3-Wege-Abgleich: Wareneingang und Rechnung klären
Prüfe eine Rechnung über 100 Stück bei 80 eingegangenen und 70 qualitätsfreigegebenen Stück. Verfolge Nachlieferung, Qualität und Rechnungsfreigabe getrennt.
Beim 3-Wege-Abgleich prüfst du eine Lieferantenrechnung gegen die Bestellung und die Nachweise über den Wareneingang. Die Kreditorenbuchhaltung erkennt damit Abweichungen zwischen bestellter, eingegangener und berechneter Ware. Für den Einkauf eines Fertigungsbetriebs ist entscheidend, was bei einer Abweichung zu prüfen ist und welcher Nachweis den jeweiligen Vorgang abschließt.
Eine Rechnung über 100 Stück kann zur Bestellung passen, obwohl der Wareneingang nur 80 ausweist. Hat die Qualitätssicherung davon 70 freigegeben, musst du drei Mengen auseinanderhalten. Wer 70 als Wareneingangsmenge verwendet, einen Eingang von 20 erfindet oder die Bestellung auf 80 reduziert, überspringt eine noch offene Entscheidung.
Was belegt der 3-Wege-Abgleich?
Nutze die aktuelle freigegebene Bestellung, die Originalrechnung des Lieferanten und die geprüften Wareneingangsnachweise deines Unternehmens. Gleiche Lieferant, bestellende Gesellschaft, Bestellposition, Teil und Revision, Mengeneinheit, Menge und Preisbasis ab. Der Lieferschein des Lieferanten hilft bei der Klärung. Er ersetzt nicht die Prüfung, was tatsächlich angekommen und gebucht ist.
Die Microsoft-Dokumentation zum Rechnungsabgleich trennt den Preisvergleich mit der Bestellung vom Mengenvergleich mit den ausgewählten Wareneingängen. Richtlinien, Toleranzen und der Umgang mit Abweichungen hängen von System und Konfiguration ab. Daraus folgt nicht, dass die gesamte Bestellung eintreffen muss, bevor eine Teilrechnung bearbeitet werden kann.
Beim 2-Wege-Abgleich entfällt der Vergleich mit dem Wareneingang. Die Annahme nach einer Qualitätsprüfung kann ein weiterer Kontrollschritt sein: Oracle Fusion unterscheidet zwischen eingegangenen Mengen beim 3-Wege-Abgleich und zusätzlich nach Prüfung akzeptierten Mengen beim 4-Wege-Abgleich. Das ist eine dokumentierte Softwarekonvention, keine allgemeingültige Bezeichnung für jeden Qualitäts- oder Zahlungsprozess.
Ein bestandener Abgleich belegt für sich allein weder die physische Richtigkeit noch Qualitätsfreigabe, Betrugsfreiheit oder Zahlungsbefugnis. Dafür brauchst du jeweils eigene Nachweise und Zuständigkeiten.
Prüfe den Wareneingang vor der Lieferantenanfrage
Beginne bei den Personen, die die Fakten feststellen können. Der Wareneingang prüft Zählung und Buchung, der Einkauf die freigegebene Bestellung, die Qualitätssicherung die gesperrten Mengen und die Kreditorenbuchhaltung die Rechnung sowie die zuordenbaren Wareneingänge.
Bevor du einen Lieferantenfehler annimmst, prüfe:
- Ist die Ware an einer anderen Rampe angekommen, unter einer anderen Referenz erfasst oder noch nicht gebucht?
- Geht es um dasselbe Teil, dieselbe Revision, denselben Standort und dieselbe Einheit? Zehn Kartons müssen nicht zehn Stück sein.
- Wurde die Wareneingangsmenge bereits einer anderen Rechnung zugeordnet oder durch Rücksendung oder Storno verändert?
- Betrifft die Rechnung eine Teil- oder Sammellieferung, eine Anzahlung oder einen anderen vereinbarten Meilenstein?
- Entstehen gesonderte Differenzen durch Preis, Rabatt, Fracht, Steuern oder Währung?
Korrigiere einen nachgewiesenen Buchungsfehler über das autorisierte Verfahren und bewahre die Änderungshistorie auf. Ändere keine sachlich richtige Bestellung, Rechnung oder Wareneingangsbuchung nur für einen erfolgreichen Abgleich. Eine Abweichung muss geklärt werden; sie beweist für sich weder Betrug noch einen rechtlich geschuldeten Betrag.
Beispiel: 100 bestellt, 80 eingegangen, 70 freigegeben
Hypothetisches Beispiel. Am 2. November 2026 prüft Werk M die Rechnung I902 zur Bestellung PO730, Position 10. Bestellt sind 100 Halter BR24, Revision C, zu 12 € je Stück. Vereinbarter Liefertermin ist der 2. November. Alle Termine verwenden die Ortszeit des Werks.
