sin fecha y trabájalo como describe proveedor que no responde.
¿Qué significa que un proveedor ponga tu línea de pedido de compra en pedido pendiente?
Cuando un proveedor marca tu línea de pedido de compra (orden de compra, en México) como pendiente, te dice tres cosas. Aceptó la línea y todavía tiene intención de servirla. Hoy no tiene stock para enviarla. Y la fecha prometida en su acuse de recibo ya no vale, así que la línea necesita una nueva.
Dos cosas se mantienen igual. La cantidad y el precio siguen como se pidieron, salvo que acordéis otra cosa. La línea no se cancela ni se cierra con faltante. Si el proveedor quiere cerrar el saldo, es otra conversación. Pide que conste por escrito antes de que tu ERP muestre la línea como completa.
Un pedido pendiente no es lo mismo que un plazo de entrega largo. El plazo se cotiza antes de pedir y planificas con él. El pedido pendiente aparece después de que el proveedor aceptó el pedido. Es decir, un compromiso se ha roto y tienes que recuperar los días que cuesta. Plazo de entrega del proveedor explica lo que un plazo cotizado suele dejar fuera.
¿Cuánto duran los pedidos pendientes?
Un pedido pendiente dura lo que tarde la reposición del propio proveedor, y solo él puede decírtelo. En artículos de catálogo con stock, la espera suele ser de días a unas pocas semanas. En una pieza fabricada bajo pedido, una escasez de materia prima o una retención por calidad, puede durar meses.
El único número que importa para tu producción es la nueva fecha de envío, por escrito, en la línea. Pide la fecha antes que el motivo, para que la línea deje de ser un riesgo que no puedes dimensionar. Pregunta en qué se apoya la fecha. Puede ser stock ya asignado a ti, una tirada de producción con fecha de inicio o un envío entrante de su proveedor. Prefiere una fecha más tardía con pruebas a una más temprana sin ellas. Pedidos de compra vencidos explica por qué la fecha va antes que la causa.
Registra la nueva fecha en la línea del pedido como registrarías cualquier acuse de recibo, y conserva al lado la fecha prometida original. La diferencia entre las dos es el retraso del proveedor. Necesitarás ese número cuando evalúes al proveedor.
¿Por qué los proveedores dejan pedidos pendientes?
Un proveedor deja una línea pendiente por uno de cinco motivos, y cada uno apunta a una recuperación distinta. La demanda superó su stock, a menudo porque varios clientes pidieron a la vez. Su propio proveedor o su materia prima llega tarde. Una tirada de producción se retrasó o un lote está retenido en calidad. Está repartiendo stock escaso entre clientes y tu pedido quedó por debajo del de otro. O ha descatalogado o sustituido la pieza, y el pedido pendiente es un estado de espera hasta que te lo diga.
Pregunta cuál de los cinco aplica. Una rotura de stock que cubrirá una tirada de producción programada solo necesita una fecha. Un problema de asignación necesita una escalación, porque el stock existe y se lo lleva otro cliente. Una pieza sustituida necesita a ingeniería, porque puede que la fecha nunca llegue. Aceleración de pedidos relaciona cada causa con las palancas que le corresponden.
¿Qué debes hacer primero cuando una línea de pedido pasa a pendiente?
Trabaja un pedido pendiente nuevo en cuatro pasos, en este orden y el mismo día en que te enteres.
Los cuatro primeros pasos cuando una línea de pedido pasa a pendiente
Una secuencia de cuatro pasos para una línea de pedido de compra que acaba de pasar a pendiente. Paso uno: consigue por escrito una nueva fecha de envío concreta y regístrala en la línea. Paso dos: compara la nueva fecha con la fecha de necesidad, incluido el tiempo de recepción e inspección; si aun así llega a tiempo, sigue la línea. Paso tres: pide un envío parcial de la cantidad que exista y acuerda el flete del segundo lote antes de aceptar. Paso cuatro: si la nueva fecha no llega a la fecha de necesidad, elige una recuperación, desde acelerar con el proveedor actual, pasando por un distribuidor autorizado o una compra de cobertura, hasta un sustituto de ingeniería.
