Vorlage zur Lieferantenbewertung, die sich aus deinen Bestellungen füllt

Lieber als Tabelle? Lade die kostenlose Vorlage zur Lieferantenbewertung für Excel herunter. Sie lässt sich auch in Google Sheets öffnen und braucht keine Anmeldung.

Was ist eine Lieferantenbewertung?

Eine Lieferantenbewertung macht aus deiner Bestellhistorie eine Punktzahl je Lieferant. Sie zählt, wie oft jeder Lieferant zum bestätigten Termin, zu deinem Wunschtermin und in voller Menge geliefert hat. Sie misst, wie weit seine tatsächliche Lieferzeit von der zugesagten abwich und wie schnell er deine Bestellung bestätigt hat. Gewichte legen fest, wie viel jede Kennzahl zählt, und Stufen machen aus der Punktzahl eine Entscheidung: mehr Volumen geben, eine Verbesserung vereinbaren oder eine zweite Quelle qualifizieren.

Berechne sie aus Daten statt aus Noten. Wer Lieferanten aus dem Gedächtnis bewertet, erinnert sich an die letzte schlechte Woche. Die Daten deiner Bestellungen halten dagegen jede Lieferung fest, und der Lieferant kann sie Position für Position nachprüfen.

Lade die Vorlage für Excel oder Google Sheets herunter

Die Vorlage zur Lieferantenbewertung ist eine Excel-Arbeitsmappe mit aktiven Formeln und denselben Regeln wie die Online-Version unten. Sie hat vier Blätter:

• Bestellpositionen: eine Zeile pro Bestellposition, Spalten A bis L, mit dem fiktiven Beispiel ausgefüllt. Füge deinen eigenen Export darüber ein.
• Einstellungen: Gewichte, die zusammen 100 ergeben müssen, Toleranztage, Mengentoleranz, Lieferzeitfenster, Ziel für die Auftragsbestätigung und Bewertungsstufen.
• Bewertung: eine Zeile je Lieferant mit allen Quoten, den Tagen zum bestätigten Termin, der Streuung der Lieferzeit, der Punktzahl und ihrer Stufe.
• Lies mich: die Regel hinter jeder Kennzahl.

In Google Sheets öffnest du ein neues Blatt, wählst Datei und dann Importieren und lädst die Datei hoch. Brauchst du nur die Spaltenköpfe für einen ERP-Export, nimm die leere CSV-Vorlage.

Leg fest, welches Datum jede Kennzahl nutzt

Die meisten Diskussionen über eine Lieferantenbewertung drehen sich darum, welches Datum zählt. Kläre das, bevor du irgendwen bewertest. Diese Regeln wendet die Vorlage an:

Frühe Lieferungen gelten als pünktlich. Kostet dich zu früh eingegangener Bestand Platz oder Kapital, achte auf die Lieferzeittreue: Eine Position, die drei Tage zu früh kommt, fällt aus einem Fenster von plus oder minus zwei Tagen.

Bewerte deine Lieferanten mit deinen Bestellpositionen

Die Vorlage startet mit vier fiktiven Lieferanten, du siehst also eine vollständige Bewertung, bevor du etwas änderst. Füge im ersten Schritt deine eigenen Bestellpositionen ein oder lade eine CSV hoch, und öffne die übrigen Schritte, um Gewichte, Regeln und Stufen festzulegen. Deine Einstellungen stehen im Link der Seite, deine Bestellpositionen bleiben in deinem Browser.

Lies die Bewertung, bevor du sie teilst

Fang mit den beiden Spalten zur Termintreue an, nebeneinander gelesen. Ein Lieferant mit hoher Termintreue zum bestätigten Termin und niedriger zum Wunschtermin hält seine Zusagen, sagt aber spät zu. Behandle das als Lieferzeit- oder Kapazitätsproblem und löse es mit einem neuen Angebot oder einer früheren Bestellung. Sind beide Quoten niedrig, verfehlt der Lieferant Termine, die er selbst gesetzt hat, und du hast gute Gründe zu eskalieren.

Lies dann die Mengentreue neben OTIF. Ein Verpackungslieferant, der jede Bestellung auf eine volle Palette abrundet, schneidet bei der Termintreue gut und bei der Mengentreue schlecht ab. Entscheide, ob es sich um eine Unterlieferung handelt oder um eine Packungsgröße, auf die du bestellen solltest.

Die Spalte Tage zum bestätigten Termin zeigt Mittelwert und Streuung. Ein Lieferant mit einem Mittelwert nahe null und einer Standardabweichung von fünf Tagen schadet deinem Plan mehr als einer, der jedes Mal zwei Tage zu spät kommt, denn mit stetigen zwei Tagen kannst du planen.

Lies die Zeile zur Datenqualität, bevor du etwas teilst. Beruht eine Punktzahl auf vier Positionen oder auf einer Spalte ohne bestätigte Termine, besorge bessere Daten, bevor du den Lieferanten beurteilst.

