Solicitud de información: decide a quién pedir oferta
Aclara procesos previstos, centros sin identificar y cantidades ambiguas. Registra a quién puedes pedir oferta y qué homologación sigue pendiente.
Una solicitud de información a proveedores (RFI) reúne información sobre posibles proveedores y lo que pueden suministrar. Para compras industriales, permite resolver una pregunta inicial: ¿qué proveedores han aportado información pertinente suficiente para justificar una solicitud de oferta detallada?
Un «sí» puede esconder respuestas distintas. El proceso puede estar previsto, pero aún no funcionar. Un distribuidor puede describir la capacidad de un fabricante sin identificar la planta. «600 piezas» puede ser una cantidad mensual o el suministro completo propuesto. Aclara esas diferencias antes de decidir el siguiente paso.
Define qué debe aclarar la consulta
Usa una RFI cuando necesites conocer posibles vías de suministro o aclarar capacidades antes de pedir precio para un requisito definido. La lección de SAP sobre compras describe la recopilación de información y la selección de participantes para etapas posteriores. La guía de proveedores de Novartis también describe información preliminar para preparar la siguiente lista de proveedores.
Deja por escrito qué decisión quieres tomar: a quién investigar más, a quién enviar una RFQ o qué requisito revisar. Si ya conoces a los proveedores y su ámbito de suministro, quizá puedas pasar a la solicitud de oferta o RFQ.
Sigue tu política de compras. Algunas organizaciones exigen proveedores homologados antes de pedir ofertas; otras permiten tramitar la oferta y la homologación técnica en paralelo. La contratación pública puede seguir otras reglas: la guía federal de GSA presenta la RFI de una agencia como un estudio de mercado previo a la licitación formal. La regla de invitación de la empresa privada del ejemplo no sustituye esas reglas.
Formula preguntas que delimiten la respuesta
Entrega a los proveedores la misma versión controlada de los requisitos y explica el formato de respuesta, el plazo y el siguiente paso previsto. Comparte planos e información sensible mediante el procedimiento aprobado. Pide solo lo necesario para esta decisión; un cuestionario general sobre la empresa puede ocultar la respuesta que falta.
| Campo de la RFI | Qué debe identificar una respuesta útil |
|---|---|
| Pieza y proceso | Familia de piezas, material, revisión del plano y operaciones requeridas; excepciones explícitas |
| Ruta de fabricación | Fabricante, planta de fabricación real y cualquier centro de procesamiento externo |
| Capacidad actual | Qué funciona ahora, qué está previsto y qué información de respaldo cubre la ruta propuesta |
| Cantidad y periodo | Unidades, cantidad por periodo, condiciones y si la disponibilidad es solo orientativa |
| Evidencias | Archivo o registro identificado, alcance, fecha, persona que responde y límites de lo comprobado |
| Trabajo pendiente | Respuestas que faltan, alternativas propuestas y responsable de la aclaración |
Pregunta por costos orientativos cuando ayuden a la consulta. En este ejemplo, los precios firmes comparables y las condiciones comerciales se dejan para la RFQ. Es una decisión de esta consulta, no una regla que prohíba pedir precios en cualquier RFI.
Ejemplo: un proveedor para todo el calendario
Es un fabricante privado hipotético, no un resultado de un cliente. Necesita 600 carcasas conformes con la revisión C del plano en cada uno de los meses de febrero, marzo y abril de 2027, en el centro receptor R1: 1.800 piezas en total.
La consulta aprobada busca un proveedor para cubrir todo el calendario. El reparto entre proveedores y un suministro puente temporal quedan fuera del alcance actual. Una oferta parcial podría servir en otro plan aprobado por separado.
Este comprador permite enviar una RFQ cuando ingeniería ha revisado una ruta de fabricación actual plausible y las cantidades y periodos declarados por el proveedor. La homologación técnica puede seguir pendiente dentro de un plan con responsable. Esta revisión inicial no verifica la capacidad física, reserva capacidad ni autoriza la producción.
Aclara las respuestas antes de decidir
El comprador conserva las primeras respuestas y pide a cada proveedor que aclare la incertidumbre concreta.
| Proveedor | Primera respuesta | Información aclarada | Decisión para esta consulta |
|---|---|---|---|
| A | «Sí»; adjunta un plan de compra de una máquina | El proceso requerido está previsto para marzo de 2027. No ofrece una ruta alternativa actual | No avanzar con la ruta ofrecida para el inicio en febrero; registrar la incompatibilidad de fechas |
| B | Un distribuidor dice que su grupo suministra las carcasas; no identifica centros | Identifica la planta M1 y el centro externo de acabado F1; aporta información fechada de la ruta para la revisión C y declara 600 piezas conformes en cada mes requerido | Ingeniería permite solicitar oferta según la política de este comprador; la homologación por calidad sigue pendiente |
| C | «600 piezas»; periodo sin aclarar | Confirma 600 piezas en total entre febrero y abril, sin reparto mensual | La cantidad ofrecida no cubre todo el calendario; conservarla para una posible evaluación de suministro parcial autorizada por separado |
Para A, un plan de compra de maquinaria acredita un plan. La instalación prevista en marzo no acredita producción homologada en marzo ni cubre el inicio en febrero según la propuesta. Si A presenta otra ruta, evalúa la nueva propuesta frente al mismo requisito.