- 1
Consigue la fecha
- Haz esto
- Pide por escrito una nueva fecha de envío concreta, con las pruebas en que se apoya
- Por qué primero
- Una línea sin fecha es un riesgo que no puedes dimensionar
- Después
- Regístrala en la línea del pedido junto a la fecha prometida original
- 2
Compárala con la producción
- Haz esto
- Compara la nueva fecha con la fecha de necesidad, incluido el tiempo de recepción e inspección
- Por qué primero
- La mayoría de los pedidos pendientes aún llegan a tiempo y solo necesitan seguimiento
- Después
- Si llega a tiempo, sigue la línea; si no, pasa al paso 3
- 3
Toma lo que exista
- Haz esto
- Pide un envío parcial de la cantidad que hay en stock
- Por qué primero
- Parte de la cantidad puede cubrir la próxima producción
- Después
- Acuerda el flete del segundo lote antes de aceptar el envío parcial
- 4
Elige la recuperación
- Haz esto
- Acelera, compra a un distribuidor autorizado, haz una compra de cobertura o pide un sustituto a ingeniería
- Por qué primero
- El hueco que queda tras los pasos 1 a 3 es el que merece la pena pagar para cerrar
- Después
- Asume la decisión y regístrala con la causa y quién la aprobó
Consigue la fecha, compárala con la producción, toma lo que exista y después decide. Los pasos baratos van primero.
Primero, consigue una nueva fecha concreta por escrito y regístrala en la línea. Si el proveedor dice «unas semanas», pide el día y las pruebas en que se apoya.
Segundo, compara la línea con la fecha de necesidad. Incluye el tiempo de recepción e inspección. Si la nueva fecha sigue llegando antes de que la producción necesite la pieza, la línea solo necesita seguimiento. Fecha prometida frente a fecha de necesidad explica cómo comparar las dos, y listo para producir explica cómo se hace la comprobación sobre un kit entero.
Tercero, pide un envío parcial de lo que exista. Si el proveedor tiene parte de la cantidad, esa parte puede cubrir la próxima producción mientras llega el resto. Acuerda las condiciones de flete del segundo lote antes de aceptar. Un envío parcial añade manipulación, papeleo y a veces un segundo cargo de flete.
Cuarto, si la nueva fecha no llega a la fecha de necesidad, elige una recuperación y pon tu nombre a la decisión. Las opciones, de menor a mayor coste aproximado, son cuatro. Acelerar con el proveedor actual. Comprar el saldo a un distribuidor autorizado. Hacer una compra de cobertura a una segunda fuente. O pedir a ingeniería un sustituto. Aceleración de pedidos detalla todas las opciones con su plazo de efecto y sus riesgos.
¿Suministras a clientes de EE. UU.?
Según el UCC, tal como lo promulgan la mayoría de los estados, todos los bienes que exige un contrato deben entregarse en una sola entrega, salvo que las partes acuerden otra cosa. Por eso un comprador no tiene que aceptar un envío parcial que el proveedor proponga por su cuenta. UCC §2-307. Cuando una entrega no alcanza lo pactado, el comprador tiene tres opciones. Rechazar el total, aceptar el total, o aceptar cualquier unidad comercial y rechazar el resto. UCC §2-601. Aceptar la cantidad que existe y mantener abierto el saldo es una decisión del comprador. Merece la pena cambiarla por una fecha firme para el saldo.
Cuando el pedido o el acuerdo prevé entregas en lotes separados, como las liberaciones de un pedido marco, se aplican las reglas de entregas sucesivas. Una entrega corta solo se puede rechazar si el faltante perjudica de forma sustancial el valor de esa entrega y no se puede subsanar. El incumplimiento de una o varias entregas afecta a todo el contrato solo si perjudica de forma sustancial el valor del conjunto. UCC §2-612. Consulta tu contrato y a tu asesor legal antes de cancelar un saldo.
En la UE
El derecho de la UE no armoniza las reglas sobre la entrega parcial entre empresas, así que aquí se muestra el derecho alemán. Un proveedor no tiene derecho a cumplir por partes, de modo que puedes rechazar un envío parcial que el proveedor ofrezca por su cuenta. § 266 BGB. Aceptar uno es una concesión, y es razonable pedir a cambio un compromiso con fecha para el saldo.
La CISG se aplica a una compraventa transfronteriza entre empresas de distintos Estados contratantes, todos los Estados miembros de la UE salvo Irlanda y Malta. Según ella, si solo se entrega una parte de las mercaderías, el comprador conserva sus remedios respecto de la parte que falta. Puede fijar un plazo adicional razonable para la entrega de esa parte. Resolver todo el contrato exige un faltante que constituya un incumplimiento esencial. Los contratos pueden excluir la CISG. CISG Arts. 1, 6, 47(1) and 51.
¿Cómo se registra una entrega parcial contra una línea en pedido pendiente?
