Backorder (Lieferrückstand): Was tun, wenn ein Lieferant deine Bestellung in Rückstand setzt

Ein Backorder, auf Deutsch ein Lieferrückstand oder kurz Rückstand, ist eine Bestellposition, die der Lieferant angenommen hat, aber noch nicht liefern kann. Der Artikel ist bei ihm vergriffen. Die Position bleibt mit der vereinbarten Menge und dem vereinbarten Preis offen, und der Lieferant schuldet dir einen neuen Liefertermin. Für ein Werk zählt eine Frage: Liegt der neue Termin vor dem Bau, der das Teil braucht?

Was ist ein Backorder?

Ein Rückstand ist eine angenommene Bestellung über einen Artikel, der dem Lieferanten vorübergehend ausgegangen ist. Der Lieferant hält die Position offen, bis Nachschub kommt. Drei andere Status sehen auf dem Bildschirm ähnlich aus. Bei einem Artikel, der nicht lieferbar ist, gibt es keinen Termin für neuen Bestand, also lässt sich keine Bestellung aufgeben. Eine Vorbestellung gilt für ein Produkt, das noch nicht gefertigt ist. Ein Auftragsbestand (Backlog) umfasst alle offenen Aufträge, die ein Lieferant hält, aus welchem Grund auch immer. Der Auftragsbestand kann also groß sein, ohne dass ein einziger Rückstand vorliegt.

Die Tabelle stellt die vier nebeneinander.

Rückstand, nicht lieferbar, Vorbestellung und Auftragsbestand

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Eine Tabelle, die vier Lieferantenstatus vergleicht. Ein Rückstand ist eine angenommene Bestellung über einen vorübergehend nicht lieferbaren Artikel; die Position bleibt offen, und ein neuer Liefertermin ist geschuldet. Nicht lieferbar heißt: kein Termin für neuen Bestand, also lässt sich keine Bestellung aufgeben. Eine Vorbestellung gilt für ein noch nicht gefertigtes Produkt mit geplantem Erscheinungstermin. Ein Auftragsbestand umfasst alle offenen Aufträge des Lieferanten, gleich aus welchem Grund, und hat keinen einheitlichen Termin. Die Tabelle zeigt auch, was der Käufer jeweils in der Hand hält: bei einem Rückstand eine offene Position mit vereinbarter Menge und vereinbartem Preis, bei „nicht lieferbar“ nichts, bei einer Vorbestellung eine Reservierung und beim Auftragsbestand einen Platz in der Warteschlange.

Status	Was der Lieferant sagt	Termin, den du erwarten kannst	Was du in der Hand hältst
Rückstand	Angenommen, vorerst nicht lieferbar, wird versendet, sobald Nachschub da ist	Ein neuer Liefertermin, schriftlich geschuldet	Eine offene Position mit vereinbarter Menge und vereinbartem Preis
Nicht lieferbar	Kein Bestand und kein Termin für neuen Bestand, also keine Bestellannahme	Keiner	Nichts; die Position lässt sich nicht aufgeben
Vorbestellung	Das Produkt ist noch nicht gefertigt; Bestellungen werden vor dem Erscheinen angenommen	Ein geplanter Erscheinungstermin	Eine Reservierung auf die erste Produktion
Auftragsbestand	Offene Aufträge jeder Art, gleich aus welchem Grund	Kein bestimmter	Ein Platz in der Warteschlange, kein Termin

Lieferanten nutzen das Wort auch für einen Teil einer Position. Bei einem Teilrückstand geht ein Teil der Menge jetzt raus, der Rest folgt. Bei einem rollierenden Rückstand schiebt der Lieferant den Termin immer weiter, ohne sich festzulegen. Behandle einen rollierenden Rückstand wie eine Position ohne Termin und arbeite ihn so ab, wie Lieferant reagiert nicht es beschreibt.

Was heißt es, wenn ein Lieferant deine Bestellposition in Rückstand setzt?

