Solicitud de presupuesto: aclara las ofertas antes de comparar precios

Una solicitud de presupuesto (RFQ), también llamada solicitud de cotización, pide a los proveedores precios y condiciones para un requisito definido. La oferta del proveedor es la respuesta. Para compras industriales, la comparación resulta útil cuando las ofertas cubren la misma pieza, cantidad y entrega.

Un precio unitario bajo puede corresponder a un plano antiguo o dejar el transporte sin valorar. Mantén la oferta pendiente, plantea una pregunta concreta y conserva la respuesta. Esta guía sigue una compra industrial privada hipotética desde las ofertas originales hasta la comparativa documentada; no describe un procedimiento de contratación pública.

Envía el mismo requisito a los proveedores

Identifica la versión de la solicitud y los archivos que la rigen. La guía de RFQ de Fictiv destaca los archivos de diseño vigentes y las preguntas explícitas sobre transporte, utillaje y plazos.

Deja claros estos puntos en tu solicitud:

• Pieza, revisión del plano, material, acabado e inspección o documentación exigidas.
• Cantidad y unidad de medida de este pedido; pide precios separados para otros tramos de cantidad.
• Lugar e hito de entrega: expedición, llegada o disponibilidad tras las comprobaciones de recepción.
• Divisa del precio unitario, cargos separados de utillaje u otros conceptos, condiciones de pago y exclusiones.
• Fecha límite de respuesta, vigencia de la oferta y forma de identificar desviaciones.

Pide a cada proveedor que cite la versión de la solicitud y señale cualquier supuesto que difiera de la solicitud. Si el diseño o la solución siguen abiertos, resuélvelos antes de tratar los precios como equivalentes. Una tabla de precios no aprueba la equivalencia técnica.

Revisa las ofertas originales antes de ordenarlas por precio

Ejemplo hipotético. RFQ081 revisión 2 se emite el 2 de noviembre de 2026. Solicita 1.000 carcasas (unidad de medida: unidad), según el plano RH14 revisión C, con llegada a la planta M, muelle de recepción 2, el 30 de noviembre a las 16:00 como máximo. Las respuestas vencen el 3 de noviembre a las 16:00. Todas las horas corresponden a la hora local de la planta M.

Supón que los tres proveedores ya tienen aprobada la cualificación técnica exigida para esa revisión exacta. Los requisitos de material, acabado, inspección y embalaje son comunes. En una compra real, estar dado de alta como proveedor no demostraría esas comprobaciones. Llegar al muelle tampoco demuestra la liberación tras inspección ni la disponibilidad para producción.

Las tres respuestas llegan la mañana del 3 de noviembre. Los precios son inventados, en euros, para las mismas 1.000 unidades. La comparación excluye impuestos y usa iguales condiciones de pago. No modela cambio de divisa, importaciones, financiación, costo de inventario ni costo total de propiedad durante la vida útil.

Un campo de transporte vacío no equivale a cero. El precio menor de B no es un precio para el plano RH14, revisión C. Comprueba la solicitud enviada y la respuesta recibida antes de determinar por qué difieren; la discrepancia por sí sola no demuestra quién la causó.

Evalúa por separado una pieza o revisión alternativa. Ingeniería o calidad deben aprobar su idoneidad mediante tu proceso antes de que compras la trate como equivalente.

Resuelve la pregunta y conserva la nueva versión

Asigna a cada condición pendiente un responsable, un plazo de respuesta y un criterio de cierre. Pide una aclaración o una oferta sustitutiva emitida por el proveedor; no modifiques el original para que parezca conforme.

En el ejemplo, compras obtiene estas respuestas escritas el 4 de noviembre:

Conserva quién respondió, cuándo, la oferta vinculada, el comprador responsable y las condiciones pendientes. La documentación de RFQ de Microsoft ilustra modificaciones, nuevas respuestas y comparación de precios y fechas de recepción en Dynamics 365. Tu registro puede estar en una hoja de cálculo u otro sistema de compras.

