Plantilla de evaluación de proveedores que se rellena con tus pedidos

¿Prefieres una hoja de cálculo? Descarga gratis la plantilla de evaluación de proveedores para Excel, que también se abre en Google Sheets. Sin registro.

¿Qué es una evaluación de proveedores?

Una evaluación de proveedores (o scorecard de proveedores) convierte tu historial de pedidos en una puntuación por proveedor. Cuenta cuántas veces entregó cada proveedor en la fecha que confirmó, en la fecha que pediste y con la cantidad completa. Mide cuánto se alejó su plazo real del cotizado y lo rápido que respondió a tu pedido. Los pesos fijan cuánto cuenta cada medida, y los rangos convierten la puntuación en una decisión: comprar más, acordar una mejora u homologar una segunda fuente.

Calcúlala con fechas, no con notas. Quien puntúa a los proveedores de memoria recuerda la última mala semana, mientras que las fechas de tus pedidos guardan cada entrega, y el proveedor puede comprobarlas línea a línea.

Descarga la plantilla para Excel o Google Sheets

La plantilla de evaluación de proveedores es un libro de Excel con fórmulas activas y las mismas reglas que la versión online de abajo. Tiene cuatro hojas:

• Líneas de pedido: una fila por línea de pedido, columnas A a L, con el ejemplo ilustrativo ya cargado. Pega encima tu propia exportación.
• Ajustes: pesos que deben sumar 100, días de margen, tolerancia de cantidad, ventana del plazo, objetivo de acuse y rangos de puntuación.
• Evaluación: una fila por proveedor con cada tasa, los días frente a la fecha confirmada, la dispersión del plazo, la puntuación y su rango.
• Léeme: la regla detrás de cada medida.

Para usarla en Google Sheets, abre una hoja nueva, elige Archivo e Importar y sube el archivo. Si solo necesitas los encabezados de columna para una exportación de tu ERP, usa la plantilla CSV en blanco.

Decide qué fecha usa cada medida

La mayoría de las discusiones sobre una evaluación giran en torno a qué fecha cuenta. Déjalo claro antes de puntuar a nadie. Estas son las reglas que aplica la plantilla:

Las entregas anticipadas cuentan como puntuales. Si el stock que llega antes te cuesta espacio o dinero, vigila el cumplimiento del plazo: una línea que llega tres días antes queda fuera de una ventana de más o menos dos días.

Evalúa a tus proveedores con tus líneas de pedido

La plantilla se abre con cuatro proveedores ilustrativos, así que ves una evaluación completa antes de cambiar nada. Pega tus propias líneas de pedido en el primer paso o sube un CSV, y abre los demás pasos para fijar pesos, reglas y rangos. Tus ajustes viajan en el enlace de la página y tus líneas de pedido se quedan en tu navegador.

Lee la evaluación antes de compartirla

Empieza por las dos columnas de puntualidad, una junto a otra. Un proveedor con alta puntualidad sobre fecha confirmada y baja sobre fecha solicitada cumple sus promesas, pero promete tarde. Trátalo como un problema de plazo o de capacidad y resuélvelo con una nueva cotización o pidiendo antes. Si las dos tasas son bajas, el proveedor incumple fechas que él mismo fijó, y tienes más motivos para escalar.

Después lee la entrega completa junto al OTIF. Un proveedor de embalaje que redondea cada pedido a la baja hasta un palé completo puntúa alto en puntualidad y bajo en entrega completa. Decide si se trata de un envío corto o de un tamaño de lote al que deberías ajustar tus pedidos.

La columna de días frente a la fecha confirmada muestra la media y la dispersión. Un proveedor con una media cercana a cero y una desviación estándar de cinco días perjudica más tu plan que otro que llega siempre dos días tarde, porque con dos días constantes puedes planificar.

Lee la línea de calidad de los datos antes de compartir nada. Si una puntuación se basa en cuatro líneas o en una columna sin fechas confirmadas, consigue mejores datos antes de juzgar al proveedor.

