Angebotsanfrage: Lieferantenangebote vor dem Preisvergleich klären

Mit einer Angebotsanfrage (RFQ) bittest du Lieferanten um Preise und Konditionen für einen festgelegten Bedarf. Das Angebot ist die Antwort des Lieferanten. Im industriellen Einkauf wird der Vergleich erst belastbar, wenn die Angebote dasselbe Teil, dieselbe Menge und dieselbe Lieferanforderung abdecken.

Ein niedriger Stückpreis kann sich auf eine alte Zeichnung beziehen oder Transportkosten offenlassen. Halte das Angebot zur Klärung offen, stelle eine konkrete Frage und bewahre die Antwort auf. Dieser Leitfaden verfolgt einen fiktiven privatwirtschaftlichen Industriekauf von den ursprünglichen Angeboten bis zum dokumentierten Vergleich. Er beschreibt kein öffentliches Vergabeverfahren.

Gib allen Lieferanten denselben Bedarf vor

Kennzeichne die gültige Anfrageversion und die maßgeblichen Dateien. Fictivs Leitfaden für Fertigungsanfragen betont aktuelle Konstruktionsunterlagen und ausdrückliche Fragen zu Transport, Werkzeugen und Terminen.

Lege in deiner Anfrage Folgendes fest:

• Teil, Zeichnungsrevision, Werkstoff, Oberfläche sowie geforderte Prüfungen oder Unterlagen.
• Menge und Mengeneinheit dieses Auftrags; fordere andere Mengenstaffeln getrennt an.
• Lieferort und Liefermeilenstein: Versand, Ankunft oder Verfügbarkeit nach den erforderlichen Wareneingangsprüfungen.
• Währung des Stückpreises, getrennte Werkzeug- und sonstige Kosten, Zahlungsbedingungen und Ausschlüsse.
• Antwortfrist, Angebotsgültigkeit und die Kennzeichnung von Abweichungen.

Bitte jeden Lieferanten, die Anfrageversion zu nennen und abweichende Annahmen offenzulegen. Sind Konstruktion oder Lösungsweg noch offen, kläre das vor einem Vergleich technisch gleichwertiger Angebote. Eine Preistabelle ersetzt keine technische Freigabe.

Prüfe die ursprünglichen Angebote vor der Rangfolge

Fiktives Beispiel. RFQ081 Version 2 wird am 2. November 2026 versendet. Angefragt sind 1.000 Gehäuse, Mengeneinheit Stück, nach Zeichnung RH14 Revision C. Sie sollen bis zum 30. November um 16:00 Uhr an Werk M, Wareneingangsrampe 2, ankommen. Die Antwortfrist endet am 3. November um 16:00 Uhr. Alle Uhrzeiten beziehen sich auf die Ortszeit von Werk M.

Im Beispiel sind alle drei Lieferanten für die Fertigung nach Zeichnung RH14, Revision C technisch qualifiziert; die erforderlichen Freigaben liegen bereits vor. Werkstoff, Oberfläche, Prüfung und Verpackung sind einheitlich. Eine bloße Lieferantenregistrierung würde diese Prüfung im realen Einkauf nicht belegen. Auch eine Ankunft an der Rampe ist noch keine Freigabe nach Prüfung oder Verfügbarkeit für die Fertigung.

Alle drei Antworten gehen am Vormittag des 3. November ein. Die erfundenen Preise gelten in EUR für dieselben 1.000 Stück. Der Vergleich erfolgt ohne Steuern bei gleichen Zahlungsbedingungen. Währungsumrechnung, Import, Finanzierung, Lagerkosten und Lebenszykluskosten werden nicht berechnet.

Ein leeres Transportkostenfeld bedeutet nicht null. Der niedrigere Preis von B ist kein Preis für Zeichnung RH14, Revision C. Prüfe erst die tatsächlich versendete Anfrage und die erhaltene Antwort. Die Abweichung allein beweist nicht, wer sie verursacht hat.

Bewerte ein alternatives Teil oder eine andere Revision getrennt. Konstruktion oder Qualität müssen die Eignung nach eurem Verfahren freigeben, bevor der Einkauf Gleichwertigkeit ansetzt.

Kläre die offene Frage und bewahre die neue Version auf

Jede offene Bedingung braucht einen Verantwortlichen, eine Antwortfrist und einen Nachweis für den Abschluss. Fordere eine vom Lieferanten ausgestellte Klarstellung oder ein neues Angebot an. Verändere nicht das Original, um es passend zu machen.

Im Beispiel erhält der Einkauf am 4. November diese schriftlichen Antworten:

Halte Antwortgeber, Zeitstempel, verknüpftes Angebot, zuständigen Einkäufer und offene Bedingungen fest. Microsofts RFQ-Dokumentation zeigt Änderungen, neue Antwortrunden sowie Preis- und Wareneingangsterminvergleiche in Dynamics 365. Dein eigener Nachweis kann in einer Tabelle oder einem anderen Einkaufssystem liegen.

