Vendor Managed Inventory: den Nachschubplan prüfen

Bei Vendor Managed Inventory (VMI) übernimmt der Lieferant die Entscheidung, wann und in welcher Menge vereinbarte Artikel nachgeliefert werden. Der Käufer stellt die benötigten Bestands- und Bedarfsdaten bereit und vereinbart die operativen Grenzen. Für einen Hersteller, der Komponenten einkauft, zählt dabei: Hält der vorgeschlagene Lieferplan verwendbares Material verfügbar, ohne unnötigen Bestand aufzubauen?

Eine zusätzliche Lieferung kann einen Fehlbestand verhindern und trotzdem den vereinbarten Höchstbestand überschreiten. Prüfe den zeitlichen Verlauf, bevor du die Ausnahme genehmigst.

Was ändert sich durch lieferantengesteuerten Nachschub?

Lege Artikel, Standort und Entscheidungsrechte fest. Wer erstellt den Vorschlag, wer löst die Bestellung aus und welche Änderungen brauchen weiter deine Zustimmung? Vereinbare auch, wer Wareneingänge, Verbrauch, Bestandskorrekturen und Qualitätssperren erfasst. Ein geteilter Bestandsbericht klärt diese Zuständigkeiten nicht.

VMI und Konsignation betreffen verschiedene Entscheidungen. VMI regelt die Nachschubverantwortung, Konsignation die Eigentumsverhältnisse. Die VMI-Dokumentation von Infor trennt Planung, Lagerverwaltung und finanzielles Eigentum. Vereinbare Eigentum, Zahlung und Verantwortung für veralteten Bestand ausdrücklich, statt diese Fragen aus der Bezeichnung VMI abzuleiten.

Beginne mit regelmäßig benötigten Artikeln, deren Verbrauch, Beschaffungsgrenzen und Daten dein Team erklären kann. Das VMI-Angebot von WIKA sieht beispielsweise vor, geeignete Artikel sowie Mindest- und Höchstbestände gemeinsam festzulegen. Prüfe die Lieferfähigkeit, den Aufwand des Verfahrens und die Folgen eines fehlenden Teils. VMI macht Sicherheitsbestand nicht grundsätzlich überflüssig und garantiert keine Verfügbarkeit.

Lege fest, was die Bestandsgrenzen bedeuten

Ein Mindestwert kann ein Bestellauslöser, eine Warnschwelle oder eine einzuhaltende Untergrenze sein. Ein Höchstwert kann sich auf physischen Bestand, verwendbaren Bestand oder eine berechnete Bestandsposition beziehen. Das sind unterschiedliche Regeln. Die Untersuchung zu VMI in der Fertigung von Van den Bogaert und Van Jaarsveld beschreibt Unklarheiten bei Bestandsgrenzen und Unterschiede im Lieferantenverhalten.

Halte je Artikel und Standort Bestandsbasis, Einheit, Prüfzeitpunkte, Bedarfshorizont, Datenstand und Zuständigkeit für Ausnahmen fest. Vereinbare die Reaktionszeit, wenn ein aktualisierter Plan eine Grenze verletzt. Wenn du einen Bestellauslöser festlegst, hilft der Leitfaden zum Meldebestand: Er muss die Zeit bis zum Nachschub berücksichtigen.

Beispiel: ein geplanter Eingang, zwei Grenzen

Das fiktive Beispiel betrifft einen freigegebenen Bauteiltyp an einem Standort. Alle Mengen sind in Stück angegeben. Die Prüfung erfolgt nach Abschluss aller Montagsbewegungen. Der gezählte Bestand stimmt mit dem ERP überein: 400 Stück physisch vor Ort, davon 300 qualitätsseitig freigegeben und 100 weiterhin gesperrt. Die gesperrten Teile bleiben im gesamten Beispiel unverfügbar. Kläre eine unerklärte Bestandsdifferenz durch Cycle Counting, bevor du damit disponierst.

Die folgenden Regeln sind für das Beispiel vereinbart, keine VMI-Standardeinstellungen:

Die Obergrenze von 600 verwendbaren Stück ist nicht die physische Lagerkapazität. Auch die 100 gesperrten Teile benötigen Platz. Der Wareneingang muss Platz und Handhabung für eine geänderte Lieferung separat prüfen.

Bleibt der Freitagseingang unverändert, ergeben sich geplante Tagesendbestände von 140 am Dienstag, 20 am Mittwoch und −60 am Donnerstag. Die Untergrenze wird bereits am Dienstag verletzt. Der negative Planungswert am Donnerstag bedeutet 60 Stück ungedeckten Bedarf, keinen physischen Negativbestand. Der Freitagseingang verhindert diesen früheren Engpass nicht. Die Planung muss außerdem weitere Materialien und Kapazitäten prüfen, bevor sie einen Fertigungstermin zusagt.

Warum eine zusätzliche Lieferung trotzdem scheitern kann

Der Lieferant schlägt zusätzliche 300 Stück am Dienstag um 09:00 Uhr vor; die bisherigen 400 am Freitag bleiben bestehen. Damit steigt der verwendbare Dienstagsbestand auf 300 + 300 = 600. Nach dem Verbrauch am Dienstag, Mittwoch und Donnerstag lägen die Tagesendbestände bei 440, 320 und 240.

Der Freitagseingang von 400 würde den verwendbaren Bestand aber vor dem Verbrauch auf 240 + 400 = 640 erhöhen. Das sind 40 Stück über der vereinbarten Obergrenze. Wer nur Tagesendbestände prüft, übersieht die Verletzung: Am Freitagabend wären es wieder 540.