Setzt ein Lieferant deine Bestellposition in Rückstand, teilt er dir drei Dinge mit. Er hat die Position angenommen und will sie weiter erfüllen. Er hat heute keinen Bestand, den er dafür versenden kann. Und der Zusagetermin in seiner Auftragsbestätigung gilt nicht mehr, die Position braucht also einen neuen.

Zwei Dinge bleiben, wie sie waren. Menge und Preis gelten wie bestellt, sofern ihr nichts anderes vereinbart. Die Position ist weder storniert noch als Restmenge geschlossen. Will der Lieferant den Rest schließen, ist das ein anderes Gespräch. Lass dir das schriftlich geben, bevor dein ERP die Position als erledigt zeigt.

Ein Rückstand ist nicht dasselbe wie eine lange Lieferzeit. Eine Lieferzeit wird genannt, bevor du bestellst, und du planst mit ihr. Ein Rückstand entsteht, nachdem der Lieferant die Bestellung angenommen hat. Eine Zusage ist also verrutscht, und du musst die verlorenen Tage wieder hereinholen. Lieferzeit von Lieferanten zeigt, was eine genannte Lieferzeit oft auslässt.

Wie lange dauern Rückstände?

Ein Rückstand dauert so lange wie der Nachschub des Lieferanten, und das kann nur der Lieferant sagen. Bei Katalogartikeln auf Lager sind es oft Tage bis wenige Wochen. Bei einem auftragsbezogen gefertigten Teil, einem Rohstoffmangel oder einer Qualitätssperre können es Monate sein.

Für deinen Bau zählt nur eine Zahl: der neue Liefertermin, schriftlich, an der Position. Frag nach dem Termin, bevor du nach dem Grund fragst, damit die Position kein Risiko bleibt, das du nicht einschätzen kannst. Frag, worauf der Termin beruht. Das kann Bestand sein, der dir schon zugeteilt ist, ein Fertigungslauf mit festem Starttermin oder eine Lieferung, die beim Vorlieferanten unterwegs ist. Nimm lieber einen späteren Termin mit Beleg als einen früheren ohne. Überfällige Bestellungen erklärt, warum der Termin vor der Ursache kommt.

Trag den neuen Termin an der Bestellposition ein, wie du jede Auftragsbestätigung einträgst, und lass den ursprünglichen Zusagetermin daneben stehen. Der Abstand zwischen beiden ist der Verzug des Lieferanten. Diese Zahl brauchst du bei der Lieferantenbewertung.

Warum setzen Lieferanten Positionen in Rückstand?

Lieferanten setzen eine Position aus einem von fünf Gründen in Rückstand, und jeder Grund verlangt eine andere Lösung. Die Nachfrage hat den Bestand überholt, oft weil mehrere Kunden gleichzeitig bestellt haben. Der eigene Vorlieferant oder Rohstoff kommt zu spät. Ein Fertigungslauf hat sich verschoben, oder eine Charge hängt in der Qualitätsprüfung. Der Lieferant verteilt knappen Bestand auf mehrere Kunden, und deine Bestellung steht hinter einer anderen. Oder er hat das Teil eingestellt oder durch ein anderes ersetzt, und der Rückstand ist nur ein Wartestatus, bis er es dir sagt.

Frag, welcher Grund zutrifft. Ein Fehlbestand, den ein geplanter Fertigungslauf deckt, braucht nur einen Termin. Ein Zuteilungsproblem braucht eine Eskalation, denn der Bestand existiert, und ein anderer Kunde bekommt ihn. Ein ersetztes Teil braucht die Entwicklung, denn der Termin kommt vielleicht nie. Expediting ordnet jeder Ursache die passenden Hebel zu.

Was solltest du zuerst tun, wenn eine Bestellposition in Rückstand geht?

Arbeite einen neuen Rückstand in vier Schritten ab, in dieser Reihenfolge, am Tag, an dem du davon erfährst.

