Seguimiento e informe de pedidos de compra abiertos

¿Qué es un informe de pedidos de compra abiertos?

Un informe de pedidos de compra abiertos enumera cada línea de pedido que no has recibido por completo, con la fecha en que la necesitas, la fecha que comprometió el proveedor y cualquier fecha posterior, para que veas qué líneas necesitan una llamada hoy. Seguir esas líneas desde el día en que envías el pedido hasta el día en que las piezas están en tu estante es el seguimiento de pedidos abiertos.

El seguimiento de aprobaciones es otro trabajo: sigue quién solicitó y aprobó un pedido y si la factura coincide. Algunos informes financieros también mantienen un pedido abierto hasta que se factura por completo. Para un comprador o un planificador de una planta, las líneas que todavía esperan piezas deciden si la producción sigue adelante, así que se llevan la mayor parte del seguimiento.

Registra cuatro fechas en cada línea de pedido

Una única fecha de entrega no te dice si una línea va a tiempo. Guarda la fecha que solicitaste, la fecha que comprometió primero el proveedor, cada fecha revisada en orden y la fecha en que llegaron las piezas. Cuando el proveedor cambie una fecha, añade la nueva junto a la anterior. Así puedes contar cuántas veces se movió una línea, lo que te dice cuánto fiarte de la próxima fecha del proveedor.

Los días de retraso frente a la fecha solicitada te dicen si la producción está en riesgo. Los días de retraso frente a la primera fecha comprometida te dicen cuánto se alejó el proveedor de su propia palabra, y ese número va en una evaluación de proveedores. Fecha prometida frente a fecha de necesidad explica contra cuál evaluar. En muchos ERP, la fecha de entrega de un pedido es la que escribió el comprador, es decir, tu fecha solicitada, así que dale al compromiso del proveedor su propio campo.

Lee el estado de cada línea a partir de sus fechas

Compara las fechas con hoy y cada línea abierta cae en uno de cinco estados:

• Sin acuse: el proveedor no ha dado fecha. Pide una en los dos días hábiles siguientes al envío del pedido y llama si el correo no consigue fecha. Acuse de recibo de un pedido de compra explica qué contiene una respuesta útil.
• Confirmada: la última fecha del proveedor cae en tu fecha solicitada o antes y nunca se ha movido a más tarde. Vuelve a confirmarla unos días antes del vencimiento.
• Retrasándose: la última fecha del proveedor cae después de tu fecha solicitada, o se ha movido a más tarde al menos una vez.
• Retrasada: la última fecha del proveedor ya pasó y no has recibido las piezas.
• Recibida: las piezas están registradas en stock. Una recepción parcial deja abierto el resto de la línea, así que da a cada entrega programada su propia fila.

Haz primero el seguimiento donde antes se agota el stock

Ordenar por días de retraso pone primero la línea equivocada. Un pedido de cajas con cinco días de retraso puede esperar si tienes cajas para un mes, mientras que un pedido de tornillos con dos días de retraso y tres días de tornillos en stock necesita una llamada hoy. Así que compara cuánto dura tu stock con cuánto tardan en llegar las piezas.

Cuando el margen baja de cero, te quedas sin stock antes de que lleguen las piezas, y esa línea va arriba sea cual sea su estado. Después vienen las líneas retrasadas, las que no tienen fecha comprometida, las que se están retrasando y las confirmadas que vencen en tres días. Dentro de cada grupo va primero la línea con menos margen. Una línea sin fecha del proveedor toma tu fecha solicitada como mejor caso. Si el stock se agota incluso así, empieza un plan de recuperación mientras esperas la respuesta del proveedor. Acelerar pedidos enumera las opciones cuando el proveedor no puede adelantar la fecha.

Sigue tus pedidos abiertos

La herramienta se abre con un conjunto ilustrativo de líneas de pedido, así que ves un resultado completo antes de cambiar nada. Pega filas de una hoja de cálculo o sube un CSV, y el orden de seguimiento, los motivos y los plazos de entrega se actualizan al momento. Tus líneas se quedan en este navegador.

