3-way matching: concilia recepción y factura
Revisa una factura de 100 piezas con 80 recibidas y 70 liberadas por calidad. Sigue el saldo hasta los cierres separados de recepción, calidad y aprobación de factura.
El 3-way matching, o cotejo de tres vías, contrasta la factura del proveedor con el pedido de compra y las evidencias de recepción. Permite a cuentas por pagar detectar diferencias entre lo pedido, lo recibido y lo facturado. Para compras en una fábrica, lo útil es saber qué investigar cuando esos registros discrepan y qué prueba permite cerrar cada incidencia.
Una factura de 100 piezas puede coincidir con el pedido aunque recepción solo haya registrado 80. Si calidad ha liberado 70, hay tres cantidades que debes conservar por separado. Tomar 70 como cantidad recibida, inventar una recepción de 20 o reducir el pedido a 80 evitaría una decisión que sigue pendiente.
Qué demuestra el cotejo de tres vías
Usa el pedido autorizado vigente, la factura original del proveedor y los registros de recepción verificados por tu empresa. Comprueba proveedor, entidad compradora, línea de pedido, pieza y revisión, unidad de medida, cantidad y base de precio. El albarán del proveedor ayuda a investigar; no sustituye la comprobación de lo que llegó físicamente y se registró.
La documentación de Microsoft sobre cotejo de facturas distingue la comparación del precio con el pedido de la comparación de cantidades con las recepciones seleccionadas. Las políticas, tolerancias y vías para resolver discrepancias dependen del sistema y su configuración. No deduzcas que todo el pedido debe recibirse antes de poder tramitar cualquier factura parcial.
El cotejo de dos vías prescinde de la comparación con la recepción. La aceptación tras inspección puede ser otro control: las opciones de Oracle Fusion separan la cantidad recibida del cotejo de tres vías y la aceptada por inspección del de cuatro vías. Es una convención documentada de ese software, no una denominación universal de todos los procesos de calidad o pago.
Que el cotejo cuadre no demuestra por sí solo exactitud física, liberación de calidad, ausencia de fraude ni autorización para pagar. Esos controles necesitan sus propias evidencias y responsables.
Verifica la recepción antes de contactar con el proveedor
Empieza por quienes pueden comprobar los hechos. Recepción verifica el recuento físico y su registro; compras, el requisito autorizado; calidad explica las cantidades retenidas; cuentas por pagar revisa la factura y qué recepciones pueden asignarse a ella.
Antes de atribuir una diferencia al proveedor, comprueba:
- Si la mercancía llegó a otro muelle, figura con otra referencia o todavía no se ha registrado.
- Si los documentos corresponden a la misma pieza, revisión, centro y unidad. Diez cajas no tienen por qué ser diez piezas.
- Si una cantidad recibida ya se vinculó a otra factura o cambió por una devolución o anulación de recepción.
- Si la facturación cubre una entrega parcial, varias entregas, un anticipo u otro hito acordado.
- Si precio, descuentos, transporte, impuestos o moneda generan diferencias independientes.
Corrige un error de registro mediante el procedimiento autorizado y conserva su historial. No cambies un pedido, una recepción o una factura que reflejan los hechos para que el cotejo salga bien. Una discrepancia requiere investigación; no prueba por sí sola fraude ni determina la cantidad legalmente exigible.
Ejemplo: 100 pedidas, 80 recibidas, 70 liberadas
Ejemplo hipotético. El 2 de noviembre de 2026, la planta M revisa la factura I902 del pedido PO730, línea 10. El pedido exige 100 soportes BR24, revisión C, a 12 € por pieza. La fecha de entrega acordada es el 2 de noviembre. Todas las fechas usan la hora local de la planta.
Suponemos un proveedor, entidad compradora, centro, revisión y moneda, EUR. Se factura mercancía recibida, sin anticipos ni facturación por avance. Esta es la primera recepción y factura; ninguna cantidad está asignada a una factura anterior. No hay otras recepciones, devoluciones, abonos, anulaciones, sustituciones ni movimientos de stock. Impuestos, transporte y descuentos quedan fuera de este cálculo simplificado.
| Registro o cálculo | Cantidad o importe | Qué representa |
|---|---|---|
| Pedido vigente PO730, línea 10 | 100 piezas × 12 € = 1.200 € | Importe de la mercancía pedida |
| Recepción física verificada y correctamente registrada como R730A | 80 piezas | Recepción real de esta línea |
| Registro de calidad Q17 | 10 de esas 80 piezas retenidas | Pendientes de inspección, no rechazadas ni devueltas |
| Cantidad liberada | 80 − 10 = 70 piezas | Cantidad liberada por calidad |
| Factura original I902 | 100 piezas × 12 € = 1.200 € | Cantidad e importe de mercancía facturados |
| Cantidad facturada sin evidencia de recepción correspondiente | 100 − 80 = 20 piezas | Discrepancia de cantidad; 240 € al precio indicado |
El valor de la mercancía asociada a la recepción de 80 piezas es 80 × 12 € = 960 €. No es un importe automáticamente pagadero. Las 10 retenidas forman parte de las 80 recibidas; no son las 20 que faltan por entregar. Cotejar contra 70 confundiría recepción y liberación.
Compras verifica R730A con recepción, sin suponer que la factura demuestra la llegada de otras 20 piezas. Cuentas por pagar comprueba que R730A puede vincularse a I902 y que ninguna factura anterior ha usado su cantidad. Compras mantiene el pedido en 100 y el saldo de entrega en 20. La factura conserva sus 100 piezas originales mientras se investiga la diferencia.
