Offene Bestellungen verfolgen: Liste und Werkzeug

Was ist eine Liste offener Bestellungen?

Eine Liste offener Bestellungen zeigt jede Bestellposition, die du noch nicht vollständig erhalten hast, mit deinem Bedarfstermin, dem zugesagten Termin des Lieferanten und allen späteren Terminen, damit du siehst, welche Positionen heute einen Anruf brauchen. Diese Positionen vom Versand der Bestellung bis zum Tag zu begleiten, an dem die Teile im Regal liegen, ist die Verfolgung offener Bestellungen.

Die Verfolgung von Freigaben ist eine andere Aufgabe: Sie zeigt, wer eine Bestellung angefordert und freigegeben hat und ob die Rechnung passt. Manche Finanzberichte halten eine Bestellung außerdem offen, bis sie vollständig berechnet ist. Für Einkauf und Disposition in der Fertigung entscheiden die Positionen, die noch auf Teile warten, ob die Fertigung läuft. Deshalb geht die meiste Zeit fürs Nachfassen in sie.

Halte vier Termine auf jeder Bestellposition fest

Ein einzelner Liefertermin sagt dir nicht, ob eine Position pünktlich ist. Halte deinen Wunschtermin, den ersten zugesagten Termin des Lieferanten, jeden geänderten Termin der Reihe nach und das Eingangsdatum fest. Ändert der Lieferant einen Termin, trag den neuen neben dem alten ein. So kannst du zählen, wie oft sich eine Position verschoben hat, und weißt, wie weit du dem nächsten Termin des Lieferanten trauen kannst.

Die Verspätung gegenüber dem Wunschtermin zeigt dir, ob die Fertigung gefährdet ist. Die Verspätung gegenüber dem ersten zugesagten Termin zeigt dir, wie weit der Lieferant von seinem eigenen Wort abgewichen ist, und diese Zahl gehört in eine Lieferantenbewertung. Zusagetermin und Bedarfstermin erklärt, woran du messen solltest. In vielen ERP-Systemen ist der Liefertermin einer Bestellung das Datum, das der Einkäufer eingetragen hat, also dein Wunschtermin. Gib der Zusage des Lieferanten deshalb ein eigenes Feld.

Lies den Zustand jeder Position an ihren Terminen ab

Vergleich die Termine mit heute, und jede offene Position fällt in einen von fünf Zuständen:

• Unbestätigt: Der Lieferant hat keinen Termin genannt. Bitte innerhalb von zwei Werktagen nach Versand der Bestellung um einen, und ruf an, wenn die E-Mail keinen bringt. Auftragsbestätigung erklärt, was eine brauchbare Antwort enthält.
• Bestätigt: Der letzte Termin des Lieferanten liegt auf oder vor deinem Wunschtermin und hat sich nie nach hinten verschoben. Bestätige ihn ein paar Tage vor der Fälligkeit erneut.
• Verschiebt sich: Der letzte Termin des Lieferanten liegt nach deinem Wunschtermin, oder er hat sich mindestens einmal nach hinten verschoben.
• Verspätet: Der letzte Termin des Lieferanten ist vorbei, und du hast die Teile nicht erhalten.
• Erhalten: Die Teile sind eingebucht. Ein Teileingang lässt den Rest der Position offen, gib also jeder geplanten Lieferung eine eigene Zeile.

Fass zuerst dort nach, wo der Bestand zuerst ausgeht

Eine Rangfolge nach Verspätungstagen stellt die falsche Position nach vorn. Eine Kartonbestellung mit fünf Tagen Verspätung kann warten, wenn du Kartons für einen Monat hast, während eine Schraubenbestellung mit zwei Tagen Verspätung und Schrauben für drei Tage heute einen Anruf braucht. Vergleich also, wie lange dein Bestand reicht und wie lange die Teile noch brauchen.

Fällt der Puffer unter null, geht dir der Bestand aus, bevor die Teile da sind, und diese Position kommt nach oben, egal in welchem Zustand. Danach folgen verspätete Positionen, Positionen ohne zugesagten Termin, sich verschiebende Positionen und bestätigte Positionen, die in drei Tagen fällig sind. Innerhalb jeder Gruppe steht die Position mit dem kleinsten Puffer vorn. Eine Position ohne Termin des Lieferanten nimmt deinen Wunschtermin als besten Fall. Geht der Bestand selbst dann aus, beginne mit einer Gegenmaßnahme, während du auf die Antwort des Lieferanten wartest. Beschleunigen zeigt die Optionen, wenn der Lieferant den Termin nicht vorziehen kann.

Verfolge deine offenen Bestellungen

Das Werkzeug startet mit einem Beispielsatz an Bestellpositionen, sodass du ein vollständiges Ergebnis siehst, bevor du etwas änderst. Füge Zeilen aus einer Tabelle ein oder lade eine CSV hoch, und Reihenfolge, Gründe und Lieferzeiten aktualisieren sich sofort. Deine Positionen bleiben in diesem Browser.

