Cómo medir y reducir los plazos de entrega de tus proveedores
Divide el plazo de entrega en sus cuatro partes, corrige la de mayor dispersión y comprueba que la mejora se mantiene.
Reduces los plazos de entrega de tus proveedores si los divides en cuatro partes, procesamiento del pedido, fabricación, transporte y recepción, y corriges la parte con mayor dispersión en días, no la de promedio más largo. Una recepción de 3 días que oscila entre 1 y 9 días puede costarte más stock de seguridad que un plazo de fábrica estable de 22 días. Esta guía muestra cómo establecer la línea base de cada parte, ordenarlas, recortar la que provoca tus fletes urgentes y tus roturas de stock, y comprobar que el recorte se mantuvo. Cómo medir un plazo de entrega total a partir de tus recepciones se explica en plazo de entrega del proveedor.
¿Cuáles son los componentes del plazo de entrega de un proveedor?
El plazo de entrega de un proveedor son cuatro relojes que corren uno tras otro. Cada uno empieza y termina en una marca de fecha que ya tienes o que puedes conseguir.
| Componente | Intervalo | Dónde están las fechas |
|---|---|---|
| Procesamiento del pedido | Del envío del pedido de compra a la confirmación del proveedor | Fecha de emisión del pedido de compra y fecha de confirmación |
| Fabricación | De la confirmación al envío | Fecha confirmada y aviso de envío (ASN) |
| Transporte | Del envío a tu muelle | Fecha de envío y recepción de mercancía |
| Recepción | Del muelle al stock | Recepción de mercancía y contabilización en stock |
Toma de 10 a 20 pedidos de compra recientes por proveedor y calcula el promedio y la desviación estándar de cada parte. La mayoría de los ERP de los fabricantes pequeños registran solo la fecha del pedido y la de recepción, así que la fabricación y el transporte se mezclan. Una confirmación de envío del proveedor, aunque sea por correo, los separa.
¿Por qué importa más la dispersión del plazo de entrega que su duración?
Un plazo largo pero predecible es un problema de planificación: pides antes. Uno errático es un problema de rotura de stock, porque el stock de seguridad crece con la dispersión del plazo de entrega, no con su duración. Las cuatro partes suman la dispersión del plazo completo así, siempre que varíen de forma independiente:
Esa dispersión total, σLT, entra directamente en el stock de seguridad. Pasa el cursor o toca cualquier símbolo para ver qué representa.
Toma dos proveedores de la misma pieza, con un consumo de 100 unidades al día y una desviación estándar de 30, y un nivel de servicio del 95 %. El proveedor A cotiza 10 días y entrega en cualquier momento entre 4 y 20. El proveedor B cotiza 18 días y entrega siempre con un día de margen como máximo.
| Proveedor | Entrega en | Promedio | Desviación estándar | Stock de seguridad |
|---|---|---|---|---|
| A | de 4 a 20 días | 12 días | 4,6 días | 779 unidades |
| B | de 17 a 19 días | 18 días | 0,6 días | 230 unidades |
El proveedor más rápido necesita un colchón unas 3,4 veces mayor, y su promedio real es de 12 días, no los 10 que cotiza. B es más fácil de planificar: pides antes, mantienes menos stock y rara vez haces fletes urgentes. La calculadora de stock de seguridad hace estos cálculos con tus propias piezas.
¿Qué componente del plazo de entrega debes reducir primero?
Ordena las cuatro partes por su desviación estándar en días y corrige la que quede arriba. La parte de cada componente en la dispersión total es su desviación estándar al cuadrado, dividida entre la suma de los cuatro cuadrados, así que la parte más dispersa libera más colchón al ajustarla. La parte más larga suele ser la más predecible: un tramo marítimo que llega con un día de margen siempre es más fácil de planificar que un muelle que a veces tarda una semana.
Corregir la parte más dispersa suele recuperarse en semanas, porque con frecuencia está dentro de tu propia empresa o en el papeleo del proveedor, no en su fábrica. Recortar la parte más larga suele exigir renegociar con el proveedor y esperar un trimestre a que las nuevas condiciones se noten en las recepciones.
Supón que el plazo de entrega de una pieza promedia 32 días y que tus últimas 20 recepciones se desglosan así:
| Componente | Promedio | Desviación estándar | Parte de la dispersión |
|---|---|---|---|
| Procesamiento del pedido | 2 días | 1,0 día | 9 % |
| Fabricación | 22 días | 2,0 días | 34 % |
| Transporte | 5 días | 1,0 día | 9 % |
| Recepción | 3 días | 2,4 días | 49 % |
La recepción es la parte más corta y la más dispersa, porque el muelle está corto de personal los viernes y las recepciones se quedan paradas el fin de semana. Corrige el horario del muelle para que las recepciones se contabilicen en un día con una dispersión de medio día, y σLT baja de 3,4 a 2,5 días. Con el consumo y el nivel de servicio de arriba, el stock de seguridad baja de 629 a 492 unidades, un 22 % menos, sin llamar al proveedor. Después, vuelve a ordenar.
La duración gana cuando la parte más larga también tiene una dispersión amplia, o cuando el plazo completo supera hasta dónde alcanzas a ver el consumo real y pides contra una previsión. Un plazo más corto reduce entonces también el error de previsión.
