Lieferkettenrisiko senken: Kartiere deine Unterlieferanten

Um das Lieferkettenrisiko zu senken, kartierst du die Unterlieferanten hinter deinen kritischsten Teilen, bewertest jedes Risiko nach Wahrscheinlichkeit und Auswirkung und gibst jedem Risiko eine namentlich genannte verantwortliche Person und eine Maßnahme mit Termin. Diese Anleitung ist auf einen Einkauf ohne eigene Risikofunktion zugeschnitten: ein Register zum Übernehmen, eine Bewertungsskala, die du begründen kannst, und ein Teil, das du vom Lohnfertiger bis zum Walzwerk zurückverfolgst.

Warum hört die Lieferantenkartierung bei Stufe 1 auf, und wie gehst du tiefer?

Die Kartierung hört bei Stufe 1 auf, weil die Namen der Lieferanten von Stufe 2 und 3 meist in den Köpfen einzelner Leute stecken, nicht in deinem ERP. Tiefer zu gehen braucht kein Risikoteam. Es braucht drei Durchgänge durch Informationen, die du schon hast, Teil für Teil.

Beginne mit deinen 20 kritischsten Teilen. Lass den vollständigen Katalog weg. Wähle die Teile, die die Produktion stoppen, wenn sie zu spät kommen, und ergänze die mit dem höchsten Umsatzvolumen. Das Volumen allein übersieht den günstigen Gussteil ohne freigegebenen Ersatz. Ein Team aus zwei Personen kartiert 20 Teile in einer Woche mit kurzen Terminen; ein Durchlauf durch die ganze Stückliste ist ein zweiter Job, den niemand übernimmt.

Frag Stufe 1 nach Walzwerk, Gießerei oder Fertigungsstätte. Schick pro Lieferant eine E-Mail: „Wer liefert für Teil X den Rohstoff oder den Guss, und von wo?“ Viele antworten schnell, weil ihre anderen Kunden dasselbe fragen. Halte die Antwort fest, auch wenn es nur ein Name und ein Land ist. Antwortet ein Lieferant nicht, notiere die Lücke und das Datum deiner Anfrage. Schweigen ist ein fehlender Nachweis, kein Beweis für ein Problem; was du als Nächstes anfordern kannst, steht unter Konzentrationsrisiko in der Lieferkette.

Lies die Versandpapiere, die du schon hast. Frachtbriefe, Lieferscheine und Zeugnisse nennen oft den Standort, von dem ein Teil tatsächlich versandt wurde, und zeigen so einen Unterlieferanten, ohne dass du anrufen musst.

Wie bewertest du Lieferkettenrisiken nach Wahrscheinlichkeit und Auswirkung?

Eine Skala von 1 bis 5 für beides reicht. Es geht nicht um Präzision, sondern um eine Rangfolge, auf die sich dein Team einigt, damit der Aufwand an die Spitze der Liste geht und nicht überall gleichzeitig ansetzt. Hinterlege jede Bewertung mit Belegen, die du schon hast, und schreib auf, warum du sie gewählt hast.

Wert	Wahrscheinlichkeit	Auswirkung
1	Keine verspäteten Lieferungen oder Qualitätssperren in drei Jahren	Eine Fehlmenge, die dein Sicherheitsbestand abfängt
3	Eine verspätete Lieferung im letzten Jahr	Eine Eilbeschaffung; die Kosten belasten nur die Marge
5	Wiederholte Eilbeschaffungen oder verfehlte Termine im letzten Jahr	Verfehlte Kundenlieferungen

Multipliziere beide Werte für die Bewertung, nach der du dein Register sortierst:

Risikobewertung=Wahrscheinlichkeit×Auswirkung

Bewerte jedes Teil, nicht nur den Lieferanten. Ein Lieferant kann ein Teil herstellen, das du überall kaufen kannst, und eines ohne qualifizierte Alternative. Lass ein niedriges Produkt keinen einzelnen Ausfall verdecken, der einen Auftrag stoppt: Ein Teil mit Auswirkung 5 und ohne Ersatz steht ganz oben, egal wie wahrscheinlich der Ausfall ist. Welche Belege hinter jedem Wert stehen, behandelt die Lieferantenrisikobewertung.

Was gehört in ein Lieferkettenrisikoregister?

Zehn Felder. Mit mehr wird das Register zur Tabelle, die niemand pflegt; mit weniger siehst du nicht, wer was bis wann erledigt. Führe es dort, wo dein Einkauf ohnehin arbeitet, sei es in den Lieferantennotizen deines ERP, in einer gemeinsamen Tabelle oder in einem eigenen Objekt in Cartograph neben deinen Bestellungen.