Bau dieselbe Liste in Excel oder Google Sheets

Vorlage herunterladen im Werkzeug gibt dir eine CSV mit den Spalten in der Reihenfolge, in der das Werkzeug sie liest, mit Semikolon getrennt, damit Excel auf Deutsch sie richtig öffnet. Öffne sie in Excel oder Google Sheets, füge die offenen Positionen aus deinem ERP unter den Kopfzeilen ein und ergänze die Formeln unten ab Spalte M. Die Vorlage legt den Wunschtermin in Spalte G, die Zusage in H, den geänderten Termin in I, den Eingang in J, den Bestand in K und den Tagesverbrauch in L ab. Lass in Spalte I nur den letzten geänderten Termin stehen, und achte darauf, dass jedes Datum ein echtes Datum ist und kein Text. Die Tabelle kann nicht zählen, wie oft sich ein Termin verschoben hat; das Werkzeug macht das aus der vollständigen Liste geänderter Termine.

Sortier nach dem Puffer in Spalte Q, den kleinsten zuerst, und oben in der Tabelle steht deine Liste zum Nachfassen. Eine Tabelle funktioniert nicht mehr, wenn niemand für die tägliche Pflege zuständig ist oder du mehr offene Positionen hast als Zeit, sie zu prüfen. Dann lohnt sich ein Werkzeug, das die Termine für dich aktualisiert.

Miss die Lieferzeit an deinen Wareneingängen

Jede erhaltene Position mit Bestelldatum ist eine echte Lieferzeit: das Eingangsdatum minus das Bestelldatum. Fass sie nach Lieferant und Teil zusammen, und du erhältst die durchschnittliche Lieferzeit und ihre Schwankung. Beide bestimmen deinen Sicherheitsbestand, also miss sie, statt der angebotenen Lieferzeit des Lieferanten zu trauen.

Der zweite Term wächst mit der Schwankung der Lieferzeit. Ein Lieferant, der in 22 bis 24 Tagen liefert, verdient deshalb beim gleichen Servicegrad einen kleineren Puffer als einer, der 38 bis 66 Tage braucht, ganz ohne Sondereinstellung. Liegt die Streuung über etwa einem Viertel des Durchschnitts, plan diesen Lieferanten als unzuverlässig. Der Rechner für den Sicherheitsbestand nimmt die Zahlen auf, die das Werkzeug misst.

Kommen deine Wareneingänge spät, während der Bedarf stabil bleibt, liegt das Risiko im Zeitpunkt, und eine Sicherheitszeit kann besser sein als ein Sicherheitsbestand: Bestell ein paar Tage früher, statt mehr Teile vorzuhalten. Eine Unterlieferung ist ein anderes Risiko. Der Termin hält, die Menge fehlt, und die Streuung der Lieferzeit bemerkt es nicht. Miss deshalb die gelieferte gegen die bestätigte Menge als eigene Kennzahl.

Prüf, was ein Status gegenüber seinem Nachweis behauptet

Ein Status sieht nach Fortschritt aus, wenn sein Nachweis weniger sagt. Prüf diese Fälle, bevor du eine Position als sicher zählst:

• Bestätigt ohne Termine. Ein Lieferant kann den Eingang der Bestellung bestätigen, ohne etwas zu Terminen zu sagen. Bis jede Position Menge und Termin hat, behandle sie als unbestätigt.
• Ein pauschales „alles pünktlich“. Eine Antwort, die die ganze Bestellung ohne Termine je Position abdeckt, kann bedeuten, dass beim Lieferanten niemand die Positionen geprüft hat. Bitte um einen Termin je Position.
• Ein überschriebener Termin. Eine Position, die sich dreimal verschoben hat und nur ihren letzten Termin zeigt, wirkt so zuverlässig wie eine, die sich nie bewegt hat.
• Ein Etikett vor der Abholung. Ein Lieferavis oder eine Sendungsnummer, die vor der Abholung erstellt wurde, belegt, dass die Teile verpackt sind. Prüf auf einen Scan des Frachtführers, bevor du die Position als versandt zählst.

Das Werkzeug erkennt diese Fälle nicht allein, ebenso wenig andere offene Positionen desselben Teils: Die Reichweite zählt nur den vorhandenen Bestand. Der Artikel zur Bestellverfolgung beschreibt die ganze Methode, überfällige Bestellungen behandelt eine Position, die schon zu spät ist, und Lieferant reagiert nicht erklärt, was zu tun ist, wenn niemand antwortet.

Cartograph macht das mit deinen eigenen Bestellungen. Frühindikatoren legen eine Aufgabe an, wenn eine Bestellung keinen bestätigten Termin hat, wenn sie bald ankommt und wenn sie erst eintrifft, nachdem das Teil ausgegangen ist, und dein Team oder Scout Agent schreibt und ruft den Lieferanten an, um einen Termin oder einen Status zu bekommen. Cartograph kostenlos nutzen.

Fragen zur Verfolgung offener Bestellungen