Die ersten vier Schritte, wenn eine Bestellposition in Rückstand geht

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Eine Folge aus vier Schritten für eine neu in Rückstand gesetzte Bestellposition. Schritt eins: einen konkreten neuen Termin schriftlich holen und an der Position eintragen. Schritt zwei: den neuen Termin gegen den Bedarfstermin prüfen, mit Zeit für Wareneingang und Prüfung; liegt er noch rechtzeitig, die Position verfolgen. Schritt drei: um eine Teillieferung der vorhandenen Menge bitten und die Fracht für die zweite Lieferung vor der Zustimmung klären. Schritt vier: Verfehlt der neue Termin den Bedarfstermin, eine Lösung wählen, vom Expediting beim bisherigen Lieferanten über einen autorisierten Distributor oder einen Deckungskauf bis zum Ersatz durch die Entwicklung.

1. 1

   Termin holen

   Das tust du

   Bitte schriftlich um einen konkreten neuen Liefertermin, mit dem Beleg dafür

   Warum zuerst

   Eine Position ohne Termin ist ein Risiko, das du nicht einschätzen kannst

   Danach

   Trag ihn an der Bestellposition neben dem ursprünglichen Zusagetermin ein

2. 2

   Gegen den Bau prüfen

   Das tust du

   Vergleiche den neuen Termin mit dem Bedarfstermin, inklusive Wareneingang und Prüfung

   Warum zuerst

   Die meisten Rückstände treffen noch rechtzeitig ein und brauchen nur Verfolgung

   Danach

   Liegt er rechtzeitig: Position verfolgen; sonst weiter mit Schritt 3

3. 3

   Nehmen, was da ist

   Das tust du

   Bitte um eine Teillieferung der Menge auf Lager

   Warum zuerst

   Ein Teil der Menge kann den nächsten Bau decken

   Danach

   Kläre die Fracht für die zweite Lieferung, bevor du der Teilung zustimmst

4. 4

   Lösung wählen

   Das tust du

   Beschleunigen, beim autorisierten Distributor kaufen, Deckungskauf platzieren oder die Entwicklung um Ersatz bitten

   Warum zuerst

   Die Lücke nach Schritt 1 bis 3 ist die Lücke, die zu schließen sich lohnt

   Danach

   Übernimm die Entscheidung und protokolliere sie mit Ursache und Freigeber

Erstens: Hol dir einen konkreten neuen Termin schriftlich und trag ihn an der Position ein. Sagt der Lieferant „in ein paar Wochen“, frag nach dem Tag und nach dem Beleg dafür.

Zweitens: Prüfe die Position gegen den Bedarfstermin. Rechne deine Zeit für Wareneingang und Prüfung mit. Liegt der neue Termin noch vor dem Bedarf des Baus, braucht die Position nur Verfolgung. Zusagetermin und Bedarfstermin zeigt, wie du beide vergleichst, und Clear-to-Build zeigt, wie die Prüfung über ein ganzes Kit läuft.

Drittens: Bitte um eine Teillieferung dessen, was vorhanden ist. Hat der Lieferant einen Teil der Menge, kann dieser Teil den nächsten Bau decken, während der Rest nachfolgt. Kläre die Frachtbedingungen für die Nachlieferung, bevor du zustimmst. Eine Teilung bringt mehr Handling und Papier und manchmal eine zweite Frachtrechnung.

Viertens: Verfehlt der neue Termin den Bedarfstermin, wähle eine Lösung und steh mit deinem Namen dafür ein. Es gibt vier Optionen, grob nach Kosten geordnet. Beschleunige beim bisherigen Lieferanten. Kauf den Rest bei einem autorisierten Distributor. Platziere einen Deckungskauf bei einer zweiten Quelle. Oder bitte die Entwicklung um einen Ersatz. Expediting legt alle Optionen mit Wirkungszeit und Risiko dar.

Lieferst du an US-Kunden?

