Informationsanfrage: von der Antwort zur RFQ
Kläre geplante Verfahren, unbekannte Fertigungswege und unklare Mengen. Halte fest, wer eine RFQ erhält und welche Qualifizierung offenbleibt.
Eine Informationsanfrage an Lieferanten (Request for Information, RFI) sammelt Informationen über mögliche Lieferanten und deren Angebot. Im industriellen Einkauf kann sie eine frühe Frage klären: Welche Lieferanten haben genügend relevante Informationen geliefert, um eine detaillierte Angebotsanfrage zu rechtfertigen?
Hinter einem „Ja“ können verschiedene Sachverhalte stehen. Ein Verfahren ist vielleicht erst geplant und noch nicht im Einsatz. Ein Händler beschreibt möglicherweise die Fähigkeiten eines Herstellers, ohne das Werk zu nennen. „600 Stück“ kann eine Monatsmenge oder die gesamte angebotene Lieferung bedeuten. Kläre diese Unterschiede, bevor du den nächsten Schritt festlegst.
Lege fest, was die Anfrage klären soll
Nutze eine RFI, wenn du mögliche Bezugswege kennenlernen oder Fähigkeiten klären musst, bevor Lieferanten einen definierten Bedarf kalkulieren. Die SAP-Lerneinheit zum Sourcing beschreibt das Sammeln von Lieferanteninformationen und die Eingrenzung der Teilnehmer für spätere Schritte. Auch die Lieferanteninformationen von Novartis beschreiben vorläufige Angaben für die nächste Lieferantenauswahl.
Halte fest, welche Entscheidung du treffen willst: wen du näher prüfst, wen du zur RFQ einlädst oder welche Anforderung du überarbeitest. Sind Lieferanten und Lieferumfang bereits bekannt, kann die Angebotsanfrage, also RFQ, der nächste Schritt sein.
Beachte deine Einkaufsrichtlinien. Manche Unternehmen fragen nur bei freigegebenen Lieferanten Angebote an; andere lassen Angebotserstellung und technische Qualifizierung parallel laufen. Öffentliche Beschaffung kann anderen Regeln folgen: Die US-Bundesbehörde GSA beschreibt die RFI einer Behörde als Marktrecherche vor einer formellen Ausschreibung. Die Einladungsregel des privaten Unternehmens im folgenden Beispiel ersetzt diese Regeln nicht.
Frage nach dem genauen Umfang der Antwort
Gib den Lieferanten denselben kontrollierten Anforderungsstand und erläutere Antwortformat, Frist und beabsichtigten nächsten Schritt. Teile Zeichnungen und sensible Informationen über dein freigegebenes Verfahren. Frage nur ab, was diese Entscheidung braucht. Ein allgemeiner Unternehmensfragebogen kann die fehlende Antwort verdecken.
| RFI-Feld | Was eine hilfreiche Antwort benennt |
|---|---|
| Teil und Verfahren | Teilefamilie, Werkstoff, Zeichnungsrevision und erforderliche Arbeitsschritte; ausdrückliche Abweichungen |
| Fertigungsweg | Hersteller, tatsächlicher Fertigungsstandort und Standorte externer Bearbeitung |
| Aktuelle Fertigungsfähigkeiten | Was bereits läuft, was geplant ist und welche Unterlagen den vorgeschlagenen Weg abdecken |
| Menge und Zeitraum | Einheit, Menge je Zeitraum, Bedingungen und gegebenenfalls nur unverbindlich eingeschätzte Verfügbarkeit |
| Nachweise | Benannte Datei oder Aufzeichnung, Geltungsbereich, Datum, Auskunftsperson und Grenzen der Prüfung |
| Offene Punkte | Fehlende Antworten, vorgeschlagene Alternativen und Zuständigkeit für die Klärung |
Frage nach Kostenschätzungen zur Orientierung, wenn sie der Anfrage dienen. In diesem Beispiel bleiben verbindliche, vergleichbare Preise und kaufmännische Bedingungen der RFQ vorbehalten. Das ist eine Festlegung für diese Anfrage, keine allgemeine Regel gegen Preisangaben in RFIs.