Hier bleibt der Bedarf des Käufers unverändert. Änderst du Menge, Zeichnung oder Lieferbedingungen, sende die kontrollierte Änderung an die betroffenen Anbieter und prüfe deren Angebote gegen dieselbe Version. Ändere nicht nur eine Vergleichszeile, während die anderen auf einer alten Anforderung beruhen.

Vergleiche bestätigte Beträge nach einer festgelegten Regel

Im Beispiel sind alle geforderten Kriterien neben dem Preis geprüft und gelten als gleich oder erfüllt. Die beispielhafte Auswahlregel lautet: niedrigster angebotener Betrag ohne Steuern für diesen einen Auftrag unter den geeigneten Angeboten. Reale Käufe folgen ihren eigenen freigegebenen Kriterien. Diese Regel belegt weder den besten Lebenszykluswert noch das geringste Risiko.

Die aktuellen schriftlichen Angebote bestätigen den gemeinsamen Umfang und dass außer den genannten Positionen keine weiteren Kosten anfallen. Alle gelten bis 6. November, 16:00 Uhr, Ortszeit Werk M. Vergleich und Entscheidungsvorschlag erfolgen am 5. November.

C hat in diesem abgegrenzten Vergleich den niedrigsten Betrag: 180 € weniger als A und 190 € weniger als B. Das sind Rechendifferenzen in einem erfundenen Beispiel, keine realisierten Einsparungen oder Cartograph-Ergebnisse. Die null bedeutet keine zusätzlichen Werkzeugkosten für diesen Umfang. Sie klärt allein weder Werkzeugeigentum noch Preise für Folgeaufträge.

Bleiben ein Kostenpunkt oder eine geforderte Bedingung offen, halte diesen Stand und die nächste Aktion fest. Ersetze Unsicherheit nicht durch null, einen geschätzten Zuschlag oder einen scheinbar genauen Punktwert. Eine andere Bestellmenge benötigt eine eigene Angebotsbasis; der MOQ- und EOQ-Leitfaden behandelt die getrennte Losgrößen- und Lagerkostenentscheidung.

Führe die Empfehlung durch den freigegebenen Bestellprozess

Der befugte Einkäufer kann C nach der Beispielregel empfehlen und aktuelles Angebot sowie Klärungsnachweise beilegen. Dokumentiere die Auswahlfreigabe und ihre Bedingungen. Liegen Genehmigung oder Bestellung nach Ablauf der Angebotsgültigkeit, hole vorher aktuelle Konditionen ein. Ein Vergleich vom 5. November belegt keine Gültigkeit für eine spätere Bestellung.

Übertrage freigegebenen Bedarf, Preisbasis, Kosten, Lieferort und Termine nach eurem Verfahren in die Bestellung. Prüfe anschließend die Lieferantenantwort dagegen; die Bestellbestätigung ist ein nachgelagerter Schritt. Eine angebotene Ankunft beweist weder den tatsächlichen Wareneingang noch die Verwendbarkeit des Materials.

In Cartograph bündelt Postfach & Aufgaben die zuständige Person, den Plan, verknüpfte Datensätze und den Kommunikationsverlauf. Nutze für Lieferantenkontakte die konfigurierten Kommunikationsrechte und Freigaberegeln. Angebotsvergleich, technische Freigabe und Vergabeentscheidung bleiben in eurem Einkaufsprozess.

Häufige Fragen

Was unterscheidet eine Angebotsanfrage vom Angebot?

Die Anfrage bittet um Preise und Konditionen für einen Bedarf. Das Angebot ist die Antwort eines Lieferanten. Halte Anfrage- und Angebotsversion auseinander; keines der Dokumente beweist, dass das andere unverändert angenommen wurde.

Darf ich fehlende Transportkosten mit null ansetzen?

Nein. Markiere sie als offen und hole die schriftliche Grundlage vom Lieferanten ein. Ein ausdrücklich bestätigter Nullbetrag oder enthaltener Kostenpunkt ist etwas anderes als ein leeres Feld. Bewahre den Nachweis beim Vergleich auf.

Gewinnt der Lieferant mit dem niedrigsten Stückpreis?

Erst nach Prüfung von Umfang und Eignung kann der Preisvergleich die freigegebenen Auswahlkriterien unterstützen. Das Beispiel vergleicht Beträge für einen Auftrag und setzt die übrigen geforderten Bedingungen als erfüllt voraus. Es begründet keine allgemeine Vergaberegel.

Sind Antwortfrist, Angebotsgültigkeit und Ankunftstermin dasselbe?

Sie bestimmen unterschiedliche Entscheidungen: bis wann der Lieferant antworten soll, wie lange sein Angebot nutzbar ist und wann die Ware am genannten Ort ankommen muss. Dokumentiere jede Frist mit ihrer Zeitbasis und prüfe die Gültigkeit bei der tatsächlichen Freigabe oder Bestellung erneut.