Crea el mismo informe en Excel o Google Sheets

Descargar plantilla en la herramienta te da un CSV con las columnas en el orden en que la herramienta las lee, separadas por punto y coma para que Excel en español las abra bien. Ábrelo en Excel o Google Sheets, pega debajo de los encabezados las líneas abiertas de tu ERP y añade las fórmulas de abajo a partir de la columna M. La plantilla pone la fecha solicitada en la columna G, la comprometida en la H, la revisada en la I, la recepción en la J, el stock en la K y el consumo diario en la L. Deja solo la última fecha revisada en la columna I y comprueba que cada fecha sea una fecha de verdad y no texto. La hoja no puede contar cuántas veces se movió una fecha; la herramienta lo hace a partir de la lista completa de fechas revisadas.

Ordena por el margen de la columna Q, de menor a mayor, y la parte de arriba de la hoja es tu lista de seguimiento. Una hoja de cálculo deja de funcionar cuando nadie se encarga de la actualización diaria o cuando tienes más líneas abiertas que tiempo para revisarlas, y ahí es donde vale la pena una herramienta que actualice las fechas por ti.

Mide el plazo de entrega con tus recepciones

Cada línea recibida con fecha de pedido es un plazo de entrega real: la fecha de recepción menos la de envío. Agrúpalos por proveedor y pieza y obtienes el plazo de entrega medio y cuánto varía. Ambos deciden tu stock de seguridad, así que mídelos en lugar de fiarte del plazo que cotizó el proveedor.

El segundo término crece con la variación del plazo, así que un proveedor que entrega en 22 a 24 días se gana un colchón menor que uno que tarda de 38 a 66, con el mismo objetivo de servicio y sin ningún ajuste especial. Cuando la dispersión supera más o menos una cuarta parte de la media, planifica a ese proveedor como poco fiable. La calculadora de stock de seguridad acepta los números que mide la herramienta.

Si tus recepciones llegan tarde mientras la demanda se mantiene estable, el riesgo es el momento, y un plazo de seguridad puede ser mejor que un stock de seguridad: lanza el pedido unos días antes en lugar de guardar más piezas. Un envío incompleto es otro riesgo. La fecha se cumple, la cantidad se queda corta y la dispersión del plazo no lo ve, así que mide la cantidad enviada frente a la confirmada por separado.

Contrasta lo que dice un estado con sus pruebas

Un estado parece un avance cuando sus pruebas dicen menos. Revisa estos casos antes de dar una línea por segura:

• Acuse de recibo sin fechas. Un proveedor puede confirmar que recibió el pedido sin decir nada de fechas. Hasta que cada línea tenga una cantidad y una fecha, trátala como sin acuse.
• Un «todo a tiempo» general. Una respuesta que cubre todo el pedido sin fechas por línea puede significar que nadie en el proveedor revisó las líneas. Pide una fecha por línea.
• Una fecha sobrescrita. Una línea que se movió tres veces y solo muestra su última fecha parece tan fiable como una que nunca se movió.
• Una etiqueta antes de la recogida. Un aviso de envío anticipado o un número de seguimiento creado antes de la recogida demuestra que las piezas están embaladas. Busca un escaneo del transportista antes de dar la línea por enviada.

La herramienta no puede ver estos casos por sí sola, ni otras líneas abiertas de la misma pieza: la cobertura solo cuenta el stock disponible. La lección sobre el seguimiento de pedidos de compra explica el método completo, pedidos de compra vencidos trata una línea que ya va tarde y proveedor que no responde explica qué hacer cuando nadie contesta.

Cartograph hace esto con tus propios pedidos. Las señales tempranas abren una tarea cuando un pedido no tiene fecha confirmada, cuando está a punto de llegar y cuando llegará después de que se agote la pieza, y tu equipo o Scout Agent escribe y llama al proveedor para conseguir una fecha o un estado. Obtén Cartograph gratis.

Preguntas sobre el seguimiento de pedidos abiertos