Beispiel: ein Lieferant für den gesamten Mengenplan
Das Beispiel betrifft einen fiktiven privaten Hersteller und ist kein Kundenergebnis. Er benötigt je 600 zeichnungskonforme Gehäuse der Revision C im Februar, März und April 2027 am Empfangsstandort R1: insgesamt 1.800 Stück.
Die freigegebene Anfrage sucht einen Lieferanten für den vollständigen Mengenplan. Eine Aufteilung auf mehrere Lieferanten und eine vorübergehende Überbrückung gehören nicht zum aktuellen Umfang. Ein Teilangebot könnte in einem gesondert freigegebenen Plan nützlich sein.
Dieser Einkäufer erlaubt eine RFQ-Einladung, nachdem die Technik einen plausiblen aktuell vorhandenen Fertigungsweg sowie die vom Lieferanten genannten Mengen und Zeiträume vorgeprüft hat. Die technische Qualifizierung darf unter einem Plan mit benannter Zuständigkeit offenbleiben. Diese Vorprüfung bestätigt weder die tatsächliche Kapazität noch eine reservierte Zuteilung oder Produktionsfreigabe.
Kläre die Antworten vor der nächsten Entscheidung
Der Einkäufer bewahrt die ersten Antworten auf und bittet jeden Lieferanten, die konkrete Unklarheit zu beseitigen.
| Lieferant | Erste Antwort | Geklärte Information | Entscheidung für diese Anfrage |
|---|---|---|---|
| A | „Ja“; legt einen Maschinenbeschaffungsplan bei | Das erforderliche Verfahren ist für März 2027 geplant. Kein aktuell vorhandener Alternativweg wird angeboten | Den angebotenen Weg für den Februarstart nicht weiterverfolgen; den zeitlichen Grund festhalten |
| B | Ein Händler erklärt, seine Gruppe liefere die Gehäuse; Standorte fehlen | Benennt Fertigungsstandort M1 und externen Veredelungsstandort F1; legt datierte Angaben zum Fertigungsweg für Revision C vor und nennt je 600 konforme Stück pro benötigtem Monat | Technik erlaubt eine RFQ nach der Richtlinie dieses Einkäufers; Qualifizierung durch die Qualitätssicherung bleibt offen |
| C | „600 Stück“; Zeitraum unklar | Bestätigt insgesamt 600 Stück über Februar bis April, ohne Monatsaufteilung | Die angebotene Menge deckt den Gesamtplan nicht; für die Prüfung eines gesondert freigegebenen Plans für Teilmengen aufbewahren |
Bei A belegt der Maschinenbeschaffungsplan zunächst eine Planung. Die erwartete Installation im März belegt weder qualifizierte Produktion im März noch die Abdeckung des Februarstarts mit dem angebotenen Weg. Schlägt A einen anderen Weg vor, prüfe diesen neuen Vorschlag gegen dieselbe Anforderung.
Bs Klarstellung benennt den zuvor unbekannten Fertigungsweg und dokumentiert den Vorschlag. Die festgehaltene technische Vorprüfung erlaubt die Angebotsarbeit; die Lieferantenaussagen bleiben als solche erkennbar. Die Qualitätssicherung verantwortet einen getrennten Qualifizierungsplan für M1, F1 sowie die nötigen Muster- und Prozessprüfungen. Der angestrebte Prüftermin am 8. Januar 2027 ist ein Planungsmeilenstein, keine abgeschlossene Freigabe. Noch zu prüfen sind die genauen Liefertermine, die Fertigungsdurchlaufzeit und ob die Qualifizierung rechtzeitig vor der Produktionsfreigabe abgeschlossen werden kann, um den Februarbedarf zu decken.
C bietet 600 Stück bei einem Gesamtbedarf von 1.800: 1.200 Stück bleiben durch dieses Angebot ungedeckt. Das ist ein Vergleich mit der festgelegten Anforderung, keine unabhängige Kapazitätsmessung und kein physischer Fehlbestand. Leite daraus kein Angebot über 200 Stück je Monat ab: Die Monatsaufteilung ist unbekannt. Ein günstiger Preis oder eine hohe Bewertung anderer Kriterien deckt den Gesamtplan nicht ab.