Cuatro medidas salen de las fechas de los pedidos

Una exportación de pedidos te dice si la pieza llegó a tiempo, si llegó completa, cuánto se alejó el plazo real del proveedor de su cotización y lo rápido que respondió a tu pedido. Esas cuatro forman la mitad de entrega de una evaluación.

Calidad, precio y cumplimiento necesitan otras fuentes

Toma las tasas de defectos y devoluciones de la inspección de recepción y de tu registro de no conformidades, la desviación de precio de las facturas frente al precio del pedido, y los certificados o resultados de auditoría de tus expedientes de proveedor. Añade cada una como columna en la evaluación descargada, con su propio peso, y anota su fuente al lado.

Cómo se calcula cada medida

Puntualidad: fecha solicitada, confirmada y margen

Tu fecha solicitada es cuando necesitas la pieza. La fecha confirmada es la que comprometió el proveedor. Puntúa sobre las dos. Si tu equipo movió la fecha solicitada después de enviar el pedido, pon la primera fecha en la columna «fecha solicitada original» (original_requested_date en el CSV). La plantilla cuenta los cambios y mide contra la fecha más reciente, así que no marca tarde a un proveedor por una fecha que tú abandonaste. Un margen de uno o dos días sirve para piezas con stock de seguridad. Para las piezas que alimentan una línea, deja el margen en cero.

Entrega completa: tolerancia, envíos parciales y envíos cortos

Una línea cuenta como completa cuando el total recibido alcanza la cantidad pedida, menos la tolerancia que fijes. La plantilla suma varias recepciones de una misma línea y toma la última fecha de recepción como fecha de entrega. Una línea sin nada recibido pasada su fecha cuenta como tardía e incompleta en la fecha de corte, así que un proveedor no puede subir su puntuación dejando de enviar.

Cumplimiento del plazo: media y dispersión

El plazo cotizado es la fecha confirmada menos la fecha en que enviaste el pedido. El plazo real es la fecha de recepción menos esa misma fecha de envío. Su diferencia equivale a la recepción menos la fecha confirmada, en días. La plantilla indica la media, la desviación estándar y la proporción de líneas dentro de tu ventana.

Esa dispersión fija el colchón. Un proveedor cuyo plazo varía poco necesita menos stock de seguridad con el mismo nivel de servicio, sin que cambies ningún ajuste. Divide la desviación estándar del plazo real entre su media: por encima de 0,25, trata el suministro como poco fiable. La calculadora de stock de seguridad usa esa desviación estándar como σLT en SS = Z × √(LT × σd² + d² × σLT²), así que una sola exportación de pedidos alimenta las dos. La lección sobre el plazo de entrega del proveedor explica por qué la dispersión importa más que la media.

Cuando el riesgo es el momento

Cuando el riesgo son las recepciones tardías y la demanda se mantiene estable, un plazo de seguridad puede ser mejor que un stock de seguridad: planifica la recepción unos días antes de necesitarla y mantén menos unidades. Los envíos cortos son otro riesgo. σLT mide el momento de la entrega, así que un proveedor que envía el 95 % de cada pedido necesita un margen de rendimiento sobre la cantidad pedida. La columna de entrega completa muestra con qué frecuencia ocurre.

Tiempo de acuse: qué pone en marcha y qué detiene el reloj

El reloj empieza cuando envías el pedido y se detiene cuando el proveedor acusa recibo. La plantilla lo mide una vez por pedido e indica la mediana, así que un pedido perdido en vacaciones no la distorsiona. Pon la hora en las dos columnas o las horas se redondean a días completos. Un pedido con hora de envío y sin acuse cuenta como fallido, porque ese silencio es justo el fallo que estás midiendo.

Convierte las medidas en una puntuación

Pondera cada medida según lo que te cuesta un fallo

Para una pieza de fundición que para el montaje final, pon la mayor parte del peso en la puntualidad sobre fecha solicitada y en la entrega completa. Para suministros de mantenimiento, el tiempo de acuse y el precio pesan más que un retraso de dos días. Los valores por defecto sirven para materiales directos con algo de stock de seguridad:

El OTIF empieza en cero porque repite la puntualidad y la entrega completa; dale peso si quitas esas dos.