Nach dem UCC, so wie die meisten US-Bundesstaaten ihn umgesetzt haben, müssen alle vertraglich geschuldeten Waren in einer einzigen Lieferung angeboten werden, sofern die Parteien nichts anderes vereinbart haben. Ein Käufer muss also keine Teillieferung annehmen, die der Lieferant von sich aus vorschlägt. UCC §2-307. Bleibt eine Lieferung hinter dem Vertrag zurück, hat der Käufer drei Möglichkeiten. Er kann alles zurückweisen, alles annehmen oder eine beliebige Handelseinheit annehmen und den Rest zurückweisen. UCC §2-601. Die vorhandene Menge anzunehmen und den Rest offen zu halten, ist die Entscheidung des Käufers. Sie ist einen festen Termin für die Restmenge wert.

Sieht die Bestellung oder Vereinbarung Lieferungen in getrennten Losen vor, etwa Abrufe unter einem Rahmenauftrag, gelten die Regeln für Teillieferungsverträge. Eine zu kleine Teillieferung darf nur zurückgewiesen werden, wenn die Mindermenge den Wert dieser Teillieferung wesentlich beeinträchtigt und nicht nachgeholt werden kann. Der Ausfall einer oder mehrerer Teillieferungen verletzt den ganzen Vertrag nur, wenn er den Wert des Ganzen wesentlich beeinträchtigt. UCC §2-612. Prüfe deinen Vertrag und ziehe rechtlichen Rat hinzu, bevor du eine Restmenge stornierst.

In der EU

Das EU-Recht vereinheitlicht die Regeln zur Teillieferung zwischen Unternehmen nicht, daher wird hier das deutsche Recht dargestellt. Ein Lieferant ist zu Teilleistungen nicht berechtigt. Du darfst also eine Teillieferung ablehnen, die der Lieferant von sich aus anbietet. § 266 BGB. Wer zustimmt, kommt dem Lieferanten entgegen. Als Gegenleistung ist eine terminierte Zusage für die Restmenge angemessen.

Das UN-Kaufrecht (CISG) gilt für einen grenzüberschreitenden Kauf zwischen Unternehmen in verschiedenen Vertragsstaaten, das sind alle EU-Mitgliedstaaten außer Irland und Malta. Wird nur ein Teil der Ware geliefert, bleiben dem Käufer seine Rechtsbehelfe für den fehlenden Teil erhalten. Der Käufer kann für die Lieferung dieses Teils eine angemessene Nachfrist setzen. Die Aufhebung des ganzen Vertrags setzt voraus, dass die Mindermenge eine wesentliche Vertragsverletzung darstellt. Verträge können das CISG ausschließen. CISG Arts. 1, 6, 47(1) and 51.

Wie erfasst du eine Teillieferung auf einer Position im Rückstand?

Buche eine Teillieferung Position für Position über die angekommene Menge und lass den Rest an der Bestellung offen. Markiere nicht die ganze Position als eingegangen, nur damit sie aus einem Bericht verschwindet. Schließt du die Position zu früh, verliert die Planung den Rückstand aus den Augen, und der Dreiwege-Abgleich bricht, sobald die zweite Rechnung kommt. Die Kreditorenbuchhaltung kann dann den Lieferanten für Teile bezahlen, die nie geliefert wurden.

Halte die Restmenge im Rückstand mit eigenem neuem Termin sichtbar, damit die Bedarfsplanung (MRP) mit dem echten Eingang plant. Kann dein ERP nicht zwei Termine an einer Position führen, teile die Position in die eingegangene Menge und die offene Restmenge. Wareneingangsprüfung zeigt, was die erste Lieferung noch bestehen muss, bevor sie als verfügbar zählt.

Wie verhinderst du, dass Rückstände Bauten stoppen?

Ein Rückstand stoppt einen Bau, wenn du ihn zu spät findest. Eine Rückstandsmeldung, die eine Woche ungelesen im Postfach liegt, kostet dich die Woche, die du zur Erholung brauchtest. Behandle jede offene Bestellposition, die ihren Zusagetermin ohne Wareneingang erreicht, als möglichen Rückstand. Frag nach dem Stand, bevor der Termin verstreicht.