Bewahre die erste Antwort und die geänderte Entscheidung auf
Halte Anforderungsstand, erste Antwort, Anhänge und Klärung mit Quelle und Datum fest. Ergänze den aktuellen Befund, den tatsächlichen Prüfumfang, die Entscheidung und wer sie mit welcher Befugnis getroffen hat. Eine Klarstellung kann die Bewertung ändern. Bewahre die erste Antwort und die Begründung für jede Änderung auf.
Bei B sollte der Eintrag festhalten, dass die RFQ nach der genannten Richtlinie fortgesetzt werden darf, mit benanntem Fertigungsweg und den vom Lieferanten angegebenen Monatsmengen. Er sollte auch die offenen Prüfungen der Qualitätssicherung und den Prüftermin nennen. Er darf B nicht als produktionsfreigegeben führen oder die genannte Menge als reservierte Versorgung behandeln.
Übermittle wesentliche Anforderungsänderungen im selben kontrollierten Verfahren an die betroffenen Lieferanten. Entscheidet sich das Team für eine Lieferaufteilung, überarbeite den Umfang und bewerte C für diese Rolle neu. Vergleiche ein Voll- und ein Teilangebot nicht stillschweigend so, als beantworteten sie dieselbe Anfrage.
Nutze die Lieferantenrisikobewertung für Risikonachweise und Folgeaktionen und den Beitrag zu Dual Sourcing für Aufbau und Erhalt einer nutzbaren Bezugsalternative. Die RFI-Aufzeichnung unterstützt diese späteren Entscheidungen; sie schließt sie nicht ab.
Verknüpfe Lieferantenfragen mit ihren Nachweisen
In Cartograph kann dein Team eine Aufgabe für Lieferantennachweise für Fragebogenantworten oder Dokumente anlegen. Scout Agent fasst im Rahmen deiner Berechtigungen nach; Antworten und Anhänge bleiben an der Aufgabe. Postfach & Aufgaben hält Zuständigkeit, Fälligkeit, Plan, verknüpfte Datensätze und Kommunikation zusammen. Dein Team bewertet die Antworten, prüft die Eignung des Lieferanten und gibt den nächsten Schritt frei. Cartograph übernimmt diese Eignungsprüfung nicht.
Häufige Fragen
Was unterscheidet eine RFI von einer RFQ?
Eine RFI sammelt Informationen über mögliche Lieferanten oder Lösungen. Eine RFQ bittet um ein Angebot für eine ausreichend definierte Anforderung. Nutze den Schritt, den deine Entscheidung braucht, und beachte deine Einkaufsrichtlinien; nicht jeder Einkauf benötigt beides.
Qualifiziert eine vollständige RFI-Antwort den Lieferanten?
Vollständigkeit zeigt, dass Antworten vorliegen. Prüfe Geltungsbereich, Quelle und verbleibende Unklarheiten. Technische Qualifizierung und Produktionsfreigabe brauchen die Nachweise und Befugnisse deines Verfahrens.
Solltest du einen Lieferanten mit fehlenden Antworten ausschließen?
Halte die Antwort als unbekannt fest und beauftrage eine konkrete Klärung. Eine fehlende Antwort beweist keine fehlende Fähigkeit. Entscheide anhand deiner Fristen und Kriterien, ob die Anfrage offenbleibt, ohne fehlende Informationen als geprüften Mangel darzustellen.
Kann ein Lieferant mit einer geringeren Gesamtmenge trotzdem nützlich sein?
Ja, wenn eine freigegebene Aufteilung oder Alternative sein Angebot nutzen kann. Im Beispiel verlangt die aktuelle Anfrage einen Lieferanten für den gesamten Mengenplan. Cs insgesamt 600 Stück decken diesen Umfang nicht. Ein anderer Plan braucht eine eigene Bewertung und Freigabe.