Feld	Was du einträgst
Risiko-ID	R-001, R-002, damit sich im Gespräch auf eine Zeile verweisen lässt
Teil und Lieferant	Etwas, das du tatsächlich kaufst, und wer es herstellt
Risiko	Ein einfacher Satz: „Einzige Quelle für das Gussgehäuse; 14 Wochen bis zur Erholung, wenn die Gießerei ausfällt“
Wahrscheinlichkeit	1 bis 5, nach den Ankern oben
Auswirkung	1 bis 5, nach den Ankern oben
Bewertung	Wahrscheinlichkeit × Auswirkung
Verantwortliche/r	Eine Person, keine Abteilung
Maßnahme und Termin	Eine Maßnahme, ein Termin
Status	Offen, in Arbeit, gemindert oder akzeptiert
Zuletzt geprüft	Ein Datum, damit veraltete Zeilen auffallen

Eine Zeile pro Risiko, nicht pro Lieferant. „Lieferant X: mittleres Risiko“ sagt niemandem, was zu tun ist. Dass Lieferant X seine Gießerei auf der Unterstufe verliert, ist ein Risiko; dass Lieferant X Bestellungen drei Wochen zu spät bestätigt, ein zweites; dass Lieferant X von einer einzigen Transportroute abhängt, ein drittes. Jedes fällt anders aus und braucht eine andere Lösung, also bekommt jedes eigene Bewertungen, eine eigene verantwortliche Person und eine eigene Maßnahme. Ein Register mit 30 Lieferanten enthält meist 80 bis 120 Risiken. Die meisten brauchen fünf Minuten: eine Bewertung, ein Satz zur Maßnahme, ein Name.

Beispiel aus der Praxis: ein Teil durch seine Unterstufen

Nimm eine gefräste Halterung, BRK-4471. Frag den Lohnfertiger, wer den Stahl liefert, und frag dann das Stahl-Service-Center, welches Walzwerk den Stab walzt. Zwei E-Mails und ein Anruf ergeben die Kette.

Stufe	Wer	Wie du es erfahren hast
1	Lohnfertiger für Zerspanung in Ohio	Deine Bestellung
2	Stahl-Service-Center, das 4140-Stabstahl liefert	E-Mail an den Fertiger
3	Das eine Walzwerk, das diesen Stab walzt	Anruf beim Service-Center

Bewerte die ganze Kette, nicht nur Stufe 1. Jede Halterung hängt an einem Walzwerk, also liegt das Risiko beim Walzwerk: Walzt es kein 4140 mehr, können der Fertiger und das Service-Center nicht helfen. Das Register bekommt dafür eine Zeile:

ID	Risiko	W	A	Bewertung	Verantwortliche/r	Maßnahme und Termin	Status
R-014	Ein Walzwerk hinter dem gesamten 4140-Stabstahl für BRK-4471	2	5	10	Einkäufer/in für BRK-4471	Ein zweites Service-Center qualifizieren, das bei einem anderen Walzwerk kauft, bis 31. März	In Arbeit

Die Bewertung von 10 liegt im Mittelfeld der Tabelle, doch mit Auswirkung 5 und ohne Ersatz rückt sie trotzdem nach oben. Diese eine Zeile macht den Unterschied zwischen zu wissen, dass deine Halterung aus Ohio kommt, und zu wissen, dass sie an einem Walzwerk hängt.

Wer sollte jedes Risiko verantworten, und was heißt Verantwortung?

Eine namentlich genannte Person trägt jedes Risiko, und zwar die, die für das betroffene Teil oder den Lieferanten ohnehin zuständig ist. Der Einkäufer verantwortet den Guss aus einer einzigen Quelle. Der Planer verantwortet den Sicherheitsbestand für diese Teilefamilie. Keine neuen Titel und kein Gremium: Das Register schreibt auf, was dein Organigramm ohnehin vorgibt.

Geh die offenen Zeilen in der wöchentlichen Einkaufsrunde durch, die ihr ohnehin habt. Kann eine verantwortliche Person Risiko und Termin nicht aus dem Kopf nennen, ist das Register Dekoration. Plane etwa eine Stunde pro Woche ein, um es aktuell zu halten.

Welche Risiken verdienen zuerst eine Maßnahme, und welche akzeptierst du?

Sortiere nach Bewertung und arbeite zuerst die obere rechte Ecke ab: hohe Wahrscheinlichkeit und hohe Auswirkung. Bei einem kleineren Fertiger sind das meist ein oder zwei Teile aus einer einzigen Quelle, ein Lieferant mit unzuverlässiger Bestellbestätigung und alles, was ständig Eilfracht verursacht. Diese bekommen eine verantwortliche Person und eine Maßnahme mit Termin. Jedes Teil doppelt zu beschaffen ist der Weg, auf dem aus Risikoarbeit ein zweiter Vollzeitjob wird.