Aquí no ha cambiado el requisito del comprador. Si cambias cantidad, plano o condiciones de entrega, envía la modificación controlada a los proveedores afectados y revisa sus ofertas contra esa misma versión. No cambies una fila de la comparativa dejando las demás sobre el requisito antiguo.

Compara importes confirmados con una regla definida

En este ejemplo se han comprobado todas las condiciones exigidas aparte del precio y se suponen iguales o cumplidas. La regla de selección ilustrativa es el menor importe ofertado para un pedido, sin impuestos, entre las ofertas admisibles. Cada compra real sigue sus criterios aprobados; esta regla no demuestra el mejor valor durante la vida útil ni el menor riesgo.

Las ofertas escritas vigentes confirman el alcance común y que no hay cargos adicionales a los indicados. Todas son válidas hasta el 6 de noviembre a las 16:00, hora local de la planta M. La comparación y la decisión propuesta se realizan el 5 de noviembre.

C presenta el importe menor dentro de esta comparación: 180 € menos que A y 190 € menos que B. Son diferencias aritméticas de un ejemplo inventado, no ahorros realizados ni resultados de Cartograph. El cero significa que no hay un cargo adicional de utillaje para este alcance; no establece por sí solo su propiedad ni el precio de pedidos futuros.

Si un cargo o una condición exigida siguen sin resolverse, conserva ese estado y la siguiente acción. No sustituyas la incertidumbre por cero, una provisión supuesta o una puntuación aparentemente precisa. Otra cantidad necesita su propia base ofertada; la guía de MOQ y EOQ aborda por separado el tamaño de lote y el costo de stock.

Tramita la recomendación mediante el proceso de pedido aprobado

El comprador autorizado puede recomendar C conforme a la regla del ejemplo, adjuntando la oferta vigente y las aclaraciones. Registra quién aprueba la selección y sus condiciones. Si la aprobación o el pedido llegan después del vencimiento, obtén condiciones vigentes antes de continuar. Una comparación del 5 de noviembre no acredita vigencia para un pedido posterior.

Traslada el requisito aprobado, la base del precio, los cargos, el destino y las fechas al pedido mediante tu proceso habitual. Después contrasta la respuesta del proveedor; la guía de acuse y confirmación del pedido cubre esa etapa posterior. Una llegada ofertada no demuestra recepción ni disponibilidad real del material.

En Cartograph, Inbox y tareas reúne responsable, plan, registros vinculados e historial de comunicación. Aplica los permisos de comunicación y las reglas de aprobación configurados al contactar con proveedores. Tu proceso de compras sigue siendo responsable de la comparativa, la aprobación técnica y la decisión de adjudicación.

Preguntas frecuentes

¿En qué se diferencian una RFQ y una oferta?

La RFQ es la solicitud del comprador de precios y condiciones para un requisito. La oferta es la respuesta de un proveedor. Identifica la versión de la solicitud y la de la oferta; una no demuestra que la otra se haya aceptado sin cambios.

¿Puedo introducir cero si falta el cargo de transporte?

No. Márcalo como pendiente y obtén la base escrita del proveedor. Un cero confirmado expresamente o un cargo incluido no son lo mismo que un campo vacío. Conserva esa evidencia junto a la comparativa.

¿Gana el proveedor con el menor precio unitario?

Solo puedes usar la comparación de precios para fundamentar una decisión conforme a los criterios aprobados una vez comprobados el alcance y la admisibilidad. El ejemplo compara importes para un pedido y supone cumplidas las demás condiciones exigidas. No establece una regla universal de adjudicación.

¿Son iguales el plazo de respuesta, la vigencia y la fecha de llegada?

Responden a decisiones distintas: cuándo debe responder el proveedor, hasta cuándo puede usarse su oferta y cuándo deben llegar los bienes al lugar indicado. Registra cada fecha con su referencia horaria y comprueba la vigencia al aprobar o cursar el pedido.