Asigna responsables distintos al saldo y a la retención
Compras pregunta al proveedor por las 20 piezas pendientes de entrega, con referencias e hito precisos. Una propuesta de consulta podría decir:
Sobre el pedido PO730, línea 10, BR24 revisión C: nuestra recepción verificada R730A registra 80 de 100 piezas. Confirme el estado de las 20 pendientes y la primera fecha posible de llegada a la planta M. Si ya se han expedido, indique la referencia del envío. La factura I902 incluye 100 piezas; nuestro equipo financiero revisa esa diferencia por separado.
Es un texto de ejemplo, no un mensaje que se envía automáticamente. Resuelve el tratamiento comercial de la factura con el responsable financiero autorizado. Si los hechos exigen una corrección o un abono del proveedor, conserva el original y el documento emitido por el proveedor vinculados mediante el proceso contable. No supongas que un abono cancela la entrega pendiente.
En el ejemplo, el proveedor confirma que las 20 restantes llegarán el 4 de noviembre. Compras registra el compromiso de recuperación y sigue la entrega hasta su recepción real. Conserva la fecha original del día 2: una nueva fecha no borra el incumplimiento anterior. La guía de seguimiento de pedidos de compra desarrolla ese seguimiento.
Calidad se ocupa de Q17 y de sus 10 piezas retenidas. Una nueva fecha de entrega no dice nada sobre la inspección de lo que ya está en la planta. La inspección de recepción trata esa decisión de liberación.
Sigue las evidencias hasta tres cierres diferentes
La continuación también es hipotética. El 4 de noviembre, recepción verifica las 20 piezas correctas restantes y registra R730B en la misma línea. Calidad las comprueba y libera mediante Q18. Ninguna de las dos recepciones ha servido para otra factura y no intervienen devoluciones ni anulaciones.
| Momento y evidencia | Recibido acumulado | Liberado / retenido | Estado del cotejo de cantidad facturada |
|---|---|---|---|
| 2 de noviembre: R730A y Q17 | 80 | 70 liberadas / 10 retenidas | 100 facturadas frente a 80 recibidas asignables: diferencia de 20 |
| 4 de noviembre: se añaden R730B y Q18 | 100 | 90 liberadas / las 10 originales retenidas | 100 facturadas frente a 100 recibidas seleccionadas y asignables: cotejo de cantidad superado |
| 5 de noviembre: las 10 piezas originales superan la inspección y Q17 registra la liberación autorizada | 100 | 100 liberadas / 0 retenidas | La cantidad sigue cuadrando; también existe evidencia de liberación de calidad |
En el segundo momento puede cerrarse la tarea definida como obtener la entrega pendiente, con R730B como prueba. La retención original sigue abierta. Eso no cierra toda la relación con el proveedor ni todas sus obligaciones comerciales.
Esta empresa hipotética exige además liberar por calidad toda la mercancía de la factura antes de su aprobación interna. Esa regla independiente mantiene pendiente la aprobación el día 4, aunque las cantidades cuadren. No define el cotejo de tres vías ni concede un derecho legal a ignorar las condiciones de pago. Finanzas y el responsable comercial deben resolver cualquier conflicto con las condiciones acordadas o las obligaciones aplicables.
El día 5 suponemos que la inspección realmente resulta conforme y una persona autorizada libera las 10 originales. Q17 se cierra con ese resultado. Una inspección fallida necesitaría otra decisión o sustitución; una retención no garantiza la aceptación final.
Finanzas vuelve a comprobar precio, recepciones seleccionadas, duplicados, condiciones y aprobaciones exigidas mediante su proceso. Suponemos que todo se supera y se registra la aprobación autorizada de I902. No afirmamos que se haya ejecutado ningún pago. Aprobación de factura, contabilización y pago son eventos distintos.
Conecta el seguimiento con las evidencias que necesita finanzas
Conserva las referencias de línea, factura y recepción, cada diferencia, su responsable, próxima comprobación y evidencia de cierre. Así finanzas ve por qué cambió el resultado sin confundir una promesa con una nueva recepción o una inspección terminada.
Scout Agent puede hacer seguimiento de entregas con proveedores por correo y teléfono dentro de las reglas configuradas. Bandeja y tareas mantiene juntos responsable, plan, registros vinculados e historial de comunicación. Conserva el cotejo y la aprobación de facturas en tu proceso contable; calidad, abonos, reclamaciones y decisiones de pago corresponden a los equipos responsables.
Preguntas frecuentes
¿Qué tres documentos se comparan?
El pedido de compra, la factura del proveedor y las evidencias de recepción de las líneas afectadas. Comprueba la recepción real y su registro en tu empresa, no solo el albarán del proveedor.
¿Una entrega parcial significa que la factura es incorrecta?
No necesariamente. Revisa registro de recepción, unidades, asignaciones anteriores, hitos de facturación y acuerdo comercial. En este ejemplo, la diferencia queda abierta hasta que llegan las 20 restantes; otros casos pueden requerir una corrección autorizada u otra solución acordada.
¿Hay que quitar de la cantidad recibida las piezas retenidas por calidad?
No solo por estar retenidas. Aquí las 10 retenidas siguen dentro de la recepción verificada de 80. La liberación es independiente. Una devolución o anulación documentada cambiaría los hechos y obligaría a repetir la comprobación.
¿Un cotejo de tres vías superado autoriza el pago?
Aplica la configuración, autoridad y condiciones comerciales reales de la empresa. El resultado por sí solo no satisface todos los controles de calidad, factura, contabilización o pago. En el ejemplo, la cantidad cuadra antes de terminar calidad y aprobación interna.