Der Rest des Registers ist keine unfertige Arbeit. Markiere jedes übrige Risiko als akzeptiert und begründe es in einem Satz: Das Teil hat geringe Stückzahlen, eine Woche Puffer deckt es ab, oder die Lösung kostet mehr als die Gefährdung. Nenne die Führungskraft, die es akzeptiert, und den nächsten Prüftermin. Diese Notiz zeigst du deiner Finanzleitung, wenn trotzdem eine Fehlmenge eintritt, und liest sie bei der nächsten Prüfung noch einmal, um zu sehen, ob sich die Rechnung geändert hat.

Wie hältst du das Register lebendig?

Ein Register, das innerhalb eines Quartals niemand wieder öffnet, ist eine Tabelle, keine Kontrolle. Zwei Gewohnheiten halten es aktuell.

Ordne die Signale zu, die du schon sammelst. Späte Bestellbestätigungen, Freigaben für Eilfracht, verfehlte Lieferungen und langsamere Angebote sind alle Belege dafür, welche Zeilen aktuell sind. Ordne jedes dem Teil und dem Lieferanten im Register zu und passe die Bewertung an, statt eine neue Überwachung aufzubauen. Hat eine Bestellung keinen bestätigten Termin oder ist eine Lieferung fällig und nichts eingetroffen, legt ein Frühindikator eine Aufgabe an, und Cartograph übergibt sie an dein Team oder an Scout Agent. Die Plattform ist für unbegrenzt viele Teammitglieder kostenlos; Scout Agent wird pro erfolgreichem Ergebnis berechnet. Cartograph führt nicht die Gespräche, die Stufe 3 für dich klären, und ein Register braucht weiterhin eine verantwortliche Person, die es aktuell hält.

Geh das Register einmal im Quartal durch. In 30 Minuten bestätigen die Verantwortlichen jede Maßnahme mit Termin, Bewertungen ändern sich bei allem, was eingetreten ist, und akzeptierte Risiken werden erneut akzeptiert oder eskaliert. Ein Risikomanagementplan für die Lieferkette macht aus den obersten Zeilen Schritte zur Wiederherstellung, die dein Team ausführen kann.

Das Register verändert auch den täglichen Einkauf. Bestellst du ein Teil mit einer hoch bewerteten Unterstufe, weißt du schon, wie es ausfällt, und kannst früher um Bestätigung bitten oder Ausweichkapazität reservieren, bevor ein verfehlter Termin eine Eilbeschaffung erzwingt.

Fragen, die Teams stellen

Wie senkst du das Lieferkettenrisiko mit einem kleinen Team?

Kartiere die Unterstufen hinter deinen 20 kritischsten Teilen statt hinter dem ganzen Katalog. Bewerte jedes Risiko von 1 bis 5 nach Wahrscheinlichkeit und Auswirkung und gib jedem eine namentlich genannte verantwortliche Person und eine Maßnahme mit Termin. Geh die offenen Zeilen in der Einkaufsrunde durch, die ihr ohnehin habt.

Was gehört in ein Lieferkettenrisikoregister?

Zehn Felder: Risiko-ID, Teil und Lieferant, Risiko, Wahrscheinlichkeit, Auswirkung, Bewertung, Verantwortliche/r, Maßnahme und Termin, Status und zuletzt geprüft. Führe eine Zeile pro Risiko, nicht pro Lieferant; aus 30 Lieferanten werden meist 80 bis 120 Zeilen.

Wie findest du Lieferanten von Stufe 2 und 3?

Frag jeden Lieferanten von Stufe 1, wer für das Teil den Rohstoff oder den Guss liefert, und stell dieselbe Frage dann diesem Lieferanten. Prüfe Frachtbriefe, Lieferscheine und Zeugnisse auf den Standort, von dem ein Teil tatsächlich versandt wurde. Zwei E-Mails und ein Anruf führen ein Teil meist bis zum Walzwerk oder zur Gießerei zurück.

Welche Risiken sollte ein kleiner Fertiger akzeptieren?

Alles außerhalb von hoher Wahrscheinlichkeit und hoher Auswirkung, es sei denn, ein einzelner Ausfall würde einen Auftrag stoppen. Vermerke bei jedem akzeptierten Risiko in einem Satz den Grund, die Führungskraft, die es akzeptiert, und den nächsten Prüftermin.