Es gibt genau einen Lieferanten, eine bestellende Gesellschaft, einen Standort, einen Revisionsstand und eine Währung, EUR. Abgerechnet wird eingegangene Ware, ohne Anzahlungen oder Abschlagsrechnungen. Dies sind der erste Wareneingang und die erste Rechnung; keine Menge ist einer früheren Rechnung zugeordnet. Weitere Eingänge, Rücksendungen, Gutschriften, Stornos, Ersatzartikel oder Bestandsbewegungen gibt es nicht. Steuern, Fracht und Rabatte bleiben aus dieser vereinfachten Rechnung ausgeschlossen.
| Beleg oder Berechnung | Menge oder Betrag | Bedeutung |
|---|---|---|
| Aktuelle Bestellung PO730, Position 10 | 100 Stück × 12 € = 1.200 € | Warenwert der Bestellung |
| Physisch geprüfter und als R730A korrekt gebuchter Wareneingang | 80 Stück | Tatsächlicher Eingang zu dieser Position |
| Qualitätsvorgang Q17 | 10 dieser 80 Stück gesperrt | Prüfung steht aus; weder abgelehnt noch zurückgesendet |
| Freigegebene Menge | 80 − 10 = 70 Stück | Von der Qualitätssicherung freigegebene Menge |
| Originalrechnung I902 | 100 Stück × 12 € = 1.200 € | Berechnete Menge und Warenwert |
| Berechnete Menge ohne zugehörigen Eingangsnachweis | 100 − 80 = 20 Stück | Mengenabweichung; 240 € zur genannten Preisbasis |
Der Warenwert zum Eingang von 80 Stück beträgt 80 × 12 € = 960 €. Das ist kein automatisch zahlbarer Betrag. Die zehn gesperrten Stück gehören zu den 80 eingegangenen. Sie sind nicht die 20 noch ausstehenden Stück. Ein Abgleich gegen 70 würde Wareneingang und Freigabe verwechseln.
Der Einkauf prüft R730A mit dem Wareneingang, statt aus der Rechnung einen weiteren Eingang von 20 abzuleiten. Die Kreditorenbuchhaltung bestätigt, dass R730A der Rechnung I902 zugeordnet werden darf und keine frühere Rechnung die Menge bereits nutzt. Die Bestellung bleibt bei 100, die ausstehende Liefermenge bei 20. Die Originalrechnung über 100 bleibt während der Klärung erhalten.
Trenne die Zuständigkeit für Nachlieferung und Qualitätssperre
Der Einkauf fragt den Lieferanten nach den 20 noch ausstehenden Stück, mit genauer Referenz und Liefermeilenstein. Ein Anfrageentwurf könnte lauten:
Zu PO730, Position 10, BR24 Revision C: Unser geprüfter Wareneingang R730A weist 80 von 100 Stück aus. Bitte bestätigen Sie den Stand der übrigen 20 Stück und den frühestmöglichen Ankunftstermin in Werk M. Falls die Ware bereits versandt wurde, nennen Sie bitte die Versandreferenz. Rechnung I902 umfasst 100 Stück; unsere Buchhaltung prüft diese Abweichung gesondert.
Das ist ein Textbeispiel, keine automatisch versandte Nachricht. Kläre die kaufmännische Behandlung der Rechnung mit dem zuständigen autorisierten Finanzverantwortlichen. Ist eine Rechnungskorrektur oder Gutschrift erforderlich, bewahre Original und verknüpften Lieferantenbeleg nach dem Buchhaltungsverfahren auf. Eine Gutschrift hebt die noch offene Lieferverpflichtung nicht automatisch auf.
Im Beispiel bestätigt der Lieferant die Ankunft der restlichen 20 am 4. November. Der Einkauf dokumentiert die Nachlieferzusage und verfolgt sie bis zum tatsächlichen Eingang. Der ursprüngliche 2. November bleibt sichtbar; der Nachliefertermin löscht die verfehlte Zusage nicht. Bestellverfolgung behandelt dieses Nachfassen.
Die Qualitätssicherung verantwortet gesondert Q17 und die zehn gesperrten Stück. Ein neuer Liefertermin sagt nichts über das Prüfergebnis bereits eingegangener Ware. Die Wareneingangsprüfung erläutert diese Freigabeentscheidung.