Vier Kennzahlen kommen aus den Bestelldaten

Ein Bestellexport zeigt dir, ob das Teil pünktlich kam, ob es vollständig kam, wie weit die tatsächliche Lieferzeit von der zugesagten abwich und wie schnell der Lieferant deine Bestellung bestätigt hat. Diese vier bilden die Lieferhälfte einer Lieferantenbewertung.

Qualität, Preis und Compliance brauchen andere Quellen

Nimm Fehler- und Rücksendequoten aus der Wareneingangsprüfung und deinem Reklamationsprotokoll, Preisabweichungen aus den Rechnungen gegen den Bestellpreis und Zertifikate oder Auditergebnisse aus deinen Lieferantenakten. Füge jede als Spalte in die heruntergeladene Bewertung ein, mit eigenem Gewicht, und notiere die Quelle daneben.

So wird jede Kennzahl berechnet

Termintreue: Wunschtermin, bestätigter Termin und Toleranz

Dein Wunschtermin ist der Tag, an dem du das Teil brauchst. Der bestätigte Termin ist das, was der Lieferant zugesagt hat. Bewerte gegen beide. Hat dein Team den Wunschtermin nach dem Versand der Bestellung verschoben, trag den ersten Termin in die Spalte „ursprünglicher Wunschtermin“ ein (original_requested_date in der CSV). Die Vorlage zählt die Verschiebungen und misst gegen den neuesten Termin, damit sie einen Lieferanten nicht für einen Termin als verspätet wertet, den du aufgegeben hast. Eine Toleranz von ein oder zwei Tagen passt für Teile mit Sicherheitsbestand. Für Teile, die direkt in eine Linie gehen, lass die Toleranz bei null.

Mengentreue: Toleranz, Teillieferungen und Unterlieferungen

Eine Position gilt als vollständig, wenn die gesamte Eingangsmenge die Bestellmenge abzüglich deiner Toleranz erreicht. Die Vorlage addiert mehrere Wareneingänge zu einer Position und nimmt das letzte Eingangsdatum als Liefertermin. Eine Position ohne Wareneingang nach ihrem Fälligkeitstermin zählt am Stichtag als verspätet und unvollständig. So kann ein Lieferant seine Punktzahl nicht verbessern, indem er gar nicht liefert.

Lieferzeittreue: Mittelwert und Streuung

Die zugesagte Lieferzeit ist der bestätigte Termin minus das Versanddatum deiner Bestellung. Die tatsächliche Lieferzeit ist das Eingangsdatum minus dasselbe Versanddatum. Ihre Differenz entspricht Eingang minus bestätigtem Termin, in Tagen. Die Vorlage zeigt Mittelwert, Standardabweichung und den Anteil der Positionen innerhalb deines Fensters.

Diese Streuung bestimmt den Puffer. Ein Lieferant, dessen Lieferzeit wenig schwankt, braucht beim gleichen Servicegrad weniger Sicherheitsbestand, ohne dass du eine Einstellung änderst. Teile die Standardabweichung der tatsächlichen Lieferzeit durch ihren Mittelwert: Über etwa 0,25 behandelst du die Versorgung als unzuverlässig. Der Sicherheitsbestandsrechner nimmt diese Standardabweichung als σLT in SS = Z × √(LT × σd² + d² × σLT²), ein einziger Bestellexport speist also beide. Die Lektion zur Lieferzeit des Lieferanten erklärt, warum die Streuung mehr zählt als der Mittelwert.

Wenn der Zeitpunkt das Risiko ist

Sind verspätete Wareneingänge das Risiko und bleibt der Bedarf stetig, kann eine Sicherheitszeit besser sein als ein Sicherheitsbestand: Plane den Eingang ein paar Tage, bevor du ihn brauchst, und halte weniger Stück vor. Unterlieferungen sind ein eigenes Risiko. σLT misst den Zeitpunkt, also braucht ein Lieferant, der 95 % jeder Bestellung liefert, einen Mengenzuschlag auf die Bestellmenge. Die Spalte Mengentreue zeigt, wie oft das vorkommt.

Bestätigungszeit: was die Uhr startet und stoppt

Die Uhr startet, wenn du die Bestellung versendest, und stoppt mit der Auftragsbestätigung des Lieferanten. Die Vorlage misst sie einmal je Bestellung und zeigt den Median, damit eine über die Feiertage liegen gebliebene Bestellung das Ergebnis nicht verzerrt. Gib in beiden Spalten eine Uhrzeit an, sonst werden die Stunden auf ganze Tage gerundet. Eine Bestellung mit Versandzeit und ohne Bestätigung zählt als verfehlt, denn genau dieses Schweigen ist der Fehler, den du misst.

Mach aus den Kennzahlen eine Punktzahl

Gewichte jede Kennzahl danach, was dich ein Ausfall kostet

Für ein Gussteil, das die Endmontage stoppt, legst du das meiste Gewicht auf die Termintreue zum Wunschtermin und die Mengentreue. Bei Hilfs- und Betriebsstoffen zählen Bestätigungszeit und Preis mehr als zwei Tage Verspätung. Die Standardwerte passen für Direktmaterial mit etwas Sicherheitsbestand:

OTIF startet bei null, weil es Termin- und Mengentreue wiederholt; gib ihm Gewicht, wenn du diese beiden weglässt.