¿Cómo cambian las fechas confirmadas tu plazo de entrega efectivo?
Registra tres fechas por línea de pedido de compra: la que planificó tu ERP, la que confirmó el proveedor y la de llegada de la pieza. Hasta que un proveedor confirma, tu ERP planifica con el plazo de entrega de los datos maestros, y comprometes capacidad para una fecha que nadie ha acordado. La diferencia entre la fecha confirmada y la real es la dispersión contra la que planificas, y suele ser mayor que la diferencia entre la planificada y la confirmada. Confirmación de pedidos de compra explica cómo convertir un pedido de compra en una fecha confirmada.
Una confirmación de hace ocho semanas es una fecha caducada, no un compromiso. En las piezas de plazo largo, pide al proveedor que reconfirme con un calendario fijo, cada semana o cada dos semanas, para que una fecha de envío que se retrasa se vea semanas antes de que se convierta en un flete urgente. Cuando las fechas se retrasan una y otra vez, llévalo a un plan de acciones correctivas, y cuando el proveedor deja de responder, sigue los pasos para un proveedor que no responde. Las confirmaciones tardías suelen ser un aviso temprano de riesgo de capacidad del proveedor.
¿Cuándo conviene mantener colchón en lugar de perseguir un plazo de entrega más corto?
Haz las cuentas de las dos formas. Un colchón cuesta cada mes, en cada unidad, por el costo de mantener el inventario, el riesgo de obsolescencia y el capital de trabajo inmovilizado. Un proyecto de reducción cuesta horas de comprador, negociación con el proveedor y cambios de proceso, sobre todo una vez. Compara un año de costo de mantener el stock extra con las horas que llevará el proyecto.
Mantén colchón cuando:
- La pieza es barata, de alto volumen y con consumo estable, y apenas hay riesgo de rediseño.
- Los pedidos urgentes y el flete urgente por roturas de stock ya cuestan más que mantener el stock.
- La pieza es a medida o de una sola fuente, y no tienes margen para cambiar cómo trabaja el proveedor.
Reduce cuando la pieza es cara, o cuando la dispersión viene de un proveedor o de un paso con el que tratas en cada pedido. No pongas colchón a piezas con consumo irregular y errático: la fórmula supone un uso constante y acabas con exceso de stock en lugar de protección.
¿Cómo compruebas que una reducción del plazo de entrega se mantuvo?
Que un proveedor prometa un plazo más corto no es lo mismo que cumplirlo. Compara una ventana de 90 días antes del cambio con otra de 90 días después, pieza por pieza, con medianas en lugar de promedios, porque un solo flete urgente distorsiona la media. Si un proveedor envía seis pedidos al mes, 90 días te dan unas 18 recepciones: bastan para ver moverse la mediana, pero no para fijar límites ajustados.
Después representa cada parte en un gráfico de control, con los límites de la ventana anterior, y marca cada recepción que quede fuera. Los puntos que se acercan a un límite cuentan como un retroceso aunque el promedio siga bien. Revisa cada mes; una mejora que dura solo un trimestre es ruido.
¿Cómo lo haces sin ampliar la plantilla?
Las decisiones siguen en manos de tu equipo: en qué parte trabajar, si los colchones aún se ajustan a la realidad y la conversación con el proveedor. Una hora al mes para revisar el desglose basta con la mayoría de los proveedores.
Las horas se van en las confirmaciones y las comprobaciones de estado que alimentan el desglose. Cuando un pedido de compra no tiene fecha confirmada, o una entrega vence y no ha llegado nada, una señal temprana abre una tarea, y Cartograph se la asigna a tu equipo o a Scout Agent, que escribe y llama al proveedor dentro de los permisos que fije tu equipo. La plataforma es gratuita para un número ilimitado de miembros del equipo; Scout Agent se cobra por resultado logrado. Cartograph no negociará con tus proveedores ni corregirá un plazo de entrega erróneo en tus datos maestros; alguien de tu equipo sigue encargándose de ambas cosas.
Preguntas que se hacen los equipos
¿Cuál es un buen plazo de entrega de un proveedor para un fabricante pequeño?
No hay un número universal. Un buen plazo de entrega es más corto que el horizonte en el que ves el consumo real, y lo bastante estable para planificar contra él. Un plazo estable de 30 días es mejor que uno errático de 15, porque la dispersión fija cuánto stock de seguridad mantienes. Parte de tu propia línea base.
¿Cómo se calcula la variabilidad del plazo de entrega?
Toma de 10 a 20 pedidos de compra recientes por proveedor, divide cada uno en procesamiento del pedido, fabricación, transporte y recepción con las fechas del ERP, y calcula la desviación estándar de cada parte en días. La dispersión total es la raíz cuadrada de la suma de sus cuadrados.
¿Qué componente del plazo de entrega debes reducir primero?
El que tiene la mayor desviación estándar en días, no el de promedio más largo. Una recepción que oscila entre 1 y 9 días puede obligarte a mantener más colchón que un plazo de fábrica estable de 22 días. Corrige la más dispersa, vuelve a ordenar y repite.