Ejemplo resuelto: un proveedor de tornillería

Toma Keel Fasteners del ejemplo ilustrativo: 12 líneas de pedido, todas recibidas.

La recepción menos la fecha confirmada da de media +0,08 días, con una desviación estándar de 2,35 días, y la mediana del acuse es de 3 horas. Selecciona el proveedor en la plantilla para ver cada número calculado.

Rangos de puntuación y qué hacer en cada uno

Los rangos por defecto son 90, 80 y 70. Tómalos como punto de partida y fija los tuyos. Para las piezas que paran una línea, la opción más estricta bajo los rangos los fija en 98, 95 y 90.

• Preferente: ofrece más volumen o acuerdos más largos, y revisa cada trimestre.
• Aprobado: comparte la evaluación y la medida más baja, y acuerda una mejora.
• Condicional: revisa cada mes, pide un plan de recuperación y comprueba tu propio stock de seguridad de sus piezas.
• En revisión: homologa una segunda fuente para las piezas que pueden parar una línea.

Cuándo engaña la evaluación

Una puntuación solo es tan justa como las líneas que tiene detrás. Revisa estos casos antes de actuar.

Muestras pequeñas

Con 4 líneas, un solo retraso mueve una tasa 25 puntos. La plantilla marca a los proveedores por debajo de tu mínimo y muestra un intervalo al 95 % en el cálculo: 3 de 4 puede significar cualquier valor entre el 30 % y el 95 %.

Fechas que movió tu equipo

Si un comprador retrasó una fecha solicitada, el proveedor no debería contar como tardío frente a la antigua. Añade una columna con la fecha solicitada original para que la plantilla distinga los dos casos.

Confirmaciones infladas

Un proveedor que confirma cada pedido a tres semanas vista alcanzará el 100 % de puntualidad sobre fecha confirmada. La puntualidad sobre fecha solicitada y el plazo cotizado delatan ese colchón. Harbor Castings, en el ejemplo, sigue este patrón.

Fechas confirmadas sobrescritas

Puede que tu ERP solo guarde la última fecha confirmada. Si el proveedor reconfirmó un día antes de la entrega, la puntualidad sobre fecha confirmada mide la última promesa. Guarda la primera fecha confirmada si tu sistema lo permite.

Un pedido grande y muchos pequeños

La plantilla cuenta líneas, así que 50 líneas de arandelas pesan más que una línea de piezas de fundición que vale diez veces más. Si eso distorsiona la imagen, evalúa las piezas críticas por separado.

Entregas anticipadas

Cuentan como puntuales y aun así inmovilizan dinero y espacio. Vigila la columna de cumplimiento del plazo, donde las líneas anticipadas quedan fuera de la ventana.

Fechas que faltan

Las líneas sin fecha confirmada salen de dos medidas y no cuentan como fallos. Si un proveedor acumula la mayoría de los huecos, plantéale las fechas que faltan.

Revisa la puntuación con tu proveedor

Evalúa cada mes a los proveedores que pueden parar una línea y cada trimestre al resto, con una ventana móvil de al menos 10 a 20 líneas por proveedor. Doce meses móviles sirven para la mayoría. Envía al proveedor el CSV descargado con las reglas de la Fig. 1, para que la reunión trate de las piezas que llegaron tarde y no de las cuentas.

Para evaluar por pieza, pon el número de pieza en la columna del proveedor. Para comparar plantas, añade la planta al nombre del proveedor, por ejemplo «Keel Fasteners / Planta 2». Una pieza que compras a dos proveedores aparece entonces en dos filas, una junto a otra. Las lecciones sobre el seguimiento de pedidos de compra y sobre la fecha prometida frente a la fecha de necesidad explican cómo conseguir las fechas.

Tu evaluación solo está tan al día como las fechas confirmadas y de recepción de tu exportación. Cartograph hace el seguimiento de los pedidos abiertos: Scout Agent escribe y llama a los proveedores para confirmar fechas y acelerar las líneas retrasadas, y Cartograph registra las fechas prometidas y reales en cada línea de pedido. Prueba Cartograph gratis y míralo con tus propios pedidos.

Preguntas sobre la evaluación de proveedores