Lass den Vorschlag bis zu einer überarbeiteten Planung offen. Ändere die Obergrenze nicht stillschweigend und behandle späteren Verbrauch nicht als Erlaubnis, sie zu überschreiten.

Teile den bestehenden Eingang anders auf

Eine mögliche Lösung ist, 300 der bereits bestätigten 400 Stück auf Dienstag vorzuziehen und 100 für Freitag stehen zu lassen. Die gesamte Lieferverpflichtung bleibt 300 + 100 = 400; es gibt keine zusätzliche Bestellung über 300.

Unter den genannten Annahmen bleibt der Tagesendbestand mindestens 200, und die Obergrenze von 600 verwendbaren Stück wird nie überschritten. Das sind Planwerte, keine nachgewiesenen Wareneingänge und keine Garantie bei verändertem Bedarf.

Der Lieferant muss zuerst bestätigen, dass die Aufteilung machbar ist, einschließlich Transport sowie Zeit für Wareneingang und Qualitätsfreigabe. Der zuständige Käufer folgt dem betrieblichen Genehmigungsweg für die Änderung des bestätigten Lieferplans und mögliche Mehrkosten. Ist die rechtzeitige Freigabe am Dienstag nicht machbar, reicht die richtige Rechnung zur Genehmigung nicht aus.

Ändere nach Genehmigung dieselbe bestehende Zusage und verknüpfe beide Teilmengen damit. Ersetze die bisher aktive Erwartung von 400 am Freitag, bewahre aber ihre Historie auf. Bleibt sie zusätzlich zu Dienstag 300 und Freitag 100 stehen, zählt der Plan 800 statt 400 Stück. Verfolge die geänderten Zusagen mit der Bestellverfolgung bis zum tatsächlichen Eingang und zur Freigabe.

Delegiere Routine und halte Ausnahmen sichtbar

Gib dem Lieferanten eine datierte Bestands- und Bedarfssicht sowie klare Befugnisse für den normalen Nachschub. Benenne im Einkauf eine Person, die sich um veraltete Daten, neue Qualitätssperren, Bedarfsänderungen, ausgebliebene Eingänge und Vorschläge außerhalb der Grenzen kümmert. Berechne bei solchen Änderungen neu; warte bei einem gefährdeten nächsten Bedarf nicht auf die Wochenbesprechung.

Der Vorgang zu dieser Ausnahme sollte den alten und neuen Lieferplan, den Ablehnungsgrund für die Zusatzlieferung, die Lieferantenzusage, nötige Genehmigungen und spätere Eingangs- und Freigabenachweise enthalten. Die genehmigte Aufteilung schließt die Terminentscheidung ab. Sie belegt nicht, dass das Dienstagsmaterial angekommen ist.

Verknüpfte Datensätze in Cartograph und Postfach & Aufgaben können die betroffene Bestellung, Zuständigkeit, Kommunikation und Genehmigungshistorie zusammenhalten. Scout Agent übernimmt die Lieferantennachverfolgung entsprechend der eingestellten Aufgabenrolle und Berechtigungen. Die beschriebenen Nachschubentscheidungen, Kostengenehmigungen und physischen sowie qualitätsseitigen Prüfungen bleiben bei Menschen; das Beispiel setzt keine automatische VMI-Bestellfunktion voraus.

Vereinbare vor Beginn, bei welchen Ergebnissen ihr den Piloten ausweitet, anpasst oder beendet. Vergleiche vor einer Ausweitung des Piloten dieselben Artikel und Definitionen über genügend Nachschubzyklen, um normale Schwankungen zu beobachten. Prüfe Grenzverletzungen und tatsächliche Fehlbestände getrennt, zusammen mit Beständen, Eillieferungen und Verwaltungsaufwand auf beiden Seiten. Berücksichtige Einrichtung und Datenpflege. Ein niedrigerer Durchschnittsbestand allein belegt keinen Erfolg der Delegation. Die übergreifende Beziehung behandelt der Leitfaden zum Lieferantenmanagement.

Häufige Fragen

Gehört der Bestand bei Vendor Managed Inventory dem Lieferanten?

Nicht zwingend. Nachschubverantwortung und Eigentum müssen separat vereinbart werden. VMI ist mit oder ohne Konsignation möglich. Lege Eigentum, Zahlung und Verantwortung für veraltete oder beschädigte Bestände ausdrücklich fest.

Muss der VMI-Mindestbestand dem Meldebestand entsprechen?

Nur wenn das so vereinbart ist. Ein Bestellauslöser und eine verbindliche Bestandsuntergrenze erfüllen unterschiedliche Zwecke. Kläre Bestandsbasis, Zeitpunkt und Wiederbeschaffungszeit, bevor du die Zahl anwendest.

Warum kann eine Lieferung die Obergrenze trotz niedrigerem Tagesendbestand verletzen?

Ein Eingang kann vor dem Verbrauch einen Spitzenbestand erzeugen. Im Beispiel ergeben 240 plus der Freitagseingang von 400 zunächst 640. Der spätere Verbrauch von 100 senkt ihn auf 540, beseitigt aber die vorherige Überschreitung der 600er-Grenze nicht.

Was passiert, wenn der Lieferant die vorgeschlagene Aufteilung nicht schafft?

Lass die Ausnahme offen. Prüfe mit den Zuständigen machbare Termine, verwendbare Mengen und die betroffene Fertigung und hole die Genehmigung für einen überarbeiteten Plan ein. Buche eine vorgeschlagene Ankunft nicht als Bestand und kaschiere die Fehlmenge nicht mit einer Doppelbestellung.