Recibe una entrega parcial línea por línea, por la cantidad que llegó, y deja el saldo abierto en el pedido. No marques toda la línea como recibida para quitarla de un informe. Si cierras la línea antes de tiempo, la planificación pierde de vista el pedido pendiente y la conciliación a tres bandas falla cuando llega la segunda factura. Cuentas por pagar puede entonces pagar al proveedor piezas que nunca se enviaron.
Mantén visible el saldo pendiente con su propia nueva fecha, para que el MRP planifique con la llegada real. Si tu ERP no admite dos fechas en una línea, divide la línea en la cantidad recibida y el saldo abierto. Inspección de recepción explica lo que debe superar el primer lote antes de contar como disponible.
¿Cómo evitas que los pedidos pendientes detengan la producción?
Un pedido pendiente detiene una producción cuando lo descubres tarde. Un aviso de pedido pendiente que pasa una semana sin leer en una bandeja de entrada te cuesta la semana que necesitabas para recuperar. Trata cada línea abierta que llega a su fecha prometida sin recepción como un posible pedido pendiente. Pide el estado antes de que pase la fecha.
Sigue las líneas pendientes en el informe de pedidos de compra abiertos con la nueva fecha, la fecha de necesidad y la producción a la que alimenta cada línea. Así puedes trabajar la línea que amenaza el calendario de la próxima semana antes que la que puede esperar. Seguimiento de pedidos de compra describe esa rutina, y el seguimiento de pedidos abiertos construye el informe a partir de tus datos de pedidos. Cuando vence una línea sin recepción, una señal temprana abre una tarea. Cartograph se la asigna a tu equipo o a Scout Agent, que escribe y llama al proveedor para conseguir la nueva fecha y las pruebas en que se apoya. Scout Agent trabaja dentro de los permisos que fija tu equipo.
Cuenta con qué frecuencia deja pedidos pendientes cada proveedor. La tasa de pedidos pendientes de un proveedor es la proporción de líneas que deja pendientes en un periodo. Divide las líneas pendientes entre las líneas pedidas. Una tasa al alza es una señal temprana para todas las líneas abiertas que tengas con él. Sube el stock de seguridad de sus piezas, confirma las fechas antes o cualifica una segunda fuente antes del siguiente retraso. Doble fuente explica cómo cualificarla.
Preguntas que hacen los equipos
¿Se puede cancelar una línea de pedido de compra en pedido pendiente?
Sí, en la mayoría de los casos, si el proveedor no ha enviado y tus condiciones de compra permiten cancelar las cantidades sin enviar. Revisa primero las condiciones, cancela por escrito y consigue la confirmación del proveedor de que el saldo está cerrado antes de pedir a otro.
¿Pedido pendiente significa descatalogado?
No. Un pedido pendiente significa que se espera que la pieza vuelva a estar en stock. Pregunta si la pieza está descatalogada o sustituida. Algunos proveedores mantienen una línea pendiente mientras deciden, y esa fecha nunca llega.
¿Qué es un pedido pendiente parcial?
Es una línea en la que parte de la cantidad se envía ahora y el resto sigue más tarde. Recibe el primer lote por su cantidad real y mantén abierto el saldo con su propia nueva fecha. Acuerda el flete del segundo lote antes de aceptar el envío parcial.
¿Un pedido pendiente es lo mismo que una entrega tardía?
Un pedido pendiente es una causa de entrega tardía, y el proveedor lo declara antes de que pase la fecha. Una entrega tardía es cualquier línea que no has recibido en su fecha prometida, sea cual sea el motivo. En ambos casos haz la misma primera pregunta: ¿cuál es la nueva fecha y en qué se apoya?
Si tu equipo se entera de los pedidos pendientes por correos sin leer, habla con nuestro equipo. Las señales tempranas de Cartograph abren una solicitud de fecha en cuanto vence cada línea.
Los artículos de Cartograph son información general, no asesoramiento jurídico ni fiscal. Consulta con tu asesor jurídico o fiscal cómo se aplican las normas a tu empresa.
Fuentes (6)
- UCC §2-307, Delivery in Single Lot or Several Lots (Cornell LII)
- UCC §2-601, Buyer's Rights on Improper Delivery (Cornell LII)
- UCC §2-612, "Installment contract"; Breach (Cornell LII)
- § 266 BGB, Teilleistungen
- United Nations Convention on Contracts for the International Sale of Goods (UNCITRAL), Arts. 1, 6, 47 and 51
- UNCITRAL, CISG status table (Contracting States)