Verfolge die Positionen im Rückstand in der Liste offener Bestellungen mit neuem Termin, Bedarfstermin und dem Bau, den jede Position versorgt. So bearbeitest du die Position, die den Plan der nächsten Woche gefährdet, vor der, die warten kann. Bestellverfolgung beschreibt diese Routine, und der Tracker für offene Bestellungen baut die Liste aus deinen Bestelldaten. Wird eine Position fällig und nichts ist eingegangen, legt ein Frühindikator eine Aufgabe an. Cartograph übergibt sie an dein Team oder an Scout Agent, der den Lieferanten per E-Mail und Telefon um den neuen Termin und dessen Beleg bittet. Scout Agent arbeitet innerhalb der Berechtigungen, die dein Team festlegt.

Zähl, wie oft jeder Lieferant Positionen in Rückstand setzt. Die Rückstandsquote eines Lieferanten ist der Anteil der Bestellpositionen, die er in einem Zeitraum in Rückstand setzt. Teile die Positionen im Rückstand durch die bestellten Positionen. Eine steigende Quote ist ein Frühindikator für jede offene Position, die du bei ihm hast. Erhöhe den Sicherheitsbestand auf seine Teile, lass Termine früher bestätigen oder qualifiziere eine zweite Quelle, bevor der nächste Verzug kommt. Dual Sourcing zeigt, wie du eine qualifizierst.

Häufige Fragen von Teams

Kannst du eine Bestellposition im Rückstand stornieren?

In den meisten Fällen ja, wenn der Lieferant noch nicht versendet hat und deine Einkaufsbedingungen die Stornierung nicht gelieferter Mengen erlauben. Lies zuerst die Bedingungen, storniere schriftlich und lass dir vom Lieferanten bestätigen, dass die Restmenge geschlossen ist, bevor du anderswo bestellst.

Heißt Rückstand, dass das Teil eingestellt ist?

Nein. Ein Rückstand bedeutet, dass der Artikel wieder auf Lager erwartet wird. Frag, ob das Teil eingestellt oder ersetzt ist. Manche Lieferanten halten eine Position im Rückstand, während sie entscheiden, und dieser Termin kommt nie.

Was ist ein Teilrückstand?

Ein Teilrückstand ist eine Position, bei der ein Teil der Menge jetzt versendet wird und der Rest später folgt. Buche die erste Lieferung über die tatsächliche Menge und halte die Restmenge mit eigenem neuem Termin offen. Kläre die Fracht für die zweite Lieferung, bevor du die Teilung annimmst.

Ist ein Rückstand dasselbe wie eine verspätete Lieferung?

Ein Rückstand ist eine Ursache für eine verspätete Lieferung, und der Lieferant meldet ihn, bevor der Termin verstreicht. Eine verspätete Lieferung ist jede Position, die zu ihrem Zusagetermin nicht eingegangen ist, gleich aus welchem Grund. In beiden Fällen lautet die erste Frage gleich: Wie lautet der neue Termin, und worauf beruht er?

Wenn dein Team von Rückständen aus ungelesenen E-Mails erfährt, sprich mit unserem Team. Cartographs Frühindikatoren legen eine Terminanfrage an, sobald jede Position fällig wird.

Die Artikel von Cartograph sind allgemeine Informationen, keine Rechts- oder Steuerberatung. Wie die Regeln für dein Unternehmen gelten, klärst du mit deiner Rechts- oder Steuerberatung.

Quellen (6)

1. UCC §2-307, Delivery in Single Lot or Several Lots (Cornell LII)
2. UCC §2-601, Buyer's Rights on Improper Delivery (Cornell LII)
3. UCC §2-612, "Installment contract"; Breach (Cornell LII)
4. § 266 BGB, Teilleistungen
5. United Nations Convention on Contracts for the International Sale of Goods (UNCITRAL), Arts. 1, 6, 47 and 51
6. UNCITRAL, CISG status table (Contracting States)