Rechenbeispiel: ein Lieferant für Verbindungselemente

Nimm Keel Fasteners aus dem fiktiven Beispiel: 12 Bestellpositionen, alle eingegangen.

Eingang minus bestätigter Termin liegt im Mittel bei +0,08 Tagen, mit einer Standardabweichung von 2,35 Tagen, und die Auftragsbestätigung kommt im Median nach 3 Stunden. Wähle den Lieferanten in der Vorlage, um jede Zahl nachgerechnet zu sehen.

Bewertungsstufen und was du in jeder tust

Die Standardstufen sind 90, 80 und 70. Nimm sie als Ausgangspunkt und setze deine eigenen. Für Teile, die eine Linie stoppen, setzt die strengere Option unter den Stufen sie auf 98, 95 und 90.

• Bevorzugt: biete mehr Volumen oder längere Verträge an und prüfe quartalsweise.
• Freigegeben: teile die Bewertung und die schwächste Kennzahl und vereinbare eine Verbesserung.
• Bedingt: prüfe monatlich, fordere einen Maßnahmenplan an und kontrolliere deinen eigenen Sicherheitsbestand für seine Teile.
• Prüfen: qualifiziere eine zweite Quelle für die Teile, die eine Linie stoppen können.

Wann die Bewertung täuscht

Eine Punktzahl ist nur so fair wie die Positionen dahinter. Prüfe diese Fälle, bevor du handelst.

Kleine Stichproben

Bei 4 Positionen verschiebt eine einzige Verspätung eine Quote um 25 Punkte. Die Vorlage markiert Lieferanten unter deinem Minimum und zeigt im Rechenweg eine 95-%-Spanne: 3 von 4 kann alles zwischen 30 % und 95 % bedeuten.

Termine, die dein Team verschoben hat

Hat ein Einkäufer einen Wunschtermin nach hinten geschoben, sollte der Lieferant gegen den alten nicht als verspätet zählen. Ergänze eine Spalte mit dem ursprünglichen Wunschtermin, damit die Vorlage beide Fälle unterscheiden kann.

Gepolsterte Zusagen

Ein Lieferant, der jede Bestellung drei Wochen später bestätigt, kommt auf 100 % Termintreue zum bestätigten Termin. Die Termintreue zum Wunschtermin und die zugesagte Lieferzeit zeigen das Polster. Harbor Castings im Beispiel folgt diesem Muster.

Überschriebene Bestätigungen

Dein ERP speichert vielleicht nur den letzten bestätigten Termin. Hat der Lieferant einen Tag vor der Lieferung neu bestätigt, bewertet die Termintreue zum bestätigten Termin die letzte Zusage. Bewahre den ersten bestätigten Termin auf, wenn dein System das zulässt.

Eine große Bestellung und viele kleine

Die Vorlage zählt Positionen, also wiegen 50 Positionen Unterlegscheiben mehr als eine Position Gussteile, die zehnmal so viel wert ist. Verzerrt das das Bild, bewerte kritische Teile getrennt.

Frühe Lieferungen

Sie gelten als pünktlich und binden trotzdem Kapital und Platz. Achte auf die Spalte Lieferzeittreue, in der frühe Positionen aus dem Fenster fallen.

Fehlende Termine

Positionen ohne bestätigten Termin fallen aus zwei Kennzahlen heraus und zählen nicht als Fehler. Entfallen die meisten Lücken auf einen Lieferanten, sprich ihn auf die fehlenden Termine an.

Besprich die Bewertung mit deinem Lieferanten

Bewerte Lieferanten, die eine Linie stoppen können, monatlich und die übrigen quartalsweise, über ein rollierendes Fenster mit mindestens 10 bis 20 Positionen je Lieferant. Rollierende zwölf Monate passen für die meisten. Schick deinem Lieferanten die heruntergeladene CSV mit den Regeln aus Abb. 1, damit es im Termin um die verspäteten Teile geht und nicht um die Rechnung.

Um nach Teil zu bewerten, trag die Teilenummer in die Spalte für den Lieferanten ein. Um Werke zu vergleichen, häng das Werk an den Lieferantennamen an, etwa „Keel Fasteners / Werk 2“. Ein Teil, das du bei zwei Lieferanten kaufst, steht dann in zwei Zeilen nebeneinander. Die Lektionen zur Verfolgung von Bestellungen und zu Liefertermin und Bedarfstermin erklären, wie du die Daten bekommst.

Deine Bewertung ist nur so aktuell wie die bestätigten Termine und Eingangsdaten in deinem Export. Cartograph verfolgt offene Bestellungen: Scout Agent schreibt und ruft Lieferanten an, um Termine zu bestätigen und verspätete Positionen zu beschleunigen, und Cartograph hält zugesagte und tatsächliche Termine an jeder Bestellposition fest. Nutze Cartograph kostenlos und sieh es an deinen eigenen Bestellungen.

Fragen zur Lieferantenbewertung