Verfolge drei getrennte Abschlüsse anhand der Nachweise
Auch die Fortsetzung ist hypothetisch. Am 4. November prüft der Wareneingang die korrekten restlichen 20 Stück und bucht R730B auf dieselbe Bestellposition. Die Qualitätssicherung prüft sie und gibt sie unter Q18 frei. Keiner der beiden Eingänge wurde einer anderen Rechnung zugeordnet; Rücksendungen oder Stornos verändern die Mengen nicht.
| Zeitpunkt und Nachweis | Eingegangen, kumuliert | Freigegeben / gesperrt | Stand des Rechnungsmengenvergleichs |
|---|---|---|---|
| 2. November: R730A und Q17 | 80 | 70 frei / 10 gesperrt | 100 berechnet gegen 80 zuordenbare eingegangene Stück: Differenz 20 |
| 4. November: R730B und Q18 kommen hinzu | 100 | 90 frei / ursprüngliche 10 gesperrt | 100 berechnet gegen 100 ausgewählte zuordenbare eingegangene Stück: Mengenvergleich bestanden |
| 5. November: ursprüngliche Q17-Prüfung bestanden, autorisierte Freigabe dokumentiert | 100 | 100 frei / 0 gesperrt | Mengenvergleich weiterhin bestanden; Qualitätsfreigabe nun ebenfalls belegt |
Am zweiten Zeitpunkt kann die ausdrücklich als Beschaffung der Restlieferung definierte Aufgabe mit R730B abgeschlossen werden. Die ursprüngliche Qualitätssperre bleibt offen. Damit sind weder die ganze Lieferantenbeziehung noch alle kaufmännischen Verpflichtungen erledigt.
Dieses hypothetische Unternehmen verlangt zusätzlich die Qualitätsfreigabe aller berechneten Waren vor der internen Rechnungsfreigabe. Diese gesonderte Regel hält die Freigabe am 4. November offen, obwohl die Mengen übereinstimmen. Sie ist weder die Definition des 3-Wege-Abgleichs noch ein Recht, Zahlungsbedingungen zu ignorieren. Finanz- und kaufmännische Verantwortliche müssen einen Konflikt mit vereinbarten Bedingungen oder geltenden Pflichten klären.
Für den 5. November nehmen wir an, dass die Prüfung tatsächlich bestanden wird und eine befugte Person die ursprünglichen zehn Stück freigibt. Q17 endet mit diesem dokumentierten Ergebnis. Bei einer fehlgeschlagenen Prüfung wären eine andere Disposition oder Ersatzlieferung nötig; eine Sperre garantiert keine spätere Annahme.
Die Buchhaltung prüft dann Preis, ausgewählte Eingänge, Doppelrechnungen, Konditionen und nötige Freigaben erneut im eigenen Verfahren. Angenommen, alle Prüfungen sind bestanden und die autorisierte Rechnungsfreigabe für I902 wird dokumentiert. Eine Zahlung ist damit nicht ausgeführt. Rechnungsfreigabe, Buchung und Zahlung sind unterschiedliche Ereignisse.
Verbinde das Nachfassen mit den Nachweisen für die Buchhaltung
Halte Bestellposition, Rechnung und Eingangsreferenzen, jede Differenz, Verantwortliche, nächsten Prüftermin und Abschlussnachweis zusammen. Die Buchhaltung kann dann nachvollziehen, warum sich ein Ergebnis geändert hat, ohne eine Lieferantenzusage mit einem neuen Eingang oder einer abgeschlossenen Prüfung zu verwechseln.
Scout Agent unterstützt das Nachfassen bei Lieferanten per E-Mail und Telefon innerhalb deiner konfigurierten Regeln. Postfach & Aufgaben hält Aufgabenverantwortliche, Plan, verknüpfte Datensätze und Kommunikationshistorie zusammen. Rechnungsabgleich und -freigabe bleiben in deinem Buchhaltungsprozess; Qualitätsentscheidungen, Gutschriften, Reklamationen und Zahlungsentscheidungen liegen bei den zuständigen Teams.
Häufige Fragen
Welche drei Belege werden abgeglichen?
Bestellung, Lieferantenrechnung und Wareneingangsnachweise der betroffenen Positionen. Prüfe den tatsächlichen Eingang und seine Buchung im eigenen Unternehmen, statt dich nur auf den Lieferantenlieferschein zu stützen.
Ist die Rechnung bei einer Teillieferung automatisch falsch?
Nicht unbedingt. Prüfe Buchung, Einheiten, frühere Zuordnungen, Abrechnungsmeilensteine und Vereinbarung. Hier bleibt die Differenz offen, bis die restlichen 20 tatsächlich eintreffen. Andere Fälle können eine autorisierte Rechnungskorrektur oder eine andere vereinbarte Lösung erfordern.
Müssen qualitätsgesperrte Stück aus der Eingangsmenge entfernt werden?
Nicht allein wegen der Sperre. Hier gehören zehn gesperrte Stück weiterhin zum geprüften Eingang von 80. Die Freigabe ist gesondert. Eine dokumentierte Rücksendung oder ein Wareneingangsstorno würde die Fakten ändern und eine erneute Prüfung erfordern.
Erlaubt ein bestandener 3-Wege-Abgleich die Zahlung?
Maßgeblich sind die tatsächliche Konfiguration, Befugnisse und kaufmännischen Bedingungen. Das Ergebnis allein erfüllt nicht jede Qualitäts-, Rechnungs-, Buchungs- oder Zahlungskontrolle. Im Beispiel stimmt die Menge bereits, bevor Qualität und interne Rechnungsfreigabe abgeschlossen sind.