La aclaración de B identifica la ruta antes desconocida y documenta la propuesta. La revisión registrada por ingeniería permite trabajar en la oferta; las declaraciones del proveedor siguen atribuidas al proveedor. Calidad tiene un plan de homologación independiente que incluye M1, F1 y las comprobaciones de muestras y procesos necesarias. El objetivo de revisión del 8 de enero de 2027 es un hito de planificación, no una aprobación completada. Aún hay que comprobar las fechas exactas de entrega, el plazo de fabricación y si la homologación puede terminar antes de autorizar la producción para la necesidad de febrero.
C ofrece 600 frente a una necesidad total de 1.800: su oferta deja 1.200 piezas sin cubrir. Es una comparación con el requisito declarado, no una medición independiente de capacidad ni una falta física de existencias. No deduzcas que ofrece 200 cada mes: el reparto mensual es desconocido. Un precio atractivo o una puntuación alta en otros criterios no cubren el calendario completo.
Conserva la respuesta original y cómo cambió la decisión
Guarda la versión del requisito, la primera respuesta, los adjuntos y la aclaración con sus fuentes y fechas. Añade la conclusión actual, qué comprobó realmente quien revisó la información, la decisión y quién la autorizó. Una aclaración puede cambiar la evaluación. Conserva la respuesta original y el fundamento de cualquier cambio.
Para B, el registro resultante debe indicar que se permite tramitar la RFQ según la política descrita, con la ruta identificada y las cantidades mensuales declaradas por el proveedor. También debe identificar el trabajo pendiente de calidad y el objetivo de revisión. No debe marcar a B como homologado para producir ni tratar la cantidad declarada como suministro reservado.
Comunica los cambios sustanciales de requisitos mediante el mismo procedimiento controlado a los proveedores afectados. Si el equipo decide permitir el reparto del suministro, revisa el alcance y vuelve a evaluar a C para esa función. No compares sin aclararlo una oferta completa con otra parcial como si respondieran a la misma solicitud.
Usa la evaluación de riesgos de proveedores para las evidencias de riesgo y su seguimiento, y la guía de doble fuente de suministro para establecer y mantener una alternativa utilizable. El registro de la RFI respalda esas decisiones posteriores; no las completa.
Mantén las preguntas unidas a sus evidencias
En Cartograph, tu equipo puede abrir una tarea de evidencias de proveedores para obtener respuestas a cuestionarios o documentos. Scout Agent hace el seguimiento dentro de los permisos configurados; las respuestas y los adjuntos permanecen en la tarea. Inbox y tareas reúne responsable, fecha de vencimiento, plan, registros vinculados e historial de comunicaciones. Tu equipo evalúa las respuestas y autoriza el siguiente paso; Cartograph no evalúa la idoneidad de los proveedores.
Preguntas habituales
¿En qué se diferencian una RFI y una RFQ?
Una RFI reúne información para conocer posibles proveedores o soluciones. Una RFQ pide una oferta para un requisito suficientemente definido. Usa el paso que necesite tu decisión y sigue tu política de compras; no todas las compras requieren ambos.
¿Una respuesta completa a la RFI homologa al proveedor?
Que esté completa indica que se han aportado respuestas. Comprueba su alcance, fuente e incertidumbres pendientes. La homologación técnica y la autorización para producir requieren las evidencias y la autoridad que establezca tu procedimiento.
¿Hay que descartar a un proveedor si faltan respuestas?
Registra la respuesta como desconocida y asigna una aclaración concreta. La falta de respuesta no demuestra incapacidad. Decide si mantienes abierta la consulta según tus plazos y criterios, sin presentar la falta de información como un incumplimiento verificado.
¿Puede servir un proveedor que ofrece menos cantidad que la total?
Sí, si un reparto o un plan alternativo autorizado puede aprovechar su oferta. En este ejemplo, la consulta actual exige un proveedor para todo el calendario, por lo que las 600 piezas totales de C no cubren ese alcance. Otro plan necesita su propia evaluación y aprobación.